INSTRUKTION FÖR ATT FYLLA I MALL KVARTALSUPPFÖLJNING (VERKS. 11, 21 OCH 24) /OCH ANDRA BUDGET UTFALLS MALLAR. Budgetvärden: Öppna dokumentet Mall Kvartalsuppföljning. Fyll i budgetvärden i BUDGETmallen som finns bredvid UPPFÖLJNINGSmallen. Ifyllnad görs manuellt från budgetmallen som lämnats in till kansliet dvs budgetvärden för hela året läggs in. Exempelvis läggs direkta och indirekta lönekostnader ihop och förs in på raden personalkostnader. Driftskostnader läggs in på raden Övr. köpta tjänster eller varor och material. Avskrivningar på sin rad, finansieringsbidrag till LU och LTH läggs in på raden för finansieringsbidrag osv. Därefter fyller du i rutan längs upp i uppföljningsmallen som heter Budget med 25% för första kvartalet 50% för andra kvartalet, 75% för tredje kvartalet osv. Då hämtas första kvartalet helårsbudgeten * 25% och det beloppet läggs i budgetkolumnen och kan jämföras med utfallet för första kvartalet. Statsbudgetmedlen förbrukas vanligtvis relativt lika över årets månader. Om man vill jämföra med helårsbudgeten skriver man 100% i Budgetrutan. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 1
NU SKALL VI UPPDATERA UTFALLSKOLUMNEN GENOM ATT TA UT EN RAPPORT I ORFI OCH EXPORTERA DEN TILL EXCEL. Utfall: Gå in i ORFI:s RESULTATBOK beställ EKONOMIRAPPORT- INST RR BR SUMM/VGREN INST eller AVD (om det är för ett kostnadsställe inom institution), Välj period: 03-02, Segmentnamn: Aktuellt kostnadsställe. Gå till jobbkön och skriv upp JOBB ID numret som står i kolumnen till vänster. Gå till STANDARDRAPPORT och välj rapporten Skicka rapport till PC. Fyll i JOBB ID numret du skrev upp och din egen mailadress. Gå sedan till ditt mailprogram och ta fram mailet ORFI RAPPORT. Öppna detta mail. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 2
Välj Spara som och kalla mailet Kvartalsuppföljning (obs måste heta Kvartalsuppföljning annars kommer inte mallen att uppdateras.), lägg det t ex på skrivbordet. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 3
Starta Excel. Välj Öppna och välj rapporten Kvartalsuppföljning från skrivbordet. OBS detta är ett textdokument så du måste ändra filformat till ALLA FILER så att det inte står endast excelfiler. Välj filen kvartalsuppföljning genom att dubbelklicka på den eller markera filen och tryck på Öppna. Nu kommer en dialogruta i Excel att visas där man anger hur texten i textfilen skall hamna i Excel dvs var skall kolumnerna hamna. Låt det stå MED FAST BREDD. Scrolla ner genom att dra ner markören längst till höger så att du ser mer av rapporten. Tryck på knappen NÄSTA. Markera sedan var du vill ha kolumnerna dvs efter kontotexten och efter respektive belopp i rapporten. En klickning ger dig en kolumnlinje. Två klickningar tar bort en kolumnlinje. Om du håller nere mustangenten och drar så flyttas kolumnlinjen. OBS Det är viktigt att vara mycket noggrann när kolumnerna markeras så att allting hamnar i rätt kolumn! Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 4
Här scrollar du genom att dra markören upp och ner OBS viktigt att lägga första kolumnlinjen efter kontotexten i rapporten bra att scrolla ner och upp (med markören längst ut till höger) för att se att all text kommer med i denna kolumn. När du lagt in alla kolumner tryck då på Slutför Nu har rapporten kommit in i Excel. Gör följande kommandon i Excel: Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 5
Markera hela dokumentet genom att klicka i rutan längst upp till vänster mellan A och 1. Välj Redigera/Ersätt Sök efter: Skriv ett kommatecken(,) Ersätt med: Skriv inte in någonting Tryck på knappen Ersätt alla Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 6
Välj Format/Celler/Tal Välj decimaler: 0 Kryssa i Använd tusentalsavgränsare, Tryck på OK Välj Arkiv/Spara som Filnamn är redan Kvartalsuppföljning Filfomat skall ändras till Microsoft Excel-arbetsbok OBS OBS OBS, Tryck på SPARA Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 7
Lägg Exceldokumentet Mall Kvartalsuppföljning på ditt skrivbord eller på det ställe där du sparat utfallsrapporten: Kvartalsuppföljning. Det är viktigt att båda dessa dokument sparas på samma ställe. Öppna nu Exceldokumentet Mall Kvartalsuppföljning. Om du får en fråga om innehållet skall uppdateras så tryck JA/OK. Nu har utfallet hamnat i utfallskolumnen och om du fyllt i budget så har avvikelser beräknats i avvikelsekolumnen. Om du inte får siffrorna på rätt rad gör så här! Vi har gjort en mall som är beroende av att utfallet från ORFI alltid hamnar på samma rad i textfilen. Beroende på vilket mailprogram man har så kan textfilen se lite olika ut. Outlook brukar fungera enligt mallen. Eudora/Netscape mfl där brukar utfallet hamna några rader för högt eller lågt. Om du inte får rätt gå till Kvartalsuppföljning kontrollera var du har utfall Statsbudgetanslag för Grundutbildningen. Är det ruta C19 vilket det skall vara så kommer mallen att fungera om det är ruta C16 (Eudora) så måste du ställa dig på rad 1 och välja Infoga/Kolumner tre gånger så att Utfall statsbudgetanslag hamnar på raden 19. Om du har utfallet på rad C 21 får du gå upp och markera rad 1 och välja Redigera / Ta bort två gånger osv. Öppna sedan Mall kvartalsuppföljning igen (Ibland måste man först stänga den om den varit öppen och öppna den igen för att uppdatera) Vi skall ta fram en lösning på mallar som inte är radberoende så att detta problem försvinner framöver. Välj Arkiv/Spara som spara detta dokument på valfritt ställe och namnge det med ett NYTT namn tex Kvartalsuppföljning 2002 :01 för första kvartalet 2002. OBS! GÖR INGA ANDRA JUSTERINGAR ÄN DE SOM STÅR I DENNA INSTRUKTION AV UTFALLSRAPPORTEN SOM DU HÄMTAT FRÅN ORFI. DÅ KOMMER NÄMLIGEN INTE LÄNKARNA TILL UPPFÖLJNINGSDOKUMENTET ATT FUNGERA!!!! Om du vill använda hela utfallsrapporten och göra den snyggare. Ställ då markören i rutan mellan A och 1 och välj Redigera kopiera (hela rapporten kopieras då) och lägg in rapporten genom redigera/ klistra in i ett nytt exceldokument eller i Blad 2 i kvartalsuppföljningen och gör dina egna justeringar där. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Excelutbildning (29/5) 8