LATHUND BOKSLUT 2015 VERSION 2015-10-15 Redaktör: Gabriele Nilsson
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Anläggningar... 2 Anslagsmedel... 2 Avstämning annan myndighet... 2 Bokföringsorder... 2 Depositioner... 3 Ekonomikalendern... 3 Externa projekt... 3 Fakturaadress... 3 F-Skatt... 4 Fördelning av 8**** Aktiviteter... 4 Fördelning indirekta kostnader... 4 Helårsbokslut... 4 Kontantinsättningar... 4 Kundfakturor... 4 Kundfordringar - osäkra... 4 Leverantör utan F-skatt... 5 Leverantörsfakturor... 5 Leverantörsfakturor Utbetalningar... 5 Lön... 5 Momsregistreringsnummer (VAT)... 6 Periodiseringar... 6 Raindanceportalen... 6 Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 1 av 6
Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 31/12 ska definitivsättas senast den 31/12 2015 med verifikationsdatum 31/12 2015. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samtliga institutioner. Pågående (ej definitivsatt = ej tagits i bruk) får finnas enbart om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Avskrivning av anläggningstillgångar sker från den period de tas i bruk. Därför viktigt att anläggningar tagna i bruk t o m 31/12 är definitivsatta till bokslutet. => genererar avskrivningar => kostnaderna belastar rätt period. Vid definitivsättning: anskaffningsdatum = datum anläggningen tas i bruk. Avskrivningstyp får aldrig ändras. Kommer automatiskt vid angivande av anläggningstyp. Ändringar av enhet, projekt, aktivitet, kostnadsbärare görs av Bijan. Vid projektavslut: 1. När ett projekt ska avslutas, måste anläggning flyttas eller alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk ska finnas kvar på projektet. 2. En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie på ekonomiavdelningen. 3. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader (konto 3703 på flyttblanketten). Anslagsmedel Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på 2015 ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast den 5/1 2016. Underlagen ska lämnas på digitalt (Excel) och genom underskriven bokföringsorder. Avstämning annan myndighet Kund: Sista dag för fakturering andra statliga myndigheter är sista vardagen i november. Leverantör: Fakturor som avser 2015, men ankommer 30/12 5/1, kontera dessa direkt i portalen. Transfereringar: vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad! Bokföringsorder Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade! Ej signerade INT/LÖN/BOK + inst.nr makuleras vid stängning. Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter den 12/12 kommer att makuleras vid stängningen! Ej definitiva (t ex pg av ofullständig kontering) BOK97 eller IFP97 skapade till och med 12/12, kommer att godkännas på konto 5781 med aktivitet 80000 och KB 999999. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 2 av 6
Depositioner Avstämning av depositioner, konto 2632, ekonomiavdelningen tillhanda senast 30/12 2015. Ekonomikalendern Viktiga datum för helårsbokslutet finns på hemsidan under fliken Internt/Ekonomi/Ekonomikalendern. Alla datum som anges är senaste datum då material ska ekonomiavdelningen tillhanda. OBS!! Datum och tider i rött är preliminära och kan komma att ändras via mail till Raindansare@su.se. Externa projekt Projekt som beviljats förlängd dispositionstid från finansiären skicka dokumentationen om förlängning till projekthandläggaren. Vid avslut av projekt med automatiska avlyft enligt kontrakt gäller följande: Kontakta projekthandläggaren för att ta bort automatiskt avlyft. Sista avlyftet beräknas manuellt samt bokförs av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Vid avslut av projekt: Flytta anläggningstillgångar (se under Anläggningstillgångar) Kontera om löner i Primula Meddela berörd avdelning ny kontering för interna kostnader När samtliga kostnader är bokförda och projektet har ett överskott som institutionen får behålla enligt kontraktet ska detta överskott resultatföras mot anslagsaktivitet och kostnadsbärare. Kontakta projekthandläggaren. Har projekt som ska avslutas ett underskott flyttas kostnaderna till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom samma kostnadsbärare. Institutionen/avdelningen gör bokföringen. För projekt som ska avslutas och har saldo = noll; kontakta projekthandläggaren för avslut av projektet i Raindance. Fakturaadress Ange alltid följande adress till inskanningen som fakturaadress (finns även på hemsidan under flik Ekonomi): Stockholms Universitet Postbox 50741 202 70 Malmö Ref kod: xxx (institutionsnummer) Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 3 av 6
F-Skatt Viktigt att kontrollera om företag har F-skatt. Den som anlitar ett företag bör alltid kontrollera att företagaren är godkänd för F-skatt. Tips: Kolla hos RATSIT eller SKVs skatteupplysning. Fördelning av 8**** Aktiviteter Blanketten för fördelning av 8**** aktiviteter, om ni använt det under 2015, ska lämnas till ekonomiavdelningen 4/1 2016 underskrivet av prefekt. Blanketten Fördelningsnyckel finns på hemsidan: http://www.su.se/medarbetare/service/blanketter-mallar//ekonomiblanketter. Fördelning indirekta kostnader Fördelningen av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs den 4/1 2016. UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december preliminärt den 14/1 2016 kl 8-12:00. Helårsbokslut Viktiga datum för helårsbokslutet finns på hemsidan i Ekonomikalendern. Alla datum som anges är senaste datum då material ska var ekonomiavdelningen tillhanda. Underlag till ekonomiavdelningen ska vara komplett ifyllda, med kontering i vissa fall (KBPIEA). Underlagen ska vara godkända av behörig person. Ska skickas till avsedd person på ekonomiavdelningen via e-mail eller internpost. Kontantinsättningar Var observant att kontanter ska deponeras i serviceboxen senast i början av december varje år. Exakt datum för sista deponeringen finns angivet i Ekonomikalendern. Kundfakturor Sista dag för fakturering andra statliga myndigheter är sista vardagen i november. Kundfakturor med status NY och PREL ska makuleras eller definitivsättas senast den 30/12 före kl 16.00. Eventuellt kvarvarande kundfakturor med status NY/PREL kommer att makuleras. Kundfordringar - osäkra Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (2015-09-30) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet. Om fakturan ska avskrivas, ska prefekt/motsvarande skriva under beslutet. Vid belopp över Kr 20 000 ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 4 av 6
Uppgifterna ska lämnas till ekonomiavd/johan Fredricsson i början av december (för exakt datum se ekonomikalendern). Specialhantering - enskild värdering om nedskrivning, dvs. hur stor del av fakturan inte förväntas bli betald (belopp över kr 20 000 ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna). Uppgifterna ska lämnas till ekonomiavd/johan Fredricsson i början av december (för exakt datum se ekonomikalendern). Leverantör utan F-skatt Vin använder en kontrolltjänst vid utbetalningar av leverantörsfakturor som heter Inyett. Vid kontroll har vi kunnat fastställa att många av våra leverantörer saknar F-skattsedel. Det är inte tillåtet att göra utbetalningar till företag utan F-skattsedel. Var noga och kontrollera alltid att de leverantörer ni använder har giltig F-skattsedel. Leverantörsfakturor Inkomna leverantörsfakturor i Raindance Portalen t o m 30/12 ska vara konterade, attesterade samt utanordnade för att kunna bokföras på 2015. Leverantörsfakturor ankomna t.o.m. brytdagen 5/1 2016 kommer att bokas som kostnad på det år fakturorna avser. Leverantörsfakturor inkomna 30/12 5/1 ska vara konterade. Behöver inte vara attesterade och utanordnade. Konteringen hämtas från leverantörsfakturaportalen, saknas kontering kommer konteringen ske på konto 5781 med aktivitet 80000 och KB 999999. Leverantörsfakturor Utbetalningar Exakta datum och tider gällande sändningar mellan jul och nyår finns angivna i ekonomikalendern. OBS! Fakturorna måste ha status DEF i portalen senast kl 18.00 den 28/12 för att betalningen ska nå mottagarens konto år 2015. Utbetalningar som sker den 30/12 når mottagarens konto första bankdagen i det nya året. Måndagen den 4/1 2016 sker årets första sändning. Lön Sista dag för rapportering och attestering av timlöner, reseräkningar och lönekontering, mm, i Primula är den 10/12 2015. Decemberlönen ska vara bokförd och utbetald den 23/12 2015. Semesterlöneskuld ska vara bokförd den 23/12 2015. Avstämning av personförskott, konto 1573, ekonomiavdelningen tillhanda senast 30/12 2015. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 5 av 6
Momsregistreringsnummer (VAT) Alla som registreras för moms får ett momsregistreringsnummer av Skatteverket (internationellt även kallat VAT-nummer/Valued Added Tax = moms). I Sverige bygger numret på person- eller organisationsnummer. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag får ingå i numret. Tips: Kolla hos Skatteverket Andra EU-länders konstruktion av momsregistreringsnummer gällande utländska kunders och leverantörers VAT nummer. Tips: Kolla ett VAT nummer via länken: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do Periodiseringar Periodiseringsunderlagen gällande kund- och leverantörsfakturor över kr 50 000 (exkl. moms) ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast den 30/12. Exempel på periodiseringar: externa hyror, tidnings- eller databasprenumerationer, köpta eller sålda tjänster som tillhandahållits under 2015 men ännu inte fakturerats. Ange fakturanummer om redan i portalen under januari 2016. Raindanceportalen Raindanceportalen stängs den 30 dec varje år kl 16.00. Detta innebär att den 30/12 är sista dagen för institutioner att själva göra bokningar på 2015. Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor som är hänförliga 2015. Planera arbetet i förväg! Vid stängningen av Raindanceportalen ska följande vara åtgärdat: 1. Ej godkända verifikationer med datum xx1201 xx1230 ska vara godkända eller makulerade. 2. Oidentifierade medel konto 2651 för din institution ska vara nollställda. Inget saldo får finnas per 31/12. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 6 av 6