Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet Omsorgsnämnd Jul 2016
Avvikelser enligt Socialtjänstlagen... 3 Avvikelser HSL... 3 Extraturer och fattasturer... 4 Budget i balans - Personalkostnader (ackumulerat)... 4 Köpta timmar av bemanningsenheten... 5 Verkställda timmar i särskilt boende och hemtjänst... 6 Driftsredovisning... 7 Driftsredovisning per område/förvaltning... 8 Investeringsredovisning... 11 Avtalstrohet... 12 Hälsotal - total sjukfrånvaro... 13 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro... 13 Sjukskrivning 28 dagar eller mer... 14 Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 2(14)
Avvikelser enligt Socialtjänstlagen Nyckeltalet är under utveckling och statistiken är inte komplett. Avvikelser HSL Nyckeltalet är under utveckling och statistiken är inte komplett. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 3(14)
Extraturer och fattasturer Omsorgsnämnd Juli månad saknar statistik då det är semestertider. statistiken är således ej komplett. De extraturer som är redovisade kommer främst av ledsagningar, utbildning/startpaket samt något vak. I vissa områden finns det extraturer på grund av ökad vårdtyngd, och till det dubbelbemanning. Fattasturer finns på en enhet, vilken har en partiell ledighet som är på 34 % det är svårt att tillsätta vikarie för denna. Enheterna som har årsarbetstid arbetar hela tiden med den för att minimera antalet extraturer samt fattasturer. Flera har även nollvick under månaden. Budget i balans - Personalkostnader (ackumulerat) Omsorgsnämnd Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 4(14)
Totalt underskott för personalkostnader efter juli månad är -1,1 mkr, vilket är en förbättring med 800 tkr sedan föregående månad. Den justerade riktpunkten är efter sju månader 57,5 % vilket motsvarar 125,1 mkr, utfallet visar 126,2 mkr. Orsaker till underskottet är bland annat fler tjänster inom särskilt boende på södra området samt norra området. Trygghetsboendet behöver mer resurser än planerat efter den nya organisationen. På norra området har en ny nattpatrull skaptas för att möta behovet som finns, personalen arbetar över samtliga områden. Positivt resusltat genereras av att Östra området har vakanta tjänster och går med överskott. Inom rehabilitering har det funnits vakantatjänster som också ger överskott. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög och påverkar enheternas kostnader. Arbete görs i rehab-processen för att förbättra läget. Till och med maj månad har det funnits omsorgstagare kvar på Kvarnbacken. Enheten fick i 2016 års budget inga medel till personalkostnader då platserna skulle ha varit avvecklade. Utfallet för detta visar en kostnad utöver budget med drygt 800 tkr. Personal är efter hand omflyttade till hemtjänsten på västra området där de täcker upp extraturer och vakanser. Rörelse och vakanser på sjukskötersketjänster gör att kostnaderna är höga. Introduktionskostnaderna är nödvändiga och behövs då de nyrekryterade sjuksköterskorna ska börja sitt arbete. Köp från bemanningsenheten har behövts göras för att täcka upp för de vakanta tjänsterna som funnits under året. Detta har varit mer kostsamt år 2016 jämfört med samma period 2015. För att klara sommarens verksamhet har hyrsköterskor tagits in från bemanningsföretag. Kostnaden belastar driftbudgeten. Köpta timmar av bemanningsenheten Omsorgsnämnd Budgeterad riktpunkt för de köpta timmarna från bemanningsenheten är i juli 60,9 % vilket motsvarar 23 529 timmar. Antalet köpta timmar uppgår till 41 041 Enheterna arbetar så långt de kan med årsarbetstid och täcker för varandra. Kortare sjukfrånvaro gör att bemanningsenheten används. På grund av vakanser bland sjuksköterskorna har fler timmar bokats 2016 än jämfört med samma period 2015.mfört med 2015. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 5(14)
Verkställda timmar i särskilt boende och hemtjänst Omsorgsnämnd De verkställda timmarna uppgår i juli till 31 602 i juni var det 31 582 timmar. Antalet timmar per dag för juli var 1 053 st likaså för juni. Fördelningen mellan hemtjänst och särskilt boende är enligt följande; 15 560 h respektive 16 042 h. Hemtjänsten står för 51 % av de verkställda timmarna. Under 2015 hade hemtjänsten ett medel på 51 %. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 6(14)
Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -23 447-13 971-23 460 13 Personalkostnader 217 663 126 235 228 371-10 708 Övriga kostnader 32 016 23 913 33 317-1 301 Totalt 220 987 136 177 232 983-11 996 Prognos per den 31/7är, -11 996 tkr Orsaken till avvikelsen är personalkostnader, minskad matdistribution och sparbetinget. Sparbetinget avser 9 037 tkr och övrig del av underskottet i prognosen består av 800 tkr som avser personalkostnader med den dåvarande personalstyrkan som krävdes för att bedriva verksamheten på Kvarnbacken, vilken inte är budgeterad. Personalkostnaderna på Almen och Madesjögläntan bidrar till underskottet. Positivt resultat finns inom hemtjänsten östra och norra. Faktiska underskott som ses i driften är hyra för trädgårdsvillan (60 tkr) samt ökade kostnader för städ på Almen (50 tkr). Prognostiserat underskott för matdistribution och kosten på särskilt boende är 1 200 tkr. Detta är på grund av färre antal köpta portioner än beräknat (16 portioner/dag) och ökade kostnader till kostverksamheten. Enheterna har i årets budget fått 15 dagar per tjänst att ta in personal från bemanningsenheten vid frånvaro. Total budget för enheterna är 11,8 mkr. Utfallet efter sju månader visar underskott med 5,8 mkr. Delvis beror underskottet på sjukfrånvaro. Även en del extraturer finns i verksamheten vilket också belastar denna budget. Enheterna köper färre timmar än samma period föregående år. De verkställda timmarna uppgår i juli till 31 602 st. Fördelat mellan hemtjänst och särskilt boende enligt följande; 16 042 h respektive 15 560 h. Hemtjänsten står i juli för 51 % av de verkställda timmarna och på helår för 51 %. Antalet verkställda timmar är 4800 färre i juli månad 2016 än samma period föregående år. Hemtjänsten har 19 77 färre timmar i juli 2016 jämfört med juli månad föregående år. Särskilt boende är inte jämförbart mellan åren då det fanns fler boendeplatser i maj 2015 jämfört med idag. En genomlysning pågår i förvaltningen i syfte att kvalitetssäkra uppgifterna om verkställda timmar. Signaler talar för att de inte är helt tillförlitliga. Observandum i verksamheterna: Två korttidsplatser har varit öppna i Fröjdekulla, vilka inte är budgeterade. På Kvarnbacken har det till och med maj månad funnits hyresgäster, vilket genererat kostnader av 800 tkr utöver budget. En ny nattpatrull har startats för att klara av ökat behov i hemtjänsten. Prognos för semesterperioden för sjuksköterskorna är beräknad till 900 tkr utöver budget. Antalet korttidsplatser är förnärvarande 31 st, budget avser 26 platser och antalet ska sänkas under kommande år. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 7(14)
Riktpunkt för utfall i relation till budget. Omsorgsnämnd Utfallet för juil månad är 136 mkr vilket motsvarar 61,6 % av budgeten. Den raka riktpunkten är 58,3 %. Kostnaderna består till största delen av personalkostnader som motsvarar 93 % av det totala utfallet. Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Omsorgsnämnd Utfallet efter sju månader visar en prognos på -12 mkr, det motsvarar 105,4 % av den totala riktpunkten på 100 %. Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 8(14)
Södra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -4 724-3 499-5 937 1 213 Personalkostnader 58 347 35 072 59 979-1 632 Övriga kostnader 11 403 6 157 11 193 210 Totalt 65026 37730 65 235-209 Prognosen för södra området har förbättrats något i och med att intäkterna är större för kottidsverksamheten till följd av att fler korttidsplatser är öppna. Nuvarande prognos är -209 tkr. Korttidsverksamheten har den senare tiden haft överbeläggning, fem extra platser har skapats utöver de 26 som det finns budget för. Extraturer på kvällar och helger har varit tvunget p.g.a. att det blivit stökigt när det är överbeläggning. Överbeläggning och extraturer gör att personalkostnaderna ökar och beräknat underskott är nu - 100 tkr. Dagverksamhet och den öppna verksamheten har en budget i balans, som kommer ge överskott vid årets slut. Beräknad prognos 373 kr. Glädjande är att det kommer in fler ärenden. Södra hemtjänsten är ett område som fått utökning av verkställda timmar, främst landetgruppen, vilket även påverkar nattorganisationen. I landetgruppen kommer utökning behöva göras, vilket görs genom att öka antalet tillsvidareanställda med 3-4 tjänster. I de två andra grupperna kan tjänster sparas då det är mindre verkställda timmar, resultatet ser i dessa två grupper bra ut. Underskottet förbättras något och prognosen visar nu -140 tkr. Pananställning som finns budgeterad är avslutad och genererar ett överskott av 160 tkr. Madesjögläntan visar underskott för perioden delvis på p.g.a. att ärenden övertagits från trygghetsboendet. Överanställning har gjorts på Madesjögläntan dessa resurser används nu för att täcka det behov som tagits över från hemtjänsten i form av trygghetsboendet. I dagsläget handlar det om 5 tjänster. Justering av de övertaliga tjänsterna kommer inte kunna göras förrän efter november månad. Prognosen är nu - 1 373tkr. Hög personalomsättning bland sjuksköterskorna, vilket gör att det inte är möjligt att gå kort samt att nyanställningar skapar introduktionskostnader. Vakanta tjänster gör också att kostnaderna för köp från bemanningsenheten är höga då poolpersonalen får gå in och täcka turer innan ny ordinarie personal är introducerad. Prognosen visar -200 tkr. Driften för området innefattar en ej budgeterad intäkt på 730 tkr som avser försäljning av rehab-tjänster till Individ- och familjeförvaltningen. Denna intäkt ger ett överskott, då det inte vid budgeteringen var känt att försäljning av tjänster skulle ske även år 2016. Fortsätter Integration att hyra Solrosen kommer överskott av 283 tkr att finnas vid årets slut då endast 6 månaders hyresintäkter är budgeterade. Västra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -4 859-2 876-4 859 0 Personalkostnader 56 468 33 778 57 714-1 246 Övriga kostnader 11 072 6 659 11 442-370 Totalt 62681 37561 64 297-1 616 Västra området har en prognos efter juli månad på - 1 616 tkr (-1 546 tkr). Resultatet är något försämrat sedan föregående månad. Det kommer av att personalkostnaderna på demensboendet är höga. På västra området har det under året funnits permanent boenden på Kvarnbacken, vilket inte är budgeterat och skapar underskott. Nu är platserna avvecklade och det totala underskottet blev 808 tkr. Hemtjänsten på västra området har haft flertalet omsorgstagare med dubbelbemanning och ökat vårdbehov, vilket skapar en del extraturer. Personal som tidigare arbetat på Kvarnbacken har gått på schema i detta område för att täcka upp. Prognosen för västra området exklusive Kvarnbackens är -200 tkr. I Orrefors är det mycket sjukfrånvaro och extra turer p.g.a. hög arbetsbelastning. Prognosen visar ett mindre underskott till följd av att det saknas en tjänst i budet för den elfte platsen som öppnades på särskilt boendet i Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 9(14)
april månad. Demensboendena har beräknat underskott av 997tkr för personalkostnader. Att ta i beaktning är att kostnaderna är höga och högre underskott förväntas i och med flertalet extraturer p.g.a. oroliga omsorgstagare. Serviceenheten har efter tre månader överskott, det kommer av att kostnaderna för hjälpmedel inte har varit höga för perioden. Om kostnaderna följer tidigare års trend blir de högre andra halvan av året och budgeten kommer användas fullt ut. Sjuksköterskor, rehab och administration har budget i balans. Någon tjänst är inte tillsatt vilket skapar överskott. Kostnader för köp av nyckelskåp ger ett mindre underskott i driften samt avsaknad av budget för hyra av Trädgårdsvillan, årshyran är 60 tkr. Lokalvården på Kvarnbacken kommer bli dyrare än budgeterat. Norra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -4 139-2 573-4 239 100 Personalkostnader 54 141 30 580 53 534 607 Övriga kostnader 6 111 3 760 7 327-1 216 Totalt 56113 31767 56 622-509 Efter juli månad har Norra området en prognos på -509 tkr (-1 489 tkr). Det förbättrade resultatet kommer av att överskott tas upp för personalkostnader inom rehabilitering samt att utfallet för personalkostnader på Fröjdekulla, inom hemtjänsten Alsterbro och hemtjänsten norra ger överskott. Fröjdekulla har höga kostnader för köp av bemanningsenheten efter de första månaderna. Delvis kommer det av omorganisering och att det saknas personal på ordinarie tjänster. Personalkostnaderna har inte längre underskott vilket delvis kommer av att antalet platser fått justeras neråt på grund av renovering. I och med detta används inte hela budgetutrymmet och mindre överskott beräknas. Hemtjänst Alsterbro/Bäckebo har under månaderna som gått kunnat justera ner det överanställning som fanns i förhållande till antalet verkställda timmar. Just nu används inte alla tjänster som finns i budget vilket ger överskott vid årets slut om läget kvarstår. Särskilt boende Almen har i samtliga grupper fler tjänster än vad budgeten räcker till. Det kommer var överanställning fram till och med oktober, då scheman kan ses över. På Almen har det funnits kökstjänster som nu är avslutade och överskott beräknas till 330 tkr. Norra hemtjänst: Höga kostnader för personalen i en av grupperna. Nattverksamheten har plusresultat, men budgeten innefattar 2,25 tjänster för mycket. Dessa används nu istället för att täcka kostnader för den nya nattpatrullen som startats. Det finns ingen egen budet för nattpatrullen. Övergripande Norra: Städkostnaden för Almen är högre än budgeterat och förväntat underskott är 50 tkr. Avtalet för städning av Fröjdekulla är inte klart, då justeringar behöver göras eftersom delar av fastigheten inte längre används av äldreomsorgen. I övrigt är kostnaderna i balans. Kostnaderna för sjuksköterskor under sommaren är beräknad att ge ett underskott med 900 tkr. Vikarier behöver köpas in från bemanningsföretag. I budet finns 1 mnkr för vikarier. Östra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -3 750-2 101-3 650-100 Personalkostnader 43 353 22 756 42 253 1 100 Övriga kostnader 4 444 2 577 4 369 75 Totalt 44047 23232 42 972 1 075 Östra områdets prognos visar överskott med 1 075 tkr (645 tkr). Prognosen är förbättrad sedan föregående månad då personalkostnaderna fortsätter att vara låga och att större överskott tas upp inom hemtjänsten. Strandvägen dras med sjukfrånvaro av det korta slaget där det inte finns möjlighet till att tillsätta timvikarie. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 10(14)
Frånvaron har minskat den senaste tiden. Köp från bemanningsenheten krävs i de fall det inte går att lösa med årsarbetstid. Personalbudgeten är i balans vilket kommer av att natten för tillfället har två vakanta tjänster. Dessa kommer att tillsättas då behovet finns. Östra hemtjänst har haft lägre omsorgstyngd och har omfördelat arbetet och löser det med hjälp av årsarbetstiden. Det har även gått att nollvicka en del. Vakanta tjänster finns i dagsläget i de tre hemtjänstgrupperna. Övergripande Östra: Sjuksköterskorna visar ett underskott, vilket kommer av introduktionskostnader för en ny sjuksköterska. För rehabilitering är det ett överskott till följd av vakant tjänst. Bemanningsenheten Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -717 251-217 -500 Övriga kostnader 116 39 116 0 Totalt -601 290-101 -500 Bokade timmar för juli månad uppgår till 5 604 totalt varav 3 956 timmar avser äldreomsorgen. Totalt sett är det 18 % färre timmar bokade jämfört med samma månad 2015. För äldreomsorgen är det 27 % färre bokade timmar än samma månad föregående år. Kvaltimmarna är 193 st vilket och motsvarar 4,24 %. Omsorg om funktionsnedsatta köper även de färre timmar än samma period 2015. Minskningen är totalt 1 873 timmar vilket motsvarar 18 %. Fördelningen mellan äldreomsorgen och OF är 74 % respektive 26% av de totalt antal bokade timmarna. Prognosen har efter sju månader justerats från noll-resultat till ett visa underskott av 500 tkr. Det är svårprognostiserat i och med avvecklingen. Under sommarmånaderna minskar intäkterna för bemanningsenheten eftersom att enheterna tar in egna sommarvikarier. Vanligtvis kan bemanningsenheten hämta hem mer intäkter under hösten och vintern men eftersom avvecklingen sker kommer man inte hinna hämta hem intäkterna. Förvaltningsgemensamt Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter -5 976-2 923-4 776-1 200 Personalkostnader 6 070 3 797 15 107-9 037 Övriga kostnader -1 129 4 721 7 908 0 Totalt -1035 5595 9 202-10 237 Den förvaltningsgemensamma verksamhetens prognos är på årsbasis oförändrad, dvs. bedömningen är att ingen förbrukning kommer att ske utöver budgetram. Underskott kommer om att årets sparbeting om 9 037 tkr belastar. Efter sju månader tas hela sparbetinget upp som underskott. Intäkterna för matdistribution inom hemtjänsten ser ut att bidra med ett underskott av 1,2 mkr. Underskottet på matdistributionen kommer av att varje måltid har beräknats per kök och inte beräknat på ett genomsnittligt pris. Det gör att kostnaderna för hemtjänsten blir högre i och med att Kvarnbackens kök är dyrare per portion än Strandvägen. Kvarnbacken levererar hemtjänstens mat. kostnaderna är trots allt de samma och underskottet ska i så fall fördelas annorlunda mellan hemtjänsten och särskilt boende. Underskott kommer då att belasta särskilt boende istället. Investeringsredovisning Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 11(14)
Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Budget 2016 3 711 244 6,6% Totalt 3711 244 6,6% Investeringsbudget består år 2016 av ramtilldelning av 1 136 tkr samt återstående medel från år 2015 motsvarande 2 575 tkr. De kvarvarande medlen avses att användas för kostnader i samband med inköp och implementering av planeringssystem. Kostnaden för året avser kontorsmöbler/inventarier. Avtalstrohet Avtalstrohet Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 12(14)
Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Hälsotal - total sjukfrånvaro Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 13(14)
Sjukskrivning 28 dagar eller mer Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 14(14)