1 Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar Version: 1.0 Fastställd: 2013-04-15 Giltig fr.o.m. 2013-04-15 Detta dokument anger vilka hanteringsanvisningar på handlingsnivå som gäller för hela Karolinska Institutet. Hanteringsanvisningarna följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur och ersätter tillsammans med arkivhandbok de tidigare arkivbildningsplanerna
Innehållsförteckning Läsanvisningar... 6 Process: 1.1 Hantera extern styrning... 7 Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen... 7 Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut... 8 Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument... 9 Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten... 9 Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten... 10 Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner... 11 Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt... 12 Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter... 13 Process: 2.1.1 Fakturera kunder... 14 Process: 2.1.2 Betala leverantörer... 14 Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning... 15 Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser... 17 Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet... 18 Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning... 19 Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in... 19 Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster... 22 Process: 2.2.3. Förvalta avtal... 22 Process: 2.3.1 Rekrytera... 23 Process: 2.3.2 Administrera anställning... 26 Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer... 29 2
Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden... 30 Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar... 31 Process: 2.3.6 Ansöka om docentur... 32 Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor... 33 Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering... 34 Process: 2.4.3 Göra kompetensbedömningar för att hantera djur... 35 Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar... 35 Process: 2.6 Administrera IT-stöd... 36 Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar... 37 Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling... 38 Process: 2.8 Kommunicera internt... 39 Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider... 40 Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet... 40 Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor... 41 Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd... 42 Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt... 43 Process: 2.12.1 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter... 43 Process: 2.12.2 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda... 44 Process: 2.12.3 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt... 44 Process: 2.12.4 Utreda misstanke om oredlighet i forskningen... 45 Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram... 45 Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter... 46 Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter... 48 3
Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten... 49 Process: 2.14.1 Bedriva studenthälsovård... 50 Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning... 51 Process: 2.16.1 Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer... 51 Process: 2.16.2 Hantera klagomål och synpunkter... 53 Process: 3.1.1 Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå... 54 Process: 3.1.2 Hantera ansökningar och göra behörighetsbedömningar... 55 Process: 3.1.3 Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning... 57 Process: 3.1.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå... 61 Process: 3.1.5 Utfärda examen på grund- och avancerad nivå... 63 Process: 3.2.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå... 63 Process: 3.2.2 Hantera antagning till forskarutbildning... 64 Process: 3.2.3 Planera och genomföra forskarutbildning... 65 Process: 3.2.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå... 68 Process: 3.2.5 Utfärda examen på forskarutbildningsnivå... 70 Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning... 71 Process: 4.1 Planera forskningsprojekt... 72 Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt... 76 Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt... 79 Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information... 81 Process: 5.2 Ta fram och publicera tryckt information... 82 Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet... 83 Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök... 84 4
Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning... 84 Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning... 85 Exempel på sökingång till hanterinsanvisningarna... 86 5
Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar Läsanvisningar Dessa hanteringsanvisningar gäller för alla Karolinska Institutets handlingar och ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna från 2008. Strukturen i detta dokument följer processerna i klassificeringssrukturen version 1.1, från process 1.1 till process 5.4. Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan i kolumnen Registrering uppgift om handlingen ska registreras i något verksamhetssystem (kan t.ex. vara W3D3, men även andra verksamhetssystem såsom Ladok och Agresso förekommer). Ska handlingen registreras i W3D3 (diarieföras) specificeras dessutom om det är respektive som ska registrera handlingen, eller om det görs centralt vid Universitetsförvaltningen. I kolumnen Bevaras/Gallras anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist samt en hänvisning till den föreskrift som tillåter gallringen (vanligtvis benämnd RA-FS = Riksarkivets författningssamling). Nästa kolumn heter Förvaring/Arkivering och anger om handlingen ska förvaras ute på respektive och/eller levereras till Universitetsförvaltningen. Exempel på handlingar som ska levereras till Universitetsförvaltningen är s.k. arkivlistor från Ladok, handlingar tillhörande doktorandakten och avhandlingar. Kolumnen Löpnummerserie uppger en tänkt löpnummerserie som kan användas i arkivförteckningen. I arkivförteckningen anges en unik beteckning varje förvaringsenhet (arkivbox, server, verksamhetssystem, etc). Kolumnen för löpnummerserie kommer inte att användas i första versionen av hanteringsanvisningarna. Den sista kolumnen, Anmärkning, talar om om det finns något gällande den handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. För att hitta en handling i Hanteringsanvisningarna kan antingen (och kanske enklast) sökfunktionen i Adobe Reader användas för att söka efter en specifik handlingstyp, alternativt om bara tillgång till en papperskopia finns, så är den första sökingången att gå in i den process där handlingen finns. Exempel på hur en sådan sökingång ser ut ges i bilaga 1. 6
Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning Förordning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Regleringsbrev W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. Återrapportering W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen Korrespondens rörande ledamotskap (RA- FS 1991:6, ändrad - Avser avsägelser, entlediganden, etc. Röstlängder (RA- - FS 1991:6, ändrad Röstsedlar (RA- - FS 1991:6, ändrad Valprotokoll (RA- - FS 1991:6, ändrad Personalförteckningar, organisationsplaner W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras 7
Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut Handlingstypens Registrering Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Löpnummerserie Anmärkning namn Föredragningslistor (RA- FS 1991:6, ändrad - Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Kallelser och dagordningar (RA- FS 1991:6, ändrad - Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet (RA- FS 1991:6, ändrad Minnesanteckningar från personalmöten - Gallras efter 5 år (RA-FS 1991:6, ändrad Prefektbeslut - Bevaras Protokoll (avser - Bevaras övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokollsutdrag/beslut W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBL-protokoll. 8
Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Delegationsordning, sspecifik W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen. Handböcker för anställda W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken. Interna riktlinjer och W3D3, diarieförs vid Bevaras föreskrifter Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet respektive (RA- FS 1991:6, ändrad Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv Begäran om extra anslag W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv från erna Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv Beslut om intern W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet. resursfördelning Investeringsbeslut W3D3, diarieförs vid Bevaras 9
respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Personalstatistik Primula Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. (RA-FS 2006:5) Verksamhetsplan - Bevaras Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten FoUU-enkäter - Bevaras, arkiveras kronologiskt Endast för kliniska er Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Specifikationer till Agresso Gallras efter 10 år (RA-FS Ekonomiavdelningen, UF delårsrapport Specifikationer till årsredovisningar 2004:3) Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonton) Register för anläggningstillgångar och inventarier (FA03) Anläggnings- och inventarieregister (FA04) Specifikation av konto 10
1632, 1672 Kundreskontra total (CU051) Leverantörsreskontra total (SU051) Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista Verksamhetsberättelse - Bevaras Årsredovisning - Bevaras UF:s arkiv Årsbokslut resultaträkning, balansräkning och noter + förvaltningsberättelse. Avser de originalexemplar som konsistoriet signerar. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Inspektionsrapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år (RA-FS Ekonomiavdelningen UF 2004:3) Korrespondens av enkel 11
och rutinmässig beskaffenhet Rapporter till W3D3, diarieförs vid Gallras efter 10 år (RA-FS statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen respektive 2004:3) Revisionsplan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen Svar till W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. tillsynsmyndigheter Övriga rapporter till statsredovisningen respektive - Gallras efter 2 år (RA-FS 2004:3) Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Projektbeskrivning/projektidé W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Projektbeställning W3D3, diarieförs vid Bevaras Respektive. Se generell anmärkning. Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt respektive - Gallras vid projektavslut - Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 12
Projektplan W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras/Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:6, ändrad Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Rapporter W3D3, diarieförs vid respektive Utredningar W3D3, diarieförs vid respektive Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut Se även generell anmärkning. - Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. Bevaras Se generell anmärkning. Bevaras Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Inkommande enkäter W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv UF Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Remisser W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Remissvar W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Se generell anmärkning. 13
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.1 Fakturera kunder Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kundreskontra Agresso Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per Kundreskontrans verifikationer redovisningsperiod. Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.2 Betala leverantörer Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Leverantörsverifikationer Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Leverantörsreskontra Agresso (extra modul) Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. 14
Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Leverantörsreskontrans verifikationer Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings- och inventarieregister Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år (RA- Betalningsförslag (SU07) FS 2004:3) Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Dagbok (verifikationsjournal) Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Grundbok Agresso Huvudbok Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i 15
Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. Huvudboksverifikationer Contempus Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Inventeringslistor/Inventarieblanketter - Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Kodplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto- och objektplan. Kontoplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser. Kontoutdrag checkkonton i bank Gallras efter 10 år (RA- Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet FS 2004:3) Objektplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser. Pack-/fraktsedlar samt ordererkännande (RA-FS 1991:6), se anmärkning - Om pack/fraktsedeln inte stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 16
10. PG-giroutbetalningar Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Personalekonomiska redovisningar - Bevaras Ekonomiavdelningen UF Plusgirot CasaNova avstämningar Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Plusgiroutbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Plusgiroutbetalningar totaler Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Rekvisitioner samt följesedlar Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU- Utdatalistor från Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet, utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Återredovisning från Plusgirot (GL18B) - Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor - Gallras efter 10 år (RA-FS 2004:3) Avtal W3D3 Bevaras Deklarationer - Gåvobrev W3D3, diarieförs vid Bevaras 17
respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Placeringsrådets beslut W3D3 Bevaras Testamenten W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar - Bevaras Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet Ansökningar om resebidrag W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Ansökningar om stipendier W3D3, diarieförs vid respektive Icke beviljade ansökningar om stipendier kan gallras 2 år efter beslut, beviljade ansökningar kan gallras 10 år efter beslut enligt RA- FS 2007:1 (men kan för enkelhetens skull bevaras). Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel ska bevaras. Överklagade ansökningar ska dock bevaras i en besvärsakt. Beslut W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras 18
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansieringsavtal W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive Inbjudningar och program till forskningsseminarier Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet - Gallras efter 10 år, se anmärkning Förvaras och gallras som ett underlag till verifikationen. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet: EU-upphandling. Genomförs av upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet: Förenklad och urvalsupphandling. Genomförs av upphandlingsenheten men får göras av erna om kompetens finns. 19
Direktupphandling: Formell nivå för direktupphandling fastställs varje år. Kontakta upphandlingsenheten vid UF för aktuellt belopp. Ska genomföras enligt KI:s handledning för upphandling. 1-10 tkr: S.k. över-disk-köp. Upphandlingen får ske muntligt men ska dokumenteras. Anbudsannons/anbudsinbjudan W3D3, diarieförs vid respektive TendSign Bevaras, upphandlingsakt Avser annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud eller annan inbjudan att inkomma med Anbud (antaget) TendSign Bevaras, upphandlingsakt Anbud (antaget) bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) TendSign Gallras efter 5 år (RA-FS 2004:2, ändrad 2005:1) Anbud (ej antaget) TendSign Gallras efter 5 år (RA-FS 2004:2, ändrad 2005:1), se anmärkning. Anbudsutvärdering Anskaffningsbeslut Begäran om upphandlingsstöd Beställning (som ej ingår i upphandling) W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Bevaras Bevaras, upphandlingsakt, upphandlingsakt UF:s arkiv intresseanmälan. Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar. Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. Bevaras Avser ej avrop mot ramavtal (dessa hanteras 20
separat) eller beställningar av ringa karaktär, dessa behöver ej diarieföras. Behovsanalys - Bevaras, upphandlingsakt Beslut i upphandlingsprocessen W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Följesedel, se anmärkning Förfrågningsunderlag Korrespondens av vikt under anbudstiden Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Sändlista Tackbrev till ej antagna leverantörer Tilldelningsbeslut Öppningsprotokoll W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive TendSign W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive TendSign W3D3, diarieförs vid respektive Se Beslut i upphandlingsprocessen W3D3, diarieförs vid respektive TendSign, upphandlingsakt, upphandlingsakt, upphandlingsakt, upphandlingsakt Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:2, ändrad 2005:1) - - Bevaras, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusiv prövningar och tester, samt referenstagning. Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. I mån av förekomst. 21
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster Anbud W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beställning W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.3. Förvalta avtal Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Avtal/kontrakt med bilagor W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beställning eller motsvarande handlingar vid W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras, arkiveras med avtalet avrop mot ramavtal Förnyade/förändrade avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras, Se generell anmärkning. 22
respektive arkiveras med originalavtalet Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Statistik - Bevaras Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.1 Rekrytera Annons Netrecruiter, W3D3, Bevaras registreras och diarieförs vid UF. Ansökan om anställning inom anställningsärenden (UF:s arkiv, personalakt) Netrecruiter, W3D3, registreras och diarieförs vid UF. Gallras efter 2 år/bevaras, se anmärkning Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft (RA-FS 2004:1). Ansökan som leder till anställning bevaras i personalakt vid Universitetsförvaltningen. Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Gallras efter 1 år/bevaras, se anmärkning (UF:s arkiv, personalakt) Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år (RA-FS 1991:6). Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Anställningsärende Netrecruiter, W3D3, Bevaras eller gallras vid (UF:s arkiv) Ansökningshandlingarna kan 23
avbruten rekrytering registreras och diarieförs vid UF. Behovsanalys Beslut om anställning Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Blanketter för företrädesrätt till återanställning Företrädesrätt till återanställning (blanketter för) inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Kan överklagas. W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst UF - Gallras vid UF:s arkiv överklagandetidens utgång (RA-FS 1991:6, ändrad Netrecruiter, W3D3, registreras och diarieförs vid UF. Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång (RA-FS 1991:6, ändrad - Gallras efter 1 år (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning Gallras efter 1 år förutsatt att återanställning inte sker (RA-FS 1991:6), se anmärkning - Litteraturförteckningen bevaras Se anmärkning Se anmärkning Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om 24
återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Korrespondens Kravprofil Lista över annonseringsplatser Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Personlighetstest Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts Sammanställningar av intervjuer Tillbakatagande av ansökan Överklagande W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid Bevaras UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF Se anmärkning UF:s arkiv Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad. Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst UF:s arkiv - Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. Se anmärkning UF:s arkiv (I mån av förekomst) Personlighetstest för den sökande som har anställts bevaras, för dem som inte har erhållit tjänsten kan de gallras vid inaktualitet (RA- FS 1991:6, ändrad. Bevaras Bevaras Bevaras UF:s arkiv UF:s arkiv UF:s arkiv Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst 25
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.2 Administrera anställning Adressändring, avisering om - Anknytningsbeslut KIMKAT Bevaras Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) UF:s arkiv Anställningsavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder. Ansökan om bidrag till - Bevaras UF:s arkiv, personalakt arbetshjälpmedel Ansökan om entledigande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Ansökan till Försäkringskassan om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Primula Ansökningar om resebidrag W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Arvodesuppgifter Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula 2006:5) Aviseringslistor Primula Gallras vid inaktualitet (RA-FS 2006:5) Bevaras idag tillsvidare i Primula Avsked/uppsägning/omplac - Bevaras UF:s arkiv, personalakt ering Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av Primula Gallras efter 2 månader (RA-FS 2006:5) Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. 26
transaktionsinformation Beslut från Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro 2006:5) Individuella beslut - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Kompetensutveckling, handlingar rörande Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) W3D3, diarieförs vid UF Kurskatalog Bevaras personalutbildning Ledighetsansökningar Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Loggsammanställningar Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Läkarintyg - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) UF:s arkiv UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, personalavdelningen Mottagningsavtal W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Namnändring, avisering om Primula Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalbeslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Levereras till UF. Levereras till UF. Levereras till UF en gång i månaden. Avser läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI. 27
Personalutredning W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv, personalakt UF Primula - Bevaras UF:s arkiv Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Redovisning av bisysslor W3D3, diarieförs vid respektive förutom prefekters bisysslor som diarieförs vid UF Bevaras Redovisning av prefekters bisysslor förvaras vid UF. Sjukförsäkran Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Tjänstgöringsjournaler, digitala Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper UF:s arkiv, se anmärkning - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Gallras vid inaktualitet Primula (RA-FS 2006:5) Primula Bevaras Primula Primula Gallras vid inaktualitet Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Primula Primula Varsel rörande anställningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Överenskommelse om Bevaras forskarflytt W3D3, diarieförs vid den som har upprättat överenskommelsen Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. Övertids/mertidsrapporter Primula Gallras efter 2 år (RA-FS UF:s arkiv, Levereras till UF:s 28
2006:5) personalavdelningen personalavdelning en gång i månaden. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv UF Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet MBL-protokoll - Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten - Bevaras Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive. 29
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula skatteavdrag 2006:5) Kontrolluppgifter till Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula Skatteverket 2006:5) Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kontrollistor för retroaktiva Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula löneberäkningar 2006:5) Löneartsförteckningar Primula Bevaras Primula Lönebesked Primula Primula Lönekostnadsspecifikationer Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Primula, tas ut på papper Lönelistor Primula Bevaras Primula Rekvisitioner för Gallras efter 17 år mervärdesskatt Reseräkningar med bilagor Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Sammanställningar och Primula Gallras vid inaktualitet Primula avstämningar av (RA-FS 2006:5) lönehändelser Signalistor Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Skatteredovisning (uppgifter Primula Gallras efter 10 år (RA-FS för) 2006:5) Skatteuppgifter Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Primula Primula Primula Räknas som loggsammanställningar Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. 30
Tidsredovisning/underlag Excel, Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula till flextidssystem 2006:5) Underlag för lön - Gallras efter 2/10 år, se anmärkning Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning- /flextidssystem får gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5). Utdatalistor för Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula skatteredovisning 2006:5) Utmätningsbeslut Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Primula Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Försäkringar för personalen Handlingar rörande sjukoch arbetsskadeersättning UF:s arkiv på individnivå Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Pensionsutredning (beslut om pension, deltidspension, anstånd med - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 31
pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.6 Ansöka om docentur Ansökan om docentur (med W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara bilagor) meritportfölj, CV och intyg Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten W3D3, diarieförs vid UF Återsändes/gallras efter besvärstidens utgång (RA- FS 1991:6, ändrad UF:s arkiv Docenturbevis W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet UF:s arkiv från prefekt. 32
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor Biosäkerhetskommitténs - Bevaras UF:s arkiv protokoll Central W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv likabehandlingsplan Dokumentation från W3D3, diarieförs vid Bevaras skyddsronder respektive Hälsobokslut W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar. Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras Se anmärkning Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 33
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Anmälan skickas till Försäkringskassan. Avvikelserapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beslut om arbetsskada W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Kopior av läkarintyg - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kvitton rörande läkevårdsoch läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Excel Gallras 1 år efter att uppgifterna har förts in i registret (RA-FS 1991:6, ändrad UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, Friskvården Rehabiliteringsutredningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Övriga handlingar rörande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt individuella arbetsskador Levereras till UF. Observera, gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. Levereras till UF. Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa. 34
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.3 Göra kompetensbedömningar för att hantera djur Ansökningshandlingar med W3D3, diarieförs vid Bevaras Komparativ medicin bilagor Komparativ medicin Intyg -W3D3, diarieförs vid Bevaras Komparativ medicin KM -Centuri Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Anmälningar till W3D3, diarieförs vid Bevaras Arbetsmiljöverket respektive Ansökning om tillstånd för W3D3, diarieförs vid Bevaras försöksdjurshantering respektive Kemikalieregister Klara Bevaras UF:s arkiv Klara = KI:s kemikalieregister Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Myndighetsbeslut W3D3, diarieförs vid Bevaras 35
Riskbedömningar respektive W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Diarieförs med ansökan eller anmälan till Arbetsmiljöverket. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.6 Administrera IT-stöd Incidentrapporter - UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Loggningsfiler och logglistor för e-post och fax - Gallras efter 100 dagar, se anmärkning UF:s arkiv, IT-avdelningen Planerade utvecklingar och Buggzilla UF:s arkiv, IT-avdelningen, Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cache-minnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar (RA-FS 1991:6, ändrad, endast under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre, samråd bör i sådant fall ske med arkivarie. 36
buggfixar Buggzilla Supportärenden Manage Engine UF:s arkiv, IT-avdelningen Servicedesk Systemdokumentation - Bevaras Säkerhetskopior av handlingar i KI:s datasystem UF:s arkiv, IT-avdelningen Teknisk dokumentation av tillfällig och ringa betydelse UF:s arkiv, IT-avdelningen Versionsändringar av kod EA programmeringssystem UF:s arkiv, IT-avdelningen, EA-systemet Ändringsanmälningar Nilex UF:s arkiv, IT-avdelningen, Nilex Överenskommelser, avtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Teknisk dokumentation av betydelse ska bevaras inom ramen för respektive systems systemdokumentation. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisningar W3D3, diarieförs vid respektive (nya versioner) Bevaras Ska versionshanteras (avser klassificeringsstruktur, dokumentation, processbeskrivningar och arkivbeskrivingar). Diarium W3D3 Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar W3D3, diarieförs vid Bevaras Endast mer omfattande 37
respektive gallringsutredningar behöver diarieföras. Handlingar som inkommer i icke atuentiserad form (ej underskrivna) Se anmärkning Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet (RA-FS 1991:6, ändrad. JK-listor W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet (RA-FS 1991:6 (ändrad Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Beslut om att neka W3D3, diarieförs vid Bevaras 38
utlämnande respektive Begäran om utlämnande av allmän handling Se anmärkning - - Diarieförs endast om begäran nekas (som då kan Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Överklaganden (handlingar rörande) W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv överklagas). Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.8 Kommunicera internt Intranät - Bevaras - Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Interna informationsbrev - Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Personaltidning - Bevaras Underlag för KI:s interna arbete - Gallras när ärendet är avslutat (RA-FS 1991:6, ändrad 39
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider Avtal med leverantör W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Deltagarlista - Urval bevaras UF:s arkiv Fotografier och filmer - Urval bevaras UF:s arkiv Inbjudningar - Urval bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Manuskript till hållna tal - Urval bevaras UF:s arkiv Middagsmeny - Urval bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Artikelbeställningar SAGA Universitetsbiblioteket Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Avtal med leverantörer av W3D3, diarieförs av Bevaras Universitetsbiblioteket informationsdatabaser Universitetsbiblioteket Bibliotekskatalog Millenium Universitetsbiblioteket Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 40
Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning (RA-FS 1991:6, ändrad. Universitetsbiblioteket Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Lokalrapporter (per yta) Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Lokalregister Facility/Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 41
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KI-kort - Gallras efter 2 år (RA-FS UF:s arkiv KI-korten är endast giltiga i 1991:6, ändrad 2 år, därefter slutar korten Brandskyddsdokumentation W3D3, diarieförs vid respektive att fungera. Bevaras Handlingar som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Nyckelkvittenser 1996:6) UF:s receptions lista över besökare East coast Gallras vid inaktualitet 1996:6) UF:s arkiv, East coast 42
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Projekthandlingar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ritningar Pythagoras Bevaras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen (Pythagoras) CAD-ritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: 2.12.1 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Anmälan till rektor W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Skrivelser till andra W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv myndigheter Yttrande från student W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 43
Överklaganden W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Överklagande sker till Förvaltningsrätten (eller Överklagandenämnden), därefter till Kammarrätten. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: 2.12.2 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda Beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Protokoll från personalansvarsnämnden arkiveras vid UF. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utredningar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: 2.12.3 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt Anmälan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 44
Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Rektors beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: 2.12.4 Utreda misstanke om oredlighet i forskningen Anmälan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utredning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med -W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Erasmus och Linnaeus -Databasen Skutten 45
Palme Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utbytesavtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Återrapportering W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Antagningsbesked/Learning Agreement Code of conduct/ Uppförandekod Försäkringsintyg från Kammarkollegiet - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EU- 46
stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut regler som gäller för Erasmusprogrammet. Intyg - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Nomineringsbesked - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Resebidrags- /stipendieblankett - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Reserapport Skutten Bevaras tillsvidare Internationella kansliet, UF:s arkiv Studentakter för utresande utbytesstudenter Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. - Gallras efter 5 år - Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Transcript of records - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. 47
Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter student Ansökan inkl. bilagor - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Antagningsbesked - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Betygsunderlag - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Intyg - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för Korrespondens mellan studie- och utbildningsadministratörer och utländska studerande inresande studenter Learning agreement - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Registrering - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Transcript of records - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter TEUS-kunskapsprov för Avser t.ex. information om de allmänna förutsättningarna för studier i Sverige och specifika praktiska problem för inresande studenter såsom uppehållstillstånd, gästbostäder, osv. - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. utländska sjukgymnaster TEUS-rapport W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. 48
TULE-kunskapsprov för - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. utländska lärare TULE-rapport W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten Ansökan om lärarbyte Skutten Papperhandlingar gallras efter 5 år, elektroniska handlingar bevaras tillsvidare i Skutten UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Beslut om lärarutbyte - Gallras efter 5 år UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Reserapport Skutten Bevaras UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Teaching programme - Gallras efter 5 år UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 49