~ Landstinget DALARNA Ekonomienhet Bt[(Joa [Ser ~ ft- BESLUTSUNO-tRLAG Datum 2013-01-28 Sida 1 (3) Dnr LD12/03603 Uppdnr 414 2013-01-14 s arbetsutskott 2013-01-28 Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna Ordförandens förslag : 1. Uppföljningen av gemensam internkontroll 2012 godkänns. 2. Plan för gemensam internkontroll 2013 fastställs. Sammanfattning beslutade i januari 2012 (Dnr LD11/03692) om de interkontrollprocesser som skulle granskas 2012. Processerna som har kontrollerats 2012 är: Delegeringsbestämmelser Attestinstruktioner Upphandling och avtal Anställningsprocessen nterkontrollprocesser som här föreslås att granskas under 2013 är: nformation om likabehandlingspolicy Bisysslor Upphandling och avtal Användning av rapportverktyget BLD vars syfte är att ge den statistik och nyckeltal som behövs för analys, styrning, ledning och uppföljning på alla beslutsnivåer. Budgetprocessen ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Gemensamt internkontrollområde 2012, uppföljning c) Gemensamt internkontrollområde 2013 Postadress Box 712 791 29 Falun \ Besöksadress Vasagatan 27 Falun Kontakt 023-490000 Org.nr: 232100-0180 i:'".' Handläggare Sjölund Margareta redovisningschef margareta. r.sjolund@ tdalarna.se 023-490014
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Datum Dnr 2013-01 -28 LD12/03603 Sida 2 (3) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget 2008-02-18, 14, fastställde fullmäktige riktlinjer för intern kontroll. antog 2008-01-28, 12, anvisningar till riktlinjer för intern kontroll. En internkontrollgrupp bildades med ekonomicheferna från förvaltningarna, avdelningschefen för redovisning, förvaltningscheferna från tandvårdens beställarenhet och patientnämnden och redovisningschefen som har ansvaret för att leda gruppens arbete. nternkontrollgruppens uppdrag är att se till att kontroller utförs enligt planerna och följa upp resultatet av kontrollerna. Utförda kontroller för 2012 rapporteras härmed tilllandstingsstyrelsen. Kontrollmomenten, resultaten och föreslagna/vidtagna åtgärder framgår av bilagan. För tre av processerna redovisas avvikelser: Attestinstruktioner Gemensamma attestinstruktioner har antagits under 2012 genom ett verkställighetsbeslut av landstingsdirektören nr 15/12 och 16/12. Vid förvaltningarnas kontroller har Kultur o Bildning noterat att attestanter attesterar egna kostnader varvid påminnelse utfärdats. Landstingsservice har uppdaterat sin attestförteckning för beslutsattestanter. De nya attestinstruktionerna har skickats ut till verksamhetschefer och enhetschefer i Hälso- och sjukvården och. Några stickprovskontroller av attester har inte gjorts vid dessa förvaltningar. Stickprovskontroller av attester ingår därför i Hälso- och sjukvårdens och s interna kontroll under 2013. Upphandling och avtal Avvikelser har rapporterats från Hälso- och sjukvården, och Kulturen. Landstingsservice framför önskemål om tydligare formulering av kontrollmomentet i processen. nterkontrollgruppen har i samarbete med upphandlingen tagit fram en BLD-rapport som kommer att driftsättas under 2013. rapporten kommer upphandlade leverantörer att kunna matchas mot leverantörsfakturor. Anställningsprocessen Avvikelser har rapporterats från Tandvården och Landstingsservice. Båda förvaltningarna har vidtagit åtgärder med anledning av detta. Tandvården repeterar reglerna med verksamhetscheferna och kvalitetssäkrar på personalenheten innan anställningsdokumenten skickas till -öneteamet. -
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Datum Dnr 2013-01-28 LD12/03603 Sida 3 (3) Patientperspektiv, finansiering och ekonomiska konsekvenser, miljö, likabehandling, barnkonsekvens, juridik, folkhälsa, konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet. Samverkan med fackliga organisationer nformation enligt MBA 10 sker 2013-01-16. Uppföljning nternkontroll avseende 2013 kommer att följas upp i landstingsstyrelsen i januari 2014.
~ landstinget UALARNA ntern kontrollplan 2012 Pos Process lrutin/svstem) 1G Delegeringsbestämmelser 2G Attestinstruktioner Att de gemensamma attestinstruktionerna tillämpas hos alla nämnder/förvaltningar Gemensamt internkontrollområde 2012 för alla nämnder och förvaltningar inom landstinget * UA = utan amärkning LS -mo t e t 201301 xx; St opp d a t um 201212 -xx MA - me d anmar.. k mng Kontrollmoment Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras Rapportering troll uiörd Resultai * Anmärkning ansvar senast till Ja Nei UA MA- --. Att resp förvaltningschef i enlighet med delegeringsbestämmelse rna beslutat om delgering inom sin Ekonomichef/Ekonomiav verksamhet. d chef 1 ggn/år Stickprov 2012-11-30 Förvaltningschef X! X! Avvikelse rapporrterad från ;; Ekonomichef/Ekonomiav Totalt Lt Kulturen, d chef Dalarna 2012-11-30 Förvaltningschef X ' X Landstingsservice Föreslagna/vidtagna ietqärder Kulturen; påminnelse Landstingsservice; Uppdatering av attestförteckning. Bilaga Navet/verkst ällighetsbeslu t 15/12 3G Upphandling och avtal Att via leverantörsfakturor kontrollera att tjänster och material köps in i enlighet med avtal. Förvaltningschef och Avvikelser rapporterade från'- Hälso- och sjukvårrd'-central förvaltning', Kulturen, Ekonomichef/Ekonomiav chef för upphandlings- Landstingsservice d chef 1 ggn/år Stickprov 2012-11-30 o avtalsavdelning X X Landstingsservice; många inköp saknar avtal, metod, mätning av validitet, tydlig anvisning för mätning av avtalstrohet. Kontroller kommer att göras 2013 när BLD-rapporten funaerar. 4G Anställningsprocessen Kontrollera att anställningar sker i enlighet med delegeringsbestämmelse r Och regler om Personalchef/Personalav Avvikelser anställningsprövning. d chef 1 ggn/år Stickprov 2012-11-30 Förvaltningschef och X! X rapporterade från -Tandvården personaldirektör j -Landstingsservice Repeterar reglerna med verksamhetschefer, kvalitetssäkrar på HR innan det skickas till lön. Efter kontrollen inför landstings-service att resp områdeschef signerar alla anställningsunderlag. Bilaga 4 G M Sjötund 1 (1) 2013-01-02: 13:59 Gemensamt internkontrollområde KP 2012.xls
landstinget.. Q.\LARNA ntern kontrollplan 2013 Pas Process (rutin/system) nformation om 1G likabehandlingspolicy Kontrollmoment Kontrollera all samlga medarbetare fåt! information om likanehandling och Gemensamt internkontrollområde 2013 för alla nämnder och förvaltningar inom landstinget * UA = utan amärkning LS mötet 2014 01 xx', Stoppdatum 201312 xx MA-- med anmärkning Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras Rapportering troll urörd Resultai * Anmärkning ansvar senast till Ja Nej UA MA-r+ Personalchefer 2013-11-30._ Personaldirektör...-..._._...._..._...-..._-.... 1...... 1................ Föreslagna/vidtagna letgärder Bilaga...-..._... '-.--.. --......,...... 2G Bisysslor Kontrollera at! reglerna för bisysslor efterlevs (från 2012) Personalchefer 2013-11-30 Personaldirektör -_.. 1._...--1-....._ --_. -... _---- - - ---.._._--~-.~ - _..._--_..- --o_- 3G Upphandling och av1al 4G Användning av Bild 5G Budgetprocessen At! via vereantörsfakturor kontrollera at! tjänster! och material köps in i enlighet med av1al (från Ekonomichefer 2013-11 -30 Ekonomidirektör Kontroller ska göras vi BLD-rapporter Mäta hur många av verksamhetscheferna som använder rapportverktyget BLD '"Kel ualun a, Duag'" 2013 på samtliga nivåer inrapporterad i Rain Dance i Ekonomichefer 2013-11-30 Ekonomidirektör.. - 1--- _.- -!- Ekonomichefer 1 g/år Fullständig 2013-11-30 Ekonomidirektör! ~ :.---_._... -._- --,--- -- M Sjölund 1 (1) 2013-01-02: 14:00 Gemensamt intern kontrollområde KP 2013.xls