Anbudsinbjudan Certifieringstjänster avseende kvalitetsledning och miljöledning 2012

Anbudsinbjudan Certifieringstjänster avseende kvalitetsledning och miljöledning 2012 Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 1 (11)

ANBUDSINBJUDAN... 4 1 ALLMÄN INFORMATION... 4 1.1 OM SMHI... 4 1.2 OM DENNA UPPHANDLING... 4 1.3 OMFATTNING... 4 1.4 DOKUMENTATION... 4 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 5 2.1 UPPHANDLINGSFORM... 5 2.2 TIDPLAN... 5 2.3 SKRIFTLIGT... 5 2.4 SPRÅK... 5 2.5 SKALL KRAV... 5 2.6 KONTROLLBILAGA... 5 2.7 UNDERTECKNANDE AV ANBUD... 5 2.8 INLÄMNANDE AV ANBUD... 6 2.9 SISTA DAG FÖR ANBUD... 6 2.10 GILTIGHET FÖR ANBUD... 6 2.11 KOSTNADER FÖR ANBUD... 6 2.12 OFULLSTÄNDIGA UPPGIFTER... 6 2.13 TILLDELNINGSBESLUT... 6 2.14 SEKRETESS... 6 2.15 ÖNSKEMÅL OM SEKRETESS... 6 2.16 FRÅGOR OM ANBUDSINBJUDAN... 7 2.17 UPPHANDLANDE ENHET... 7 2.18 KONTAKTPERSON... 7 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 7 3.1 ERFARENHET AV OLIKA VERKSAMHETSOMRÅDEN... 7 3.2 INTERNATIONELL VERKSAMHET... 7 3.3 TYSTNADSPLIKT... 7 3.4 SÄKERHETSKONTROLL... 7 3.5 FÖRSÄKRING... 7 3.6 EKONOMISK STABILITET... 7 3.7 LAGSTADGADE SKYLDIGHETER... 8 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 8 4.1 HUVUDREVISION... 8 4.2 SVENSKA... 8 4.3 ARBETSFORM... 8 4.4 MILJÖPOLICY... 8 5 PRISER... 8 5.1 SPECIFICERING... 8 5.2 PRISJUSTERING... 8 5.3 RESEKOSTNADER... 9 6 KOMMERSIELLA KRAV... 9 6.1 AVTALSTID... 9 6.2 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR... 9 6.3 FAKTURERINGSADRESS... 9 6.4 OMFÖRHANDLING... 9 6.5 ÖVERLÅTELSE... 9 6.6 AVTALSBROTT OCH HÄVNING... 9 6.7 KONKURS OCH OBESTÅND... 10 6.8 TVIST... 10 6.9 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR... 10 Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 2 (11)

7 KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING... 10 7.1 STEG I FINANSIELL FÖRMÅGA... 10 7.2 STEG II KVALIFIKATIONSKRAV... 11 7.3 STEG III UTVÄRDERING... 11 8 BILAGOR... 11 8.1 BILAGA 1... 11 Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 3 (11)

Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende certifieringstjänster för miljöledning och kvalitetsledning till SMHI. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Anbud kommer att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället ska lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering i Vismas databas för upphandlingar, samt på SMHIs externa hemsida. 1 Allmän information 1.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHI bidrar till ett säkert och hållbart samhälle genom att ta fram och leverera beslutsunderlag både för allmänhet och anpassat till specifika användarbehov. En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida www.smhi.se. 1.2 Om denna upphandling SMHI är certifierat rörande kvalitetsledning enligt ISO 9001 och rörande miljöledning enligt ISO 14001. Informationssäkerhetsarbete hanteras enligt riktlinjerna för LIS (Ledningssystem för informationssäkerhet). Enligt SMHIs interna riktlinjer ska leverantörer av fortlöpande tjänster upphandlas. Då nuvarande certifikat löper ut 2012-06-21 gör SMHI därför en ny upphandling inför recertifieringen. 1.3 Omfattning SMHI är sedan 2003 certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001. Området anges på nuvarande certifikat som Insamling och bearbetning av data, analys- och prognosarbete samt utveckling, produktion och försäljning av kundanpassade produkter rörande väder- och vattenförhållanden. Expertorgan inom meteorologi, hydrologi- och oceanografiområdet med konsultverksamhet, forskning och utveckling. 1.4 Dokumentation Denna anbudsinbjudan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: http://www.smhi.se/omsmhi/upphandlingar/aktuella-upphandlingar-1.8169. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 4 (11)

Sök där efter Upphandling Certifieringstjänster På samma plats kommer inkomna frågor och SMHIs svar på dessa frågor att publiceras. Anbudsgivare bör därför regelbundet kontrollera denna webb-plats för att fånga upp om ny information om upphandlingen har lagts ut, då detta är enda plats för publicering om denna. Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling, enligt 15 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: www.kkv.se. 2.2 Tidplan 2012-01-10 Annonsering 2012-01-30 Sista dag för anbud 2012-01-31 Anbudsöppning 2012-01-31 2012-02-17 Anbudsutvärdering 2012-02-20 Tilldelningsbeslut skickas ut 2012-03-02 Kontrakt tecknas 2012-03-19 Nytt avtal startar 2.3 Skriftligt Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Anbud Certifieringstjänster 2011/817/243. Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Kopian ska helst vara i digitalt format. Förtryckt broschyrmaterial behöver dock inte särskilt skannas för den elektroniska kopian. Anbud per fax eller mail accepteras inte, då anbudssekretessen då inte kan garanteras. 2.4 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.5 Skall krav Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda skall-krav. Alla ställda skall-krav måste uppfyllas för att anbudsgivaren skall kunna bli aktuell som leverantör. Uppfyllnad av samtliga ställda krav redovisas på ett samlat sätt med hänvisning till respektive krav. De anbudsgivare som uppfyller ställda skall-krav, går vidare till utvärdering. Ofullständiga anbud får inte behandlas, och kommer därför inte att tas upp till utvärdering. 2.6 Kontrollbilaga Kontrollbilagan (bilaga 1) skall fyllas i och bifogas med anbudet. 2.7 Undertecknande av anbud Företagsuppgifter med bl.a. organisationsnummer och hemort skall anges. Anbudet skall vara undertecknat av behörig. Ställningsfullmakt för behörigt undertecknande skall framgå se bilaga 1. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 5 (11)

2.8 Inlämnande av anbud Anbud (märkt Anbud Certifieringstjänst 2011/817/243 ) kan skickas med post till: SMHI Registrator 601 76 Norrköping Anbud kan också lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16:00. 2.9 Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommit senast till 2012-01-30. För sent inkomna anbud får inte behandlas oberoende av anledningen till förseningen. 2.10 Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med 2012-05-30, vilket skall bekräftas i anbudet. I händelse av överprövning av upphandlingen kan SMHI komma att tillfråga anbudsgivarna om förlängning av anbuds giltighet så att upphandlingen kan avslutas, efter slutgiltigt avgörande i rättsprocessen, med dem som accepterar sådan förlängning. 2.11 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.12 Ofullständiga uppgifter Anbud med ofullständiga uppgifter kommer att förkastas som ofullständigt anbud. 2.13 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör. 2.14 Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. 2.15 Önskemål om sekretess För att eventuell sekretessprövning snabbare skall kunna ske av SMHI, kan leverantören i förväg ange om någon del av anbudet önskas sekretessbelagt, och i så vall varför. Om så önskas skall leverantören precisera vilka uppgifter som avses, och ange på vilket sätt anbudsgivaren kan komma att lida skada om uppgifterna röjs (se även 2.14). Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 6 (11)

2.16 Frågor om anbudsinbjudan Frågor gällande förfrågningsunderlaget sänds via e-post till upphandling@smhi.se Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. (Se www.smhi.se under Om SMHI /Aktuella Upphandlingar/ Certifieringstjänster). Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden. 2.17 Upphandlande enhet SMHI Ekonomi Inköp 601 76 Norrköping 2.18 Kontaktperson Hans Stjärnskog E-post upphandling@smhi.se 3 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivaren skall vara ackrediterad att utfärda certifikat för ledningssystem enligt aktuell standard för ISO 9001 och ISO 14001. Anbudsgivaren skall ha svensktalande revisorer som genomför revisionerna av SMHI. 3.1 Erfarenhet av olika verksamhetsområden Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av certifiering av såväl forskningsverksamhet, kunskapsorganisationer, affärsverksamhet som offentlig verksamhet. Anbudsgivaren skall lämna en referens för varje verksamhet som anges ovan. 3.2 Internationell verksamhet Anbudsgivaren skall vara internationellt verksam. Anbudsgivaren skall beskriva i vilka länder anbudsgivaren har utfärdade giltiga certifikat. 3.3 Tystnadsplikt Anbudsgivaren skall ansvara för att all personal inom dennes verksamhet iakttar tystnadsplikt gällande uppgifter som anbudsgivaren och dess personal kan få kännedom om i samband med uppdragets utförande. Anbudsgivare skall bekräfta att man accepterar att revisorer åtar sig att skriva på sekretessförbindelse enligt ovan. 3.4 Säkerhetskontroll SMHI förbehåller sig rätten att säkerhetskontrollera antagen anbudsgivarens personal. Anbudsgivare skall bekräfta att man accepterar att SMHI kan kräva sådan säkerhetskontroll. 3.5 Försäkring Anbudsgivaren skall ha giltig ansvarsförsäkring. Uppgift som styrker att sådan försäkring finns skall bifogas anbudet. 3.6 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren skall ha en god och stabil ekonomi motsvarande minst UCs kreditvärdighet 3 (tre). SMHI kommer att kontrollera detta genom uttag av uppgifter från UC. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 7 (11)

3.7 Lagstadgade skyldigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. SMHI kommer att kontrollera detta genom uttag av uppgifter från UC. 4 Krav på tjänsten 4.1 Huvudrevision Huvudrevision skall kunna ske så att period med ej giltigt certifikat, från vald leverantörs sida, inte ska behöva inträffa. Anbudsgivaren skall ha beskrivna rutiner för övertagande av uppdraget från nuvarande leverantör. Dessa rutiner skall beskrivas i anbudet. 4.2 Svenska Certifieringar skall kunna göras i första hand baserat på beskrivningar på svenska av ledningssystemen. Vissa delar kan vara beskrivna på engelska. Anbudsgivaren skall bekräfta att revision kan baseras på svenska och engelska handlingar. 4.3 Arbetsform Anbudsgivarens arbetsform för huvud- och uppföljningsrevision skall beskrivas. Anbudsgivarens arbetsform för konsultativt arbete, samt gränsdragning mellan de revisionella och de konsultativa delarna skall beskrivas. Anbudsgivare skall beskriva arbetsformer för avvikelser respektive övriga iakttagelser. Anbudsgivaren skall beskriva sin process för uppgradering av kunders certifikat när ny utgåva av standard utkommer under avtalsperioden Anbudsgivaren skall utpeka ett revisionsteam för första certifieringsperioden om 3 år samt beskriva revisorernas kompetens utifrån SMHIs krav. 4.4 Miljöpolicy Anbudsgivaren skall beskriva sin miljöpolicy. 5 Priser Priset skall anges i SEK. 5.1 Specificering Ersättning skall anges per huvudrevision, respektive per uppföljningsrevision. Antalet revisioner per 3-årsperiod skall anges. Certifikat på svenska och engelska originalcertifikat ska ingå i pris för huvudrevision. Eventuellt pris per utfärdat exemplar av certifikat - utöver original ska anges. Förekommer andra särkostnader relaterade till certifiering eller revision ska dessa anges. 5.2 Prisjustering Avtalade priser får justeras 1 gång per år, enligt prisförändring index K 84. Startmånad är juni 2012. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 8 (11)

5.3 Resekostnader Resekostnader skall ej ingå i anbudssumman. Resekostnader ersätts enligt SMHIs regler för reseersättning. SMHI avtal och policys skall gälla vid ev. övernattning. 6 Kommersiella krav Följande grundläggande avtalsvillkor skall gälla. 6.1 Avtalstid Avtalet gäller i sex (6) år, med rätt för SMHI att avbryta avtalet efter en tre, år utan ersättningsanspråk från leverantören. 6.2 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens plusgironummer, bankgiro eller betaladress - resursnummer på beställaren (erhålls vid avtalstecknande) Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Se vidare på http://www.smhi.se/omsmhi/upphandlingar/for-vara-leverantorer 6.3 Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress: SMHI Faktura 601 76 Norrköping 6.4 Omförhandling Endera parten äger rätt att påkalla förhandling om ändring, tillägg eller uppsägning av avtalet, om något inträffat som påtagligt förändrar förutsättningen för avtalet. Sådan omförhandling ska påkallas skriftligt med angivande av de omständigheter som föranleder omförhandlingen. 6.5 Överlåtelse Ingånget avtal får inte överlåtas utan SMHIs skriftliga godkännande. Om överlåtelse sker utan SMHIs godkännande, äger SMHI rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. 6.6 Avtalsbrott och hävning Part äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan, för det fall motparten på ett väsentligt sätt, eller vid upprepade tillfällen, inte uppfyller sina förpliktelser enligt avtalet. Hävning på Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 9 (11)

grund av väsentligt avtalsbrott, ska dock alltid föregås av skriftlig begäran om rättelse med angivande av tidsfrist, inom vilken rättelse ska ske. 6.7 Konkurs och obestånd SMHI får säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om anbudsgivaren försätts i konkurs, upptar ackordsförhandlingar, träder i likvidation, underlåter att infria accepterad växel eller annan icke tvistig förbindelse, eller eljest kan antas ha kommit på obestånd. 6.8 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kommer överens inom en (1) månad, räknat från den dag då förhandling påkallats, äger vardera parten rätt att hänskjuta den tvistiga frågan till svensk domstol med tillämpning av svensk rätt för avgörande. Norrköpings Tingsrätt ska vara ensam behörig i första instans. 6.9 Rangordning mellan handlingar Som en integrerad del av avtalet ingår nedanstående dokument. Handlingars giltighet gäller i följande ordning: 1. Skriftliga förändringar och tillägg till avtalet 2. Avtalet 3. Aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. Leverantörens anbud 7 Kvalificering och utvärdering En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skall-kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Anbudsgivare ombeds också att i sitt svar följa strukturen i denna anbudsförfrågan, samt att inte bifoga dokumentation, broschyrer, policys mm som inte efterfrågas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg: 7.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 10 (11)

7.2 Steg II Kvalifikationskrav Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven är på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, finansiella och ekonomiska ställning. Observera att alla skall-krav ska vara besvarade och uppfyllda. Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som tillfredsställande uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 7.3 Steg III Utvärdering SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav, och därefter har det lägsta priset. 8 Bilagor 8.1 Bilaga 1 Kontrollbilaga för - Uppfyllande av skall-krav - Företagsuppgifter - Undertecknande av anbud. Dnr 2011/817/243 2012-01-09 Sid. 11 (11)