Uppföljning av granskningen av den interna. mobiltelefoner och kassor



Relevanta dokument
Cura Individutveckling

Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning

Mjölby kommuns revisorer. Förebyggande arbete i syfte att undvika mutor, korruption och oegentligheter

Granskning av kommunens kravrutiner

Granskning av kommunens leasingbilar

Uppföljning av granskning av intern kontroll avseende drivmedelskort

Hantering av kontantkassor Kalix kommun

Granskning av kontanthantering inom kostenheten

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Revisionsrapport Leasing av bilar. Härjedalens kommun

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Revisionsrapport. Kontantkassor. Gällivare kommun. Februari Hans Forsström, certifierad kommunal revisor

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Målstyrning enligt. hushållning

Åstorps kommuns revisorer

Granskning av kontant försäljnings- Verksamhet

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Kommunstyrelsen och nämnder har ett särskilt ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen (kap 6:1, 6:7).

Revisionsrapport Internkontroll avseende drivmedelskort till kommunens bilar Anna Carlénius Kiruna kommun Mars 2015

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Ärende- och dokumenthantering

Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner

Granskning av privata medel/ kontanthantering Kalix kommun

Uppföljande granskning: leasingbilar

Kommunstyrelsens uppsikt uppföljande granskning

Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna. Skurups kommun. Hantering av kontantkassa

Nämndens insyn och kontroll av vårdentreprenad i Brålanda. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Datum Författare Hans-Lennart Stenqvist

Granskning intern kontroll

Uppföljning av tidigare granskning av kommunens fordon

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Revisionsrapport Borgholms kommun Caroline Liljebjörn 1 juni 2016

Hantering av privata medel inom bostäder för funktionshindrade

Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll. Smedjebackens kommun

Uppföljande granskning av tillgänglighet

Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys

Granskning av kommunens hantering av styrdokument

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Granskning av rutiner för intern kontroll år Nynäshamns kommun

Hallstahammars kommun

Olofströms kommun. Uppföljning av körjournaler och bensinkort KPMG AB

Revisionsrapport Leasing av bilar. Krokoms kommun

Revisionsrapport Budgetprocessen Pajala kommun Anna Carlénius Revisonskonsult

Granskning av ersättning från högskolorna

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport

Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

Granskning av rutiner och vissa kostnader avseende telefon- och Internet. Jönköpings kommun. Juni 2006 Johan Bokinge

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun

Granskning av intern kontroll

Granskning av kommunens hantering av privata medel i Motala kommun

Granskning av intern kontroll

Granskning av intern kontroll. Lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB

Landstingets ärende- och beslutsprocess - uppföljning

Revisionsrapport Ledning och styrning av externa projekt. Härjedalens kommun

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter

Privata vårdgivare förstudie

Folktandvårdens intäkter -uppföljning

Åtgärder mot ungdomsarbetslöshet

Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

Stadsrevisionen i Örebro kommun Översiktlig granskning av intern kontroll

Revisionsrapport. Bollnäs kommun. Granskning av Privata medel. Mars Hantering av privata medel inom LSS

Granskning av hur väl stödet av ekonomitjänster fungerar

Granskning av kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor

Informations- och kommunikationsteknologi. Smedjebackens kommun

Revisionsrapport. Vikarieanskaffning. Vara kommun. Karin Norrman Elgh. februari 2013

Ekonomi- och målstyrning inom barn- och. genomförd granskning

Granskning av löneutbetalningar

Revisionsrapport Söderhamns kommun

Kvalitet inom äldreomsorgen

Revisionsrapport. Leksands kommun

Kommunstyrelsens styrning och ledning av personalfrågor

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Tillgänglighet och bemötande inom individ- och familjeomsorg

Uppföljning. Kultur- och fritidsnämnden

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

Revisionsrapport. Granskning av intern kontroll. Klippans kommun

Förebyggande arbete i syfte att undvika mutor, korruption och oegentligheter

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Granskning av. debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

LS-LED Landstingsstyrelsens beslut

Granskning av upphandlingsverksamhet

Handläggning och dokumentation inom ordinärt boende

Granskning avseende efterlevnad av fullmäktiges styr- och policydokument. Sandvikens kommun

Övergripande granskning av intern kontroll

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

Konkurrensutsättning inom socialnämnden

Svedala Kommuns 4:18 Författningssamling 1(6)

Personal- och kompetensförsörjning

Intern- och egenkontrollplan 2015

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Uppföljning avseende granskning kring Avtalstrohet

Elevernas kunskapsutveckling under grundskoletiden

Transkript:

Revisionsrapport Uppföljning av granskningen av den interna kontrollen av betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor Uppvidinge kommun 13 mars 2009 Eva Gustafsson

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga...3 2 Tillvägagångssätt...3 3 Iakttagelser...3 3.1 Policydokument...3 3.2 Betalkort...4 3.3 Drivmedelskort...4 3.4 Mobiltelefoner...4 3.5 Kassor...4 3.6 Privata medel inom äldreomsorgen...5 4 Revisionell bedömning...5

1 Bakgrund och revisionsfråga Kommunens revisorer gjorde under början av år 2008 en granskning av den interna kontrollen av betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor. Revisorerna kunde konstatera att den interna kontrollen var otillräcklig och mycket bristfällig. Revisorerna har därför beslutat att nu göra en uppföljande granskning. Den övergripande revisionsfrågan är om den interna kontrollen nu är tillräcklig? Vi ska kartlägga om de nu finns fastställda riktlinjer och rutiner för hur betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor ska hanteras och om dessa är kända i verksamheterna. Vi kommer även att följa upp om hanteringen av privata medel inom äldre- och handikappomsorgen nu sker enligt de anvisningar som finns fastställda. Vidare kommer vi att kartlägga om det arbetats fram regler för hur den interna kontrollen när det gäller kontanthanteringen ska ske. Vi kommer att intervjua handläggare på de centrala förvaltningarna samt besöka ett antal verksamheter företrädesvis inom socialnämnden och barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden. 2 Tillvägagångssätt Vi har vid granskningens genomförande haft kontakt med ekonomichefen, förvaltningschefen vid barn- och utbildningsförvaltningen, controllern vid barn- och utbildningsförvaltningen, den administrative chefen för socialförvaltningen, utvecklingsledaren vid socialförvaltningen samt samordnaren för kostenheten. Vi har vidare besökt ett särskilt boende. Rapporten är i sin faktadel avstämd med ekonomichefen. 3 Iakttagelser 3.1 Policydokument Vid den tidigare granskningen konstaterades att det saknades centralt utarbetade och beslutade dokument som beskrev hanteringen av kort, mobiltelefoner och kassor. Det fanns dokument som var fastställt av socialnämnden och som beskrev Hur vi hanterar privata medel, gåvor och testamenten inom äldreomsorgen. Det fanns vidare en anvisning om förvaltningen av boendes privata medel inom äldre- och handikappomsorgen som hade sammanställt av socialchefen och var daterad 28 oktober 2002. 3

Vid uppföljningen kan vi konstatera att det inte hänt så mycket när det gäller dokumenten. Kommunfullmäktige har antagit en policy för telefoni och mobiltelefoner den 10 juni 2008. Utvecklingsledaren på socialförvaltningen omarbetar vidare anvisningen för hanteringen av de boendes privata medel, gåvor och testamenten inom äldreomsorgen. I detta arbete ingår också att beskriva hur nyckelhanteringen ska ske inom äldreomsorgen. 3.2 Betalkort Inga betalkort fanns vid den tidigare granskningen och ingen förändring hade skett vid uppföljningen. 3.3 Drivmedelskort Det fanns en rutin för att kontrollera drivmedelskorten och en uppföljning i form av körjournaler både på tekniska förvaltningen och sociala förvaltningen vid den tidigare granskningen. En förändring av kontrollen på sociala förvaltningen är under upparbetande för samtliga fordon för tillfället. På tekniska förvaltningen konstaterades vid den tidigare granskningen att det fanns tre dieseltankar där det inte fanns någon kontroll av vem som tankade eller hur mycket som tankades. En viss förändring har skett såtillvida att notering sker vid tankning, men det saknas fortfarande exakt mätutrustning. 3.4 Mobiltelefoner Som framgår under 3.1 finns nu ett en fastställd policy för telefonin. Medborgarservicen har fått i uppdrag att implementera policyn i förvaltningarna. I dokumentet finns bl.a. beskrivet vad som gäller för att få mobiltelefon i tjänsten, att mobiltelefonerna ska vara spärrade för utlandssamtal, privatsamtal får ske om telefonen utrustas med prefix för privata samtal, att betaltjänster från kommunens abonnemang inte får förekomma utan skriftligt tillstånd från verksamhetschef. Slutligen framgår det av dokumentet att det är verksamhetschefen som har uppföljningsansvaret för om det fortsatta innehavet av mobiltelefonen och att omprövning ska ske varje år. 3.5 Kassor Vid den tidigare granskningen konstaterades att det fanns ett antal handkassor utkvitterade. Det sammanlagda beloppet var 9 800 kronor. Vid årsskiftet 2008/2009 hade antalet utlämnade kassor minskat från tolv till nio. Det totala utbetalda beloppet var nu 4 800 kronor. Vi konstaterade vidare att det fanns ett stort antal kontantkassor ytterligare ute i verksamheterna som en följd av olika slags försäljningar. Vi konstaterade vidare att det vi S:t Olovs utbildningscenter fanns mycket kontanter som hanterades på ett bristfälligt sätt. En 4

förändrig har skett av kontanthanteringen vid utbildningscentret och förvaltningens controller har nyligen besökt verksamheten och ytterligare skärpt upp rutinerna. Bl.a. har nu bestämts att kontanterna ska redovisas minst var 14:e dag. Som tidigare konstaterades är det kommunens kostenhet som sköter försäljningen av kost vid de särskilda boendena och skolorna. Det fanns brister i hur kassaapparaterna inom bl.a. de särskilda boendena sköttes. Någon förändring av t.ex. hur kassaapparaternas kontroll- och kvittoregister sköts har inte skett. 3.6 Privata medel inom äldreomsorgen Som tidigare framgått under rubrik 3.1 håller förvaltningen på att omarbeta rutinerna för hanteringen av privata medel. Vi kunde vid den tidigare granskningen konstatera att den gällande rutinen inte var känd ute i verksamheterna och att den därmed inte följdes. Vid vårt besök på ett särskilt boende vid detta granskningstillfälle kan vi konstatera att ingen förändrig skett av hur de privata medlen hanteras. 4 Revisionell bedömning Vi kan efter den uppföljande granskningen konstatera att den interna kontrollen fortfarande är otillräcklig och mycket bristfällig när det gäller t.ex. hanteringen av kontanter. Trots revisionens tidigare påpekanden har endast några få förändringar skett. Vi tänker då på att kommunen har fastställt en policy för telefonin och att det pågår ett arbete med en ny rutin för hanteringen av privata medel inom äldreomsorgen. Regler för hur kommunens interna kontroll ska ske har inte heller arbetats fram och den totala inventeringen av kontanthanteringen har inte skett vad vi har erfarit. 5