Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Michael Erilane E-post michael.erilane@polisen.se ANSÖKNINGSINBJUDAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) Datum 2011-03-17 Ärendebeteckning 1039 Upphandlingsförfarande Selektivt förfarande Anbudsansökan senast 2011-04-28 Anbudsansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sin anbudsansökan t o m 2012-03-31 Avtalsform Ramavtal med option Avtalstid 4 år 3 år Möjlighet till förlängning Förfrågan avser Transmissionstjänster för data-, radio- och telefonitrafik (DART 3) 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Till Rikspolisstyrelsen hör också avdelningen för interna utredningar, Rikskriminalpolisen, Säkerhetspolisen och Polishögskolan. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen genomför aktuell upphandling genom ett selektivt förfarande och inbjuder Er till att ansöka om att få lämna anbud. Annonsering sker i databasen www.allego.se, i Anbudsjournalen samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 1.3 Ansökningsinbjudan Upphandlingens omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan). 1.4 Frågor och svar Frågor rörande Ansökningsinbjudan upprättas skriftligen på svenska språket och skickas till ansvarig upphandlare med e-post eller fax på nedanstånde kontaktuppgifter: Handläggare: Michael Erilane E-postadress: michael.erilane@polisen.se Faxnummer: 08-401 97 15 Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 08-401 90 00 E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 08-401 97 15
Endast frågor rörande Ansökningsinbjudan som inkommit till ansvarig upphandlare senast den 7 april 2011 kommer att beaktas. Endast skriftliga svar som publicerats på Polisens upphandlingsprofil utgör en del av Ansökningsinbjudan. 1.5 Polisens upphandlingsprofil Anbudsinbjudan är publicerad på Polisens upphandlingsprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlingsprofil fram till och med den 14 april 2011. Anbudssökanden bär själv ansvar för att tillägna sig fullständig Ansökningsinbjudan, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlingsprofil. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Omfattning Upphandlingen omfattar leverans av transmissionstjänster för data-, radio- och telefonitrafik (WAN och dedikerade punkt-till-punktförbindelser) för Polisens egna behov inom och utom organisationen. Polisen har ca 28 000 anställda och finns på ca 450 orter i Sverige, men har också andra lokaliteter dit transmissionstjänster behöver levereras. Även transmissionstjänster avseende anslutning till Internet och till externa intressenter/organisationer ingår. Förbindelser till utlandet kan därmed också förekomma. Även lokala nät (LAN) som tjänst samt både fasta och trådlösa anslutningar efterfrågas. Trådlösa anslutningar omfattar både WiFi för olika terminaler (t.ex. datorer och handdatortelefoner) samt mobila anslutningar (3G/4G/LTE) för anbudsgivarens kundplacerade utrustning. Transmissionstjänsterna omfattar följaktligen olika typ av nät och anslutningsformer, med huvudsakligen nationell täckning, för de olika trafiktyperna. Polisens behov av kapacitet och kvalitet varierar mellan olika orter/lokaliteter, men generellt har Polisen behov av hög tillgänglighet i sina kommunikationsnät. Detta kräver ett flexibelt utbud av transmissionstjänster avseende anslutningsformer, kapacitet och kvalitet med möjlighet till mycket höga tillgänglighetsnivåer/servicenivåer. Vidare omfattar upphandlingen också olika slags tillval som t.ex. Quality of Service (QoS), VLAN-separation och kryptering av trafik, avbrottsfri kraft samt utbildning/kunskapsöverföring avseende ingående tjänster och tillval. Att leverera transmissionstjänster omfattar att fullt ut ansvara för alla systemkomponenter (allt från utrustning och förbindelser till stödjande och samverkande system (t.ex. övervakningssystem)) som krävs för att realisera och tillhandahålla transmissionstjänsterna. Med detta följer också ett ansvar för att administrera och genomföra alla tekniska åtgärder som krävs som t.ex. installation, test, drift, övervakning, underhåll, service och support samt nödvändig anskaffning, vidareutveckling och avveckling av alla i transmissionstjänsterna ingående systemkomponenter. Att leverera transmissionstjänsterna omfattar också att ha en tydlig specificerad organisation gentemot Polisen för allt som rör leverans och support av transmissionstjänsterna. Exempel på en typ av funktion/roll som ingår är en ServiceDeskfunktion som en möjlig kontaktyta (Single Point of Contact (SPOC)) för allt som rör leverans och support. Exempel på andra typer av roller/funktioner som ingår är affärs-, DART 3 Sida 2(8) Ansökningsinbjudan
leverans- och avtal-, drift- och support- samt förvaltning- och utvecklingsansvarig. Det ingår också att ha en rådgivande funktion kring hur tjänsterna ska avropas/realiseras i olika sammanhang för att de ska stödja/uppfylla olika slags kommunikationsbehov och kvalitetskrav som Polisen har rörande t.ex. data, radio och telefoni. 2.3 Volym Rikspolisstyrelsen har initialt för avsikt att avropa transmissionstjänster för samtliga lokaliteter i form av WAN och punkt-till-punkt förbindelser för data, radio och telefoni. Rikspolisstyrelsen garanterar dock vare sig någon avropsvolym eller något avropsvärde. 2.4 Avtalstid Det kommande ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 1 januari 2012 och gäller i fyra (4) år. Rikspolisstyrelsen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet upp till tre (3) år. 2.5 Avrop Rikspolisstyrelsen kommer att vara avtalspart och den part som i slutändan gör avrop för Polisens egna behov inom och utom organisationen. 3 FÖRFARANDE 3.1 Antagning Rikspolisstyrelsen kommer att selektera minst fem (5) anbudssökanden som kommer att bjudas in att lämna anbud, under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal lämpliga anbudssökande. Selekteringsförfarandet beskrivs i punkten 6, Selekteringsförfarande. 3.2 Anbudsansökanslämning De anbudssökande som bjuds in att lämna anbud kommer under juni/juli 2011 att erhålla en skriftlig inbjudan om att lämna anbud. Tiden för lämnande av anbud kommer att vara minst 75 dagar. Tilldelningsbeslut beräknas att skickas ut december 2011. Ramavtalet beräknas träda i kraft den 31 mars 2012. Samtliga angivna tider är preliminära uppskattningar och Rikspolisstyrelsen förbehåller sig rätten att justera tiderna under upphandlingens gång. 3.3 Ramavtal Upphandlingen avser tilldelandet av ramavtal gällande behovsanpassade, flexibla och ekonomiskt konkurrenskraftiga transmissionstjänster med tillhörande tillval. Upphandlingen syftar till att resultera i flera avrop rörande olika slags nät/förbindelser i form av paketerade tjänsteleveranser, där antagen leverantör har ett totalansvar för tjänsterna. Rikspolisstyrelsen kommer att anta en (1) leverantör som ansvarar för samtliga åtaganden som kommer att anges i det underlag som skickas ut i samband med inbjudan om att lämna anbud. Observera att även efterfrågade tillval som avropas kommer att vara en integrerad del av det helhetsåtagande som efterfrågas. 4 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på anbudssökanden i detta selekteringssteg samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. DART 3 Sida 3(8) Ansökningsinbjudan
4.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden ombeds lämna sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsansökningsformulär, och foga dessa till anbudet. 4.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudssökanden skall vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudssökanden är skyldig att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad. Anbudssökanden skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsansökningsformulär och foga den till anbudsansökan. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudssökanden har fullgjort sina skatteoch avgiftsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 4.3 Ekonomisk ställning Anbudssökanden skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudssökanden kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela för dess totala omfattning under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudssökanden kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudssökandens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. Anbudssökanden kan även visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudsansökan kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet, eller annan lämplig handling, såsom årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag av inkommen årsredovisning som får omfatta det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret. 4.4 Tidigare åtaganden/erfarenhet Anbudssökanden skall ha mycket god teknisk och yrkesmässig kapacitet och erfarenhet av att bygga och driva stora kommunikationsnät för data- och telekommunikation, både med interna och externa routingprotokoll, dels rörande fjärrkommunikation i form av både WAN och punkt-till-punkt-förbindelser, dels i form av lokala nätverk (LAN). Anbudssökanden skall ha fullgjort åtaganden som haft liknande omfattning av transmissionstjänster och geografisk spridning som efterfrågas i denna Ansökningsinbjudan. Åtagandena skall ha påbörjats, ha slutförts eller fortfarande pågå efter den 17 mars 2008. Anbudssökanden skall styrka att skall-kraven ovan uppfylls genom att i anbudsansökan bifoga uppgifter om tidigare åtaganden. Uppgifterna skall innehålla en kortfattad beskrivning om vad anbudsökandens åtagande omfattat samt information om geografisk spridning och tidpunkter för åtagandena. Anbudssökanden skall antingen beskriva två (2) åtaganden som omfattar både WAN- och punkt-till-punkt-förbindelser för data- och DART 3 Sida 4(8) Ansökningsinbjudan
telekommunikation och LAN som tjänst, eller beskriva två (2) åtaganden som enbart omfattar leverans av WAN- och punkt-till-punkt-förbindelser för data- och telekommunikation och två (2) åtaganden som enbart omfattar leverans av LAN som tjänst. 4.4.1 Kryptering Anbudssökanden skall ha mycket god teknisk och yrkesmässig kapacitet av att utforma och realisera fjärrkommunikation i form av både WAN och punkt-till-punkt-förbindelser med kryptering. Anbudssökanden skall redogöra för hur kravet uppfylls och bifoga denna redogörelse till anbudsansökan. 4.4.2 IPv6 Anbudssökanden skall ha mycket god mycket god teknisk och yrkesmässig kapacitet av att utforma och realisera fjärrkommunikation i form av både WAN och punkt-till-punktförbindelser med IPv6. Anbudssökanden skall redogöra för hur kravet uppfylls och bifoga denna redogörelse till anbudsansökan. 4.5 Kvalitetskontroll/Kvalitetssäkring Anbudssökande skall ha ett väl dokumenterat och tillämpat kvalitetssäkringssystem, som beskriver rutiner och hantering för de typ av tjänster som efterfrågas. Den anbudssökande skall i sin anbudsansökan antingen bifoga intyg om certifiering från EN/ISO-9000-serien eller påvisa att kraven i denna standard uppfylls av ett alternativt kvalitetssäkringssystem som anbudssökanden tillämpar. 4.6 Ledningssystem för Informationssäkerhet Anbudssökande skall ha ett väl dokumenterat och riskanpassat informationssäkerhetsarbete. Den anbudssökande skall i sin anbudsansökan antingen bifoga kopia på certifikat på certificering av ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) SS ISO/IEC 27001 gjord av certifieringsorgan godkänt av SWEDAC eller motsvarande internationell organisation, eller påvisa att kraven i denna standard uppfylls av ett alternativt informationssäkerhetssystem som anbudssökanden tillämpar. Anbudssökanden skall redogöra för hur följande standarder i 27000-serien eller motsvarande tillämpas för att uppfylla kraven i SS-ISO/IEC 27001: SS-ISO/IEC 27002 Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet SS-ISO/IEC 27005 Riskhantering för informationssäkerhet 4.7 Ledningssystem för IT-tjänster Anbudssökanden skall vara certifierad enligt SS-ISO/IEC 20000 Ledningssystem för ITtjänster, eller på annat sätt påvisa att och redogöra för hur kraven i denna standard uppfylls. 4.8 Miljöledning Den anbudssökande skall ha en miljöpolicy eller motsvarande och skall till anbudsansökan bifoga denna. 4.9 Övriga intyg och garantier Anbudsansökanden skall ha svenska som arbetsspråk i kontakter med beställaren/uppdragsgivaren. Anbudssökanden skall styrka att kravet uppfylls genom att underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsansökningsformulär och foga den till anbudet. DART 3 Sida 5(8) Ansökningsinbjudan
5 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL OCH REGISTERKONTROLL Antagen leverantör kan komma att delges och självständigt arbeta med samt förvara hemliga uppgifter av betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism i leverantörens egna och av Beställaren godkända lokal/er. För uppdraget erfordras att antagen leverantör enligt 8 i säkerhetsskyddslagen (1996:627), SSL, har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal, nivå 1, med Beställaren enligt bilaga 2 Säkerhetsskyddsavtal Nivå 1. Innan ramavtal tecknas mellan antagen leverantör och Beställaren erfodras att (i förekommande fall) personal efter säkerhetsprövning och lokal/er ur säkerhetsskyddspunkt har blivit godkänd/a samt att säkerhetsskyddsavtal mellan antagen leverantör och Beställaren har tecknats. Anbudssökande skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor enligt bilagorna 2, 3, 4, 5, 6, 7 och 8 utan reservationer, ändringar eller tillägg avseende tillträdesbegränsning, informationssäkerhet och säkerhetsprövning. Acceptans av samtliga säkerhetsskyddsvillkor enligt bilagorna 2, 3, 4, 5, 6, 7 och 8 utan reservationer, ändringar eller tillägg bekräftas i anbudsansökan genom att anbudssökanden undertecknar sanningsförsäkran i bilagt Anbudsansökningsformulär och fogar den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Observera att eventuella underleverantörer som antagen leverantör avser att använda för att leverera tjänst/er kan bli föremål för motsvarande prövning. 6 SELEKTERINGSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan kommer att utvärderas. Ansökningsinbjudan innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att en anbudsansökan selekteras är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbudsansökningar i ett (1) steg enligt nedan. 6.1 Uteslutning och kvalificering (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudssökanden uppfyller ställda krav i punkten 4 Krav på anbudssökanden samt om anbudsansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudssökande som uppfyller kraven och vars anbudsansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig och kommer att erhålla en anbudsinbjudan med komplett förfrågningsunderlag. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar. Hålat A4-papper i pärmar bör användas. Plastfickor, häftklammrar, gem och liknande bör undvikas. DART 3 Sida 6(8) Ansökningsinbjudan
7.2 Anbudsansökans disposition Anbudsansökan bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudssökanden ändå önskar bilägga anbudsinsökan bör placeras sist i anbudsansökan som särskild bilaga. 7.3 Anbudsansökans giltighetstid Anbudssökanden skall vara bunden av sin anbudsansökan till och med den 31 mars 2012, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats i enlighet med LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.4 Anbudsansökans undertecknande Anbudsansökan skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknad anbudsansökan. 7.5 Anbudsansökansförsändelse Anbudsansökan lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbudsansökan. ANBUDSANSÖKAN 7.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 28 april 2011. Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommen i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsansökan kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.7 Upphandlingsförfarande Vid denna säkerhetsklassade upphandling tillämpas ett selektivt förfarande där Säkerhetsskyddsavtal Nivå 1, bilaga 2, kommer att tecknas mellan antagen leverantör och Rikspolisstyrelsen. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 7.8 Anbudansökningsskostnader Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för kostnader i samband med anbudsansökan. 7.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten bl.a. har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling inte ska delges allmänheten måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan DART 3 Sida 7(8) Ansökningsinbjudan
antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökanden, i det fall anbudssökanden anser att det är aktuellt, att skriftligen: a) begära att viss uppgift inte ska lämnas ut; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudssökanden skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbudsansökan. Ett beslut om att sekretessbelägga anbudsansökan eller vissa uppgifter i en anbudsansökan kan överklagas och prövas i domstol. Michael Erilane Bilagor 1. Anbudsansökningsformulär 2. Säkerhetsskyddsavtal Nivå 1 3. Registerkontroll 4. Säkerhetsskyddsinstruktion 5. Bilaga till säkerhetsskyddsinstruktion 6. Sekretessinformation 7. Tystnadsplikt 8. Sekretessbevis DART 3 Sida 8(8) Ansökningsinbjudan