Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara Resultat 2007 10-30
Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd
Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare
De vanligaste motargumenten Ökar bara pressen på personalen ( lean= mean ) Fungerar bara i bilindustrin Vår verksamhet är speciell Fungerar bara i produktion Det här har vi gjort förut Alla erfarenheter visar motsatsen!
Historien bakom Lean Startade från allra första början inom textil- och byggbranschen På 1910-talet startade Henry Ford masstillverkning inom bilindustrin Efter 2:a världskriget startade Toyota biltillverkning med väldigt små resurser 1950-talet börjar TPS ta form, Toyota Production System 1980-talet börjar TPS som fenomen att studeras av västvärlden 1990-talet införs begreppet Lean Produktion
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla metoder
7 + 1 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Exempel på orsaker till slöseri För många kontroller och godkännanden För lite backup/breddutbildning Ojämn arbetsbelastning Dåligt organiserad arbetsplats Dålig kommunikation mellan arbetspass För mycket / för lite information Dålig ordning
Hur undvika slöserier? Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt
Värdeskapande Syftet är att genom att ta bort det som inte är värdeskapande, frigöra resurser för kvalitetshöjande satsningar. Detta görs genom att man kartlägger sina processer/värdeflöden.
Värdeskapande tid Den totala ledtiden för en process kan delas in i två delar, en värdeskapande och en icke värdeskapande del. Nuvarande tillstånd Traditionell förbättring Lean Värdeskapande tid Icke värdeskapande tid
Vara kommun 16.000 invånare 1350 anställda Varas Lean-resa: Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.
Jämförelse förutsättningar 2004 / 2005 Ej förankrat hos hela ledningen Lärdomar Reaktion på utvärderingen Hösten 2006 - Förankrat hos hela ledningen Isolerad företeelse, en enhet engagerad Reaktion på utvärderingen Kunskapsspridning, många enheter engagerade Öronmärkt utvecklingstid Ekonomi Förbättringsarbete under pågående verksamhet Process-tänk ganska okänt Verksamhets-utveckling hela kommunen Process ett känt begrepp 3 externa konsulter Ekonomi, kunskap inom kommunen, behov av pådrivare 2 projektledare + 8 interna handledare
Vara Lean Projektet riktar sig i första hand till äldreomsorgen Kartläggningar/värdeflödesanalyser av processer i verksamheten Riktmärke-minst 2 genomförda process-kartläggningar per enhet Då utrymme finns: kartläggning/ informationstillfällen bokas även in i övrig kommunal verksamhet Leanspel 5 S kontor
Värdeflödesanalys Välja flöde/process Utse deltagare (Max 8) Avgränsa processen (2 timmar) Kartläggning (3 heldagar) Uppföljning 30,60 & 90 dagar (½dagar) Krav: Högst 90 dagar Utan extra resurser
PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Avgränsning Process kartläggning nuläge, leta slöseri Process kartläggning framtida läge Upprätta handlingsplaner
Avgränsning Datum: 11/6-07 Enhet: Kvänumsgården Gränsdragning, val av fokus: Påfyllning av boendes förråd 3) Leverantör 4) Input 5) Processsteg (ej i följd) 1) Output 2) Kund/brukare Medarbetare Behov uppstår inne på Går till grannen och lånar Rätt mängd av Brukaren boendes rum Hämtar i gemensamma förrådet eller rätt saker på Medarbetare Hämtar i någon av de två tvättstugorna Fyller på inne hos boende rätt plats i boendes förråd Ovansående steg kan upprepas flera gånger per dag Påverkan och fördelar vid förbättring Ordning och reda Leanhandledare: Christina Salomonsson Katarina Olsson-F Mindre frustration och irritation Resultatenhetschef: Elisabeth Lexén Energi över till annat Fungerande gemensam rutin för påfyllning Var sak på rätt plats i rätt mängd Övriga intressenter: De som beställer hem förråd samt inkontinenshjälpmedel Värdeflödeskartläggning: Dag: 20-22 augusti -07 Tid: kl 08:00-17:00 Plats: Utanför fokus/gränsdragning Dag 30 20/9 kl. 08-12 Boendes personliga material ex. sängkläder och övrig tvätt Gymnastiksalen Dag 60 22/10 kl. 08-12 Gymnastiksalen Dag 90 26/11 kl. 08-12 Gymnastiksalen Problem/förbättringsområden som ligger tillgrund för val av område Får ofta springa efter saker Skapar irritation Många extra steg Får ofta lämna de boende under en omvårdnadssituation Fel material hos de boende Vad görs med eventuellt hittad tid Lugnare arbetstempo Kvalitetstid med de boende, läsa, spela kort samtala etc.
Nulägeskarta Kvänumsgården Påfyllning av boendes förråd Totalt per vecka L/T P/T 1 tim 37 min 18 sek - 16 tim 13 min 1 sek 1 tim 37 min 18 sek - 4 tim 13 min 25 sek V/T 0-11 tim 59 min 36 sek RFB 1,3%
Önskat framtida läge Per vecka = 10 vändor L/T 12 min 30 sek - 8 tim 2 min 30 sek P/T 12 min 30 sek - 1 t 2 min 30 sek V/T 0-7 tim RFB 94%
PDCA Förbättra Planera Handlingsplaner följs Analysera Genomföra
PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Uppföljning Dag 30, 60 & 90 Mätetal följs upp
Handlingsplan för: Påfyllning av boendes förråd Aktiviteter slutdatum dag 60 Datum dag 60: 071022 Aktivitetsöversikt Kvänumsgården 1) Område 1 Hos boende Ansvarig: Blöjlistan ska uppdateras med nätbyxor. Viktor x x 2) Område 2 Blöjförrådet Ansvarig: Ja Nej Sätt X Kommentar: Planering klar utseende, innehåll förrådet Annette x x Flyttat in och märkt upp i förrådet Annette x x Fotograferat resultatet i förrådet Annette x Avvaktar till man "bott in sig " Rutin klar överblivna blöjor Annette x I källaren, infolapp görs i samband m källararbetet. 3) Område 3 Tvättstugan skåpen Ansvarig: Märka drag + vagn Anna-Karin x Dragmärkning nästan klar. Märker ej vagnen. Röja,planera garderober Britt x X Flyttat in, märkt upp lika garderober Britt x Ena sidan klar Fotograferat resultat garderober Britt x 4) Område 4 Skölj Ansvarig: Röja ur skölj + planera sköljarna Gunilla x x 5) Område 5 Övrigt Ansvarig: Ej påbörjad Påbörjad Avslutad Röja, slänga ur köksgarderober Gunilla x x Planera för köksgardeober Gunilla x x Flytta in, märka upp köksgarderober Gunilla x x Rutin skapas för karantänskåp Gunilla x x Informera rutinen via tavlan Gunilla x x Vagn finns på plats Anna- Karin x x Mål sättning uppfylld Leder till ny aktivitet
Återblick Kedumsgården Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Mycket tid läggs på att hämta material x Rutin saknas för påfyllning av boendes förråd x Förbättringsområden Behov uppstår inne på rummet Rutin schemalagd för påfyllning av förråd Identifierat slöseri Rörelse, Transport Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Ja Nej område + - x Kvalitetstiden med de boende har ökat. Fyller på i boendes rum Tydlig förteckning om vad som ska finnas i Rörelse, boendes rum är uppsatt Omarbete x Blöjkorten är aktuella Rörelse x Förråd Förråden är uppmärkta och där finns endast det som hör hemma där Rörelse, Lager x Blöjförråd finns även på sida A Rörelse x Källaren Källarförrådet är urröjt samt uppmärkt Rörelse, Lager x Rutin finns för blöjor till "utepensionärer" Rörelse x Förteckning finns över hur mycket som ska hämtas upp från källaren Rörelse x Kunskap i huvudet Rörelse, Tydlig, skriftlig info finns Omarbete x Outnyttjad Idélåda finns kreativitet x Outnyttjad Idépunkt på APT finns kreativitet x Frigjord yta i förrådet. Nattens rutin fungerade väl. Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Tar mycket tid Irritationskälla Rutiner saknas Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x Verkligt resultat totalt per vecka P/T 27,5-40,5min V/T 30min-1t 30min L/T 57,5min-2t 10,5min RFB 94%
PDCA Förbättra Planera Nya rutinen, nya arbetssättet fastställs Analysera Genomföra
Hur kan man säkerställa att nya rutiner följs? Process-ägare utses som håller ett vakande öga över processen. Redovisning av mätetal efter genomförda förbättringar. Instruktioner är tydliga och visualiserade. Mätetal följs upp efter ca 6 månader. Standardiserad introduktion av nyanställda och vikarier. Regelbundna 5S-ronder.
Visualisering på arbetsplatsen A6-rapport och kartor inlagda på intranätet. Lean-pärm med allt material samlat för den som vill veta mer. Whiteboard där enhetens förbättringsarbete redovisas. Arbetsbeskrivningar uppsatta. Uppmärkning av förråd och övriga utrymmen. Färgmarkeringar, foton.
Lärdomar Aha-upplevelse Det går åt mycket tid och RFB är lågt (medarbetare som granskar sitt nuläge) Det går att göra stora förändringar med små medel Förbättringsarbete som ger något Vår nivå genomförbart Tänk så många förbättringar vi hittade i en process som vi trodde var lätt Kartorna gör allt tydligt Det finns så mycket slöseri
Resultat RFB Våren 2007 Nuläge, Önskat framtida läge & Verkligt resultat Rätt Från Början % Våren 2007 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 Nuläge Önskat Verkligt 0 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7
Frigjord tid Så har vi använt den Lugnare arbetstempo Byggt in kvalitetstid i processen Aktiviteter för de boende Tid till förbättringsarbete
Hur kan vi gå vidare? Leanhandledare utbildas Förenklat koncept för framtiden Plan för standardiserat förbättringsarbete