Linn Ohlsson Emma Stomberg Fakturaskanning Effektiviserande eller inte? Scanning of invoices Efficiency improving or not? Ekonomi C-uppsats Termin: VT 2010 Handledare: Alf Johansson 0
Förord Vi vill tacka Annelie Lövgren på Arvika kommun, Inga-Lill Walander på Fundo Components, Björn Forsberg på Löfbergs Lila, Thomas Frykén och Gunilla Ohlsson på Nya Wermlands Tidningen, David Klevmarken på Pictura, Åsa Nilsson på SBAB, Jan Christiansson på SYSteam samt Annika Persson på Thermia för ett varmt mottagande och hjälpsamt bemötande. Utan er hade denna uppsats inte varit möjlig att skriva. Vi vill även tacka ReadSoft som har bidragit med material till uppsatsen. Karlstad 2010 Emma Stomberg & Linn Ohlsson 1
Sammanfattning Elektronisk fakturahantering är ett arbetssätt som på senare tid har börjat bli allt mer populärt. Teknik för att underlätta företags redovisningsarbete förbättras ständigt. Ett moment som kan ingå i den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Det är detta moment som uppsatsen fokuserat på. Syftet med uppsatsen var att undersöka hur skanning effektiviserar för företag. Detta har besvarats med hjälp av dessa tre frågeställningar: Hur fungerar processen skanning av fakturor? Vilka fördelar och nackdelar finns med fakturaskanning? Effektiviserar fakturaskanning redovisningsarbetet för företag? För att få svar på dessa frågor har en kvalitativ metod använts. Detta har skett genom att besöksintervjuer med åtta företag har gjorts. Alla dessa företag använder sig i dagsläget av fakturaskanning. De intervjuade företagen ansåg att processen fakturaskanning fungerade bra. Det kan dock uppstå vissa tekniska problem med hård- och mjukvaran. Fördelarna som framgick av intervjuerna var bland annat ökad säkerhet och bättre kontroll vid bokföringsarbetet. De nackdelar som påpekats är att uppstartandet är tidskrävande, tekniska problem kan uppstå och programvaror behöver uppdateras kontinuerligt. Slutsatser som har gjorts utifrån undersökningen är att fakturaskanning effektiviserar genom tidsbesparingar, ökad kontroll och säkrare attestrundor. 2
Innehållsförteckning 1. Introduktion... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Problemdiskussion... 4 1.3. Frågeställningar... 5 1.4. Syfte... 5 1.5. Avgränsningar... 5 2. Metod... 6 2.1. Val av metod... 6 2.2. Intervjuerna... 6 2.3. Teoridelen... 7 2.4. Källkritik samt arbetets relevans och tillförlitlighet... 8 3. Teori... 9 3.1. Effektivisering... 9 3.2. Elektronisk fakturahantering... 10 3.3. Elektronisk faktura... 10 3.4. Fakturaskanning... 10 4. Empiri... 12 4.1. Tabell över de företag som intervjuats... 12 4.2. Sammanfattning av intervjuer... 13 4.2.1. Företag 1... 13 4.2.2. Företag 2... 14 4.2.3. Företag 3... 15 4.2.4. Företag 4... 16 4.2.5. Företag 5... 17 4.2.6. Företag 6... 18 4.2.7. Företag 7... 19 4.2.8. Företag 8... 20 4.3. Sammanställning av enkäter... 21 5. Analys... 22 6. Avslutande diskussion... 24 6.1. Hur skanningprocessen fungerar... 24 6.2. Egna tankar och slutsatser... 25 Källförteckning... 27 Bilaga 1 Intervjufrågor Bilaga 2 Kort enkät om skanning 3
1. Introduktion Introduktionen består av en kort bakgrund, problemdiskussion, frågeställningar, syfte samt avgränsningar. 1.1. Bakgrund Mängden elektroniska fakturor har på senare år ökat. 2004 introducerade EU en ny förordning med regler angående hur elektroniska fakturor får skickas inom EU. Detta gjordes för att underlätta för företag som är verksamma i flera länder och vill använda sig av elektroniska fakturor. Förordningen innebär att förbud mot elektroniska fakturor inte får ske. Alla medlemsländer i EU måste tillåta att företagen i landet använder sig av elektroniska fakturor. Detta innebär nya möjligheter och underlättar införandet. (Management Services 2004). Trots att denna förordning tillkommit och att god kännedom om elektroniska fakturor finns så använder sig många företag fortfarande av pappersfakturor. Det märks dock att elektroniska transaktioner i allmänhet har blivigt mer godtagbara. De anses numera inte vara opålitliga (Barlow, R.D. 2009). Elektronisk fakturahantering är ett moment som kan göras för att förbättra kontorseffektiviseringen. Kontorseffektivisering är ett omdiskuterat ämne och något som allt fler företag satsar på. Av artiklarna Efficient service location design in government services, A decision support system framework (2004) och Unemployment and employment offices efficiency: What can be done? (2005) framgår det att tidsbesparingar genom effektivare arbetssätt är en viktig del av kontorseffektiviseringen. En del av den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Fakturaskanning är när pappersfakturorna skannas så att de blir elektroniska. En bild av fakturan sparas så att den kan bearbetas och eventuellt tolkas (ReadSoft 2009). 1.2. Problemdiskussion Många företag använder sig av fakturaskanning i dagsläget men det finns fortfarande gott om företag som inte gör det. De företag som säljer skannerlösningar uppger att fakturaskanning är positivt och att det skapar fördelar. Det är främst fördelarna som uppmärksammas eftersom de vill sälja sina varor. Därför känns det viktigt att göra en undersökning som inte är 4
partisk. Både fördelar och nackdelar vid skanningprocessen bör uppmärksammas. 1.3. Frågeställningar Det som ska undersökas är om och i sådana fall hur elektronisk fakturahantering underlättar och förbättrar för företag. I stora drag är det svaren på dessa tre frågor som ska besvaras: Hur fungerar processen skanning av fakturor? Vilka fördelar och nackdelar finns det med fakturaskanning? Effektiviserar fakturaskanning redovisningsarbetet för företag? 1.4. Syfte Syftet med den här uppsatsen är att ta reda på hur skanning av fakturor effektiviserar för företag. Uppsatsen är tänkt att vara ett hjälpmedel för företag som funderar på att börja använda fakturaskanning. 1.5. Avgränsningar En del av den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Det är detta ämne som uppsatsens fokus ligger på. Företagen som har intervjuats är verksamma i Värmland och skannar sina fakturor själva. De som köper tjänsten fakturaskanning har inte intervjuats eftersom uppsatsen är tänkt att ge företagens syn på hela processen, från uppstartandet och framåt. 5
2. Metod I metoddelen beskrivs val av metod och företag samt hur intervjuerna gått till. En beskrivning av tillvägagångssättet vid teoriskrivandet ges och avslutningsvis sker en diskussion kring arbetets relevans. 2.1. Val av metod Innan uppsatsämne valdes diskuterades det om arbetet skulle vara av deduktiv eller induktiv karaktär. Deduktiv datainsamling innebär att man bildar sig en uppfattning kring ett ämne och sedan undersöker om uppfattningen stämmer överens med verkligheten. Induktiv datainsamling är motsatsen. Först samlas material in och sedan dras slutsatser (Jacobsen 2002). Den induktiva metoden valdes till arbetet eftersom vi ville samla in information om ett ämne som vi inte visste så mycket om. När ämnet elektronisk fakturahantering valts och problemformuleringen skrivits, bestämdes det angreppssätt som skulle användas, för att få svar på frågorna i problemformuleringen. Det finns olika metoder för att samla in information, bland annat kvantitativ och kvalitativ undersökning. Kvantitativ datainsamling är när man riktar sig till många personer för att få en god överblick över problemområdet och sedan kunna dra allmänna slutsatser. Kvalitativ datainsamling är när man fokuserar på ett litet urval och gör en djupare undersökning (Jacobsen 2002). En kvalitativ undersökning anses kunna ge en omfattande kunskap i det ämne som ska undersökas (Cassell, C. et al. 2006). Därför valdes denna form av datainsamling med tillvägagångssättet besöksintervjuer. Den kvalitativa metoden valdes dessutom för att vi ville få en djupare förståelse för ämnet. Detta görs lättast när det finns möjligheten att ställa följdfrågor. 2.2. Intervjuerna Endast företag från Värmland intervjuades eftersom vi ville göra intervjuerna på plats. Att vi var angelägna om att göra intervjuerna på plats och samtidigt hålla tidsåtgång och resekostnader nere, begränsade vårt område. När företag som ska intervjuas väljs ut bör tre steg genomföras för att få ett tillförlitligt urval. Steg ett handlar om att skapa en bild av alla som det vore önskvärt att undersöka. I steg två kan dessa delas in och grupperas efter vissa egenskaper. Det tredje steget är hur själva urvalet görs (Jacobsen 2002). I 6
denna uppsats har urvalet inte skett på detta sätt. Det uppstod svårigheter redan vid första steget. Kontakt togs med företaget Read Soft ( försäljare av programvara för dokumentautomation) och en förfrågan gjordes kring möjlighet att lämna ut information angående vilka deras kunder i Värmland är. Detta var tyvärr inte möjligt men de bidrog med broschyrer och liknande som har varit till stor hjälp. När vi inte kunde få tag på deras kunder på detta sätt påbörjades en rundringning till företag som kunde antas använda sig av fakturaskanning. Intervjuerna gjordes som tidigare nämnts på plats hos företagen. Besöksintervjuer anses vara bättre än telefonintervjuer när öppna intervjufrågor används eftersom det blir mer personligt när intervjuaren och den intervjuade vistas i samma rum (Jacobsen 2002). Frågorna skickades till kontaktpersonerna ett par dagar innan det var dags för intervju så att de kunde förbereda sig. När några av intervjuerna redan hade gjorts upptäcktes ett begreppsfel i intervjufrågorna. Begreppet E-faktura hade blandats ihop med elektronisk faktura. Detta ledde till att svaren på vissa av intervjufrågorna inte användes. Innan själva intervjun började presenterades syftet med uppsatsen och en förfrågan om att få tillstånd att spela in samtalet ställdes. Det är viktigt att tillit skapas innan intervjun påbörjas. Detta görs bland annat genom en god inledning där intervjuaren presenterar sig och ger information om undersökningens syfte (Jacobsen 2002). Intervjun genomfördes genom att en av oss ställde frågor och den andre antecknade det väsentligaste. Den information som använts i uppsatsen bearbetades fram genom tre steg (Jacobsen 2002). Första steget var att sammanfatta det som den intervjuade berättat genom att lyssna av inspelningen och komplettera anteckningarna. När detta gjorts valdes den viktigaste informationen ut för att skapa en tydligare bild av det som framkommit. Sista steget var att tolka och dra slutsatser utifrån den information som framkommit. Intervjuerna kompletterades även med en kort enkät för att få mer jämförbara data att arbeta med. Kvalitativa och kvantitativa metoder kan användas parallellt för att bekräfta att samma resultat kommer fram. Detta kallas triangulering och görs bland annat för att skapa en bättre förståelse (Camfield et al. 2009). 2.3. Teoridelen Det fanns många böcker om effektivisering men för att kunna skriva om processen fakturaskanning och relevanta begrepp inom ämnet elektronisk 7
fakturahantering behövdes andra källor. Till god hjälp var ReadSoft som skickade broschyrer om ämnet. Några av de intervjuade företagen visade även hur skanningprocessen gick till. Övriga begrepp som behövde förklaras hittade vi information om på olika internetsidor. Att hitta vetenskapliga publikationer som berör ämnet fakturaskanning var problematiskt. Det finns mycket publicerat när det gäller elektroniska fakturor och e-handel men fakturaskanning verkar vara ett ämne som det inte skrivs så mycket om. 2.4. Källkritik samt arbetets relevans och tillförlitlighet Urvalet av företag som ställt upp på intervju är inte så slumpmässigt som vore önskvärt och dessutom har bara intervjuer med företag som använder sig av fakturaskanning i dagsläget gjorts. Det är dessutom viktigt att tänka på de källor som inte har använts (Jacobsen 2002). Eventuellt så kan det finnas företag som har börjat med skanning men ansett att det inte fungerat och därför slutat. Att deras syn på problem, som kan ha uppstått, inte kommit fram kan tänkas dra ned tillförlitligheten på vårt arbete. Det är emellertid svårt att få tag på företag när det inte finns tillgång till något register eller liknande över de som köpt en skannerlösning. Även några företag som valt att köpa tjänsten fakturaskanning borde ha intervjuats så att en bild skapats över varför de anser att det är en bättre lösning. Arbetet kan dock anses vara relevant trots allt eftersom generella uppfattningar som kan tänkas vara giltiga för flera företag har kommit fram. De källor som använts i teorin är en blandning av böcker, artiklar, vetenskapliga publikationer och information som hämtats på tillförlitliga internetsidor. Artiklarna presenterar bland annat olika fördelar och nackdelar med fakturaskannig. Om dessa är generellt giltiga eller inte kan dock ifrågasättas eftersom de undersökningar som tas upp i artiklarna kan ha vissa brister. Informationen som har hämtats från internetsidor har använts för att förklara begrepp. Den är därför inte vinklad trots att den bland annat är hämtad från sidor som tillhör företag som säljer skannerlösningar. 8
3. Teori Teoridelen består bland annat av begreppsförklaringar som är relevanta för förståelsen av ämnet. Begreppen som tas upp är effektivisering, elektronisk fakturahantering och elektronisk faktura. Teoridelen innehåller även en kort introduktion av processen fakturaskanning. 3.1. Effektivisering Effektivisering anses enligt läst litteratur vara att genom effektivare processer minska kostnader och på så vis få ett värde på det som görs som är högre än kostnaderna (Karlöf 2009, Bredenlöw 2003). Effektivisering kan vara antingen strategisk eller operativ. Den strategiska effektiviteten handlar om att göra förändringar i de delar som påverkar företagets strategi. Exempel på delar som kan påverka strategin är val av kundgrupp, utformning av produkt/tjänst samt vilken teknik som används. Varför är det önskvärt att öka effektiviteten i dessa delar? Anledningen är att företagen på lång sikt vill förbättra sig och öka sitt resultat. Högre lönsamhet är det som hela tiden eftersträvas. Sammanfattningsvis handlar strategisk effektivitet om vad som ska effektiviseras för att skapa god lönsamhet längre fram i tiden (Karlöf 2009). Den operativa effektiviseringen strävar efter att öka produktiviteten och kundvärdet. Det är hur organisationen ser ut, hur processer genomförs samt hur kvalitet uppfattas som granskas i den operativa effektiviseringen. Även denna typ av effektivisering strävar efter att förbättra resultatet. Operativ effektivisering kan sammanfattas som tillvägagångssättet för hur företaget ska öka sin effektivitet i nuläget, för att förbättra organisationen i sin helhet (Karlöf 2009). Ökad effektivitet kan mätas på fyra olika sätt. Dessa sätt är produktivitet, tid, kvalitet och värde. Produktivitet mäter om kostnader har minskats och tid handlar om huruvida tidsbesparingar har gjorts. Tredje sättet är kvalitet och det berör uppfattningen kring kvalitetsökning när det gäller det projekt som görs. Värde, som är det sista sättet, handlar om övrig nytta som företaget kan anses få ut av ett visst projekt (Karlöf 2009). Det är viktigt med en god intern miljö. Makarna Frank och Lillian Gilbreth observerade tidigt att det är viktigt att personalen trivs på arbetsplatsen. Vistas 9
de i en positiv miljö och mår bra så effektiviserar detta deras arbete (Eriksson- Zetterquist et al. 2006). Tidseffektivisering är något som påverkas av att arbetet som utförs sker i en trygg miljö. Även bra samarbete mellan personalen kan öka tidseffektiviseringen (Bstieler, L., Hemmert, M. 2010). 3.2. Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering är ett samlingsbegrepp för arbetet med fakturor som sker elektroniskt. Fakturor kan tas emot på flera olika sätt, till exempel i pappersformat, via EDI, som e-faktura, XML-dokument eller pdf-faktura. E- faktura, XML-dokument och pdf-faktura är alla exempel på elektroniska fakturor i olika format. Pappersfakturorna kan skannas in så att även dessa blir elektroniska. Fakturorna finns då i samma system och kan då bearbetas. Det är denna bearbetningsprocess som kallas elektronisk fakturahantering (ReadSoft 2010). Företag kan välja att skanna sina fakturor själva eller att köpa den tjänsten av ett företag. Som tidigare har nämnts så finns det olika metoder för elektronisk fakturahantering. I rapporten Elektroniska fakturor en rapport om elektronisk fakturering och fakturahantering presenteras ett diagram över rationaliseringspotential och enkelhet att införa när det gäller elektronisk fakturahantering. De olika metoderna har placerats ut beroende på vad de har för egenskaper. Ett exempel är EDI som har hög rationaliseringspotential men låg enkelhet att införa och skanning som anses ha hög enkelhet att införa men lite lägre rationaliseringspotential (Dykert, L., Fredholm, P. 2006). 3.3. Elektronisk faktura Elektronisk faktura är ett samlingsbegrepp för flera olika sorters fakturor som till exempel e-faktura, EDI, PDF, XML och Sve-faktura. Fakturorna kan med andra ord ha olika format (ReadSoft 2010). Begreppet e-faktura ska inte blandas ihop med begreppet elektronisk faktura. E-faktura är en faktura som skickats elektroniskt till företaget, bearbetats elektroniskt och lagrats elektroniskt (Pagero 2010). 3.4. Fakturaskanning Beroende på vilka program som används kan processen fakturaskanning se lite olika ut. Skanningprocessen kan bland annat göras så här: Först skannas fakturan in så att den finns lagrad elektroniskt. När fakturan är inskannad tolkas den och programvaran hittar automatiskt viss information. 10
Exempel på sådan information är vilken leverantör fakturan kommer ifrån, fakturanummer, förfallodatum, moms och summa. Personen som tolkar fakturan ser till att alla uppgifter stämmer och godkänner den sedan. När fakturan har tolkats och godkänts skickas den vidare för att konteras, attesteras och bekräftas. Efter att detta har gjorts är fakturan färdigbehandlad och redo att överföras till ekonomisystemet för att sedan kunna betalas (Fundo Components AB 2010). En rapport om elektronisk fakturering och fakturahantering anger att fördelarna som finns med fakturaskanning är att pengar sparas på grund av att det är lätt att hantera fakturorna när det görs elektroniskt. Alla fakturor företaget får in behandlas på samma sätt eftersom alla fakturor samlas i datasystemet. En annan fördel som nämns i rapporten är att fakturorna skannas utan att detta behöver diskuteras med leverantörerna. Vill företaget däremot få en elektronisk faktura så måste detta påpekas för leverantörerna. Nackdelar som rapporten nämner är att den som skapar fakturan inte tjänar något på att mottagaren av fakturan skannar den. Hade fakturan däremot varit elektronisk så hade både avsändare och mottagare tjänat på det eftersom kostnaden för pappersfakturan då aldrig uppstått. Att fakturorna vid skanning fortfarande måste bearbetas för hand är även det en nackdel när en jämförelse mellan skanning och elektroniska fakturor görs (Dykert, L., Fredholm, P. 2006). Även en del artiklar tar upp fördelar och nackdelar som berör ämnet elektronisk fakturahantering. En fördel är bland annat att det finns system som inte är så dyra. Dessa system kan användas av mindre företag. Teknologin tros dessutom växa eftersom den bland annat skapar tid och kostnadsbesparingar samt fördelar vid arkivering (Johnston, R.P. 2005). En annan stor fördel är att företagen snabbt och enkelt kan titta på fakturorna elektroniskt eftersom all information lagras på ett och samma ställe (Hurt, S. 2003). 11
4. Empiri I empirin ges en överblick av de intervjuade företagen i form av en tabell. De gjorda intervjuerna sammanfattas och en sammanställning av enkäterna redovisas. 4.1. Tabell över de företag som intervjuats Nedan ges en överblick över de olika företagen som har intervjuats. Tabellen är tänkt att underlätta jämförelsen av företagen. Antal fakturor, cirka/år Jobbar med skanning Började skanna Använder program från Företag 1 (industri) 10 000 st 1-2 pers År 2006 ReadSoft Medius Företag 2 (industri) 13 000 st 3 pers till och från År 2010 (feb) Medius Företag 3 (industri) 17 000 st 1 pers År 2001 ReadSoft Företag 4 (offentlig sektor) 55 000 st 3 pers till och från År 2004 Aditro Företag 5 (bank och finans) Företag 6 (IT) Företag 7 (Media) Företag 8 (Försäljning) 8 000 st 3 pers År 2001 ReadSoft Invoices 1 000 st 1 pers År 2007 OptoSweden 14 000 st 1 pers År 2000 Palette 7 500 st 1 pers År 2005 OptoSweden 12
4.2. Sammanfattning av intervjuer 4.2.1. Företag 1 Företag 1 tar bara emot pappersfakturor men de skickar både pappersfakturor och elektroniska fakturor. Anledningen till att de skickar elektroniska fakturor är att deras största kunder kräver detta. De använder sig då av EDI. År 2006 började företaget med fakturaskanning. Anledningen var främst att de ville underlätta attestdelen. De ville slippa att dra kopior och skicka runt fakturorna eftersom de ibland tappades bort under attestrundan. Företaget hade lite problem innan skanningprocessen kom igång men det var inte tekniska problem utan mänskliga brister som var orsaken till detta. Företag 1 anser att tiden för att bearbeta fakturor har minskat. Dessutom har kontrollen ökat genom att man bland annat vet var i systemet fakturan finns och vad som behöver göras med den. Kostnadsmässigt kan man se en viss minskning på grund av mindre papperskopior och liknande. Mest pengar tjänar företaget dock på att de sparar tid. Tiden man sparar består bland annat av att man slipper dra kopior och att attesteringen går snabbare. En nackdel företaget ser när det gäller skanningprocessen är att det kan ta tid att komma igång och att vissa tolkningsproblem kan uppstå. Det kommer dock ständigt nya program som löser dessa tolkningsproblem. Att köpa tjänsten fakturaskanning har inte varit ett alternativ för företaget. Med den volym de har så anser de att det är bättre att skanna själva. Företag 1 rekommenderar andra medelstora företag att börja med fakturaskanning eftersom det är ett smidigt arbetssätt. 13
4.2.2. Företag 2 Det här företaget tar emot pappersfakturor och vissa elektroniska fakturor i form av PDF. De skickar pappersfakturor och även mycket EDI till de stora kunderna. Anledningen till att Företag 2 började använda sig av fakturaskanning var att några av attestanterna som hade många fakturor ville detta. Det underlättade även kommunikationen med en verksamhet som de har i ett angränsande land. Företaget har nyligen börjat med skanning men har än så länge inte stött på några speciella problem. Det tar dock ett tag innan nya rutiner fungerar perfekt men hittills är de nöjda. Företag 2 räknar med att skanningen kommer spara tid vid själva redovisningsarbetet när de har kommit igenom inkörningsprocessen. De märker dock redan nu att de har sparat tid ute i organisationen eftersom man inte är lika bunden till en pappersfaktura. Det är för tidigt för att kunna säga om det skett kostnadsminskningar på grund av införandet av fakturaskanning. Huvudsyftet med denna nya process var egentligen inte att minska kostnaderna utan snarare att skapa en ökad kontroll. Företaget ser fördelar med fakturaskanning genom att de inte tappar bort fakturor. Det är dessutom lätt att reglera attesträtter via systemet och man kan skicka påminnelser via mejl när någon inte har attesterat i tid. En annan fördel är att skanning ger en bra överblick vid bokslut och förbättrar internkontrollen i allmänhet. Nackdelar är att det kostar både tid och pengar att börja med skanning. Att köpa tjänsten fakturaskanning var ett alternativ som Företag 2 övervägde. De beslutade dock att skanna själva eftersom de har så många olika leverantörer och många nya leverantörer. Därför är det svårt för ett annat företag att skicka de skannade fakturorna till rätt person för attestering. Företag 2 rekommenderar andra företag att börja använda fakturaskanning eftersom det ger många fördelar. 14
4.2.3. Företag 3 Företag 3 tar främst emot pappersfakturor men även PDF. De vill satsa mer på PDF-fakturor eftersom elektronisk fakturahantering effektiviserar processen ytterligare. De skickar endast pappersfakturor men funderar även på andra former. De började använda sig av fakturaskanning för att få en smidigare hantering. Ett elektroniskt flöde innebär att de slipper kopieringen och att skicka ut fakturan. Även möjligheten att följa upp fakturan är något som de anser är viktigt. Tiden för att bearbeta fakturor har minskat sedan företaget började använda fakturaskanning. Hela flödet känns nu smidigare och det är bättre kvalitet på hela fakturahanteringsprocessen. Företag 3 ser att en kostnadsminskning har skett på grund av att mindre tid går åt nu jämfört med tidigare. Själva registreringen av fakturor är mindre personalkrävande och dessutom sparar de tid ute i organisationen. Fördelar som Företag 3 ser med fakturaskanning är att det ger en kvalitetsförbättring genom ökad kontroll. Flödet går att följa på ett enkelt sätt. Det syns vem som har attesterat fakturan. Fakturaskanning är dessutom snabbare än manuell fakturahantering när man använder sig av ett tolkningsprogram. Nackdelar är att tolkningen inte alltid hittar allt och att det är en del jobb för att få den att fungera bra. Även tröga servrar kan skapa problem men det är sådant som skulle kunna åtgärdas. Företag 3 har inte funderat på att köpa tjänsten fakturaskanning utan tycker det är bättre att skanna själva eftersom det känns bra att ha den lokala kommunikationen. Fakturaskanning är något som företaget skulle rekommendera för andra företag eftersom det är väldigt enkelt. De anser dock att det beror lite på storleken på företaget. 15
4.2.4. Företag 4 Det här företaget tar emot både elektroniska fakturor och pappersfakturor. De skickar främst pappersfakturor men har även börjat skicka en del fakturor elektroniskt. Företag 4 började använda fakturaskanning eftersom det var ett krav uppifrån. En annan anledning var att de ville få bättre kontroll och minska kostnaden för dröjsmålsränta. Företaget anser att skanningprocessen började fungera bra relativt snabbt. Det uppstod heller inga särskilda merkostnader. Tiden för fakturahanteringen har minskat och det är detta som de har sparat mest pengar på. Företag 4 anser att skanningen ger ökad kontroll. Förr var attesteringen ofta ett problem eftersom fakturor ibland tappades bort eller hamnade fel. Attesteringsproblemen har minskat eftersom kontrollen har ökat. Det syns var i systemet fakturan ligger och vad som behöver göras med den. Nu verkar personalen dessutom tycka att det är roligare att betala räkningarna. Företag 4 har funderat på att köpa tjänsten fakturaskanning för att frigöra tid men de föredrar att göra det själva eftersom det ger en ökad kontroll. Företaget började använda sig av elektroniska fakturor för att frigöra mer tid. Det var lite problematiskt i början men när det väl fungerade så fungerade det bra. Kostnadsminskningen som har uppstått beror främst på frigjord personal som nu kan göra annat istället. Några personer i företaget har sett en nackdel i att det inte finns en faktura i pappersformat. Vissa personer skriver därför ut fakturan i alla fall för att kunna spara den i pärm. Att inte behöva ha en papperskopia kan dock ses som en fördel av andra. Företag 4 är överlag positivt inställda till fakturaskanning och kan rekommendera andra företag att använda sig av detta. 16
4.2.5. Företag 5 Företag 5 tar emot både pappersfakturor och PDF. PDF-fakturorna skrivs ut och skannas sedan in. Företaget skickar främst pappersfakturor. Anledningen till att företaget började använda sig av fakturaskanning var att de ville undvika att fakturor skickas runt fysiskt och blir bortglömda. De ville med andra ord förenkla hela attesteringsprocessen. Företag 5 tyckte att det tog lång tid innan skanningen började fungera bra eftersom det var ett nytt sätt att jobba. Dessutom hade de problem med datorerna. Datorernas kapacitet var inte tillräcklig så processen gick för långsamt. Företaget tvingades därför byta ut sina datorer. Detta var en merkostnad som Företag 5 inte räknat med. Tiden för att bearbeta fakturor har definitivt minskat. Det är mycket mer lätthanterligt nu och dessutom har företaget bättre kontroll eftersom de ser vart fakturorna tar vägen. Kostnadsminskningen som har skett kan relateras till att företaget nu har mer kontroll över vilka fakturor som kommer in och vad som behöver göras med dem. Fördelarna som företaget ser är att det är mer ordning och reda nu jämfört med tidigare samt att det är mer lättarbetat. Det är till exempel lätt att hitta en viss faktura i datasystemet och man slipper bläddra i pärmar. Det som kan anses vara negativt är att uppgraderingar av programvaran behövs med jämna mellanrum och att visst underhåll av själva skannern behövs. Företag 5 har övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning men de kom fram till att de har för få fakturor totalt sett per år för att det ska löna sig. Nu har de dessutom möjlighet att se när fakturorna kommer in och vilken typ av faktura det är. Den kontrollen känner Företag 5 att de tappar om de köper tjänsten. Företaget rekommenderar fakturaskanning till andra företag. 17
4.2.6. Företag 6 Det här företaget tar emot pappersfakturor samt PDF och de skickar även fakturor i dessa två format. Företag 6 började använda sig av fakturaskanning eftersom de säljer affärssystem. På grund av detta ansåg de att det var viktigt att de visste hur skanningprocessen går till. Uppstartandet av fakturaskanning tog inte lång tid och företaget stötte inte på några problem. Skanningprocessen fungerade bra väldigt snabbt. Det tillkom inte heller några oförutsedda merkostnader. Företaget anser inte att tiden för att bearbeta fakturor har minskat. Det tar längre tid nu jämfört med tidigare. Företag 6 sparar däremot tid på grund av att man inte tappar bort fakturor då de sparas elektroniskt. Nu behöver de dessutom inte längre leta i pärmar för att kunna kontrollera en faktura. I det långa loppet anser Företag 6 att det sker en kostnadsbesparing. Nu belastas inte ekonomiavdelningen med onödiga frågor eftersom personalen själva kan titta på fakturorna i datasystemet. En fördel som företaget ser med skanning av fakturor är att det innebär andra regler för arkivering av papper. När man sparar sina fakturor elektroniskt kan man ansöka hos Skattemyndigheten om kortare lagringstid. Istället för att lagra pappersfakturor i tio år kan man få tillstånd att spara pappersfakturan i två år. Elektronisk lagring av fakturor kan även ses som en stor fördel eftersom man har en backup om det skulle börja brinna. En annan fördel är att företag som finns på olika orter kan se samma faktura tack vare datasystemet. Företag slipper leta upp fakturan och sedan skicka den med post. De sparar därför både tid och pengar. Företaget ser inga direkta nackdelar med fakturaskanning. Företag 6 har inte övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning. De anser att det är för dyrt. Det blir billigare att köra processen centralt i huset. Företaget rekommenderar skanning till andra företag. Det är en stor fördel eftersom det är enkelt och inte kostar så mycket att starta upp. 18
4.2.7. Företag 7 Företag 7 tar emot och skickar pappersfakturor men är på gång med införandet av elektroniska fakturor. Företaget började använda sig av fakturaskanning eftersom de är en utspridd organisation. De ville med hjälp av skanningen knyta ihop de olika delarna och förenkla fakturaarbetet. Företag 7 ville dessutom skapa mer ordning och reda och förhindra att fakturor kom bort. Skanningprocessen fungerade bra ända från början. Företag 7 anser att det är ett mycket användarvänligt system som är lätt att förstå sig på och sätta sig in i. Det uppkom inga merkostnader vid starten men det krävs en del uppgraderingar och uppdateringar av programvaran med jämna mellanrum. Detta innebär en del jobb eftersom de olika programmen dessutom måste fungera tillsammans med varandra och med ekonomisystemet. Den maskinella utrustning måste även den ses över och bytas ut då och då. Tiden för att bearbeta fakturor har minskat markant. Det är nu inte lika mycket manuellt jobb som tidigare och det behöver inte vara lika många personer inblandade i fakturahanteringen. Företaget anser att en stor kostnadsminskning har skett på grund av den omstrukturering som gjorts. Alla fakturor behandlas nu på ett ställe. De olika organisationerna kan ändå se sina fakturor eftersom de finns elektroniskt i systemet. Fördelar som Företag 7 ser med fakturaskanning är att de inte behöver vänta på postgången och att fakturorna når rätt person direkt. Skanning ger dessutom en bättre kontroll i allmänhet. Fakturor tappas inte bort och man måste inte fysiskt gå till en pärm och titta. Företaget ser inga nackdelar med fakturaskanning. Företag 7 har övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning men anser att de har en försvarbar volym och att det därför lönar sig att skanna på plats. De är mycket nöjda med lösningen fakturaskanning och rekommenderar absolut detta till andra företag. 19