Bilaga 2 Datum 2011-10-26 Bilaga 2, Kravspecifikation
Diarienummer 11-9515 Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll 1 Portofri befordran av Blindskrift 4 1.1 Inledning 4 1.2 Bakgrund och syfte 4 1.3 Tjänsten idag 4 1.4 Områdesindelning 6 Försändelsekedja område 1 och 2 7 Försändelsekedja område 3 8 Försändelsekedja område 4 och 5 9 2 Tjänsten 10 2.1 När Tjänsten får användas 10 2.2 Tillstånd 10 2.2.1 Godkända organisationer 10 3 Krav på Tjänsten 11 3.1 Område 1 och 2, Distribution i Sverige och utland 11 3.1.1 Område 1 Sverige och utland - Brev 11 Brev 11 3.1.2 Område 2 Sverige och utland - Paket 11 Paket 11 3.2 Område 3 Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes 12 3.2.1 Sverige 12 Brev 12 Paket 12 3.2.2 Befordran utrikes 12 Brev 12 Paket 12 3.3 Område 4 och 5 Distribution Kommun 12 3.3.1 Område 4 Kommun Brev 12 3.3.2 Område 5 Kommun Paket 13 3.4 Gemensamma krav område 1,2,4 och 5 13 Returpost 13 3.5 Gemensamma krav område 1-5 13 Godkända organisationer 13 Avlämning av Postförsändelser 13 3.6 Gemensamma krav för område 2, 3 och 5 14 Integritet och sekretess 14 4 Statistik och registrering 15 5 Information och service 16 5.1 Information 16 5.2 Service 16 6 Kostnader 17 6.1 Generella kostnader 17 7 Uppföljning och avstämning 18 Post- och telestyrelsen 3
1 Portofri befordran av Blindskrift 1.1 Inledning Post- och telestyrelsen, PTS, är en central förvaltningsmyndighet inom området elektronisk kommunikation och post. PTS har ett övergripande ansvar som innebär att myndigheten ska främja och följa upp målen inom området för elektronisk kommunikation och post. Enligt regeringens mål för funktionshinderspolitiken bör samhället utformas så att människor med funktionsnedsättning blir delaktiga fullt ut i samhällslivet. Inom den sektor PTS verkar innefattas detta i myndighetens vision som är att alla i Sverige ska ha tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationstjänster. PTS verkar för denna vision bland annat genom att upphandla tjänster som skapar nytta för personer med funktionsnedsättning och som tillser att människor med funktionsnedsättning kan nyttja elektroniska kommunikationer och post på likvärdiga villkor. PTS upphandlar för närvarande cirka sju tjänster för personer med funktionsnedsättning. 1.2 Bakgrund och syfte Tjänsten Portofri befordran av Blindskrift innebär att det är kostnadsfritt för bland andra personer som är blinda, synskadade eller har andra läshandikapp att skicka Blindskrift. Även bibliotek och vissa organisationer har rätt att skicka Blindskrift kostnadsfritt. Syftet med tjänsten är att möjliggöra för användarna att ta del av bland annat litteratur och tidningar samt att skicka brev till varandra. Användare av tjänsten kan ha svårt att ta sig till landets bibliotek och att läsa den tryckta tidningen som distribueras via andra kanaler. Kostnaden för försändelser upp till 7 kg står PTS för. För definitioner se bilaga 1. 1.3 Tjänsten idag Posten Meddelande AB levererar tjänsten idag. Tjänsten består av flera olika delar. Idag kan Sveriges samtliga Bibliotek, ca 2 200 stycken, skicka Blindskrift portofritt till Målgrupp som lånar Blindskrift, exempelvis talböcker. Talböckerna är oftast lån från Bibliotek och skickas då i cirka hälften av fallen tillbaka till Biblioteken med så kallad Returpost (svarspost). Returpost är idag utformad så att Målgruppen vänder på den adresslapp som Blindskriften kommer med och lägger Postförsändelsen i en av Postens brevlådor. Paket 2-7 kg eller Brev som inte går ner i en vanlig brevlåda lämnas in på ett av Postens inlämningsställen. Post- och telestyrelsen 4
Många av Biblioteken som skickar Blindskrift idag skickar endast till Målgrupp i den egna Kommunen, men en del går även utanför Kommunen. Biblioteken kan även skicka Blindskrift till andra Bibliotek i hela landet. Talboks- och punktskriftsbiblioteket (TPB) är den organisation som står för en betydande del av produktionen av talböcker i Sverige. TPB behöver således skicka Blindskrift till andra Bibliotek i hela landet. Det är även tillåtet att skicka Blindskrift till låntagare utrikes Prioritaire. Även Godkända organisationer, idag ca 50 stycken, kan skicka Blindskrift portofritt. Den största delen av de Godkända organisationernas Postförsändelser består av taltidningar som de själva producerar. I de allra flesta fall skickas inte taltidningarna tillbaka med Returpost till de Godkända organisationerna. Godkända organisationer är utspridda över hela landet och skickar Postförsändelser till, exempelvis prenumeranter på taltidningar, över hela landet. Postförsändelserna skickas med Övernattbefordran med utdelning nästföljande Vardag. Det är även tillåtet att skicka Blindskrift utrikes Prioritaire. För att skicka Blindskriften fyller Bibliotek och Godkända organisationer i en följesedel på Postens webbplats och lämnar sedan in Postförsändelsen hos Postens företagscenter alternativt får dem upphämtade om Biblioteket eller den Godkända organisationen själva har ett sådant avtal med Posten. PTS står som betalande kund. Blindskriften skickas med Övernattbefordran med utdelning nästföljande Vardag. Blindskriften delas ut hos Målgrupp i dennes Postanläggning. Även Paket och skrymmande Brev delas ut hos Målgrupp. Det är bara om Målgrupp inte är hemma som Postförsändelser som inte går ner i Postanläggning aviseras. Vidare kan även privatpersoner som är blinda, synskadade eller har ett annat läshandikapp skicka Blindskrift emellan sig (Målgrupp). Privatpersoner utan läshandikapp kan även skicka Blindskrift till privatpersoner med läshandikapp (Målgrupp). Målgrupp och Privatpersoner kan lägga sina Postförsändelser i Postens brevlådor för Distribution hos Adressaten med Övernattbefordran. I de det är en Postförsändelser som inte går ner i Postens brevlådor får de lämna in Paketen på ett av Postens inlämningsställen. Istället för porto märks kuvertet med Blindskrift i högra hörnet. Sådana Postförsändelser kan även skickas utrikes och ska då märkas Cécogrammes. PTS får statistik över Postförsändelserna från Bibliotek och Godkända organisationer och månadsvisa fakturor. Kostnaden för Postförsändelser Post- och telestyrelsen 5
mellan Målgrupp och Privatpersoner faktureras kvartalsvis efter en förutbestämd schablon. 1.4 Områdesindelning Idag tillhandahålls Tjänsten av en leverantör. PTS är mån om att upprätthålla fri konkurrens inom bland annat postområdet. Med anledning av detta har PTS gjort följande områdesindelning. Anbudsgivare kan lägga anbud på hela Sverige och utland, Brev och/eller Paket. Anbudsgivare kan också välja att lägga anbud på Brev och/eller Paket inom en eller flera Kommuner. Vidare går det att lägga anbud på Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes Sverige inklusive utland. Observera att den eller de leverantörer som kommer att leverera Tjänsten Sverige och utland Brev och/eller Paket även kommer att Distribuera Brev och/eller Paket mellan Kommuner. D.v.s. leverantör som kommer att Distribuera Brev och/eller Paket inom en viss Kommun kommer endast att sköta Distribution inom Kommunens gränser. Postförsändelser som ska Distribueras utanför denna Kommuns gränser kommer att Distribueras av den leverantör som har området Sverige och utland. Anbudsgivare kan lägga anbud på följande områden: 1. Sverige och utland Brev. 2. Sverige och utland Paket. 3. Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes inom Sverige inklusive utland. 4. Kommun Brev. 5. Kommun Paket. Anbudsgivare som väljer att lägga anbud på område 1 och/eller 2 kommer oavsett vem som Distribuerar Brev och eller Paket inom Kommun att sköta all Distribution utanför Kommunens gränser. Post- och telestyrelsen 6
Försändelsekedja område 1 och 2 I de fall en anbudsgivare väljer att lägga anbud för Sverige inklusive utland både Brev och Paket, område 1 och 2, måste anbudsgivaren tillhandahålla Tjänsten enligt bilden nedan. Post- och telestyrelsen 7
Försändelsekedja område 3 I de fall en anbudsgivare väljer att lägga anbud på område 3, Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes inom Sverige inklusive utland måste anbudsgivaren lägga anbud enligt bilden nedan. Post- och telestyrelsen 8
Försändelsekedja område 4 och 5 I de fall en anbudsgivare väljer att lägga anbud på en Kommun område 4 och 5 måste de tillhandahålla Tjänsten inom Kommunen enligt bilden nedan. Blå pilar visar hur Postförsändelser skickas mellan Användare i Sverige och utland. Lila pil visar hur Postförsändelser skickas från Godkända organisationer till Bibliotek i Sverige. Röda svängda pilar visar hur Postförsändelser skickas mellan personer inom Målgruppen samt mellan Bibliotek, i område 1 och 2 i Sverige samt mellan Bibliotek inom Kommun i område 4 och 5. Post- och telestyrelsen 9
2 Tjänsten 2.1 När Tjänsten får användas Blindskrift får skickas portofritt mellan Användare. För tydlighetens skull vill vi påpeka att för område 3 gäller följande: Målgrupp får skicka Blindskrift till annan Målgrupp, inom Sverige och utomlands, genom att skriva Blindskrift i högra hörnet. Privatpersoner får skicka Blindskrift till Målgrupp på detta vis. För utrikes Postförsändelser ska Målgrupp och Privatpersoner skriva Cécogrammes i högra hörnet. Blindskrift får inte skickas mellan Privatpersoner och inte heller mellan Godkända organisationer. 2.2 Tillstånd Samtliga Användare kan använda Tjänsten utan tillstånd från PTS förutom Godkända organisationer. 2.2.1 Godkända organisationer För att en organisation ska godkännas för portofri befordran av Blindskrift till Bibliotek och Målgrupp ska denne framställa Blindskrift. Som Godkänd organisation räknas organisationer som producerar Blindskrift på uppdrag av Talboks- och punktskriftsbiblioteket (TPB) och Taltidningsnämnden (TTN). Som Godkänd organisation räknas även producenter av taltidningar, samt producenter av information, till Målgruppen. Utöver det kan PTS besluta om vissa undantag. Idag finns cirka 50 st. Godkända organisationer. Post- och telestyrelsen 10
3 Krav på Tjänsten Anbudsgivare kan lägga anbud på följande områden: 1. Sverige och utland Brev. 2. Sverige och utland Paket. 3. Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes inom Sverige inklusive utland. 4. Kommun Brev. 5. Kommun Paket. Anbudsgivare kan lägga anbud på ett eller flera områden. En utförlig beskrivning hur Tjänsten inom offererat område kommer tillhandhållas ska bifogas anbudet. Det är av yttersta vikt, för det fall att en ny Leverantör kommer att tillhandahålla Tjänsten, att den nya Leverantören ska överenskomma med nuvarande leverantör att Postförsändelser som hamnar fel vidarebefordras till rätt Adressat. För det fall att Tjänsten kommer att tillhandahållas av fler än en Leverantör ska Leverantörerna ingå överenskommelse med övriga Leverantörer för att vidarebefordra Postförsändelser som hamnar hos fel Leverantör. 3.1 Område 1 och 2, Distribution i Sverige och utland 3.1.1 Område 1 Sverige och utland - Brev Brev Leverantören ska Distribuera Brev till Adressaten på Vardagar. Distribution ska ske med Övernattbefordran i hela Sverige. Brev ska Distribueras till Adressaten. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Brevet är för stort för Adressatens Postanläggning ska avisering om hämtning ske. Leverantören ska Befordra utrikes Brev till Adressaten som Prioritaire. 3.1.2 Område 2 Sverige och utland - Paket Paket Leverantören ska Distribuera Paket till Adressaten på Vardagar. Distribution ska ske inom tre dagar i hela Sverige. Post- och telestyrelsen 11
Paket ska Distribueras till Adressaten. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Paketet är för stort för Adressatens Postanläggning ska avisering om hämtning ske. Leverantören ska Befordra utrikes Paket till Adressaten som Prioritaire. 3.2 Område 3 Postförsändelser märkta med Blindskrift eller Cécogrammes 3.2.1 Sverige Brev Leverantören ska Distribuera Brev, märkta med Blindskrift i högra hörnet till Adressaten på Vardagar. Distribution ska ske med Övernattbefordran i hela Sverige. Brev ska Distribueras till Adressaten. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Brevet är för stort för Adressatens Postanläggning ska avisering om hämtning ske. Paket Leverantören ska Distribuera Paket, märkta med Blindskrift i högra hörnet till Adressaten på Vardagar. Distribution ska ske inom tre dagar i hela Sverige. Paket ska Distribueras till Adressaten. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Paketet är för stort för Adressatens Postanläggning ska avisering om hämtning ske. 3.2.2 Befordran utrikes Brev Leverantören ska Befordra utrikes Brev, märkta med Cécogrammes i högra hörnet till Adressaten som Prioritaire. Leverantören ska även omhänderta sådana försändelser som inkommer till Sverige. Paket Leverantören ska Befordra utrikes Paket, märkta med Cécogrammes i högra hörnet till Adressaten som Prioritaire. Leverantören ska även omhänderta sådana försändelser som inkommer till Sverige. 3.3 Område 4 och 5 Distribution Kommun 3.3.1 Område 4 Kommun Brev Leverantören ska Distribuera Brev till Adressaten på Vardagar. Distributionen ska ske med Övernattbefordran inom den Kommun anbudsgivaren offererar. Post- och telestyrelsen 12
Brev ska Distribueras till Adressaten. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Brevet är för stort för Adressatens Postanläggning ska avisering om hämtning ske. 3.3.2 Område 5 Kommun Paket Leverantören ska Distribuera Paket till Adressaten på Vardagar. Distributionen ska ske inom tre dagar på Vardagar inom den Kommun anbudsgivaren offererar. Paket ska Distribueras till Adressaten på Vardagar. Endast då ingen är anträffbar i Adressatens bostad och Paketet är för stort för Adressatens postinlägg ska avisering om hämtning ske. 3.4 Gemensamma krav område 1,2,4 och 5 Returpost Leverantören ska Distribuera Returpost till Bibliotek eller Godkänd organisation. Distributionen ska ske med Övernattbefordran inom det område anbudsgivaren offererar. Målgruppen ska kostnadsfritt, på ett enkelt sätt, avpassat för Målgruppen kunna returnera Blindskriften till Bibliotek eller Godkända organisationer med Returpost. Idag används samma kuvert och Målgruppen vänder endast på den förtryckta adresslappen och lägger den i en av Postens brevlådor. Det ska inte vara mer komplicerat än det är idag för Användaren att returnera Postförsändelsen. En beskrivning hur ni avser lösa detta ska bifogas anbud. 3.5 Gemensamma krav område 1-5 Godkända organisationer Leverantören ska göra en preliminär bedömning av förfrågan från organisation att använda Tjänsten i enlighet med av PTS givna villkor i 2.2.1 ovan. Leverantörens preliminära bedömning ska skickas till PTS som fattar beslut om tillstånd ska ges. Avlämning av Postförsändelser Användare ska kunna avlämna Postförsändelserna inom rimligt avstånd från sina verksamhetsställen och/eller bostad, alternativt få Postförsändelserna upphämtade varje Vardag. Post- och telestyrelsen 13
3.6 Gemensamma krav för område 2, 3 och 5 Integritet och sekretess Leverantör som endast distribuerar Paket ska bedriva verksamheten så att den tillgodoser rimliga krav på tillförlitlighet och så att: Paket hanteras så att de inte skadas genom yttre påverkan eller av väder och vind, Paket hanteras så att de inte i onödan exponeras för obehöriga eller lämnas obevakade på sätt som innebär risker i integritetshänseende, skyddet för Användarnas integritet upprätthålls genom att berörd personal tillämpar tystnadsplikt, de lokaler där Paket hanteras uppfyller rimliga krav på säkerhet. Övrigt Paket som inte kan delas ut till Adressaten, till exempel på grund av att den är avflyttad eller felaktig adress har angivits, ska returneras till avsändaren. Anbudsgivaren ska beskriva hur Anbudsgivaren hanterar Paket vars avsändare saknas. Post- och telestyrelsen 14
4 Statistik och registrering PTS behöver få in statistik över vilka Godkända organisationer och Bibliotek som skickat Blindskrift samt över vad de skickat för att kunna följa upp hur Tjänsten används. Leverantören ska kvartalsvis kostnadsfritt leverera statistik digitalt till PTS enligt följande: 1. Vilka Bibliotek och Godkända organisationer som skickat Blindskrift. 2. Hur många Postförsändelser som skickats i respektive prisklass inklusive Returpost, samt kostnader för Postförsändelserna uppdelat på Godkända organisationer och Bibliotek. Statistik och fakturor ska vara uppdelade mellan Bibliotek och Godkända organisationer. PTS ska ha rätt att begära ut annan statistik hänförlig till Tjänsten till en skälig kostnad. Leverantören ska kostnadsfritt bistå PTS om denne begär verifiering av att statistiken är korrekt och att fakturering överensstämmer med statistiken. Post- och telestyrelsen 15
5 Information och service 5.1 Information Leverantören ska vid avtalsstart och löpande under avtalstiden informera Bibliotek och Godkända organisationer om rutiner vid användandet av Tjänsten. Leverantören ska vid avtalsstart samt löpande under avtalstiden tillse att Målgrupp får behövlig information om Tjänsten förändras. Av PTS i förväg godkända kostnader för informationsinsats vid avtalsstart kommer PTS att stå för. Leverantör som tillhandahåller Tjänsten inom område 4 och 5 ska informera Bibliotek och Godkända organisationer om var gränserna för Kommunen går. Leverantören ska vid förfrågan skicka information om Tjänsten till Bibliotek, Godkända organisationer och Målgrupp. All information som skickas till Användare ska vara på svenska och i förekommande fall Blindskrift. Leverantören ska upprätta en tjänstebeskrivning av Tjänsten som bland annat beskriver Tjänsten, Användarna, telefonnummer, webbadress, öppettider för kundservice, rutiner och annat för Tjänsten relevant innehåll eller villkor. Leverantören ska, i anbudet, redogöra för hur beskrivningen av Tjänsten kommer att utformas. 5.2 Service Leverantören ska bistå Användare om och när de behöver hjälp att förstå hur man använder Tjänsten. Användarna av Tjänsten ska kunna få den service och information de behöver för att nyttja Tjänsten per telefon. Telefonservicen ska tillhandahållas till gängse samtalstaxa. Det ska gå att få information om Tjänsten på Vardagar minst mellan kl. 10-15. Information ska ges på svenska. Post- och telestyrelsen 16
6 Kostnader 6.1 Generella kostnader Användare av Tjänsten ska inte vid något tillfälle behöva erlägga någon kostnad för att nyttja Tjänsten. Post- och telestyrelsen 17
7 Uppföljning och avstämning Avstämningsmöte mellan Leverantör och PTS ska hållas minst två gånger per år. Leverantören är sammankallande till mötena och ansvarar för upprättande av dagordning och mötesprotokoll. Senast fem (5) arbetsdagar innan avstämningsmöte ska dagordning, statistik och annan tjänstedokumentation samt eventuella beslutsunderlag skickas per e-post. Protokollutkast ska vara klara senast tio (10) arbetsdagar efter genomfört möte. Mötesprotokoll ska godkännas av PTS. Alla för Tjänsten väsentliga förändringar ska beslutas i samråd med PTS. Fattade beslut ska tydligt framgå av mötesprotokoll. Post- och telestyrelsen 18