Mamut Enterprise Travel CRM

Mamut Business Software Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Mamut Enterprise Travel CRM I

Innehåll Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar... 3 Om Mamut Enterprise Travel CRM... 4 Synkronisering och bruk av programmet... 6 Synkroniseringsinställningar... 6 Koppla från central databas... 7 Koppla till och synkronisera med central databas... 8 Tillgång till Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar... 9 Installera exempeldatabasen/utvärdera produkter... 10 Mer information... 11 Service och support... 11 Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag... 12 Mamut Academy... 13 Version 12.5..MBS.EXT.CRM.SE.2010.01 1

Postadress: Mamut AB Box 7654 103 94 Stockholm Telefon: 08-411 61 90 Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: 08-566 991 70 Fax: 08-566 991 71 Mamut Lön Support tlf: 08-566 991 72 Internet: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: 0200-92 01 20 (Gratisnummer) Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Fax: 08-566 991 01 2010 Mamut AB. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. 2

Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISE- UTÖKNINGAR Mamut erbjuder en rad Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar som kan hjälpa dig att arbeta mer effektivt i programmet. Det finns dessutom en rad Tilläggsprodukter som erbjuder mer funktionalitet för din webbplats och webbutik. Tilläggsprodukter som består i domäner och e-postkonton kan användas oavsett vilket Mamut-program du har. Vissa produkter kräver dock att du har en produkt från Mamut Enterprise-serien. Om du vill läsa mer om vilka Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar som du kan utöka ditt Mamutsystem med, kan du besöka våra hemsidor: www.mamut.com/se/addons. Du kan även ringa gratis på nummer 0200-92 01 20 eller skicka e-post till info@mamut.se för att få mer information. Denna manual ger dig en kort beskrivning av hur Enterprise-utökningen fungerar, hur den kan användas samt hur du kan anpassa den efter dina behov. Du kan när som helst klicka på Hjälp eller trycka på [F1] för att få hjälp med funktionalitet i programmet. Vi vill också påminna om vår webbplats www.mamut.se/support där du hittar svar på vanliga frågor om Mamut Business Software. Webbplatsen låter dig söka efter svaren på dina frågor, dygnet runt. Vi är övertygad att du och ditt företag kommer att få stor nytta av detta användarvänliga program och de många möjligheter för utökning som finns tillgängliga för att hjälpa dig att underlätta i dina dagliga rutiner. Lycka till med Mamut Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar! 3

Mamut Enterprise Travel CRM OM MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Med Mamut Enterprise Travel CRM kan du arbeta under din resa, hos kunder, i sommarstugan eller på kontoret utan att vara uppkopplad mot Internet. Genom att kopiera information från huvudsystemet lokalt på din bärbara dator kan du arbeta när och var du vill. Tillbaka på kontoret kan du sedan överföra ny information automatiskt till den centrala detabasen. Med tilläggsprodukten Mamut Enterprise Travel CRM får du möjlighet att ta med dig arbetet ut från kontoret. Du arbetar då lokalt i en kopia av den centrala databasen och kan använda kalendern, ta fram offerter, uppdatera kontaktpersoner, med mera. När du sedan kopplar upp dig mot den centrala databasen synkroniseras ändringarna och nya data. Fördelar med Mamut Enterprise Travel CRM För företag där det finns flera användare i systemet på och utanför kontoret är det enkelt att uppdatera informationen vid dataöverföring, även om ändringar har gjorts av flera medarbetare. I huvudsystemet kan du alltid se vilka användare som inte är anslutna. När du uppdaterar data kan du göra en fullständig kontroll innan du startar den automatiska överföringsprocessen. Du undviker dubblettregistreringar genom att enkelt och smidigt välja om det är den centrala eller lokala databasen som ska behållas, fälten som senast har uppdaterats eller om du själv ska avgöra vilka värden som ska behållas. Enkelt att komma i gång Genom att ansluta till databasen som du vill arbeta med och ange synkroniseringsinställningarna är du redo att börja arbeta i en lokal kopia av databasen. Observera att när du har kopplat ifrån kan du inte längre ändra synkroniseringsinställningarna. Obs! Du kan ha lika många frånkopplade användare som du har användarlicenser. Vilka data är tillgängliga i frånkopplat läge? Inte alla moduler och funktioner är tillgängliga i frånkopplat läge. Läsa Redigera Skapa Radera Synkronisera Kontakter och kontaktpersoner Dokument Aktiviteter Produkter Lager Offert Order Fakturering Projekt Tidrapportering X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 4

Om Mamut Enterprise Travel CRM Obs! Offerter och försäljningsorder som har skapats i huvuddatabasen kan bara läsas. Ändringar som radering av dokument och aktiviteter i den frånkopplade databasen synkroniseras inte med den centrala databasen. Det är dessutom att rekommendera att använda anteckningsfältet för försäljningsorder som skapas i frånkopplat läge eftersom ordernumret ändras när den synkroniseras med den centrala databasen. Begränsningar med Mamut Enterprise Travel CRM Om du har många företagsdatabaser, var god notera att du bara kan kopiera en företagsdatabas lokalt. Om du testar denna funktionalitet med exempeldatabasen bör du vara uppmärksam på att ändringar gjorda i den lokala kopian av databasen inte synkroniseras. Den lokala databasen skapas när du klickar Arkiv - Koppla från. När du har arbetat i frånkopplat läge, och har anslutit till och synkroniserat med den centrala databasen, kan inte du inte längre öppna den lokala databasen. För att arbeta frånkopplat läge måste du på nytt slutföra guiden via Arkiv - Koppla från. Läs mer om denna guide i avsnittet "Koppla från central databas" nedan. På grund av begränsningar i datahastighet rekommenderas inte att ansluta till den centrala databasen via VPN, uppringd anslutning eller annan instabil internetanslutning. Hastigheten på dataöverföringen i nätverket måste vara mycket hög och nätverket måste vara stabilt. 5

Mamut Enterprise Travel CRM SYNKRONISERING OCH BRUK AV PROGRAMMET Synkroniseringsinställningar Inställningar för synkronisering hittar du i menyn Visa - Travel CRM Synkroniseringsinställningar. Vid synkronisering kan konflikter uppstå om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala kopian. I det här fönstret kan du ange hur sådana konflikter ska lösas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Alternativ för konfliktlösning: Automatisk Ändringar i den centrala databasen behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den centrala databasen och ändringar i den lokala databasen förkastas. Ändringar i den lokala databasen behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den lokala databasen och ändringar i den centrala databasen förkastas. Fältet som senast uppdaterats (nyaste) behålls: Med det här alternativet behålls den senaste ändringen och den äldsta förkastas. Jag avgör själv vilka värden som ska behållas Med det här alternativet kan du själv välja vilka värden som ska behållas och förkastas, ett efter ett vid synkronisering. Längst ned i inställningsfönstret kan du klicka på länken Frånkopplade användare för att se vilka användare som är frånkopplade från the centrala databasen. Detta förutsätter att du har en serverinstallation med minst en klient. Länken Synkroniseringskonflikter visar en lista över alla konflikter och hur de har hanterats under de senaste sju dagarna. Listan specificerar värdet i den lokala databasen (Värde) samt i den centrala databasen (Centralt värde) samt vilken regel som tillämpades för att hantera konflikten. 6

Synkronisering och bruk av programmet Koppla från central databas Så här kopplar du från och skapar en lokal databas i Mamut Enterprise Travel CRM: 1. Välj Arkiv och klicka på Koppla från. 2. Välj vilka dokument du vill ta med vid synkroniseringen av den lokala databasen. Tänk på att det kan ta lång tid att koppla från den centrala databasen vid stora datamängder och att dokumenten kan ta stor plats. Läs mer om de olika alternativen för dokument nedan. 3. Klicka på Nästa och vänta tills programmet har kopierat färdigt databasen lokalt. 4. Klicka på Slutför. Programmet avslutas. 5. Starta programmet. Du arbetar nu i en lokal kopia. I titelraden överst står det [Frånkopplad] för att indikera detta. 7

Mamut Enterprise Travel CRM Mer om dokument Har du en bärbar enhet med liten plats eller om du vill att synkroniseringen ska gå så fort som möjligt, kan du välja att bara ta med Mina dokument eller Inga dokument alls. Alla dokument inkluderar dokument som andra har lagrat i databasen, medan Mina dokument bara är de du har skapat själv (Skapat av), samt de där ditt namn står som Författare eller Vår referens. Många användare upplever att de inte har behov för några dokument över huvudtaget när de arbetar frånkopplat. I så fall kan du välja Inga dokument. Därmed kan processen med att skapa en lokal databas gå väsentligt snabbare. Valet du gör här sparas så att det föreslås som förval nästa gång du kopplar från den centrala databasen. Koppla till och synkronisera med central databas Om du tidigare kopplat från den centrala databasen och startar programmet med tillgång till den, får du en fråga om du vill koppla upp dig mot den centrala databasen och synkronisera ändringar och nya data från den lokala kopian. Om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala inträffar en konflikt i fråga om vilka data som ska behållas. De inställningar du gjort för konfliktlösning avgör vad som ska behållas och vad som ska kastas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Om du har valt att lösa detta manuellt under inställningar för synkronisering kan du nu lösa eventuella konflikter en efter en. Om du har valt att lösa konflikter automatiskt, hanterar programmet detta utifrån de inställningar du gjort. Mer information om synkroniseringsinställningarna hittar du i avsnittet "Synkroniseringsinställningar". Så här kopplar du till den centrala databasen: 1. Starta programmet på din dator medan du har tillgång till den centrala databasen. Efter inloggningen får du ett meddelande om att programmet har hittat den centrala databasen. 2. Svara Ja till att koppla upp mot den centrala databasen. Om du svarar Nej kommer du fortsätta vara frånkopplad. 3. Klicka på Nästa för att synkronisera databaserna. Om du har valt att konflikter ska lösas automatiskt kommer du till fönstret i punkt 7. 4. Klicka på Lös konflikter för att lösa eventuella konflikter manuellt. Information visas om hur många konflikter som finns i de olika modulerna. 5. Välj vad du vill överföra till den centrala databasen i fönstret som öppnas och klicka på Slutför när du är klar. 6. Klicka på Nästa för att synkronisera de ändringar du gjort. 7. Klicka på Slutför. Programmet stängs och startas automatiskt om, kopplat till den centrala databasen. Den lokala databasen kan inte längre användas. 8

Tillgång till Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar TILLGÅNG TILL TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISE-UTÖKNINGAR När du har köpt tilläggsprodukter får du en licens för varje produkt. Om du har fått flera licensnummer måste du börja med att registrera licensnumret som gäller för själva programmet. Därefter kan du registrera licensnumret för serviceavtalet eller andra tilläggsprodukter. Obs! Vid registrering är det viktigt att du skriver in licensnumret exakt som det står i brevet/epostmeddelandet som du har mottagit. Var till exempel uppmärksam på skillnaden mellan bokstaven "O" och siffran "0". Licensnummer innehåller inte bokstaven "O" - bara siffran "0". Om du har köpt en Tilläggsprodukt eller Enterprise-utökning efter att du har installerat och registrerat programmet kan du vanligtvis aktivera licensen genom att klicka Hjälp - Om - Ladda ner licensfil. Vissa Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar måste registreras på din företagsdatabas eller på användare som ska ha tillgång till den nya funktionaliteten.när du har registrerat tilläggslicensen och startat om ditt Mamut-system kan du administrera licensen. Detta görs under menyn Hjälp - Om - Administrera licensinformation. Obs! Ta reda på om tilläggsprodukten gäller för antal Användare, antal Företagsdatabaser eller Alla användare och företagsdatabaser. Så administrerar du tillgång till tilläggsprodukten: 1. Klicka på Hjälp - Om - Administrera licensinformation. 2. Under Tilläggsprodukter visas en lista över alla tillgängliga produkter. Markera den aktuella produkten och klicka Lägg till. 4. Välj företagsdatabas eller användare och klicka OK. Upprepa detta steg om du vill lägga till fler produkter. 5. Avsluta och starta programmet på nytt. Tilläggsproduktsfunktionaliteten är nu tillgänglig för de valda företagsdatabaserna eller användarna. Obs! Nederst på sidan visas alla dina licenser för tilläggsprodukter. Du kan lägga till så många användare/företagsdatabaser som din licens tillåter. 9

Mamut Enterprise Travel CRM INSTALLERA EXEMPELDATABASEN/UTVÄRDERA PRODUKTER Många har redan installerat exempeldatabasen med hjälp av Guiden för första uppstart. Är du osäker på om du installerat exempeldatabasen så kan du kontrollera genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Du får då upp företagsdatabaslistan som visar en översikt bland installerade företagsdatabaser. Är du redan kund men vill utvärdera tilläggsprodukter eller utökade produkter, så kan du göra det genom att använda exempeldatabasen. Så installeras exempeldatabasen: Välj Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. Obs! När du loggar in på exempeldatabasen kommer du att kunna välja produkt för utvärdering och eventuellt tillgängliga tilläggsprodukter. Det är även möjligt att ta bort en företagsdatabas från installationen. Det gör man i fönstret Företagsdatabaslista. 10

Mer information MER INFORMATION Service och support Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Läs mer om Mamut Serviceavtal nedan. Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter erbjuder dig en omfattande personlig serviceapparat som hjälper dig vid behov. Under Support på www.mamut.se/support kan du använda funktionen Artikelsök för att hitta tips som kan hjälpa dig att lösa det aktuella problemet. Här hittar du dessutom en länk till de tio senaste supportartiklarna samt en länk till de tio mest lästa artiklarna. Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via programmet Det enklaste sättet att ta kontakt med Mamut Supportcenter är via programmet. I fokusområdet Mamut Supportcenter kan du hitta svar på dina frågor samt skapa nya ärenden. Status och svar på dina ärenden hittar du på samma ställe. Du måste vara ansluten till Internet för att använda denna funktion. Ta kontakt via e-post: Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till support@mamut.se. Ta kontakt via telefon: 08-566 991 70 Supporttelefonen är öppen från kl. 9.00-16.00 alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Ta kontakt via fax: 08-566 991 71 Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl. 9.00-16.00, då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. Brev kan skickas till: Mamut AB Box 7654 103 94 Stockholm 11

Mamut Enterprise Travel CRM Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Serviceavtal säkrar att du alltid är förberedd och har full kontroll i alla situationer du eller ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheterna Vi ser till att ditt Mamut-system alltid är uppdaterat i förhållande till nya regler, momsändringar och blanketter. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning. Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt i takt med teknologisk utveckling, nya normer, respons från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din vardag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum kommer du att motta e-postmeddelanden med tips om användning av Mamutsystemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheter, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudande Mamut ger dig även specialerbjudande på Mamut-produkter samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. 12

Mer information Mamut Academy Kurstyper på Mamut Academy Mamuts kursverksamhet heter Mamut Academy. Mamut AB levererar kompletta lösningar för ekonomistyrning, försäljning/kunduppföljning, inköp/logistik, lön/personal, tidrapportering/projekt samt skatt/privatekonomi. Kursverksamheten Mamut Academy är ett erbjudande till dig som vill arbeta så effektivt som möjligt med Mamut Business Software och tillhörande arbetsområden. Nu kan du och dina medarbetare få möjlighet att utnyttja alla funktionerna i Mamutsystemen, något som både stimulerar verksamheten och dig som jobbar med systemet! Startkurs Denna kurs är anpassad för nya användare av Mamut Business Software. Kursen ger en inblick i hur programmet är strukturerat samt ger en bra introduktion till hur man kommer igång på bästa sätt. Grundkurs Dessa kurser berör vissa fackområden i produktserien Mamut Business Software. Grundkurserna ger deltagaren en grundlig inblick i de olika delarna av Mamut-systemen. Detta ger goda förutsättningar för att effektivisera arbetet i systemet. Fortsättningskurs Dessa kurser berör områden som inte behandlas i grundkurserna. Fortsättningskurserna ger djupgående kunskap om systemets avancerade funktioner. Kurspaket Kurspaketen inriktar sig mot enskilda system i produktserien Mamut Business Software. Kurserna ger deltagaren en helhetsförståelse för det aktuella systemet. Ett kurspaket består av ett antal fristående kurser. Företaget kan skicka olika deltagare på de olika kursdagarna, om detta skulle vara aktuellt. Kurser av typen Mamut Lön kan inte ingå i ett kurspaket. Mamut Lön-kurs Dessa kurser behandlar endast Mamut Lön. Välj kurs efter dina tidigare kunskaper. I kursprogrammet finns något som passar alla användare, från nybörjare till van användare. Kurser i Mamut Lön ingår inte i vissa kurspaket. Specialkurs Specialkurserna behandlar särskilda ämnen inom ett eller flera arbetsområden och/eller program. Företagsanpassad kurs På förfrågan kan vi ordna skräddarsydda kurser för ditt företag eller organisation. Detta kan vara givande om din verksamhet har säregna rutiner eller många från samma organisation behöver utbildning i Mamutprogrammet. En företagsintern kurs ger dina medarbetare en grundlig utbildning i effektiv användning av Mamut Business Software i ditt företag. Vi kan hålla företagskurser i dina lokaler eller i våra kurslokaler som är utrustade med all nödvändig utrustning. Onlinekurs Utöver vanliga kurser erbjuder Mamut även onlinekurser. Du kopplar upp dig till kursen via din egen dator (hemifrån eller på kontoret) och har möjlighet att ansluta till en telefonkonferens för ljud. Det är värt att notera att denna kurs fokuserar på visning/genomgång av funktionalitet medan den praktiska träningen sker på kursdeltagarens eget initiativ efter avslutad kurs. Mer information hittar du här: www.mamut.com/se/support/academy/online.asp. För mer information om Mamut Academy, eller för att få tillskickad vår kurskatalog/kursplan, kontakta oss på telefon 08-566 991 10 eller via e-post: academy@mamut.se. Du kan även hitta information på våra hemsidor: www.mamut.se/academy. Alla kursdeltagare får ett kursbevis för deltagandet. 13