Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten 2013. Sydnärkegruppen (Kumla, Hallsberg, Lekeberg, Laxå och Askersund) har redan ett samarbete kring e-arkivfrågan och Karlskoga har under hösten inbjudits för att delta i arbetet kring att ta fram en förstudie. I en förstudie bör ingå bland annat sådana saker som: Nulägesanalys Systeminveintering alla förvaltningar Organisationsförslag Strategi Utbildningsinsatser som kommer att behövas Tidsplan och resurser Utredning kring sekretess Det innebär alltså ett omfattande arbete och det kommer att krävas mycket resurser för att genomföra en sådan förstudie. Arbetet tillsammans med sydnärke har mynnat ut i ett samarbetsförslag, vilket går ut på att sydnärkekommunerna och Karlskoga gemensamt finansierar en projektledare under ett år som utför en fördjupad förstudie/förprojektering som i sin tur mynnar ut i en projektplan för fortsatt samarbete och införande av e-arkiv. För Karlskogas del skulle detta innebära en kostnad på 230 tkr. Förslaget är att Karlskoga kommun är projektägare. Sydnärkekommunerna kommer att behandla motsvarande skrivelse i mars. Beslutsunderlag Kultur och föreningsnämndens tjänsteskrivelse den 25 februari Förenklad förstudie och samarbetsförslag den 17 februari Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur och föreningsnämnden att Karlskoga kommun påbörjar samarbetet med Hallsberg, Laxå, Kumla, Lekeberg och Askersund i enlighet med den förenklade förstudien. 2. Projektet belastar kontot 50*431, utvecklingsprojekt c:\temp\ahen9gjeey.doc
<!Skapat_datum> 2 (2) Annelie Henriksson Enhetschef Expedieras till Sydnärkegruppen Kommunarkivarie
-02-17 Handläggare: Annelie Henriksson Samarbete kring förprojektering e-arkiv Sammanfattning Alla kommuner står inför en av den digitala revolutionens stora utmaningar att bevara digital information för framtiden. Det produceras dagligen i varje kommun tusentals Mb data av vilken en del kan gallras men där stora delar måste tas om hand för att bland annat säkra medborgarnas åtkomst till allmänna handlingar. Vi måste skapa ett E-arkiv. Införandet av E-arkiv innebär ett omfattande arbete som kommer att kräva ett tillskott av såväl ekonomiska som arbetsmässiga resurser. Inte minst innebär denna omställning att nya kunskaper måste tillföras organisationerna. Frågor att ställa sig är till exempel: Vad innebär ett E-arkiv? Vilka kostnader medför ett införande? Vilka besparingar kan göras? På vilka sätt gynnas medborgare och verksamhet av ett E-arkiv? Vad blir skillnaden jämfört med det traditionella pappersarkivet i källaren? Detta är komplexa frågor som respektive kommun måste hantera. Ingen kan på sikt ställa sig utanför den utveckling som fortgår omkring och i våra verksamheter. Det krävs kompetens att utveckla frågorna omkring ett E-arkiv. Problemet är att kunskaperna kring dessa frågor sällan finns inom den egna organisationen. Man måste alltså köpa denna kompetens externt, konsulter som kostar pengar. Sannolikt resulterar dessa konsultinsatser också i liknande slutsatser oavsett hur kommunen ser ut befolkningsmässigt, politiskt eller geografiskt. Det finns därför goda skäl att samarbeta omkring dessa frågor. Erfarenheter från flera pågående projekt ger vid handen att en omfattande förprojektering är nödvändig vid ett införande av E-arkiv. En sådan förprojektering ska dels beskriva de behov av E-arkivering som föreligger. Den ska visa vilka IT-system som finns för E-arkivering. Slutligen ska den också beskriva kostnader och investeringar vid ett införande. Eftersom frågorna är likartade i kommunerna finns det redan här ett hållbart incitament för samarbete. Att kostnaderna för en gemensam förprojektering blir mindre för varje kommun är ett annat skäl till samarbete. E-arkiv är enligt Regeringens och SKL:s strategier för e-förvaltning, en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stöder innovation och delaktighet. E-arkivet säkerställer långsiktig informationsförsörjning genom att tillhandahålla information som har hög kvalitet och som är användbar för de e-tjänster och informationssystem som används i e-förvaltningen. E-arkiv handlar om mer än att enbart upphandla ett IT-system. E-arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Idag finns inte vare sig i Karlskoga eller sydnärkekommunerna en färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e-arkiv. Till skillnad från vanliga IT-system påverkar e-arkivet också alla andra IT-system som innehåller så kallad bevarandeinformation. Den nationella upphandlingen som SKL har arbetat med är nu klar, men kommunerna har ett stort arbete framför sig innan avrop på denna kan ske. c:\temp\ahen9ge9ew.doc
2 (5) Efter informellt samarbete med e-arkivfrågan mellan sydnärkekommunerna och Karlskoga under hösten 2013, har det visat sig att det behövs en resurskrävande insats innan själva införandet av e-arkiv påbörjas. Projektet skulle behöva komma till stånd inom kort och innehålla faserna Förprojektering Planeringsfas Syfte Syftet i stort är ett e-arkiv att lita på. Syftet med att genomföra detta e-arkivsprojekt är att kommunerna ska ha en bra grund att stå på samt en stabil organisation för förvaltandet av ett e- arkiv innan steget tas mot upphandling av systemlösning. Rapporterna från förstudie och planeringsfas ska ange förslag på kommande organisation och eventuella samarbeten i frågan kring e-arkiv. Här ska även framgå hur man på bästa sätt kan fortsätta förvalta e-arkivet och implementera e-arkiv kommunerna. Effekter och förväntat resultat Med e-arkiv menar vi inte bara en systemlösning utan även en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet säkerställer att krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet uppfylls. E-arkiv kommer långsiktigt att vara kostnadseffektivt och kommer att vara till stor nytta för medborgarna i form att tillgänglighet och enkelhet. Det kommer till exempel finnas möjligheter att själv som medborgare söka rätt på allmänna handlingar som betyg och liknande. E-arkivet kommer i hög grad att vara en del av kommunernas e-förvaltning. Denna tillgänglighet kommer även handläggare tillgodo då de själva kommer att kunna söka och plocka fram information ur e-arkivet som de behöver i sin dagliga verksamhet. Vem som får tillgång till vad kan styras med behörighet, så att känsliga uppgifter inte hamnar hos obehöriga. E-arkivet kommer på detta sätt att i mycket hög grad förenkla för medborgarna och handläggare ute i alla verksamheter och det kommer att spara både tid och pengar även om kostnaderna kortsiktigt kommer att öka. Målet med förprojekteringen och planeringsfasen är att ge kommunerna en bra grund att stå på inför införande och implementering av e-arkiv. Om inte ett sådant här projekt kan komma till stånd måste förändringsarbetet ske med befintlig personal och med tanke på omfattningen av projektet kommer då utvecklingen att skjutas på framtiden. Förslag på samarbete För att kunna genomföra en förprojektering föreslås ett frivilligt samarbete mellan kommunerna i Örebro län. Sydnärkekommunerna har tillsammans med Karlskoga redan inlett ett samarbete och föreslår nu kommunerna att fördjupa det samarbetet. Det som först måste göras är en fördjupad förstudie/förprojektering och momenten i denna är lika i alla kommuner. Förslaget är därför att gemensamt finansiera kostnaderna för en projektledare som leder förprojekteringen och planeringsfasen. En förfrågan kommer att gå ut till övriga kommuner i länet om att delta i detta projekt.
3 (5) Tidplan En eventuell tidsplan skulle kunna se ut ungefär på följande sätt: Förenklad förstudie Förprojektering genomföra en fördjupad förstudie Planeringsfas ett planeringsprojekt som strukturerar upp arbetet utifrån resultatet i förstudien. Genomförande av pilotprojekt Införande och implementering av e-arkiv Projektfaser Förenklad förstudie Rekrytering projektledare Förprojektering Planeringsfas Pilotprojekt Implementering Mars Maj/ juni Juliaugusti Sep Okt Nov Dec 2015 2016 Aktiviteter Förprojektering och planeringsfas Tillsätta en styrgrupp med representanter från samtliga kommuner som ingår i samarbetet Genomföra systeminventering Genomföra en nulägesanalys av när det gäller kommuner eller organisationer som har e- arkiv i drift. Ta fram och sammanställa exempel på styrdokument (avtal, reglementen, dokumenthanteringsplaner med mera) och ta fram förslag till tillsynsmetodik Ytterligare undersöka möjligheterna med samarbete med annan part Skriva en projektplan Planera och genomföra utbildningar med handläggare, enhetschefer (snabbkurs om e- arkiv; utbildning om arkivsystem, att arkivera IT-system ur arkivets perspektiv; att arkivera IT-system ur verksamhetsperspektiv med mera) Budget och kostnader Att införa e-arkiv innebär ökade kostnader för arkivsystem, leveranser av information från verksamhetssystem och den kompetens som krävs för att bygga upp, förvalta och utveckla lösningen. Det innebär samtidigt minskade kostnader för licenser och underhåll av äldre system som hålls i drift för att säkerställa åtkomst till information. För att kunna genomföra det här projektet krävs en person som arbetar aktivt med detta. Det kommer även i ett senare skede (planeringsfasen) behövas en upphandlare för avrop/upphandling av system alternativt tjänst beroende på vad förstudien och projektplanen kommer fram till. Karlskoga kommun har anmält intresse för SKL:s nationella upphandling av e-arkiv och har därmed rätt att göra avrop på den.
4 (5) Ungefärlig kostnadskalkyl Lön projektledare under 12 månader Utbildning handläggare, enhetschefer Studiebesök hos kommuner med infört e-arkiv Summa 600 tkr 75 tkr 10 tkr 685 tkr Finansiering Förslag på finansiering procentuellt efter invånaravtal skulle vara: Askersund = 80 tkr Lekeberg = 55 tkr Laxå = 45 tkr Kumla = 160 tkr Hallsberg = 115 tkr Karlskoga = 230 tkr Projektorganisation En styrgrupp tillsätts med representanter från samtliga medverkande kommuner som kommer att arbeta tillsammans med projektorganisationen. Förslaget är även att tillsätta en referensgrupp med olika kompetenser från alla olika kommuner som kan arbeta lite mer aktivt med projektet som referens. Förslag till projektägare är Karlskoga kommun. Det är viktigt att poängtera att arkivmyndigheterna i de olika kommunerna har en aktiv roll i arbetet. Annelíe Henriksson Enhetschef Karlskoga kommun Anna Lindqvist Kommunarkivarie Hallsberg kommun Göran Ekberg Kommunarkivarie Kumla kommun Lena Gribing Arkivarie Laxå kommun Anders Edlund Administrativ chef Lekeberg kommun Thomas Svensson Administrativ chef Askersund kommun Johan Utter Kommunsekreterare Askersund kommun
5 (5)