Vad händer när Ekonomistyrningsverket kommer på besök? Nicklas Rangne Revisor
Eller rättare sagt.. Vad händer när EU-revisorerna från ESV kommer på besök? 2
Varför är jag här? Vi delar gärna med oss av våra erfarenheter. Mycket bättre (och roligare) för alla parter om vi kan hjälpa projekt att undvika att göra fel än att vi rapportera fel i efterhand. Men jag är fortfarande revisor, så jag kan inte tala om hur ni ska göra. 3
Vilka är vi? Nationell revisionsmyndighet för EU-fonderna med delad förvaltning Till exempel ERUF, ESF och Jordbruks-/landsbygdsfonderna. Avdelningen består av 25 personer men förstärks även av inhyrda konsulter vid behov. Avdelningen är uppdelad i två enheter som har ett nära sammarbete. 4
Vad gör vi? Vi reviderar förvaltnings- och kontrollsystemen genom att utföra: - Systemrevisioner hos de förvaltande och attesterande myndigheterna. - Projektrevisioner hos ett urval av projekten. Resultaten rapporteras årligen till EU-kommissionen. 5
Varför reviderar vi projekt? Egentligen är det den förvaltande myndighetens arbete vi reviderar. Projektrevisionerna är ett verifierande komplement till våra systemrevisioner. Resultaten ligger till grund för vår uppskattning av hur mycket fel det finns i samtliga projekt (den så kallade felprocenten). 6
Varför blir just ert projekt reviderat? Ni har mottagit EU-stöd det år som vi reviderar. Att det är just ert projekt är en slump. Metoden för urvalet måste vara slumpmässig för att resultaten ska kunna extrapoleras till hela populationen. Urvalsmetodiken är fastställd av EU-kommissionen och används av alla revisionsmyndigheter i hela EU. 7
Men varför blir vi reviderade flera gånger? Vi gör ett urval varje år Har ni rekvirerat stöd flera år kan ert projekt falla ut i flera urval. Det finns många andra aktörer som också utför granskningar av EU-finansierade projekt. Bland annat: - De förvaltande myndigheterna - EU-kommissionen - Europeiska revisionsrätten 8
Hur går revisionen till? Ni blir kontaktade av revisorn för bokning av besöksdatum. Revisionen sker på plats hos er. Längden på revisionsbesöket beror på: - Utbetalningens omfattning - Hur bra ordning det är på underlagen Ofta hinner vi med revisionsbesöket på en dag. Vid besöket behöver vi tillgång till ett rum där vi kan arbeta med materialet. Muntlig avrapportering innan besöket avslutas. 9
Vad önskar vi oss av projekten vid revisionen? Vi granskar 100 procent av utgifterna i den (de) utbetalning(-ar) som har valts ut för revision. Vi bedömer även om projektets verksamhet ryms inom det operativa programmet. Vi gör vår bedömning utifrån vad som är tillgängligt vid revisionen. Alla utgifter måste kunna verifieras med underlag som till exempel: - huvudbok - fakturor/kvitton 10
Vad önskar vi oss av projekten vid revisionen? - betalningsbevis - avtal - fullständig dokumentation av genomförda upphandlingar - anställningsavtal - tidrapporter - med mera Vi behöver även tillgång till eventuella investeringar som har delfinansierats med EU-medel. 11
Vad kan ni göra för att revisionen ska gå så smidigt som möjligt? Detta underlättar inte bara vid våra revisioner. Se till att projektets dokumentation finns samlad. Se till att dokumentationen är strukturerad. Se till att alla avtal och upphandlingsunderlag finns tillgängliga. Se till att allt som är arkiverat tas fram ur arkivet innan besöket. 12
Lärdomar Vanliga fel och misstag samt några tips Bristfälliga upphandlingar - Kan bli väldigt dyrt! - Tänk på att se till hela organisationens köp, inte bara projektet. Personalkostnader - Var noga med att det är projektets verkliga utgifter som bokförs i projektredovisningen. - Använd inte praktiska och smidiga schabloner. 13
Lärdomar Vanliga fel och misstag samt några tips Se till att det tydligt framgår på fakturor, avtal, arbetsrapporter m.m. att de avser projektets verksamhet. Var vaksam på förskottsfakturor i slutet av projektperioden. Glöm inte att använda logotypen för EU-finansiering på marknadsföringsmaterial. Använd rätt logotyp och i rätt storlek. 14
Lärdomar Vanliga fel och misstag samt några tips Säkerställ att ingen ändrar i bokföringen som ligger till grund för utbetalningsbeslutet. Ställ er frågorna: - Är den här utgiften nödvändig för projektet? - Tillhör den här utgiften egentligen den ordinarie verksamheten? Vid investeringar sent i projektperioden Är de nödvändiga för just det här projektet? 15
Lärdomar Vanliga fel och misstag samt några tips Spara all dokumentation på ett strukturerat sätt så att det är reviderbart även om/när du till exempel har bytt jobb. Ställ nytta i förhållande till kostnad. Lyssna noga på de förvaltande myndigheterna, besök deras informationsmöten och läs informationen på deras webbsidor. 16
Nicklas Rangne Nicklas.rangne@esv.se 08-690 45 84