INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Transkript

1 Mini - LÖNER 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Systembeskrivning 1 Knappar handhavande 1 Kom igång snabbt 3 Säkerhetskopiering 5 Huvudmeny 6 Register 7 Företagsuppgifter 7 Löneparametrar 8 Personal 9 Lönearter uppläggning 12 Löneartsförteckning 15 Priser / konton 17 Årsbyte 18 Bearbetning 19 Starta ny löneperiod 20 Löneregistrering 21 Lönespecifikationer 22 Utbetalningslista papper 23 Filöverföring till Bankgirot 24 Uppbördsdeklaration 24 Semesterkassa 25 Bokföringsunderlag 25 Rättelser period, månad, utbetalningsdatum 26 Rapporter 27 Kvartalsredovisning 27 Semesterlönegrundande frånvaro 30 MKA-ersättning 30 Lönearter per anställd 30 Fora uppgifter 31 Kontrolluppgifter 31 Listutskrifter uppdaterade perioder 31

2 Mini - LÖNER 2 Systembeskrivning Systemet är avsett för beräkning av löner med speciell inriktning på måleriföretag. Lönearter, månadsredovisning, kvartalsredovisning är anpassade till branschens specifika krav. Systemet är transaktionsbaserat d.v.s. alla lönetransaktioner som registreras sparas i databasen. Detta innebär att man under året när som helst kan ta fram listor från föregående löneperioder. Vid leverans finns färdiga lönearter och prislistor/konton upplagda. Användaren kan själv lägga upp egna lönearter och även ändra i parameterregistret när de olika procentsatserna och beloppen ändras. Via supportavtal erhålls varje år nytt program med nya skatteberäkningar och eventuella övriga ändringar som gjorts på grund av ändringar i lag och avtal. Vid ändringar som påverkar enbart prisregister görs utskick med tydliga förklaringar. Knappar mm I nästan alla fönster finns en knapprad längst ned för ÄNDRA, TA BORT o.s.v. Här är ett exempel från Löneartsregister. Huvudmeny går till första huvudbilden. Esc (tangenten) backar till föregående meny. FÖRRA och NÄSTA bläddrar fram och tillbaka mellan lönearterna.. Om ändring ska göras, klickar man på ÄNDRA när lönearten hittats. Om ny löneart registrerats eller ändring ska göras, lyser knappen SPARA starkare. Vid klick på SPARA läggs de nya uppgifterna in. Istället för att använda SPARA går det bra att använda Enter - tangenten två gånger. För att hitta en löneart som ska ändras eller tas bort klickas på HITTA. En ny bild visas enligt nedan. Här kan man välja på två sätt, antingen genom att dubbelklicka på aktuell rad eller skriva löneartsnumret åtföljt av Enter. Det lilla Hitta -fönstret stängs då och lönearten med alla uppgifter visas. Om inte allt syns i bilden, används den s.k. hissen till höger för att komma längre ned. I alla bilder med Hitta -funktioner görs på samma sätt.

3 Mini - LÖNER 3 Kom igång snabbt Följande sidor beskriver vad du bör göra efter att programmet installerats. Här beskrivs också hur en löneperiod går till. Allt för att du snabbt ska komma igång! Registervård Välj Register - Företagsuppgifter 7 I regel har vi skrivit in uppgifterna innan vi skapar CD:n men kontrollera för säkerhets skull att allt är rätt ifyllt. Klicka dessutom i Ja/Nej - rutorna om avdelning, projekt, mm Välj Register - Löneparametrar 8 I regel är arbetsgivarnumret ifyllt om vi haft tillgång till det. Komplettera övrig info. Välj Register - Personal 9 Registrera dina anställdas uppgifter Välj Register - Lönearter 12 De lönearter vi anser nödvändiga för ett måleriföretag finns upplagda från start. Komplettera vartefter du anser dig behöva fler. Välj Register - Priser /Konton mm 17 Kontrollera att bokföringskonton överensstämmer med din egen kontoplan. Kontrollera även procenttal mm. Rutin för en löneperiod Välj Bearbetning - Registrera löner 20 När ny period initierats öppnas fönstret i vilket du registrerar löneraderna. Välj Bearbetning - Lönespecar 22 När du har tagit ut lönespecifikationerna får du en fråga om utskriften är OK? Ett kryss sätts automatiskt för varje utskriven lista i Bearbetningsmenyn som en påminnelse om var i bearbetningen man befinner sig. Alla listor måsta vara utskrivna för att uppdatering ska kunna ske. Om något är fel på en lönespecifikation eller om man vill ändra eller lägga till något, går man åter in i bilden REGISTRERA LÖNER och korrigerar. Kryssen mitt för listorna försvinner. Listorna måste skrivas ut igen,

4 Mini - LÖNER 4 detta för att få aktuella data på de olika listorna, och för att uppdatering ska kunna göras. Välj Bearbetning - Totalt per löneart 23 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Välj Bearbetning - Utbetalningslista 23 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Om du önskar BG-fil skrivs denna efter utbetalningslistan. Välj Bearbetning - Prel. Skatteredovisning 24 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Välj Bearbetning - Semesterkassa 25 Skriv ut och markera att utskriften är OK. Välj Bearbetning - Uppdatera och avsluta perioden 25 När alla listor är utskrivna avslutas löneperioden genom att UPPDATERA OCH AVSLUTA PERIODEN. En bokföringsorder skrivs då ut. En fråga kommer efter utskriften Utskriften OK. Om man svarar JA avslutas perioden, och inga fler ändringar göras. Rutin för ett kvartal Välj Rapporter - Kvartalsredovisning 27 Efter varje kvartals slut tas en kvartalsredovisning ut på papper och skickas eller mailas till Semesterkassan. Välj Rapporter - Semesterlönegrundande frånvaro 30 Listan skickas till MKA Välj Rapporter - MKA ersättning 30 Listan skickas till MKA

5 Mini - LÖNER 5 Säkerhetskopiering I huvudmenyn finns en knapp märkt BACKUP. Här sker säkerhetskopiering till diskett eller annat media. Säkerhetskopiera efter varje gång du varit inne i programmet och gjort några ändringar. Vår rekommendation är att ha tre uppsättningar disketter. Genom att inte använda samma diskett varje gång utan istället alternera mellan flera eliminerar man risken att någon diskett visar sig vara obrukbar när man senare behöver den. VIKTIGT ATT SÄKERHETSKOPIERA. Du kan antingen SPARA PÅ DISKETT eller HÄMTA FRÅN DISKETT. Det vanliga är att du väljer SPARA PÅ DISKETT. Som filnamn föreslås dagens datum (ex zip). Detta innebär att varje dags kopia är unik och disketten fylls på med mer o mer information. När disketten är full måste du tömma disketten. Om Du ändrar till annat filnamn, backup.zip, kan du använda samma diskett hela tiden. Oavsett vilket filnamn du väljer måste du ha flera uppsättningar disketter som du alternerar mellan. Märk dem 1,2,3 och växla från dag till annan. HÄMTA FRÅN DISKETT används om du av någon anledning behöver återlagra en tidigare kopia. Vid eventuellt datorhaveri eller när man byter dator måste informationen återlagras/överföras. Det vanliga är att du sparar på diskett. Hämta från diskett används om du av någon anledning behöver återlagra en tidigare kopia. Vid eventuellt datorhaveri eller när man byter dator måste informationen återlagras/överföras.

6 Mini - LÖNER 6 HUVUDMENY Vid start av programmet visas detta fönster. Som i alla fönster kan man välja antingen genom att klicka med musen på ett av alternativen eller genom att använda de s.k. rullgardinerna i menyraden upptill. Snabbhopp går att göra direkt till bokföring och fakturering såvida dessa program finns inlagda. Info visar bl.a. var program och datafil ligger. Flera företag kan hanteras via knappen BYT FÖRETAG. I rullgardinsmenyn enligt nedan finns ytterligare rutiner som inte används så ofta. Dessa beskrivs under respektive avsnitt.

7 Mini - LÖNER 7 REGISTER Företagsuppgifter

8 Mini - LÖNER 8 Företagsnamn Adress Postadress Org.nr. Telefon Företagsnamnet. Företagets adress. Företagets postnummer och postnummeradress. Företagets organisationsnummer. (Skrivs xxxxxx-xxxx) Företagets telefon. Löneparametrar

9 Mini - LÖNER 9 Företagsnamn Kontaktperson Namnunderskrift Mobiltelefon Bankkontonummer Företagets kundnummer BG Hämtas från Företagsuppgifter Visas på lönespecifikationen. För utbetalningslista som skickas/faxas till banken. Visas på lönespecifikationen. För utbetalningslista som skickas/faxas till banken. Om man önskar skapa fil och skicka till Bankgirot anges kundnumret hos Bankgirot här. Bankgironr(BG-bet) Om fältet ovan är ifyllt måste även det egna Bg-numret anges. Licenskodnyckel Ny systemnyckel erhålls varje år. Arbetsgivarnummer Semesterkassans arbetsgivarnummer som skrivs på kvartalsredovisningen. Adress till BG fil Egen logo spec Mapp i datorn där man önskar att filen skapas. Om egna blanketter med firmatryck m.m. används sätt kryss i rutan Egen logo lönespec. Annars kommer programmet att skriva ut företagsnamn m.m. överst till vänster på lönespecifikationen. Anställda

10 Mini - LÖNER 10 Bilden visar uppläggning och ändring av anställda. Beskrivning hur de olika fälten fylls i finns på nästa sida. För att ändra en anställd, klickar man först på HITTA, då en bild med alla anställda visas. I denna ruta, såsom i övriga HITTA-rutor i systemet, dubbelklickar man på raden eller skriver anställningsnummer och trycker på Enter. Klicka sen ÄNDRA och gör de ändringar du önskar. Under knappen ANMÄRKNINGSFÄLT kan en text som avser den anställde registreras. Denna text visas vid löneregistreringen vid rubriken Anm. Den kan användas som en upplysning eller påminnelse om man vill komma ihåg något speciellt för den anställde vid löneregistreringen. Under rubriken FASTA LÖNEARTER kan man lägga upp lönearter som är ständigt återkommande vid varje löneperiod. Kan användas vid exempelvis månadslön, införsel (registreras med minustecken). Dessa kommer då upp automatiskt så fort den anställdes anställningsnummer registreras i löneregistreringen. Ovan beskrivna knappar aktiveras när man klickar på ÄNDRA. Under rubriken INFO finns en kort fältförklaring. Noggrannare genomgång av varje fält se nästa sida. För att flytta mellan de olika fälten kan antingen Enter eller musen användas. Personalregister Fält Anst.nr. Förnamn Efternamn c/o Beskrivning Numeriskt. Valfritt nummer. Max 20 tecken. Max 23 tecken. Max 25 tecken. Skrivs ut på lönespecen.

11 Mini - LÖNER 11 Adress Postnummer Postadress Telefon Mobiltelefon Personnnr. Betalningssätt Bankkontonummer Anställn.dat. Slutat datum Lönekod Max 25 tecken. OBS! 5 tecken i en följd inga mellanslag.(skrivs xxxxx.) Max 25 tecken. Max 15 tecken. Max 15 tecken. Max 11 tecken. (t ex Skrivs xxxxxx-xxxx) 1= Banklista. 2=Kontantlista. Måste innehålla 16 tecken (clearingnummer plus nollutfyllnad plus kontonumret, ex.vis ). ÅÅMMDD. (år-månad-dag) Har betydelse för uträkning av antalet dagar när man tar ut turordningslistan. ÅÅMMDD Har betydelse för uträkning av antalet dagar när man tar ut turordningslistan. 1=Tjänsteman 2=Övriga arbetare 3=Målare Yrkeskod Endast för lönekod utlärd lärling 120 järnmålare 130 servicearbetare 140 materialarbetare 150 övr. enl Mål.avtal 160 företagsavtal Snittlön Räknas automatiskt ut efter utskrift av kvartalsredovisningen. Daglön (karens) För lönekod 1, avdrag för första karensdag, löneart 51. För övriga sjukdagar dras procent på detta belopp enligt parameter. Löneart 57 måste då användas.. Mån/timlön För TJM registreras månadslön. Hämtas automatiskt vid löneregistrering vid inslag av löneart 1 eller 2. För lönekod 3 kan denna användas för att registrera annan timlön än den som finns under Priser/konton mm. Hämtas automatiskt vid registrering av löneart 11. Timmar från start Registreras för lärlingar. Viktigt!

12 Mini - LÖNER 12 Skattetabell Skattekolumn Löneperioder Jämkning Extra skatt Bilförmån Registrera två siffror t.ex. tabell 31. Vid procentskatt registreras här procentsatsen och siffra 5 i skattekolumn. Ex.vis 28 resp 5, som blir 28 % skatt. Används ej utom vid procentskatt då en 5:a ska fyllas i här. Vid månadsutbetalning skall det vara 12 perioder. Vid tvåveckorslön 26 perioder. Används för skatteberäkning. Inslaget belopp minskar underlaget för skatteberäkningen. (registreras utan minus). Om den anställde önskar skatteavdrag med större belopp än tabellskatt. Skrivs i kronor. Visas automatiskt på lönespecifikationen som löneart 82. Ange förmånsbeloppet per månad. Skapas automatiskt vid löneregistrering. Skatt Beräknas på lönearterna 33, 34 och 40. Om ingen procentsats noteras räknas engångsbelopp ingen skatt. Personliga priser Det pris som noteras visas automatiskt vid löneregistreringen istället för avtalspriset. Lönearter Bilden visar uppläggning och ändring av lönearter. Notera att vid leverans finns lönearter upplagda baserad på vår erfarenhet av vad som behövs. Dessa kan behöva kompletteras för de speciella behov som varje enskilt företag har.

13 Mini - LÖNER 13 De färdiga lönearter som följer med programmet är grupperade enligt följande: 1 49 Löner och skattepliktiga ersättningar Sjuklön, helglön, arbetstidsförkortning mm Ersättningar enligt avtal, bilförmån Skattefria ersättningar Skatter Skattefria avdrag Sparad övertid Valfria När man lägger upp egna lönearter är det en fördel om strukturen ovan gällande löneartsindelning används. Man bör vara observant när man lägger upp lönearter så att de kodas rätt med tanke på : Skatteplikt Kvartalsredovisning Kontrolluppgifter FORA

14 Mini - LÖNER 14 Löneartsnr. Benämning Konto A-pris Ange löneartsnummer från Notera vårt förslag på struktur föregående sida. Benämning som du vill visa på bl.a. lönespecifikationen. Huvudbokskonto som beloppet skall bokföras på. Om du vill se kontoplanen klicka på den understrukna texten Konto så visas din kontoplan. Pila nedåt eller skriv de första siffrorna i kontonumret så flyttas markören nedåt i listan. Dubbelklicka med musen eller tryck Enter för valt konto. I fältet A-pris kan ett fast pris för lönearten läggas upp. Detta pris föreslås vid löneregistrering, men kan dock ändras där. A-pris skall INTE användas för lönearterna 11, 36, 37, 52, 55, 56, eftersom dessa priser hämtas från registret Priser/konton. Om dessa lönearter prissätts så tar detta överhanden och även lärlingar får då fel pris. Kolumn i statistik för timmar Ange 3, 4 eller 5. Om lönearten ska räknas med i kvartalsredovisningen, anges nummer för respektive kolumn i rutan (t ex löneart 11 = en 3:a i rutan för timmar och en 3:a i rutan för belopp). Kolumn i statistik för belopp Ange 3, 4 eller 5 Löneart för autom... Se löneart 30, Rikskuponger. Eftersom detta är en löneförmån och inte skall utbetalas utan endast öka den skattepliktiga lönen måste ett bruttolöneavdrag göras, löneart 90. Vill man dessutom göra ett nettoavdrag på lönen kan man i nästa fält ange den lönearten. Se särskild anvisning under flik 4. Lönearter som skrivs efter denna Det finns möjlighet att koppla ihop en kedja av lönearter för att underlätta löneregistreringen. Man kan t ex koppla ihop löneart 11 med löneart 32 och 49 (timpris måste då anges), löneart 49 kopplas sedan till löneart 71. Detta innebär att genom att börja registrera antal timmar på löneart 11 får man genom att endast trycka på Enter med sig både individuellt tillägg, restidoch reskostnadsersättning. Avdrag/Tillägg Skattepliktigt Sociala avg. Markeras om lönearten avser avdrag eller tillägg, detta för att man ej skall behöva ange +/- tecken vid löneregistreringen. Om man vid löneregistrering anger minustecken framför beloppet så ändras tillägg/avdrag till det motsatta. Ange om lönearten skall ingå i bruttolönesumman och skatteavdrag göras. För alla skattepliktiga lönearter ska sociala avgifter beräknas. Dock inte Tillägg drivmedel, löneart 68. Denna löneart är skattepliktig men sociala avgifter skall inte beräknas.

15 Mini - LÖNER 15 Förmån Semester MKA-ersättning Om en löneart också är en förmån (exempelvis Rikskuponger) skall rutan fyllas i. Förmåner redovisas under Skattepliktiga förmåner på uppbördsdeklarationen. JA om den är semesterlönegrundande. JA om den berättigar till löneutfyllnad. Sammanslagning Det finns möjlighet att välja om man vill ha alla registrerade lönerader på lönespec sammanslagna eller specificerade på lönespecifikation

16 Mini - LÖNER 16 Löneartsregister Nr Namn Beskrivning 1 Månadslön TJM Hämtar månadslön från personalregistret. 2 Månadslön företagsledare Hämtar månadslön från personalregistret. 11 Tidlön för lönekod 2 och 3 Hämtar lönen för lönekod 3 och yrkeskod 110, från data från Prisregister. Om Tidlön finns registrerad i personregistret, tas istället denna.. 21 Materialarbetare Se särskild sida. 30 Rikskuponger Kopplad till löneart 90 och 95. Se sid Individuellt tillägg Överenskommet tillägg till löneart 11 Tidlön. 33 Ackordsöverskott Procentskatt räknas om %-sats anges i personalregistret. 34 Förskott ackord Procentskatt räknas om % -sats anges i personalregistret. 36 Ackordstid Hämtar timlön från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 37 Tidlön ackord Hämtar timlön från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 40 Retroaktiv lön Procentskatt räknas om %-sats anges i personalregistret. 45 Övertidstillägg Hämtar timpenning för lönekod 3 enligt fönster Priser/Konton. Skriver ett V i kolumn Alt på kvartals-redovisningen 49 Restidsersättning Summeras till total i kvartalsredovisningen. 50 Vård av barn Max 40 tim/år enligt avtal. 52 Sjuklön För lönekod 3: Tar i första hand snittlön (räknas ut i kv.redov.). I andra hand tidlön i personalregistret och i tredje hand priset från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. Därefter räknas procent enligt bild Priser/Konton. Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. 54 Havandeskapslön Lön vid havandeskap. 55 Helglön Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton.

17 Mini - LÖNER Permitteringslön Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 57 Sjuklön TJM Drar procent på daglön enligt Priser/Konton. 61 Facklig info lärling Hämtar pris från värden under knappen Fler parametrar under Priser/Konton. 62 Avtalskurs lärling Arbetsmiljö GK Arbetsmiljö vidare Löpande skyddstillsyn Arbetsmiljö handledare Bilförmån Hämtas automatiskt från personregistret om sådan förmån anges. Avdrag görs automatiskt med löneart Resekostnadsersättning Används för lokala reseavtal (tex. Stockholm) per/dag alt per/tim. Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. Redovisas i rutan för resekostnader (55) på kontrolluppgiften. 72 Resekostnadsersättning Används för kollektivavtal (f n 1:60/km.) Summeras till totaler i kvartalsredovisningen. Redovisas i rutan för bilersättning (50) på kontrolluppgiften. 79 Utlägg Välj lämpligt bokföringskonto. 80 Skattepliktig bruttolön Räknas ut automatiskt. 81 Skatt Räknas ut automatiskt. 82 Extra skatt. Hämtas automatiskt från personalregistret. 83 Procentskatt. Beräknas om en 5:a sätts i skattekolumn och procenttalet i fältet skattetabell i personalregistret. 84 Skatt på engångsbelopp Beräknas om procenttal för detta sätts i personalregistret. 90 Rikskuponger avdrag Automatiskt med belopp enligt löneart Avdrag bilförmån Görs automatiskt om bilförmån finns. 92 Avdrag diverse Välj lämpligt bokföringskonto. 95 Rikskuponger nettoavdrag Kan kopplas till löneart Sparad övertid Registrera övertid som ska tas ut senare. 102 Uttagen övertid maj-okt. Räknas ner vid uttag enl. avtal. Multipel 1,75

18 Mini - LÖNER Uttagen övertid nov-apr. Räknas ner vid uttag enl. avtal. Multipel 2,00 Priser/Konton mm Här ändrar du värden vid avtals- och lagförändringar. Information kommer från ASE. FLER PARAMETRAR Den vänstra delen avser lön för utlärda målare och lärlingar. Den högra delen avser ersättningsnivåer för lärlingsutfyllnad samt övriga ersättningar som erhålls från MKA.

19 Mini - LÖNER 19 Årsbyte I början av ett nytt år erhåller de som har betalat supportavgiften ett program för det kommande året. Programmet ersätter det befintliga och innehåller nytt årtal samt nya skattetabeller. Innan det nya programmet installeras bör alla listor vara uttagna för det gångna året, t ex sista kvartalsredovisningen, totalt/löneart, MKA-ersättning, semesterlönegrundande frånvaro samt sista löneperiodens samtliga listor. Kontrolluppgifter och FORA-redovisning skall göras efter installation av ny programversion. Man kan välja att göra årsbyte med eller utan borttagning av lönetransaktioner. Borttagning av lönetransaktioner ska inte göras förrän allt är avslutat för föregående år.

20 Mini - LÖNER 20 BEARBETNING Under denna bild registreras periodens lönetransaktioner och alla listor skrivs ut. När respektive lista skrivits ut sätts automatiskt ett kryss till höger för listan. Listan kan dock skrivas ut igen. Vid UPPDATERA... kontrolleras om alla listor skrivits ut. I så fall skrivs ett bokföringsunderlag ut och frågan om utskrift är OK. Om JA, avslutas perioden och inga listor kan skrivas ut igen. Vill man skriva ut en lista från en tidigare period, går man in under rullgardinsmenyn Rapporter / Uppdaterade perioder. Om bokföringsprogrammet är integrerat skapas automatiskt en verifikation i bokföringen. Om även projektredovisning är integrerad skapas även konton och belopp för mätning, arbetsmarknadsavgift, semestermedel och arbetsgivaravgift som påslag till projektet. I rullgardinsmenyn Bearbetning finns ytterligare rutiner som inte används så ofta.

21 Mini - LÖNER 21 Registrering Löner Vid uppstart av ny löneperiod visas först denna bild. Här väljs period, månad och utbetalningsdatum. Kvartal sätts automatiskt. Under pågående löneperiod går programmet automatiskt till bilden för periodens bearbetningar. Kontroll görs här också om löneperiod redan är bearbetad och klar. OBS! Du kan registrera hur många löneperioder som helst under samma månad om du t ex vill separera kollektivanställda och tjänstemän med olika löneperioder. Om en löneperiod uppdaterats kan ytterligare perioder registreras i samma månad, om man t.ex. glömt att ta med någon anställd. Lönetransaktioner för en anställd behöver inte registreras på en gång utan kan göras i olika omgångar tills all registrering är klar. Löneperioden är en unik märkning av just den lönekörning du gjort. Denna knyts sedan alltid till en månad. Om något värde registrerats fel kan detta korrigeras under rullgardinsmenyn Bearbetning/Rättelse. Se sid. 26.

22 Mini - LÖNER 22 När period, månad och utbetalningsdatum är ifyllda öppnas nästa fönster, i vilket registrering av lönerader/lönearter sker. Välj först för vilken anställd som lön skall registreras. Skriv antingen anställningsnummer i avsett fönster eller klicka på knappen HITTA ANSTÄLLD och välj därifrån. Därefter skall lönerader/lönearter registreras. Dessa kan registreras i fältet Löneart eller hämtas i fönstret uppe till höger genom att dubbelklicka på en rad. Om inget personligt pris angivits i personalregistret visas priset som finns i registret Priser/konton dvs. det generella prisregistret. Har man däremot angivit ett s.k. personligt pris så föreslås detta. Det går att ändra men påverkar inte prisregistret. Raderna kan visas antingen i den ordning de registreras in (om man avbryter och glömmer vilken rad som man senast slog in), eller i löneartsordning. Se ovan Sorteringssordning rader. På lönespecifikationen kommer raderna alltid i löneartsnummerordning. För varje inslagen rad sker en ny skatteberäkning och omräknad nettolön visas. Detta underlättar speciellt om införsel/utmätning ska ske. Om man registrerat fel kan man enkelt ändra eller ta bort en rad genom att dubbelklicka på den. Vid registrering av löneart 51, 52 eller 54 sker automatiskt hopp till Registrering och utskrift av semesterlönegrundande frånvaro, där man i samband med löneregistrering kan registrera frånvaro. Ett personligt meddelande kan skrivas ut på lönespecifikationen genom att man klickar på MEDDELANDE. En ruta visas i vilken man skriver in meddelandet. Klicka därefter på SPARA. (Vid utskrift av lönespecifikationerna kan ytterligare ett meddelande läggas in som visas på samtliga för perioden registrerade lönespecifikationer.) Om man glömt eller vill ändra något i anställningsregistret kan man klicka på ÄNDRA I ANSTÄLLD och sedan komma tillbaka till den här bilden. Om lärlingstimmar går över till ny nivå meddelas detta automatiskt. Pris och totalbelopp för en lönerad går att ändra intill uppdatering ägt rum.

23 Mini - LÖNER 23 När alla rader är klara klicka på knappen SPARA eller funktionstangent F3. Utskrifter Efter respektive utskrift kommer en fråga om utskrift OK?. Genom att svara JA på frågan sätts ett kryss vid respektive knapp i fönstret Periodens bearbetning. Först när alla kryssen finns där kan uppdatering av lönekörningen ske. LÖNESPECIFIKATIONER Här skrivs lönespecifikationer ut antingen för alla, fr o m t o m-intervall eller för EN anställd. Specifikationerna kan skrivas ut flera gånger. Det går att ändra löneregistreringen och köra ut specifikationer igen ända tills uppdatering skett och perioden avslutats. Ett meddelande på samtligas specifikationer går att lägga in genom att klicka på MEDDELANDE PÅ ALLA LÖNESPECAR och i den bilden skriva in ett meddelande.

24 Mini - LÖNER 24 TOTALT PER LÖNEART Här skrivs en lista på alla lönearter som använts vid löneregistreringen med timmar och belopp. Om man inte har behov av denna lista kan man välja utskrift på skärm och därefter utskrift OK NETTOLÖNELISTA Banklista skrivs ut för de som har en 1:a i Betalningssätt i personalregistret. Kontantlista skrivs ut för de som har en 2:a i Betalningssätt i personalregistret.

25 Mini - LÖNER 25 Filöverföring Bankgirot När banklistan är utskriven kommer först frågan om utskrift OK. Om denna besvaras med JA kommer ny fråga Skall betalfil skapas? Denna fråga ställs endast om Kundnummer BGbetalning under Register/Löneparametrar är ifylld. Filen kan skickas till Bankgirot via något av de kommunikationsprogram som finns på marknaden (ex.vis Bankett.) Hör av er till supporten om ni undrar över programvaror för filöverföring. UPPBÖRDSDEKLARATION (ARBETSGIVARAVGIFTER O KÄLLSKATT) Skriver först ut en lista innehållande preliminärt skatteavdrag och bruttolöner per anställd. Efter detta skrivs en uppbördsdeklaration ut. Observera att om man kör flera löneperioder under en månad så innehåller den sista uppbördsdeklarationen samtliga perioder under månaden.

26 Mini - LÖNER 26 SEMESTERKASSAN Detta är ett underlag för den månatliga inbetalningen till Semesterkassan. En lista skrivs som visar semestertimmar, semesterlön, arbetsmarknadsavgift, mätningsavgift och totalt att betala till Semesterkassan. Efter respektive utskrift kommer en fråga om utskrift OK?. Genom att svara JA på frågan sätts ett kryss vid respektive knapp i fönstret Periodens bearbetning. Först när alla kryssen finns där kan uppdatering av lönekörningen ske. UPPDATERA OCH AVSLUTA PERIODEN. BOKFÖRINGSORDER SKRIVS UT. När detta fönster öppnas kontrollerar programmet att lönespecifikationer och alla listor för perioden är utskrivna. Innan bokföringsunderlaget är utskrivet kan alltså lönespecifikationer

27 Mini - LÖNER 27 ändras och skrivas ut på nytt. Övriga listor måste också skrivas ut och godkännas om ändring skett. Under rullgardinsmenyn Bearbetning finns dessutom följande rutiner Rättelser, Ändra månad och period Om man startat en ny period och av misstag angivit fel period eller månad kan man ändra i detta fönster. De eventuella transaktioner man registrerat måste dock först tas bort. Rättelser, Ändra utbetalningsdatum Om man startat en ny period och av misstag angivit fel utbetalningsdatum kan man ändra i detta fönster.

28 Mini - LÖNER 28 RAPPORTER Här sker utskrift av rapporter som normalt inte ingår i en månadsbearbetning dvs register, kvartalsredovisning, olika avstämningsrapporter ut. KVARTALSREDOVISNING skapar en rapport med alla anställda samt en sammanställning, likadan som Semesterkassans egen. Det finns också möjlighet att skapa en fil som kan skickas till Semesterkassan via mail. Det är lämpligt att först ta ut listan på papper innan man mailar den Vill man maila redovisningen klickar man på knappen märkt Mail

29 Mini - LÖNER 29 Detta fönster visas. Första gången man mailar måste en del uppgifter fyllas i. Dessa uppgifter lagras till nästa rapportering. För att hitta den egna SMTP servern måste du öppna ditt mailprogram. I Outlook Express 6 ser det ut så här Välj Verktyg - Konton och därefter Egenskaper för ditt e-postkonto

30 Mini - LÖNER 30 Under fliken Servrar hittar du din Utgående e-post (SMTP) server Notera och fyll i fältet SMTP server i nedanstående fönster. Alternativt markera raden och kopiera med kommandot ctrl C. Stäng fönstret. Klicka på ändra, parkera markören i fältet SMTP.Klistra in med ctrl V Fyll dessutom i den egna adressen. Semesterkassans mailadress är redan ifylld. Klicka på SPARA. Det går att komplettera meddelandet. Klicka på SKICKA MAIL, ett kvitto erhålls. KVARTAL SPECIAL används om mätningsavgift, arbetsmarknadsavgift eller semesterlöner ändrats under kvartalet. Kan även användas för att ta fram kvartalsredovisning från tidigare perioder med andra avgifter.

31 Mini - LÖNER 31 SEMESTERLÖNEGRUNDANDE FRÅNVARO visar en bild där man registrerar frånvarotimmar och orsak för frånvaron. Fönstret kan även nås direkt i löneregistreringsfönstret. Listan som skrivs ut skickas istället för den förtryckta blanketten till MKA. Välj först anställningsnummer och kryssa därefter i de olika rutorna. När markören står i fältet Meddelande tryck Enter så att den anställdes namn syns i stora rutan till höger. När samtliga anställda registrerats välj utskrift och skicka sedan rapporten till MKA. MKA-ERSÄTTNING skapar en rapport över löneutfyllnad för lärlingar samt övriga MKAersättningar. Rapporten skickas till MKA varje kvartal. Fyll i kvartal och klicka sedan Skrivare. Övriga rapporter LÖNEARTER/ANSTÄLLD är en sammanställning av lönetransaktioner med summan av olika lönearter per anställd eller uppdelade per projekt. Man kan göra urval per period, anställd, löneart och projekt.

32 Mini - LÖNER 32 UPPGIFTER TILL FORA är en årlig redovisning av uppgifter till FORA. Diskett skickas tillsammans med försättsblad till FORA alternativt kan man fr o m 2004 registrera uppgifterna på med hjälp av det lösenord de tillhandahåller. Se separat anvisning under flik 4. KONTROLLUPPGIFTER skapas, skrivs ut till den anställde och skickas till RSV. Programmet sammanställer alla löneuppgifter men man kan komplettera med kryssmarkering i de olika rutorna. En förutsättning för att summorna ska komma i rätt rutor på blanketten är att våra upplagda lönearter används. Vid uppläggning av nya lönearter måste man noga kontrollera var dessa hamnar och eventuellt korrigera. Se separat anvisning under flik 4. Uppdaterade perioder Under rullgardinsmenyn Rapporter finns detta val. Här kan tidigare perioders listor skrivas ut. Även föregående års under förutsättning att man inte raderat transaktionerna vid årsbyte. Man kan genom att ställa musen i aktuellt fält ändra årtal och period till tidigare år och perioder.