LÖNER 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Systembeskrivning 1 Knappar handhavande 1 Kom igång snabbt 3 Säkerhetskopiering 5 Huvudmeny 6 Register 7 Företagsuppgifter 8 Löneparametrar 9 Personal 10 Lönearter uppläggning 13 Löneartsförteckning 16 Priser / konton 18 Projektregister 19 CSR - förfrågan/svar 20 Årsbyte 21 Kontoplan 22 Lösenord password 22 Ta bort anst. som slutat 23 Turordning 23 Semester TJM 24 Ta bort transar för avslutade projekt 24 Ta bort transaktioner föregående år. 24 Backa till föreg. år 24 Bearbetning 25 Starta ny löneperiod 26 Löneregistrering 27 Lönespecifikationer 28 Utbetalningslista papper 29 Filöverföring till Bankgirot 29 Uppbördsdeklaration 30 Semesterkassa 31 Bokföringsunderlag 31 Rättelser period, månad, utbetalningsdatum 32 Temporär uppdatering till projektredovisning 32 Rapporter 33 Kvartalsredovisning 33 Semesterlönegrundande frånvaro 36 MKA-ersättning 36 Löner / projekt 36 Tidlista / projekt 36 Lönearter per anställd 37 Fora uppgifter 37 Kontrolluppgifter 38 SIE-4 export 39 Listutskrifter uppdaterade perioder 39
LÖNER 2 Systembeskrivning Systemet är avsett för beräkning av löner med speciell inriktning på måleriföretag. Lönearter, månadsredovisning, kvartalsredovisning är anpassade till branschens specifika krav. Systemet är transaktionsbaserat d.v.s. alla lönetransaktioner som registreras sparas i databasen. Detta innebär att man under året när som helst kan ta fram listor från föregående löneperioder. Vid leverans finns färdiga lönearter och prislistor/konton upplagda. Användaren kan själv lägga upp egna lönearter och även ändra i parameterregistret när de olika procentsatserna och beloppen ändras. Via supportavtal erhålls varje år nytt program med nya skatteberäkningar och eventuella övriga ändringar som gjorts på grund av ändringar i lag och avtal. Vid ändringar som påverkar enbart prisregister görs utskick med tydliga förklaringar. Knappar mm I nästan alla fönster finns en knapprad längst ned för ÄNDRA, TA BORT o.s.v. Här är ett exempel från Löneartsregister. Huvudmeny går till första huvudbilden. Esc (tangenten) backar till föregående meny. FÖRRA och NÄSTA bläddrar fram och tillbaka mellan lönearterna.. Om ändring ska göras, klickar man på ÄNDRA när lönearten hittats. Om ny löneart registrerats eller ändring ska göras, lyser knappen SPARA starkare. Vid klick på SPARA läggs de nya uppgifterna in. Istället för att använda SPARA går det bra att använda Enter - tangenten två gånger. För att hitta en löneart som ska ändras eller tas bort klickas på HITTA. En ny bild visas enligt nedan. Här kan man välja på två sätt, antingen genom att dubbelklicka på aktuell rad eller skriva löneartsnumret åtföljt av Enter. Det lilla Hitta -fönstret stängs då och lönearten med alla uppgifter visas. Om inte allt syns i bilden, används den s.k. hissen till höger för att komma längre ned. I alla bilder med Hitta -funktioner görs på samma sätt.
LÖNER 3 Kom igång snabbt Följande sidor beskriver vad du bör göra efter att programmet installerats. Här beskrivs också hur en löneperiod går till. Allt för att du snabbt ska komma igång! Registervård Välj Register - Företagsuppgifter 8 I regel har vi skrivit in uppgifterna innan vi skapar CD:n men kontrollera för säkerhets skull att allt är rätt ifyllt. Klicka dessutom i Ja/Nej - rutorna om avdelning, projekt, mm Välj Register - Löneparametrar 9 I regel är arbetsgivarnumret ifyllt om vi haft tillgång till det. Komplettera övrig info. Välj Register - Personal 10 Registrera dina anställdas uppgifter Välj Register - Lönearter 13 De lönearter vi anser nödvändiga för ett måleriföretag finns upplagda från start. Komplettera vartefter du anser dig behöva fler. Välj Register - Priser/Konton mm 18 Kontrollera att bokföringskonton överensstämmer med din egen kontoplan. Kontrollera även procenttal mm. Välj Register - Projekt 19 Om du i företagsregistret valt att fördela timmarna på olika projekt måste du lägga upp projektnummer och projektnamnen här. Välj Register - Konto 22 Denna knapp är endast synlig om du inte använder vårt bokföringsprogram. Bokföringsordern du får ut efter uppdatering bör överensstämma med din egen kontoplan. Rutin för en löneperiod Välj Bearbetning - Registrera löner 26 När ny period initierats öppnas fönstret i vilket du registrerar löneraderna. Välj Bearbetning - Lönespecar 28 När du har tagit ut lönespecifikationerna får du en fråga om utskriften är OK? Ett kryss sätts automatiskt för varje utskriven lista i Bearbetningsmenyn som en påminnelse om var i bearbetningen man befinner sig. Alla listor måsta vara utskrivna för att uppdatering ska kunna ske.
LÖNER 4 Om något är fel på en lönespecifikation eller om man vill ändra eller lägga till något, går man åter in i bilden REGISTRERA LÖNER och korrigerar. Kryssen mitt för listorna försvinner. Listorna måste skrivas ut igen, detta för att få aktuella data på de olika listorna, och för att uppdatering ska kunna göras. Välj Bearbetning - Utbetalningslista 29 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Om du önskar BG-fil skrivs denna efter utbetalningslistan. Välj Bearbetning - Prel. Skatteredovisning 30 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Välj Bearbetning - Totalt per löneart 28 Välj Bearbetning - Semesterkassa 30 Välj Bearbetning - Uppdatera och avsluta perioden 31 När alla obligatoriska listor är utskrivna avslutas löneperioden genom att UPPDATERA OCH AVSLUTA PERIODEN. En bokföringsorder skrivs då ut. En fråga kommer efter Utskriften OK. Om man svarar JA avslutas perioden, och inga fler ändringar kan göras. Vid integration med bokföringsprogrammet skapas också en löneverifikation som skrivs ut. Rutin för ett kvartal Välj Rapporter Kvartalsredovisning - Kvartalsredovisning 33 Efter varje kvartals slut tas en kvartalsredovisning ut på papper och skickas eller mailas till Semesterkassan. Välj Rapporter Kvartalsredovisning Fördelning av inbetalning 35 Efter varje kvartals slut tas en kvartalsredovisning ut på papper och skickas eller mailas till Semesterkassan. Välj Rapporter - Semesterlönegrundande frånvaro 36 Listan skickas till MKA Välj Rapporter - MKA ersättning 36 Listan skickas till MKA
LÖNER 5 Säkerhetskopiering I huvudmenyn finns en knapp märkt BACKUP. Här sker säkerhetskopiering till diskett eller annat media. Säkerhetskopiera efter varje gång du varit inne i programmet och gjort några ändringar. Vår rekommendation är att ha tre uppsättningar disketter. Genom att inte använda samma diskett varje gång utan istället alternera mellan flera eliminerar man risken att någon diskett visar sig vara obrukbar när man senare behöver den. VIKTIGT ATT SÄKERHETSKOPIERA. Du kan antingen SPARA PÅ DISKETT eller HÄMTA FRÅN DISKETT. Det vanliga är att du väljer SPARA PÅ DISKETT. Som filnamn föreslås dagens datum (ex. 031215.zip). Detta innebär att varje dags kopia är unik och disketten fylls på med mer o mer information. När disketten är full måste du tömma disketten. Om Du ändrar till annat filnamn, backup.zip, kan du använda samma diskett hela tiden. Oavsett vilket filnamn du väljer måste du ha flera uppsättningar disketter som du alternerar mellan. Märk dem 1,2,3 och växla från dag till annan. HÄMTA FRÅN DISKETT används om du av någon anledning behöver återlagra en tidigare kopia. Vid eventuellt datorhaveri eller när man byter dator måste informationen återlagras/överföras.
LÖNER 6 HUVUDMENY Vid start av programmet visas detta fönster. Som i alla fönster kan man välja antingen genom att klicka med musen på ett av alternativen eller genom att använda de s.k. rullgardinerna i menyraden upptill. Snabbhopp går att göra direkt till bokföring och fakturering såvida dessa program finns inlagda. Info visar bl.a. var program och datafil ligger. Flera företag kan hanteras via knappen BYT FÖRETAG. Lösenord används om man vill låsa åtkomst och ändringsmöjligheter för olika användare. I rullgardinsmenyn enligt nedan finns ytterligare rutiner som inte används så ofta. Dessa beskrivs under respektive avsnitt.
LÖNER 7 REGISTER Under Register i rullgardinsmenyn finns ytterligare val som inte finns i fönstret Register: Dessa beskrivs på sid. 23 och framåt.
LÖNER 8 Företagsuppgifter Företagsnamn Adress Postadress Org.nr. Telefon Skall projekt användas? Obligatorisk projektredovisning? Skall avdelning användas? Integration till bokföring? Namnet på företaget. Företagets adress. Företagets postnummer och postnummeradress. Företagets organisationsnummer. (Skrivs xxxxxx-xxxx) Företagets telefon. Om man önskar fördela timmar på olika projekt. Öppnar inmatningsruta i löneregistrering. Om JA måste projektnummer alltid anges. JA om avdelningsredovisning önskas. Överföring av transaktioner till modul bokföring/projekt. Skapar vid uppdatering en verifikation. Fler företag Sökväg till datafilen finns i textfil asefil som ligger under C: Om man har flera företag kan man här styra vilket företag som programmet hämtar vid uppstart. Backup Winzip är ett modernare sätt att ta backuper. Denna kräver dock en annan programvara.om det inte fungerar att ta backup med hjälp av Winzip kontakta support.
LÖNER 9 Alla gjorda val går att ändra längre fram om man så önskar. Löneparametrar Företagsnamn Kontaktperson Namnunderskrift Mobiltelefon MKA-ersättning Bankkontonummer Företagets kundnummer BG Hämtas från Företagsuppgifter Visas på lönespecifikationen. För utbetalningslista som skickas/faxas till banken. Visas på lönespecifikationen. Ange ert eget plusgiro/bankgiro. För utbetalningslista som skickas/faxas till banken. Om man önskar skapa fil och skicka till Bankgirot anges kundnumret hos Bankgirot här. Bankgironr(BG-bet) Om fältet ovan är ifyllt måste även det egna Bg-numret anges. Licenskodnyckel Ny systemnyckel erhålls varje år. Arbetsgivarnummer Semesterkassans arbetsgivarnummer som skrivs på kvartalsredovisningen. Adress till BG fil Försäkringsnr Fora Mapp i datorn där man önskar att filen skapas. Detta nummer kommer automatiskt ut i fönstret för FORA uppgifter
LÖNER 10 Egen logo spec Anställda Om egna blanketter med firmatryck används sätt kryss i rutan Egen logo lönespec. Annars kommer programmet att skriva ut företagsnamn m.m. överst till vänster på lönespecifikationen. Bilden visar uppläggning och ändring av anställda. Beskrivning hur de olika fälten fylls i finns på nästa sida. För att ändra en anställd, klickar man först på HITTA, då en bild med alla anställda visas. I denna ruta, såsom i övriga HITTA-rutor i systemet, dubbelklickar man på raden eller skriver anställningsnummer och trycker på Enter. Klicka sen ÄNDRA och gör de ändringar du önskar. Under knappen ANMÄRKNINGSFÄLT kan en text som avser den anställde registreras. Denna text visas vid löneregistreringen vid rubriken Anm. Den kan användas som en upplysning eller påminnelse om man vill komma ihåg något speciellt för den anställde vid löneregistreringen. Under rubriken FASTA LÖNEARTER kan man lägga upp lönearter som är ständigt återkommande vid varje löneperiod. Kan användas vid exempelvis månadslön, införsel (registreras med minustecken). Dessa kommer då upp automatiskt så fort den anställdes anställningsnummer registreras i löneregistreringen. Ovan beskrivna knappar aktiveras när man klickar på ÄNDRA. Under rubriken INFO finns en kort fältförklaring. Noggrannare genomgång av varje fält se nästa sida. För att flytta mellan de olika fälten kan antingen Enter eller musen användas.
LÖNER 11 Personalregister Fält Anst.nr. Personnnr. Delägare Förnamn Efternamn c/o Adress Postnummer Postadress Telefon Mobiltelefon Betalningssätt Bankkontonummer Anställn.dat. Slutat datum Lönekod Beskrivning Numeriskt. Valfritt nummer. Max 11 tecken. (t ex 510423-1997 Skrivs xxxxxx-xxxx) Sätt ett kryss om det anställde är delägare eller tillhör närståendekretsen. Max 20 tecken. Max 23 tecken. Max 25 tecken. Skrivs ut på lönespecifikationen. Max 25 tecken. OBS! 5 tecken i en följd inga mellanslag.(skrivs xxxxx.) Max 25 tecken. Max 15 tecken. Max 15 tecken. 1= Banklista. 2=Kontantlista. Måste innehålla 16 tecken (clearingnummer plus nollutfyllnad plus kontonumret, ex.vis 6150000012344657). ÅÅMMDD (år-månad-dag) Har betydelse för uträkning av antalet dagar när man tar ut turordningslistan. ÅÅMMDD Har betydelse för uträkning av antalet dagar när man tar ut turordningslistan. 1=Tjänsteman 2=Övriga arbetare 3=Målare Yrkeskod Endast för lönekod 3. 110 utlärd 181-194 lärling 120 järnmålare 130 servicearbetare 140 materialarbetare 150 övr. enl. Måleriavtalet 160 företagsavtal Snittlön Räknas automatiskt ut efter utskrift av kvartalsredovisningen. Semesterrätt Antal dagar. Endast som upplysning. Se sid. 24.
LÖNER 12 Timmar från start Registreras för lärlingar. Viktigt! Avdelning Projektnummer Ackord Mån/timlön Används om den anställde alltid skall belastas samma avdelning. Numeriskt. Hämtas automatiskt till samtliga lönearter vid löneregistrering. Används om den anställde alltid ska belasta samma projekt. Används om tidlista/projekt ska bryta per ackord. Detta innebär att Projektet kan delas upp i underprojekt. Förslagsvärde är 1. För TJM registreras månadslön. Hämtas automatiskt vid löneregistrering vid inslag av löneart 1 eller 2. För lönekod 3 kan denna användas för att registrera annan timlön än den som finns under Priser/konton mm. Hämtas automatiskt vid registrering av löneart 11. Veckoarbetstid Ange timmar, används för att beräkna Daglönför TJM. Daglön (karens) För lönekod 1, avdrag för första karensdag, löneart 51. För övriga sjukdagar dras procent på detta belopp enligt parameter. Löneart 57 måste då användas.. Skattetabell Skattekolumn Löneperioder Jämkning Extra skatt Bilförmån Registrera två siffror t.ex. tabell 31. Vid procentskatt registreras här procentsatsen och siffra 5 i skattekolumn. Ex.vis 28 resp 5, som blir 28 % skatt. Används ej utom vid procentskatt då en 5:a ska fyllas i här. Vid månadsutbetalning skall det vara 12 perioder. Vid tvåveckorslön 26 perioder. Används för skatteberäkning. Inslaget belopp minskar underlaget för skatteberäkningen. (registreras utan minus). Om den anställde önskar skatteavdrag med större belopp än tabellskatt. Skrivs i kronor. Visas automatiskt på lönespecifikationen som löneart 82. Ange förmånsbeloppet per månad. Skapas automatiskt vid löneregistrering. Skatt Beräknas på lönearterna 33, 34 och 40. Om ingen procentsats noteras räknas engångsbelopp ingen skatt. Personliga priser Det pris som noteras visas automatiskt vid löneregistreringen istället för avtalspriset.
LÖNER 13 Lönearter Bilden visar uppläggning och ändring av lönearter. Notera att vid leverans finns lönearter upplagda baserad på vår erfarenhet av vad som behövs. Dessa kan behöva kompletteras för de speciella behov som varje enskilt företag har. De färdiga lönearter som följer med programmet är grupperade enligt följande: 1 49 Löner och skattepliktiga ersättningar 50 59 Sjuklön, helglön, arbetstidsförkortning mm 60 69 Ersättningar enligt avtal, bilförmån 70 79 Skattefria ersättningar 80 89 Skatter 90 99 Skattefria avdrag 101-103 Sparad övertid 104-999 Valfria När man lägger upp egna lönearter är det en fördel om strukturen ovan gällande löneartsindelning används. Man bör vara observant när man lägger upp lönearter så att de kodas rätt med tanke på : Skatteplikt Kvartalsredovisning Kontrolluppgifter FORA
LÖNER 14 Löneartsnr. Benämning Konto A-pris Ange löneartsnummer från 1-999. Notera vårt förslag på struktur föregående sida. Benämning som du vill visa på bl.a. lönespecifikationen. Huvudbokskonto som beloppet skall bokföras på. Om du vill se kontoplanen klicka på den understrukna texten Konto så visas din kontoplan. Pila nedåt eller skriv de första siffrorna i kontonumret så flyttas markören nedåt i listan. Dubbelklicka med musen eller tryck Enter för valt konto. I fältet A-pris kan ett fast pris för lönearten läggas upp. Detta pris föreslås vid löneregistrering, men kan dock ändras där. A-pris skall INTE användas för lönearterna 11, 36, 37, 52, 55, 56, 61-66 eftersom dessa priser hämtas från registret Priser/konton. Om dessa lönearter prissätts så tar detta överhanden och även lärlingar får då fel pris. Kolumn i statistik för timmar Ange 3, 4 eller 5. Om lönearten ska räknas med i kvartalsredovisningen, anges nummer för respektive kolumn i rutan (t ex löneart 11 = en 3:a i rutan för timmar och en 3:a i rutan för belopp). Kolumn i statistik för belopp Ange 3, 4 eller 5 Löneart för autom... Se löneart 30, Rikskuponger. Eftersom detta är en löneförmån och inte skall utbetalas utan endast öka den skattepliktiga lönen måste ett bruttolöneavdrag göras, löneart 90. Vill man dessutom göra ett nettoavdrag på lönen kan man i nästa fält ange den lönearten. Se särskild anvisning under flik 4. Lönearter som skrivs efter denna Det finns möjlighet att koppla ihop en kedja av lönearter för att underlätta löneregistreringen. Man kan t ex koppla ihop löneart 11 med löneart 32 och 49 (timpris måste då anges), löneart 49 kopplas sedan till löneart 71. Detta innebär att genom att börja registrera antal timmar på löneart 11 får man genom att endast trycka på Enter med sig både individuellt tillägg, restidoch reskostnadsersättning. Kolumn i tidlista.. Kolumn i Tidlista projekt används för att bestämma vilka summor som ska ingå i de 6 olika kolumnerna som finns under Rapporter/ Tidlista per projekt. Avdrag/Tillägg Skattepliktigt Markeras om lönearten avser avdrag eller tillägg, detta för att man ej skall behöva ange +/- tecken vid löneregistreringen. Om man vid löneregistrering anger minustecken framför beloppet så ändras tillägg/avdrag till det motsatta. Ange om lönearten skall ingå i bruttolönesumman och skatteavdrag göras.
LÖNER 15 Sociala avg Förmån Semester MKA-ersättning För alla skattepliktiga lönearter ska sociala avgifter beräknas. Dock inte Tillägg drivmedel, löneart 68. Denna löneart är skattepliktig men sociala avgifter skall inte beräknas. Om en löneart också är en förmån (exempelvis Rikskuponger) skall rutan fyllas i. Förmåner redovisas under Skattepliktiga förmåner på uppbördsdeklarationen. JA om den är semesterlönegrundande. JA om den berättigar till löneutfyllnad. Sammanslagning Det finns möjlighet att välja om man vill ha alla registrerade lönerader på lönespec sammanslagna eller specificerade på lönespecifikation
LÖNER 16 Löneartsregister Nr Namn Beskrivning 1 Månadslön TJM Hämtar månadslön från personalregistret. 2 Månadslön företagsledare Hämtar månadslön från personalregistret. 11 Tidlön för lönekod 2 och 3 Hämtar lönen för lönekod 3 och yrkeskod 110, 181-194 från data från Prisregister. Om Tidlön finns registrerad i personregistret, tas istället denna.. 21 Materialarbetare Se särskild sida. 30 Rikskuponger Kopplad till löneart 90 och 95. Se sid. 17. 32 Individuellt tillägg Överenskommet tillägg till löneart 11 Tidlön. 33 Ackordsöverskott Procentskatt räknas om %-sats anges i personalregistret. 34 Förskott ackord Procentskatt räknas om % -sats anges i personalregistret. 36 Ackordstid Hämtar timlön från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 37 Tidlön ackord Hämtar timlön från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 40 Retroaktiv lön Procentskatt räknas om %-sats anges i personalregistret. 45 Övertidstillägg Hämtar timpenning för lönekod 3 enligt fönster Priser/Konton. Skriver ett V i kolumn Alt på kvartals-redovisningen 49 Restidsersättning Summeras till total i kvartalsredovisningen. 50 Vård av barn Max 40 tim/år enligt avtal. 52 Sjuklön För lönekod 3: Tar i första hand snittlön (räknas ut i kv.redov.). I andra hand tidlön i personalregistret och i tredje hand priset från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. Därefter räknas procent enligt bild Priser/Konton. Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. 54 Havandeskapslön Lön vid havandeskap. 55 Helglön Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton.
LÖNER 17 56 Permitteringslön Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 57 Sjuklön TJM Drar procent på daglön enligt Priser/Konton. 61 Facklig info lärling Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 62 Avtalskurs lärling - - 63 Arbetsmiljö GK - - 64 Arbetsmiljö vidare - - 65 Löpande skyddstillsyn - - 66 Arbetsmiljö handledare - - 69 Bilförmån Hämtas automatiskt från personregistret om sådan förmån anges. Avdrag görs automatiskt med löneart 91. 71 Resekostnadsersättning Används för lokala reseavtal (tex. Stockholm) per/dag alt per/tim. Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. Redovisas i rutan för resekostnader (55) på kontrolluppgiften. 72 Resekostnadsersättning Används för kollektivavtal (f n 1:60/km.) Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. Redovisas i rutan för bilersättning (50) på kontrolluppgiften. 79 Utlägg Välj lämpligt bokföringskonto. 80 Skattepliktig bruttolön Räknas ut automatiskt. 81 Skatt Räknas ut automatiskt. 82 Extra skatt. Hämtas automatiskt från personalregistret. 83 Procentskatt. Beräknas om en 5:a sätts i skattekolumn och procenttalet i fältet skattetabell i personalregistret. 84 Skatt på engångsbelopp Beräknas om procenttal för detta sätts i personalregistret. 90 Rikskuponger avdrag Automatiskt med belopp enligt löneart 30. 91 Avdrag bilförmån Görs automatiskt om bilförmån finns. 92 Avdrag diverse Välj lämpligt bokföringskonto. 95 Rikskuponger nettoavdrag Kan kopplas till löneart 30 101 Sparad övertid Registrera övertid som ska tas ut senare. 102 Uttagen övertid maj-okt Räknas ner vid uttag enl. avtal. Multipel 1,75
LÖNER 18 103 Uttagen övertid nov-apr Räknas ner vid uttag enl. avtal. Multipel 2,00 Priser/Konton mm När Du trycker ÄNDRA kommer denna fråga och du har möjlighet att automatiskt ändra till nästa års priser och %-satser. Du kan själv välja på vilket konto som företagsstödet ska konteras. Om du anger 0 sker ingen kontering. FLER PARAMETRAR Den vänstra delen avser lön för utlärda målare och lärlingar. Den högra delen avser ersättningsnivåer för lärlingsutfyllnad samt övriga ersättningar som erhålls från MKA.
LÖNER 19 Projektuppläggning Så här ser fönstret ut om Du valt NEJ vid Integration till bokföring. Så här ser fönstret ut om Du valt JA vid Integration till bokföring. Om obligatorisk projektredovisning valts i Företagsuppgifter, lägg upp exempelvis projektnummer 1 som Gemensamt projekt för t ex VD och tjänstemannalöner. Endast projektnummer (ej namn) behöver läggas upp. I övrigt se separat projektredovisningsmanual.
LÖNER 20 CSR-förfrågan (Centrala Skatte Registret) Skapa en diskett i slutet av året för att erhålla nya skattetabeller för dina anställda för nästa år. Skicka disketten till Riksskatteverket. Görs varje år. När disketten returneras till er - se CSR-svar nedan. CSR-svar Här läses disketten med CSR-svar som erhållits från Riksskatteverket in. Görs varje år.
LÖNER 21 Sätt i disketten och klicka på knappen STARTA INLÄSNING. Uppdaterade uppgifter om de anställdas skattetabeller, jämkning mm visas. Skriv ut på papper och ändra manuellt i personalregistret. Årsbyte I början av ett nytt år ehåller de som har betalat supportavgiften ett program för det kommande året. Programmet ersätter det befintliga och innehåller nytt årtal samt nya skattetabeller. Innan det nya programmet installeras bör alla listor vara uttagna för det gångna året, t ex sista kvartalsredovisningen, totalt/löneart, MKA-ersättning, semesterlönegrundande frånvaro samt sista löneperiodens samtliga listor. Kontrolluppgifter och FORA-redovisning skall göras efter installation av ny programversion. Borttagning av lönetransaktioner kan sen göras när allt är avslutat för föregående år.
LÖNER 22 Kontoplan Detta fönster visas endast om inte bokföringsprogrammet används. Om endast löneprogrammet används läggs konton upp här. Annars läggs dessa upp i bokföringen. För att se de konton som redan finns upplagda - klicka på HITTA. Möjlighet finns att lägga upp nya konton som sedan kan kopplas till en löneart. Password (behörighet) Här kan man bestämma vilka som får tillgång eller ej tillgång till vissa bilder och funktioner. Används mest om nätverk används eller om olika personer kör olika rutiner. För uppläggning kontakta supporten.
LÖNER 23 Under rullgardinsmenyn Register finns följande fönster. Ta bort anställda som slutat Här går det att ta bort alla anställda som slutat före ett visst datum. Tänk på att målare som slutat måste finnas kvar i registret när registrering till FORA ska göras (ett år efter slutatår.) Turordning Här kan en turordningslista skrivas ut inkl de dagar som den anställde arbetat efter han fyllt 45 år. För tidigare anställningar i företaget kan dessa dagar läggas in antingen som ett saldo eller som fr o m t o m datum. Vid registrering av datum räknar programmet ut antal dagar. Utskriftsrutinen finns i samma fönster. Ange yrkeskod innan utskrift.
LÖNER 24 Semester Här registreras semester och sparad semester. Vid nytt semesterår läggs årets återstående semesterdagar över till Sparade semesterdagar. Se flik 4 för uttag av semesterdagar. Borttagning transaktioner avslutade projekt Tar bort transaktioner för projekt som har status Avslutade. Årets transaktioner sparas. Ta bort transaktioner för föreg. år Efter att samtliga uppgifter skrivits ut kan man ta bort samtliga transaktioner för föregående år. Ändra till föreg. år Om du har läst in uppgradering för det nya året men glömt att ta ut alla listor kan du backa till föreg. år och sen ta ut dina listor. Stäng därefter programmet och starta om det. Komplettering av frånvarodatum I detta fönster kan du ändra frånvarodatum om du tidigare registrerat fel.
LÖNER 25 BEARBETNING Under denna bild registreras periodens lönetransaktioner och alla listor skrivs ut. När respektive lista skrivits ut sätts automatiskt ett kryss till höger för listan. Listan kan dock skrivas ut igen. Vid UPPDATERA... kontrolleras om alla obligatoriska listor skrivits ut. I så fall skrivs ett bokföringsunderlag ut och frågan om utskrift är OK. Om JA, avslutas perioden och inga listor kan skrivas ut igen. Vill man skriva ut en lista från en tidigare period, går man in under rullgardinsmenyn Rapporter / Uppdaterade perioder. Om bokföringsprogrammet är integrerat skapas automatiskt en verifikation i bokföringen. Om även projektredovisning är integrerad skapas även konton och belopp för mätning, arbetsmarknadsavgift, semestermedel och arbetsgivaravgift som påslag till projektet. I rullgardinsmenyn Bearbetning finns ytterligare rutiner som inte används så ofta. Rättelser samt Temporär uppdatering av löner till projekt.
LÖNER 26 Registrering Löner Vid uppstart av ny löneperiod visas först denna bild. Här väljs period, månad och utbetalningsdatum. Kvartal sätts automatiskt. Under pågående löneperiod går programmet automatiskt till bilden för periodens bearbetningar. Kontroll görs här också om löneperiod redan är bearbetad och klar. OBS! Du kan registrera hur många löneperioder som helst under samma månad om du t ex vill separera kollektivanställda och tjänstemän med olika löneperioder. Om en löneperiod uppdaterats kan ytterligare perioder registreras i samma månad, om man t.ex. glömt att ta med någon anställd. Lönetransaktioner för en anställd behöver inte registreras på en gång utan kan göras i olika omgångar tills all registrering är klar. Löneperioden är en unik märkning av just den lönekörning du gjort. Denna knyts sedan alltid till en månad. Om något värde registrerats fel kan detta korrigeras under rullgardinsmenyn Bearbetning/Rättelse. Se sid. 32.
LÖNER 27 När period, månad och utbetalningsdatum är ifyllda öppnas nästa fönster, i vilket registrering av lönerader/lönearter sker. Välj först för vilken anställd som lön skall registreras. Skriv antingen anställningsnummer i avsett fönster eller klicka på knappen HITTA ANSTÄLLD och välj därifrån. Därefter skall lönerader/lönearter registreras. Dessa kan registreras i fältet Löneart eller hämtas i fönstret uppe till höger genom att dubbelklicka på en rad. Om inget personligt pris angivits i personalregistret visas priset som finns i registret Priser/konton dvs. det generella prisregistret. Har man däremot angivit ett s.k. personligt pris så föreslås detta. Det går att ändra men påverkar inte prisregistret. Raderna kan visas antingen i den ordning de registreras in (om man avbryter och glömmer vilken rad som man senast slog in), eller i löneartsordning. Se ovan Sorteringssordning rader. På lönespecifikationen kommer raderna alltid i löneartsnummerordning. För varje inslagen rad sker en ny skatteberäkning och omräknad nettolön visas. Detta underlättar speciellt om införsel/utmätning ska ske. Om man registrerat fel kan man enkelt ändra eller ta bort en rad genom att dubbelklicka på den. Vid registrering av löneart 51, 52 eller 54 sker automatiskt hopp till Registrering och utskrift av semesterlönegrundande frånvaro, där man i samband med löneregistrering kan registrera frånvaro. Ett personligt meddelande kan skrivas ut på lönespecifikationen genom att man klickar på MEDDELANDE. En ruta visas i vilken man skriver in meddelandet. Klicka därefter på SPARA. (Vid utskrift av lönespecifikationerna kan ytterligare ett meddelande läggas in som visas på samtliga för perioden registrerade lönespecifikationer.) Om man glömt eller vill ändra något i anställningsregistret kan man klicka på ÄNDRA I ANSTÄLLD och sedan komma tillbaka till den här bilden. Om lärlingstimmar går över till ny nivå meddelas detta automatiskt. Pris och totalbelopp för en lönerad går att ändra intill uppdatering ägt rum. När alla rader är klara klicka på knappen SPARA eller funktionstangent F3.
LÖNER 28 Utskrifter Efter respektive utskrift kommer en fråga om utskrift OK?. Genom att svara JA på frågan sätts ett kryss vid respektive knapp i fönstret Periodens bearbetning. Först när alla tre kryssen finns där kan uppdatering av lönekörningen ske. LÖNESPECIFIKATIONER Här skrivs lönespecifikationer ut antingen för alla, fr.o.m. t.o.m. intervall, eller för EN anställd. Du kan även välja att skriva ut på s.k. laserpost. Specifikationerna kan skrivas ut flera gånger. Det går att ändra löneregistreringen och köra ut specifikationer igen ända tills uppdatering skett och perioden avslutats. Ett meddelande på samtligas specifikationer går att lägga in genom att klicka på MEDDELANDE PÅ ALLA LÖNESPECAR och i den bilden skriva in ett meddelande.