kommunens fordonshantering Audit KPMG AB 21 maj 2012 Antal sidor: 8
Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Syfte och avgränsning 4. Metod 5. Policys och styrdokument 5.1 Fordonshantering 5.1.1 Iakttagelser och rekommendationer 5.2 Inköpspolicy 5.2.1 Iakttagelser och rekommendationer 6. Fordonsregister 7. Stickprov 7.1 Iakttagelser och rekommendationer 8. Intern kontrollplan 1 1 1 2 2 2 3 4 4 4 5 6 6
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har KPMG granskat kommunens rutiner för fordonshantering. Vi rekommenderar kommunen att utarbeta och fastställa en instruktion eller policy kring användande och uppföljning av fordonen inom med tillhörande dotterbolag. Det dokument som finns är relativt allmänt hållet och framtaget i ett projekt med tio andra kommuner med ibland andra förutsättningar. Vi anser även att det bör införas ett krav på att det skall finnas körjournaler på alla bilar understigande 3,5 ton. Eventuellt kan kravet på körjournalerna utformas olika beroende på bilkategori och användningsområde. Vår uppfattning är att kommunen förefaller ha bra rutiner när det gäller anskaffning av nya fordon samt planering och uppföljning av att man har en ändamålsenlig bilflotta. 2. Bakgrund Kommunen hade per 2012-05-07 totalt 72 fordon understigande 3,5 ton som används vid olika former av tjänsteutövning. Fordonen fördelar sig på de olika sektorerna enligt följande: Kommunstyrelsen Kultur och fritid Räddningstjänst Barn- och utbildning Miljö och bygg Social sektor Teknisk sektor 5 st 1 st 7 st 1 st 2 st 39 st 17 st Antalet och valet av fordon som kommunen har tillgång till måste ur ett ekonomiskt perspektiv vara anpassat till det behov som finns inom kommunen. Det är även viktigt, inte minst utifrån ett förtroendeperspektiv, att det finns rutiner för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa utnyttjas. 3. Syfte och avgränsning Uppdraget syftar till att övergripande besvara frågan hur kommunens fordon hanteras. Har kommunen riktlinjer, rutinbeskrivningar och finns det en intern kontroll kring användningen av kommunens fordon. 1
I granskningen besvaras frågor om Förekomst av riktlinjer och policy för användningen av kommunens fordon? Hur tillämpas dessa? Finns register över samtliga fordon och hur följs detta upp? Sker intern kontroll och uppföljning av fordonsanvändningen? Granskningen avser fordon understigande 3,5 ton. 4. Metod Granskningen har genomförts utifrån följande: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprov avseende körjournaler Granskningen har genomförts under perioden april till maj 2012. 5. Policys och styrdokument 5.1 Fordonshantering deltog under 2008 i ett projekt tillsammans med 10 andra kommuner med syfte att ta fram dokument beträffande ansvars- och rutinfördelning för driften, skötseln och uppföljningen av fordon inom kommunen. Projektet drevs av HM Skåne på uppdrag av Vägverket Region Skåne. Resultatet av projektet blev ett gemensamt relativt allmänt hållet dokument kring ansvarsfördelning och uppföljning av fordonen. I dokumentet identifieras tre olika ansvarsnivåer, centralt fordonsansvarig, fordonsansvarig på förvaltningen och lokalt fordonsansvarig. Den centralt fordonsansvarige ska se till att det ansvar som vilar på respektive förvaltnings fordonsansvarig är känt och genomförbart. Förvaltningens fordonsansvarige ska i sin tur se till att den lokalt fordonsansvarige har klara rutiner och genomför dessa. I dokumentet finns en förteckning över vilka uppgifter och ansvarsområden som åvilar respektive ansvarsnivå. Den centralt ansvarige har det övergripande ansvaret för inköp och upphandling av fordon och tillbehör, uppföljning på totalnivå beträffande mil och bränsle, optimering av utnyttjande på totalnivå, strategisk bevakning av omvärld. Förvaltningarnas fordonsansvariga skall samverka och rapportera till den centralt ansvarige, följa upp förvaltningens körsträckor och bränsleförbrukning, säkerställa rutiner kring tvätt, service etc. 2
Den lokalt fordonsansvarige är antingen föraren eller en person i den aktuella verksamheten som utsetts till ansvarig för fordonen. Ansvarsområdena innefattar rapportering av skador och olyckor, rapportera körsträckor och bränsleförbrukning enligt förvaltningens rutiner, lämna in bilen för service, besiktning etc. Utöver dessa tre ansvarsnivåer finns även definierat i 10 punkter vilket ansvar varje förare har. Dessa handlar om att rapportera in skador och olyckor, tanka fordonen, rapportera körsträckor och drivmedelsförbrukning i körjournal. 5.1.1 Iakttagelser och rekommendationer Dokumentet för fordonshantering är relativt allmänt hållet och upprättat för att vara tillämpligt på kommuner av väldigt olika storlek, struktur och med varierande antal bilar (t ex Osby kommun och Lunds kommun). Detta har inneburit att i finns inte alltid någon fordonsansvarig på förvaltningsnivå, vilket i borde benämnas sektorsnivå. Det finns en centralt fordonsansvarig och sedan lokalt fordonsansvariga. Vi har noterat att dokumentet inte innehåller några detaljbestämmelser angående hur fordonsanvändningen skall följas upp, krav på körjournaler, uppställningsplatser, privat användning etc. När det gäller körjournal så finns inget uttalat lagkrav. En samlad bedömning görs av de olika omständigheterna i varje enskilt fall. Enligt rättspraxis är dock körjournal ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån. Det är därför viktigt att ha en detaljerad och noggrant förd körjournal som förs löpande och visar hur bilen har använts. En skattepliktig förmån uppkommer om du för privat bruk utnyttjar bil som du får disponera på grund av anställning eller uppdrag. Om arbetsgivaren dessutom tillhandahåller drivmedlet för den privata körningen ska även det beskattas. Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. För att en skattepliktig förmån inte ska uppkomma krävs att båda förutsättningarna är uppfyllda. Tänk på att resor mellan bostaden och tjänstestället liksom hemresor på helger från annan ort normalt räknas som privata resor. Utöver risken för förmånsbeskattning för de anställda är det även en viktig förtroendefråga för kommunen att medborgarna kan förlita sig på att fordonen inte missbrukas eller utnyttjas på ett felaktigt sätt. 3
Vi rekommenderar därför att utarbeta en instruktion eller policy specifikt för och dess olika bilkategorier. Utöver de mer generella riktlinjer som finns nu anser vi att man bör reglera även följande: Krav på körjournal Vilken uppföljning respektive verksamhet eller sektor skall göra En ordinarie plats för respektive fordon Privat användning Kommunen bör även överväga huruvida en sådan instruktion eller policy bör omfatta även de kommunala bolagen. 5.2 Inköpspolicy har en inköpspolicy för motorfordon upp till 3,5 ton som antagits under 2011. Policyn innehåller uppgifter om vilka krav som skall ställas vid anskaffning av fordon, prioriteringsordning beträffande drivmedlens miljöpåverkan etc. Dokumentet innehåller även instruktion att fordon äldre än 8 år bör tas ur bruk så snart det är ekonomiskt och miljömässigt försvarbart. Tillsammans med ett antal andra kommuner har ramavtal med några olika bilmärken och årligen förhandlas det fram priser på några olika bilar i respektive bilstorlek. Då kommunen samverkar med andra kommuner har man uppnått förmånliga villkor. Vi har fått information om att kommunen informellt beslutat om att all anskaffning av fordon skall ske genom leasing. Detta framgår dock inte i inköpspolicyn utan borde i så fall framgå i något ekonomistyrnings- eller finansdokument. 5.2.1 Iakttagelser och rekommendationer Vi har efter denna övergripande granskning inga synpunkter på inköpspolicyn. 6. Fordonsregister har ett uppdaterat och ändamålsenligt fordonsregister. Registret innehåller förutom uppgifter om fordonet såsom märke, modell, reg nr, förbrukning och utsläpp även uppgifter om fordonsansvarig och konteringsuppgifter. Varje fordon i har en fordonsansvarig och varje enskilt fordon har även en objektskod i bokföringen. Detta innebär att man ur bokföringen enkelt kan ta ut vilka kostnader såsom drivmedel, tvätt, service etc som bokförts på ett visst fordon. 4
Efter genomförda intervjuer är vår bedömning att kommunen har goda rutiner när det gäller anskaffning av nya fordon samt planering och uppföljning för att säkerställa en ändamålsenlig bilflotta. I finns det fyra olika bilkategorier avseende fordon upp till 3,5 ton. 1. Poolbilar. Det finns 5 st poolbilar som hyrs ut internt inom kommunen. Bilarna bokas i receptionen och det finns körjournaler i bilarna som kvartalsvis tas in och tillsammans med listor från bokningssystemet utgör underlag för internfaktureringen. 2. Verksamhetsbilar. Bilar som används i verksamheten och som alltid används av flera olika användare, t ex bilar inom hemtjänsten. 3. Personliga bilar. Verksamhetsbilar som alltid används av samma användare eftersom de är så starkt kopplade till den aktuella befattningen eller arbetsuppgiften, t ex bilar inom tekniska och service. 4. Personalbilar. Tjänstebilar som alla anställda erbjuds mot bruttolöneavdrag och förmånsbeskattning. Det finns 12 st i kommunen. 7. Stickprov I vår övergripande granskning valde vi utifrån kommunens fordonsregister ut sex bilar fördelat på olika verksamheter. Avseende dessa bilar avsåg vi att översiktligt granska eventuella körjournaler samt kort intervjua den fordonsansvarige. Två bilar inom Räddningstjänsten fanns med i urvalet och för ingen av dessa fanns det körjournaler. Det saknades formaliserade rutiner kring fordonshanteringen inom verksamheten men ett arbete med att utarbeta rutiner pågick. En bil inom Hemtjänstverksamheten fanns med i urvalet och här fanns en körjournal som fylldes i efter varje arbetspass. Verksamheten hade vissa egna icke formaliserade regler beträffande bilarna och ansvaret för dessa. Den lokalt fordonsansvarige efterlyste dock ett mer detaljerat reglemente även innehållande instruktioner om agerande vid eventuella olyckor etc. En poolbil fanns med i urvalet och även här fanns en ifylld körjournal. En bil som användes av Demensteamet fanns med i urvalet och här fanns också en ifylld körjournal. Viss förbättringspotential när det gäller tydligheten i den ifylld körjournalen kunde noteras vilket är viktigt för att den skall vara användbar. En bil tillhörande Tekniska kontoret fanns med i urvalet och här saknades körjournal. 5
7.1 Iakttagelser och rekommendationer Som nämnts ovan anser vi att det bör finnas ett krav på körjournal på kommunens bilar upp till 3,5 ton. Eventuellt kan kravet på körjournalerna utformas olika beroende på bilkategori och användningsområde. 8. Intern kontrollplan Enligt den information vi fått har det under de senaste åren inte förekommit några moment kring uppföljning av fordonshanteringen i kommunstyrelsens eller nämndernas intern kontrollplan. Vi rekommenderar kommunen att överväga att infoga någon sådan kontroll. Kristianstad dag som ovan Jesper Sturesson Auktoriserad revisor 6