SLUTRAPPORT Huvudprojektet NyIT Teknisk grundplattform

MAH/ Bibliotek och IT 1(13) Anders Bengtsson och Staffan Krook 2012-05-03 SLUTRAPPORT Huvudprojektet NyIT Teknisk grundplattform Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola www.mah.se Bibliotek och IT 205 06 Malmö

2(13) INNEHÅLL SAMMANFATTNING... 3 BAKGRUND... 4 MÅLUPPFYLLELSE... 6 PROJEKTIDÉ OCH MÅL... 6 PROJEKTFÖRLOPP... 6 ERFARENHETSÅTERMATNING... 7 ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING... 7 KVALITETSSÄKRING... 8 UTBILDNING OCH ROLLER... 8 ÄNDRINGSHANTERING... 9 PRODUKT- OCH DOKUMENTHANTERING... 9 LEVERANS, ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE... 9 INFORMATIONSSPRIDNING... 9 PROJEKT- OCH KUNDUPPLEVD KVALITET... 9 STYRGRUPPENS KOMMENTARER... 9 PROJEKTLEDNINGENS KOMMENTARER... 11 REKOMMENDATION TILL FORTSATT ARBETE... 11

3(13) SAMMANFATTNING IT-avdelningen har under perioden hösten 2010 till våren 2012 genomfört sitt största och mest komplexa projekt. Denna slutrapport sammanfattar två års resultatinriktat arbete och beskriver projektets alla delar. Projektet NyIT formades utifrån högt uppsatta mål för att säkerställa användarnas behov och för att möta organisationens framtida krav avseende IT-stöd. Med projektets slutförande är grunden lagd och det är med stort intresse IT-avdelningen ser framtiden an med nya uppdrag, utmaningar och möjligheter som kan hanteras inom ramen för den tekniska plattform som NyIT möjliggör. Engagemanget för projektets genomförande bland IT-avdelningens personal, har varit långt över förväntan, speciellt med tanke på det dagliga arbete som åligger var och en medarbetare. Detta engagemang har medfört att NyITprojektet genomförts inom utsatta tidsramar och uppnått uppsatta mål. Under 2009 stod det klart att IT-miljön var föråldrad och att något måste göras. Mål utformades utifrån visionsdokument och egna tankar om hur en modern effektiv IT-miljö kan byggas. NyIT projektet hade inte varit genomförbart utan det förnyelsearbete som pågått parallellt med projektet. För att stödja NyIT har den gamla serverparken bytts ut och ersatts med ett DataCenter, ett i sig omfattande projekt. DataCenter ger möjligheten att kunna arbeta med virtualiserade servrar och därigenom uppnå utbyggbarhet kombinerat med kostnadseffektivitet. DataCenter är idag i full drift och motsvarar alla krav som kan ställas på en modern driftcentral. Infrastrukturen har till stora delar bytts ut och ersatts med ett nätverk med genomgående ny högpresterande utrustning. Utfallet av nätverksförnyelsen omfattas inte av denna rapport utan kommer att redovisas separat. Stora delar av de förändringar som projektet medfört, har haft låg påverkan eller uppmärksamhet för normalanvändare och den personal som arbetar med administrativa system. Detta ses som en stor och viktig framgång för projektet, då dagliga arbetsrutiner ej påverkats i nämnvärd grad. Det som varit synligt för användaren är speciellt E-postomläggningen, bytet av inloggning från Novell till Microsoft, dokumentflytten från den gamla till den nya server-miljön samt nu senast, skrivaromläggningen. Det står klart att viss påverkan och därav följande oro hos medarbetare uppstod vid dessa kritiska faser. Men med tanke på de oerhörda mängder av data som skulle kopieras eller synkroniseras mellan gamla och nya system så måste resultatet betecknas som mycket gott. Personal och studenter hade mail och sina hemkataloger på plats inom ett par dagar.

4(13) Ett intensivt informationsarbete baserat på en väl genomarbetad kommunikationsplan genomfördes av Team Kommunikation & marknadsföring för att minimera personalens osäkerhet. Systemadministratörerna inom ekonomi råkade ut för en miss i synkroniseringen av data på grund av de parallella världar som vi befann oss i under övergången. Detta kan ses som en av de mest negativa detaljerna i projektet som helhet. Leveransen av det nya epostsystemet bedöms som en stor framgång. Det nya systemet erbjuder stabilitet och funktionalitet, långt utöver det vad föregående systemet kunde erbjuda. Ett positivt mottagande bland högskolans personal har kommit projektet till kännedom genom återkoppling från olika användare och grupperingar vilket är glädjande. NyIT-projektet har renderat i att medarbetarna inom IT höjt sin kompetens genom att delta i nödvändiga kurser, men även stärkt sin förmåga att delta i stora projekt. Ledningen för huvudprojektet har dragit erfarenheter från projektet i sig och från delprojekten, dessa är redovisade i rapporten under rubriken Rekommendationer för fortsatt arbete. Under denna punkt lyfts idéer om hur IT-avdelningen kan förbättra sitt arbete och sin effektivitet. Dessutom redovisas förslag på projekt och aktiviteter som bör påbörjas, via de möjligheter som ges i och med NyIT-projektets slutförande. BAKGRUND Hösten 2009 togs beslutet att förnya IT-miljön. Beslutet grundade sig på att den befintliga miljön föråldrats och fungerade bristfälligt i flera avseenden. För att kunna leverera tjänster av tillräcklig kvalitet behövdes ständiga inköp av utrustning. Resultatet blev en blandad miljö med gammal och ny utrustning med flaskhalsar som följd. Det var hög risk att viktiga system stannade helt och det rådde tveksamhet om det gick att säkerställa data utan förluster. Ett högrisksystem som kan nämnas i detta sammanhang var e-posten. Att lappa och laga i en föråldrad miljö gjorde det omöjligt att förutse kostnader. Det var dessutom tveksamt om Novell i grunden var kostnadseffektivt. Den befintliga miljön kunde inte leverera framtida behov av moderna tjänster och rykten om att utvecklingen av operativsystemet Novell inom några år skulle upphöra och behovet av nya tjänster gjorde att Novell inte kunde betraktas som ett alternativ för framtiden.

5(13) I Kerfi-rapporten från 2008 togs upp att IT-tekniken på Malmö högskola var gammal och omodern. Även brister i integrationen mellan system nämns. Några beslut och mål som följde av detta resonemang var: Bygga en gemensam IT miljö baserad på Microsofts produkter och tjänster Skapa en standardiserad infrastruktur som är skalbar och flexibel Säkerställa en enhetlig och säker IT-miljö som levererar de tjänster och produkter som olika intressenter önskar inom Malmö högskola Öka effektiviteten och kvalitén i IT-miljön samtidigt som ITrelaterade risker minimeras AD-Projektet tar form IT-projekt av den här omfattningen i organisationer av MAH:s storlek genomförs sällan, eller aldrig, utan hjälp av konsulter som driver hela projektet. Under våren 2010 görs därför marknadsundersökningar för att knyta rätt konsult till projektet. Samtidigt arbetas det med att fastställa vilka krav som skall styra den nya IT-miljön utifrån målformuleringarna. Valet av konsult faller på Enfo-Zipper som visar på framstående resultat när det gäller att byta ut gammal IT-miljö mot Microsofts lösningar. Flera storskaliga projekt i stora organisationer hade med framgång drivits med Zippers projektledning och metoder. Projektet startar i september 2010 under ledning av Enfo-Zipper. Konsultfirman får uppdraget att, tillsammans med IT-avdelningen, leverera en konceptmiljö. En miljö och struktur som när den testats och utvärderats skall vara klar att skalas upp och sättas i drift. Leverans av konceptmiljön skulle ske till årsskiftet 2010-2011. I början på 2011 visar det sig att konceptmiljön inte innehåller de leveranser som var avtalade. Trots ansträngningar och uppmaningar förmår inte Zipper att leverera mer än en AD-design och en namnstandard. Styrgruppen beslutar i detta läge att avbryta samarbetet med Enfo-Zipper. Sammanbrottet föranleder att IT-avdelningen måste ordna en nystart på projektet. Resultatet blir att huvudprojektet, NyIT Teknisk grundplattformstartar, tar form med huvudmålet att säkerställa att avvecklingen av Novell kan ske under första kvartalet 2012.

6(13) MÅLUPPFYLLELSE PROJEKTIDÉ OCH MÅL Mål Skapa en standardiserad infrastruktur som är skalbar och flexibel Säkerställ en enhetlig och säker IT-miljö som levererar de tjänster och produkter som olika intressenter önskar inom Malmö högskola Öka effektiviteten och kvalitén i IT-miljön samtidigt som ITrelaterade risker minimeras Att till 2012-03-31 ha ersatt befintlig Novellbaserad IT-miljö Måluppfyllelse Måluppfyllelsen får betecknas som mycket god. Samtliga delprojekt har slutlevererat i en omfattning och i den tid som krävdes för att huvudprojektets mål-, kostnads- och tidsramar skulle kunna hållas. Detta har medfört att avvecklingen av Novell kunde ske med lyckat resultat och låg påverkan för högskolans verksamhet, utan dröjsmål och därigenom undvika ytterligare kostnader. PROJEKTFÖRLOPP Q2-2011 Projekt NyIT initieras och delprojekt formas Q2/Q3-2011 Test/laboration/implementation av Proof of Concept-miljö Q3/Q4-2011 Driftsättning av skarp miljö Q1-2012 Systemanpassning och avveckling av Novellmiljö Q2-2012 Avrapportering och justering

7(13) ERFARENHETSÅTERMATNING ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING Projektdeltagare Projektledare: Deltagare: Anders Bengtsson, Bitr. IT chef Staffan Krook, Service Level Manager Peter Leanderz, FA support Nils Johnn, FA drift På grund av projektets storlek så beslöts att dela upp arbetsvolymen i delprojekt. Projektgruppen fungerade som styrgrupp för de olika delprojekt som startades efter hand. Denna metod visade sig vara väl fungerande. Delprojekt AD Home/Share SCCM E-post FIM Migrering Fas 1 Migrering Fas 2 Migrering Fas 3 Bibl. publika datormiljö Copy/Print ID-service UAG WebShare Systemanpassning Delprojektledare Rutger Blom Rutger Blom Chris Jensen Christian Andersson Robert Faling Luis Angel, Joakim Jeppsson Anders Ljunggren, AddPro Tomas Stanislawski Nils Johnn (PL ej tillsatt) Åke Jansson Åke Jansson Åke Jansson Åke Jansson Huvudprojektet träffade aktuella delprojektledare torsdagar varje vecka under projektets löptid. Under dessa möten hanterades uppföljning och avrapportering. Till mötena inbjöds även representanter för system och områdesrepresentanter.

8(13) Rekommendationer för framtiden Projekt skall inte startas utan ett väl genomarbetat projektdirektiv. Frånvaron av detta ökade projektets risker avsevärt. Projektet genomfördes utan extra tilldelning av personalresurser vilket också svårt har tyngt avdelningen och verksamheten. En framgångsfaktor har visat sig vara, att delprojekten själva haft möjligheten att knyta behövd spetskompetens via konsulter och därigenom också säkerställa kvalité och en snabbare kunskapsöverföring. Organisatoriskt stöd Samtliga som varit delaktiga i projekten, har visat ett mycket starkt engagemang för projektets framgång. Trots stor arbetsbelastning utöver den löpande verksamheten levererades goda resultat och tidplanen kunde hållas. Insatsen får betecknas som extraordinär från flera av delprojekten som under rådande omständigheter levererat mycket goda resultat. KVALITETSSÄKRING Den kompetensväxling som krävdes i och med bytet av miljö har säkerställts genom stora utbildningsinsatser. Dessa har löpande genomförts under projektets gång. Kompetensförstärkningar har skett inom hela organisationen med utbildningsinsatser som även omfattat personal på områdesnivå. Regelbundna projektmöten med kontinuerlig uppföljning av minnesanteckningar har även det bidragit till att säkerställa kvalitén i projekten. Krav på dokumentation och på leverans av avtal borgar för att ITILprocesserna säkerställs och att leveranserna ligger i linje med avdelningens ställda krav på processer och flöden. Upprättande av en kvalificerad kommunikationsplan tillsammans med Biblioteket tryggade en kvalitetssäkring av kommunikationen från såväl huvudprojekt som delprojekt under projekttiden. UTBILDNING OCH ROLLER En plan för kompetenshöjande åtgärder har tagits fram. Denna bearbetas löpande i IT-ledningsgruppen för att säkerställa att nödvändiga kompetenser och roller finns på plats.

9(13) ÄNDRINGSHANTERING Alla ändringar har kontinuerligt kommunicerats på projektmötena och dokumenterats. PRODUKT- OCH DOKUMENTHANTERING Projektet, NyIT Teknisk grundplattform, har dokumenterats kontinuerligt och återfinns i projektets mapp på Share (N:\BIT\IT\Projekt\). LEVERANS, ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE Detta dokument fungerar som överlämning för godkännande av projektet, NyIT Teknisk grundplattform, till IT-chef samt som information om projektets utveckling och framgångar till verksamheten. INFORMATIONSSPRIDNING Projektet anlitade personal från team Kommunikation & marknadsföring inom BIT för att höja kvaliteten på informationen som gick ut från projektet. Tre medlemmar i teamet; Eva Tornbjer, Ann-Sofie Olsson och Maria Brandström arbetade med olika metoder och medier. En projektwebb sattes tidigt i drift med avsikt att informera om syfte, mål och framsteg. Intervjuer genomfördes och artiklar publicerades bl a i högskolans nyhetsbrev. Informationsmaterial framställdes också i samband med klientmigreringsprojektet, för kontoaktivering, vid omläggning av studentdatorer på biblioteket samt med flera. PROJEKT- OCH KUNDUPPLEVD KVALITET STYRGRUPPENS KOMMENTARER Huvudprojektet, NyIT Teknisk grundplattform, har saknat egen formell styrgrupp. I avsaknad av denna finns inga kommentarer att redovisa för huvudprojektets del. Här kommer istället huvudprojektets kommentarer att redovisas för de ingående delprojekten. Huvudprojektet, NyIT, fungerade under projekttiden, tillsammans med ITledningsgruppen, som styrgrupp för de ingående delprojekten och här följer gruppens kommentarer:

10(13) Allmänt Trots de svåra omständigheterna att ta sig an uppgiften att växla IT-miljö på högskolan, sedan IT-leverantören Enfo-Zipper misslyckats att fullfölja leveransen av en Proof of Concept-miljö, har delprojekten överlag gjort en enastående insats för att säkerställa tidplanen och att leveransen skulle hålla en jämn och hög kvalité utan nämnvärda störningar för personal och studenter i den ordinarie verksamheten. Styrgruppen bedömer resultatet som mycket gott och vill framhålla alla de insatser som gjorts av personalen på BIT och av övriga som varit delaktiga i projekten. Med tanke på att detta är den mest omfattande förändring av högskolans IT-miljö som har skett så är resultatet imponerande med minimala störningar för verksamheten. Högskolan står nu rustad med en modern teknisk plattform på vilken framtida system- och tjänstebehov kan implementeras. Rapporter Samtliga delprojekt, med undantag från SCCM, Copy/Print och UAG, har skriftligen avrapporterats och dokumentationen återfinns i respektive delprojekts mapp på share (N:\BIT\IT\Projekt\). Delprojekt SCCM; Under projektet med System Center Configuration Manager (SCCM) togs beslutet att avvakta version 2012. Eftersom lanseringsdatumet sköts framåt tre gånger, och slutligen på obestämd framtid fattades beslutet att lägga ner projektet för att skapa ett nytt när produkten var färdig och lanserad. Behovet av deployment kvarstod och valet föll på att använda Microsoft Deployment Toolkit (MDT) i avvaktan på ny lösning. MDT används som en funktionsutökande del av SCCM, så även kunskapsvinster beräknades kunde göras vid användandet av produkten i väntan på SCCM. Nytt projektdirektiv har nu utgått innebärande att en förstudie skall genomföras för leverans under Q3-2012 med målet att ge tillräckligt underlag för ett implementationsprojekt möjligt att slutföras till årsskiftet 2012/2013. Delprojekt Copy/Print kunde inte slutföras inom ramen för NyIT projektet på grund av förseningar av upphandling. Malmö högskola valde tidigt under 2011 att vara delaktiga i UMDAC/Uppsala upphandlingen av Copy/Print som tjänst, istället för att genomföra en egen EU-upphandling inom området. Upphandlingen tog dock längre tid än planerat att genomföra och delprojektet var tvunget att lyftas ur projekt NyIT. När upphandlingen var klar i slutet av 2011 genomfördes, utanför projekt NyIT, en förnyad konkurrensutsättning och ett nytt fristående Copy/Print projekt startades under ledning av den vinnande leverantören.

11(13) Delprojekt UAG har inte slutrapporterats på grund av dess ringa omfattning och ses som en aktivitet och en mindre anpassning i miljön. Återkoppling Slutgiltig återkoppling till respektive delprojektledare har i något fall redan skett och kommer i resterande fall att ske på IT-ledningsgruppens tisdagsmöten under maj månad. PROJEKTLEDNINGENS KOMMENTARER Projekt med dessa förutsättningar bör aldrig startas. Med hårt arbete och extraordinära insatser från personalens sida så har det trots allvarliga brister i målformuleringar och med avsaknad av ledning och styrning varit möjligt att vända projektet till en framgångssaga för verksamheten. Arbetet har försvårats avsevärt på grund av att verksamheten i stort haft svårt att möta upp IT-avdelningens processfilosofi. En organisation av Malmö högskolas storlek kräver standardiserade processer och flöden för en effektiv och kvalitetssäkrad hantering av IT-systemen. Högskolans systemförvaltningsmodell är till stora delar ej implementerad och flertalet system saknar formellt utsedda systemägare vilket leder till svårigheter när integration mellan system skall ske. Projektledningen hyser dock stort hopp inför framtiden då högskolans ledning på senare tid visat förståelse och på olika sätt indikerat att organisationen måste gå mot ett mer processorienterat arbetssätt. ITavdelningens egen processmognad har också ökat radikalt i och med de svårigheter som avdelningen ställts inför i samband med de utmaningar som miljöbytet inneburit. REKOMMENDATION TILL FORTSATT ARBETE Ledningen för huvudprojektet har dragit erfarenheter från projektet i sig och från delprojekten i synnerhet. Dessa redovisas här som idéer och förslag hur IT-avdelningen kan förbättra sitt arbete och sin effektivitet. Redovisningen sker i form av förslag på projekt och aktiviteter som bör påbörjas, via de möjligheter som ges i och med NyIT-projektets slutförande.

12(13) NyIT projektets rekommendationer för fortsätt arbete är; IT-ledningsgruppen bör arbeta fram en anpassad projektmodell att standardisera kring samt verka för en ökad projektmognaden inom avdelningen. Arbeta igenom och ta fram en ny, enkel och hanterbar projektmodell Verka för att projekt aldrig startas utan genomarbetade, tydliga och klara projektdirektiv Öka kompetensen på avdelningen rörande projektarbete i stort. Kompetensutveckla fler projektledare Säkerställ att tillräckligt med tid avsätts för de som skall arbeta i projekt Högskolans ledning bör säkerställa att systemförvaltningsmodellen efterlevs och att systemägare utses. Utse formella systemägare för samtliga system Utse formella systemförvaltare för samtliga system Implementera Malmö högskolas Systemförvaltningsmodell Etablera nödvändiga avtal (SLA, OLA). BITs ledning bör omgående hantera brister som föreligger i och med att avdelningens utvecklare saknar arbetsledning. Tillsätt projektledare/arbetsledare för avdelningens utvecklare och verka för en samordning mellan utvecklare anställda inom hela högskolan. IT-avdelningens funktioner skall omgående tillse att all dokumentation säkerställs och håller rätt kvalitet och nivå. Tillse att alla system dokumenteras i enlighet med BIT s dokumentationsmodell. Tillse så att inga nya utvecklingsprojekt startar innan befintlig miljö har dokumenterats och överlämnats till drift. Funktionen Drift bör arbeta vidare med att säkerställa och finjustera miljön både avseende rutiner och övervakning. Skapa förutsättningar för en kontinuerlig och proaktiv övervakning av systemmiljön Ta fram tydliga rutiner för patch-hantering

13(13) IT-avdelningen bör ta en aktiv roll i arbetet att ta fram, och möjliggöra än mer flexibla och mobila lösningar för personal och studenter. En moderniserad dokumenthantering bör etableras som säkerställer tillgänglighet, flexibilitet både avseende lagrings- och samarbetsytor. Förutsättningar bör skapas för den mobila medarbetaren och studenten på distans att kunna nyttja alla system och tjänster oberoende av varifrån de försöker nås. Högskolans ledning bör verka för ökat samarbete över områdesgränserna i IT-frågor. Införa gemensam Service desk SPOC. Verka för gemensamt synsätt och tydliga mål och processer.