PROJEKTPLAN FÖR DELPROJEKT PROCESSKARTLÄGGNING

PROJEKTPLAN FÖR DELPROJEKT PROCESSKARTLÄGGNING Utgåva Dokumentansvarig Datum 2009-12-17 Sara Johansson Dokumentnamn projektplan_process_slutgiltig.doc Kungliga Tekniska högskolan KTH Valhallavägen 79 100 44 Stockholm. Tel: 08-790 60 00. Fax: 08-790 65 00. E-post: registrator@kth.se Pg: 1 56 53-9. Bg: 895-9223. Momsreg.nr/VAT: SE202100305401. www.kth.se

PROJEKTPLAN FÖR DELPROJEKT...1 PROCESSKARTLÄGGNING...1 1 BAKGRUND...3 ALLMÄNT...3 MÅL...3 2 GENOMFÖRANDE...3 KARTLÄGGNING AV NULÄGE...3 KARTLÄGGNING AV NYLÄGE...3 RESULTAT NYLÄGE OCH ROLLER...4 BESLUT OM KARTLÄGGNING...4 3 ORGANISATION...4 ARBETSGRUPP...4 SKOLANS UPPHANDLINGSANSVARIGE...4 PROJEKTORGANISATION OCH BEMANNING...4 REFERENSGRUPP...4 KONSULTER...5 4 TIDPLAN...5 5 DELPROJEKTAVSLUTNING...5 PROJEKTSPECIFIKATION PROCESSKARTLÄGGNING KTH...7 REVISIONSHISTORIA...7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING...7 1 BAKGRUND...8 2 SYFTE...8 3 MÅL...8 4 OMFATTNING OCH BEGRÄNSNINGAR...9 5 LEVERANSER... 10 6 TIDS- OCH AKTIVITETSPLAN... 11 7 PERSONER... 12 8 KOSTNADER... 12 9 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH RISKER... 12 10 ARBETSFORMER OCH ORGANISATION... 13 11 STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 13 TIDPLAN PROCESSKARTLÄGGNING... 14

Delprojektplan Processkartläggning 1 BAKGRUND Allmänt Information om bakgrunden till projektet finns i huvuddokumentet Projektplan för projekt elektroniska beställningar e-beställning. Mål Målet för delprojektet Processkartläggning är att få fram en effektiv inköpsprocess för KTH. Den inköpsprocessen ska bidra till att bygga upp en inköpsorganisation med tydliga roller och ansvar, tydliga krav, stöd vid inköp och möjlighet till uppföljning. För att uppnå målet ska vi se till verksamhetens behov att bra affärer görs effektiv hantering att göra rätt enligt lagar och regler Detta för att frigöra resurser till kärnverksamheten och till strategisk inköpsplanering. 2 GENOMFÖRANDE Vi delar upp delprojektet i fyra olika delmål: 1. Kartläggning av nuläge 2. Kartläggning av nyläge 3. Resultat nyläge och roller 4. Beslut om processkartläggning Kartläggning av nuläge För att kunna se hur man kan förbättra inköpsprocessen behövs en kartläggning göras över hur vi gör inköp idag. Den kartläggningen kommer att göras på varje skola och UF var för sig. Medverkande är delprojektledaren, skolans upphandlingsansvarige, utvalda inköpare eller annan berörd personal, personal från IT-förmedlingen samt konsulter. Upphandlingsansvarige bör i god tid innan processkartläggningen informera anställda på skolan om projektet och tänka igenom vilka personer som ska vara med genom en intressentanalys, bilaga Intressentanalys. Resultatet från nulägeskartläggningen ska vara en sammanställning för varje skola och UF om hur inköp görs idag och lämnas till styrgruppen som information. Kartläggning av nyläge Utifrån hur vi gör inköp idag kan vi hitta var vi kan effektivisera och förbättra vår inköpsprocess samt tydliggöra roller. Nylägesprocessen kommer att kartläggas av alla skolor och UF tillsammans. Medverkande är delprojektledaren, skolornas upphandlingsansvariga, 3-4 representanter per skola, som är utsedda av upphandlingsansvarige, personal från IT-förmedlingen och konsulter. 3 (15)

Delprojektplan Processkartläggning Resultat nyläge och roller Delprojektledaren tillsammans med konsulter ansvarar för att sammanställa nylägesprocessen samt att dokumentera annat som kommer upp vid kartläggningen. Med resultatet från kartläggning av nyläget, utgår man från den processen när man ser över sin skolas inköpsorganisation. Se delprojekt Implementering av handlingsplan. Var volymerna finns ska samordnas med delprojektet, Varugruppsstrategi. Beslut om kartläggning Styrgruppen fattar beslut om förslaget för KTH:s nylägesprocess och resultatet kommer att ligga till grund för delprojekt, Definiering av krav på e-beställningssystem. 3 ORGANISATION Arbetsgrupp Personal med kompetens om hur beställningar görs på skolorna ska ingå i arbetsgruppen vid processkartläggningen vid de olika skolor och UF, utses av skolans upphandlingsansvarige. Personal från UF/ekonomiavdelningen som deltog i EFH-projektet. Skolans upphandlingsansvarige Upphandlingsansvarige på skolan har en övergripande roll för sin skola och denne ansvarar för helheten. Upphandlingsansvarige ansvarar för att skapa intressentanalys vilka personer ska delta i delmålen informera anställda på skolan om projektet administrerar mötena för nulägeskartläggningen Projektorganisation och bemanning Projektgrupp Projektgruppen består av Madeleine Axberg (projektledare), Sara Johansson (bitr. projektledare), Joakim Petersson och Urban Sjöström. Delprojekt - Processkartläggning Delprojektledare: Sara Johansson Referensgrupp Upphandlingsnätverket Personal från IT-förmedlingen Referensgruppen lämnar under projektets gång synpunkter på föreslagna lösningar till delprojektledaren. 4 (15)

Delprojektplan Processkartläggning Konsulter För att genomföra processkartläggning för nuläge samt nyläge har vi anlitat Metamatrix som är avropat från statliga ramavtalet Informationsförsörjning 2005. Konsulterna som tillsammans med delprojektledaren som kommer att leda delprojektet heter Victoria Callenmark Hanna Jonsson. Se bilaga projektspecifikation Metamatrix. 4 TIDPLAN Se bilaga Tidplan. 5 DELPROJEKTAVSLUTNING Delprojektet är avslutat när: slutrapporten från nyläget är inlämnat till styrgruppen, slutrapporten är godkänd av styrgruppen, all projektdokumentation är arkivera 5 (15)

Bilaga Intressentanalys Intressentanalys stöd för skolornas upphandlingsansvariga - Intressenter till processkartläggning - Obligatorisk närvaro, får inte komma och gå som man vill - Högst 10 nyckelpersoner/skola exklusive upphandlingsansvarig Vilka är intressenterna? - möjlighet att vara med och påverka - vilja att vara med - optimera nytta för skolan - kunskap om inköp och genomför inköp ganska ofta - någon med kompetens om fakturarutiner - lämplig person som är med är administrativ chef eller motsvarande Stor påverkan Liten påverkan Involvera Ej i fokus Litet intresse Ambassadörerna Informera Stort intresse Nyläge- Intressenter till processkartläggning - 3-4 personer utvalda personer från nulägeskartläggningen deltar - Obligatorisk närvaro, får inte komma och gå som man vill 6 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix PROJEKTSPECIFIKATION PROCESSKARTLÄGGNING KTH Revisionshistoria Datum Version Beskrivning Författare 2009-11- 19 pa1 Projektspecifikation Victoria Callenmark 2009-11- pa2 Kompletteringar och ändringar Sara Johansson 24 2009-12- 08 pa3 Justeringar efter input från KTH Victoria Callenmark 2009-12- 10 pa4 Kompletteringar och ändringar Sara Johansson/ Madeleine Axberg 2009-12- 15 pa5 Justeringar efter input från KTH Victoria Callenmark 2009-12- pa5sj Kompletteringar och ändringar Sara Johansson 15 2009-12- 15 pa6 Justeringar efter input från KTH Victoria Callenmark INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND... 8 2 SYFTE... 8 3 MÅL... 8 4 OMFATTNING OCH BEGRÄNSNINGAR... 9 5 LEVERANSER...10 6 TIDS- OCH AKTIVITETSPLAN...11 7 PERSONER...12 8 KOSTNADER...12 9 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH RISKER...12 10 ARBETSFORMER OCH ORGANISATION...13 11 STYRNING OCH UPPFÖLJNING...13 7 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix 1 Bakgrund Regeringen har i Handlingsplan för e-förvaltning nya grunder för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning 1 identifierat två stödprocesser där harmonisering av IT-stödet bör ske, en av dem är e- handel. Man har i handlingsplanen också angivit ett mål som innebär att 2010 bör den statliga förvaltningen ha kapacitet att hantera sina inköpsprocesser elektroniskt. Under 2010 påbörjar de första myndigheterna (förebilderna) införandet e-beställningssystem. Därefter införs elektroniska beställningar hos de stora myndigheterna. Alla myndigheter ska vara klara 2013. KTH startade under våren 2007 ett projekt för att genomföra det första steget, införande av elektronisk fakturahantering (EFH). Projektet är avslutat och EFH är nu i förvaltningsfasen. Nu går KTH vidare med nästa steg, att förbereda införandet av elektroniska inköp. Syftet med projektet Elektroniska beställningar är att genomföra Regeringens prioriterade fråga om e-handel genom att införa elektroniska beställningar på KTH samt att effektivisera och öka kvalitén i KTH:s inköpsprocess. För att uppnå detta ska en grundlig översyn av inköpsprocesserna göras och en inköpsstrategi ska tas fram genom att involvera de som arbetar med inköp/beställningar. Målet för delprojektet Processkartläggning är att få fram en effektiv inköpsprocess för KTH. Den inköpsprocessen ska bidra till att bygga upp en inköpsorganisation med tydliga roller och ansvar, tydliga krav, stöd vid inköp och möjlighet till uppföljning. I projektarbetet ska särskilt beaktas verksamhetens behov att bra affärer görs effektiv hantering att göra rätt enligt lagar och regler Detta för att frigöra resurser till kärnverksamheten och till strategisk inköpsplanering. 2 Syfte Syftet med uppdraget är kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag för att identifiera besparingar samt öka kvalitén och effektiviteten i inköpsprocessen. Uppdraget skall resultera i ett beslutsunderlag kring dagens och framtidens inköp och inköpsprocesser som skapar förutsättningar för ett antal positiva effekter för KTH avseende: Gemensamt arbetssätt Ökad avtalstrohet Bättre möjligheter till bevakning och uppföljning av befintliga avtal Effektivare inköp och inköpsprocesser 3 Mål Målet för delprojektet Processkartläggning är att få fram en effektiv inköpsprocess för KTH. Den inköpsprocessen ska bidra till att bygga upp en inköpsorganisation med tydliga roller och ansvar, tydliga krav, stöd vid inköp och möjlighet till uppföljning. Målet för denna förstudie är att genomföra följande 5. Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess 1 se punkt 10 referenser 8 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix 6. Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut 7. Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med 8. Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras. 4 Omfattning och begränsningar skartläggningen kommer att göras på varje skola och UF (totalt 11 stycken enheter) var för sig tillsammans med konsulter, delprojektledaren, personal från IT-förmedlingen, skolans upphandlingsansvarig samt av denne utvalda inköpare och annan berörd personal. Projektgruppen för respektive skola bör inte vara större är 12 personer. Resultatet från nulägeskartläggningen ska vara en sammanställning för varje skola och UF om hur inköp görs idag. Utifrån nulägesbeskrivningen ska förbättringsförslag identifieras som syftar till att effektivisera och förbättra KTH:s inköpsprocess samt tydliggöra roller och ansvar. Nylägesprocessen kommer att kartläggas av alla skolor och UF tillsammans, med 3-4 representanter per skola. Upphandlingsansvarige har ansvar för att rätt personer på respektive skola kommer med i projektet. Lämpliga representanter kan vara t.ex. vara personal från ITförmedlingen, administrativ chef, ekonom samt personer som genomför inköp. Steg 1 sbeskrivning I det första steget analyseras hur inköpen genomförs idag. Förslag till förbättringsåtgärder identifieras och analyseras. Steg 1 sammanfattas i ett beslutsunderlag. Styrgruppen, på förslag från projektgruppen, beslutar om vilka förändringsförslag som sedan skall utredas vidare. Analys och beskrivning av dagens processer och stöd frågeställningar -Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?) -Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?) -Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?) -Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm) 9 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix Förslag på förbättringsåtgärder Redovisningen från nulägesanalysen ska omfatta en lista på förbättringsåtgärder inom inköpsprocessen. Förbättringsåtgärderna är framtagna i dialog med de medarbetare som medverkar under nulägesprocessen. Åtgärderna beskrivs med följande information: -Bedömd effekt av åtgärd (1-3 där 3 är högst effekt) -Bedömd komplexitet att genomföra (1-3 där 3 är lägst komplexitet) -Produktsumma av effekt och komplexitet, dvs. effekt * komplexitet Beskrivning av nyttopotential Dessutom skall nyttopotentialen inom KTH beskrivas (Var? När? Går den att realisera i sin helhet inom en organisation som KTH? Vilka utmaningar finns vid genomförandet för KTH?) Fokus ska ligga på nyttoeffekter som förenklar vardagen för inköparna inom KTH. Önskvärda nyttoeffekter diskuteras med deltagarna som medverkar vid nulägesprocessen. Steg 2 Nylägesbeskrivning I det andra steget preciseras de förändringsförslag som har godkänts av styrgruppen. Steg 2 avslutas med en slutrapport. Slutrapporten skall minst innehålla en redovisning på hur godkända förbättringsåtgärder realiseras, där varje åtgärd beskrivs enligt följande: Översiktlig beskrivning av hur man går från nuläge till nyläge -Vilka eventuella behov av styrning från ledningen behövs för genomförandet? Finns andra behov? Fördjupad beskrivning och analys av nyttan I detta steg skall en utvecklad redovisning av nyttan hos föreslagna förbättringsåtgärd göras avseende: - Vilka förenklingar i vardagen, såsom förenklat arbetssätt, tidsbesparingar mm., som detta medför för de inköparna inom KTH - Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt? - Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas? Finns det negativa effekter? - Vilka hinder finns? - Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts? Vad är utgångsvärdet och när kan vi börja mäta resultatet? 5 Leveranser Metamatrix åtar sig att inom ramen för detta uppdrag göra följande leveranser: Steg 1 skartläggning - en skriftlig redovisning enligt ovanstående omfattning -muntlig och skriftlig presentation av beslutsunderlag för styrgrupp/projektgrupp Steg 2 Nylägeskartläggning - en skriftlig slutrapport enligt ovanstående omfattning -skriftlig tidplan avseende arbetets utförande vid genomförande av alla åtgärder redovisade i steg 2 -tankar kring hur ett genomförande av alla åtgärder redovisade i steg 2, skulle kunna läggas upp - sammanställning av slutrapport för styrgrupp och presentation 10 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix 6 Tids- och aktivitetsplan Uppdraget kommer att genomföras under första och andra kvartalet 2010 med senaste leveransdag för slutrapporten av förstudien under v 23. Nedan följer en beskrivning av de aktiviteter som Metamatrix kommer att genomföra under uppdraget. Kopplat till dessa aktiviteter finns det även aktiviteter som KTH behöver göra för att projektet skall fortskrida enligt plan. Det kan för KTH:s del röra sig om genomläsning och feedback på utskickad information, förberedande arbete inför möten samt hantering av inbjudningar och anmälningar till workshopaktiviteter. Kopplat till respektive aktivitet finns en föreslagen tidpunkt eller ett tidsintervall. Uppdraget inleds med en analys av uppdraget och framtagande av denna specifikation i syfte att fastställa uppdragets omfattning, inriktning och resursbehov. Därefter genomförs uppdraget enligt nedan: Huvudaktivitets Delaktiviteter Datum Tidsuppskattning Projektuppstart Inläsning projektplan, februari 16h KHT:s organisation mm KTH Nätverksmöte med 2 februari 2010 4h upphandlingsansvariga Kick Off Processkartläggning V 10 2010 Bokat 10/3 16h Processkartläggning nuläget Förberedande arbete inför genomförande av nulägeskartläggning Workshop nuläge 11 skolor samt UF Dokumentation och analys av nulägeskartläggningen Avstämningsmöte projektgruppen Option Återkoppling nulägesanalys till de olika skolorna Option Riskanalys Processkartläggning Workshop med nyläget projektgruppen angående målbild för nyläget V 8 V 10 12 samt v 15 V 10-15 V 16 (måndag) Bokat 19/4 V 16-17 V 16-17 V 19 Bokat 12/5 16h 100h (Genomförs enligt mötet mån, ons. och fre.) 150h 16h 48h 32h 16h 11 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix Sammanställning handlingsplan nyläge Framtagande av analysstruktur och ramverk för handlingsplanen Workshop nyläge med utvalda representanter från skolorna samt UF Dokumentation av workshop Framtagande av handlingsplan för nyläget Återkoppling nyläge Presentation av resultat från nylägesprocess och analys Projektledning Löpande styrning av projektet och löpande avstämningar med KTH V 19 20 V 21 (måndag) Bokat 24/5 V 21-22 V 22-23 V 24 Bokat 16/6 32h Summa timmar 580 16h 16h 48h - 50 7 Personer Personer som kommer att delta i projektet. Victoria Callenmark, tel 0739-44 20 42, victoria.callenmark@metamatrix.se Hanna Jonsson, tel: 0739-44 20 42, hanna.jonsson@metamatrix.se I uppdraget kommer konsulterna att ha följande roller Projektledning Processmodellering Analys och framtagande av handlingsplan Victoria X X X Hanna X X 8 Kostnader Metamatrix ersätts för detta uppdrag ett genomsnittligt timpris för alla konsulter på 900 kronor per timme exklusive moms. Ersättning motsvarande direkta utlägg för biljetter, logi etc. tillkommer för det fall att uppdraget (mot förmodan) medför resor utanför Stockholms län. 9 Förutsättningar och risker Om uppdraget ska kunna utföras inom givna tids- och kostnadsramar är det en förutsättning att KTH: -ansvarar för att projektledare och projektansvarig finns tillgängliga för möten 12 (15)

Bilaga Projektspecifikation Metamatrix -ansvarar för att medarbetare från KTH stödjer uppdragstagaren med att boka och planera gruppintervjuer samt möten med projektgruppen, samt styrgrupp. -informerar berörda personer inom KTH om uppdragets syfte och omfattning -tar fram relevanta ekonomiska underlag, t.ex. varugruppsstrategier -tillhandahåller relevant bakgrundsinformation i form av rapporter och dokument -tillhandahåller konferenslokaler i anslutning till planerade workshops Det finns ett antal risker för att projektet inte ska kunna genomföras på planerat sätt. -att det inte är möjligt att samla huvuddelen av de mest relevanta interna nyckelpersoner vid de planerade tillfällena för gruppintervjuerna, vilket riskerar att påverka tidsplanen för projektet eller påverkar kvaliteten på kartläggningen och därmed analysen. -att relevant information eller data som behövs för att göra analysen saknas eller är ofullständig 10 Arbetsformer och organisation För detta projekt finns det ett antal tillgängliga resurser inom KTH: - Uppdragsgivare: Anders Lundgren - Styrgrupp: Utses inom det administrativa utvecklingsprojektet. - Projektledare, Madeleine Axberg, UF - Delprojektledare processkartläggning, Sara Johansson, UF och CSC - Projektgrupp: Madeleine Axberg (projektledare), Sara Johansson (Bitr. projektledare), Joakim Petersson, Urban Sjöström. - Referensgrupp: Deltagare inom upphandlingsnätverket m fl. En viktig framgångsfaktor för denna typ av projekt är att det finns en beställare och en samordnande kontaktperson. Projektets möjlighet till framgång bygger på tydlig förankring i kundens organisation och samordning med andra projekt. Projektets framgång bygger på ett nära samarbete mellan beställaren och Metamatrix. Metamatrix kommer fortlöpande att hålla delprojektledaren och styrgruppen/projektgruppen informerade om sådant som kan vara av intresse för arbetet i projektet. 11 Styrning och uppföljning Uppdraget redovisas löpande till beställaren. Beslut om förändringar i projektplanen hanteras tillsammans av projektansvarig och Metamatrix projektledare. 13 (15)

Bilaga Tidplan Tidplan Processkartläggning Skola Tidplan Aktivitet/Process Projektgrupp, 2 februari 2010 Projektintro Upphandlingansvariga och Styrgrupp Kl 9:00 10:00 ALLA 10 mars 2010 Kick Off Kl 14:30 - CSC 12 mars 2010 CSC 20 april 2010 Kl 10:00 12:00 EES 15 mars 2010 EES 20 april 2010 Kl 13:30 15:30 BIO 17 mars 2010 BIO 21 april 2010 Kl 10:00 12:00 ICT 19 mars 2010 ICT 21 april 2010 Kl 13:30 15:30 STH 22 mars 2010 STH 22 april 2010 Kl 10:00 12:00 ABE 24 mars 2010 ABE 22 april 2010 Kl 13:30 15:30 CHE 26 mars 2010 14 (15)

Bilaga Tidplan CHE 26 april 2010 Kl 10:00 12:00 VIL 29 mars 2010 VIL 26 april 2010 Kl 13:30 15:30 SCI 12 april 2010 SCI 28 april 2010 Kl 10:00 12:00 ITM 14 april 2010 ITM 28 april 2010 Kl 13:30 15:30 UF 16 april 2010 Kl 8:30-14:00 UF 29 april 2010 Kl 10:00-12:00 ALLA 3-4 24 maj 2010 representanter/skola från 8:30 16:00 nuläget ALLA 16 juni 2010 Kl 14:30 16:30 Nyläge Återkoppling nyläge 15 (15)