Användarmeddelande (maj 2013) Ny programversion FLEX Tidredovisning Version 13.2a Bäste Kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Tidredovisning i version 13.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att fritextsöka på projekt i FLEX Portal samt en ny WebApp som går att köra i alla webbläsare. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning... 3 Detaljer i OB-söklistan... 3 Lås scrollning av periodsammanställningen... 4 Projektsöklista i PC-stämpling webb anpassad för pekskärm... 5 Ändra projektadministrationsbehörighet från tidrapporten... 6 Fritextsökning i projektsöklistan i FLEX Portal... 8 Behörighet för att lägga till och ta bort projekt... 9 Utökad funktionalitet i projektimport... 11 FLEX HR Användare och lösenord... 11 Nyheter FLEX Schemaläggning... 12 Standard sorteringsordning... 12 Summatid per dag i planeringscykeln... 13 Information om projektens k-ställe i planer... 13 Förändring av rapport Planeringsöversikt per projekt... 14 Import av planering... 15 Nyheter FLEX WebApp... 16
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Detaljer i OB-söklistan Det finns nu möjlighet att se detaljer på respektive OB-dagschema när du lägger in avvikelsedagar. Klicka på Inställningar och välj Avvikelsedagar från menyn. Högerklicka på en rad i kolumnen Dag-sch OB, så får du upp söklistan för OB-dagschemor. Klicka på knappen Detaljer. I vyn som kommer upp kan du nu se vilka inställningar som finns för markerat OBdagschema.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 4 Funktionen är bland annat användbar om företaget använder flera olika OBdagschemor och du är osäker på vilket som ska väljas för en viss avvikelsedag. Tidigare var du tvungen att stänga fönstret Avvikelsedagar för att kunna titta på inställningarna på OB-dagschemor. Observera att knappen Detaljer bara finns tillgänglig på rader i avvikelsedagar där en personalkategori finns angiven. Detta beror på att de olika personalkategorierna kan ha olika regler för OB. Lås scrollning av periodsammanställningen Nu finns det en ny inställning som kan användas om ditt företag har många konteringskolumner i tidrapporten men du ändå vill att fler dagar ska vara synliga samtidigt i periodsammanställningen/periodredovisningen. Inställningen finns under Inställningar Styruppgifter, flik Konteringsuppg, och heter Lås endast t.o.m. konteringsnivå. Den är aktiverad om inställningen Lås konteringkolumnerna är markerad. Om du ställer in t.ex. konteringsnivå 2 så innebär det att konteringsdelen fram t.o.m. konteringsnivå 2, k-ställe, alltid kommer att vara synlig, resten kommer att scrollas med dagarna i sidled i periodsammanställningen/periodredovisningen. Detta påverkar tidrapporten både i FLEX Tidredovisning och i FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 5 Projektsöklista i PC-stämpling webb anpassad för pekskärm Nu finns möjlighet att få projektsöklistan i PC-stämpling webb anpassad till pekskärm. Det innebär att projekten i listan har lite större avstånd till varandra, så att de är lättare att peka på. För att aktivera den anpassade söklistan markerar du inställningen Projektsöklista anpassad för pekskärm i PC-stämpling webb som du hittar under Arkiv Systeminställningar, Flik Tidstämpling.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 6 Exempel på projektsöklista anpassad för pekskärm: Ändra projektadministrationsbehörighet från tidrapporten För att ändra projektadministrationsbehörigheten för en användare var du tidigare tvungen att vara behörig till användarregistret för att komma åt det fönstret.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 7 Nu finns möjligheten att komma åt projektadministrationsbehörigheterna från tidrapporten. För att aktivera åtkomst måste du avmarkera inställningen Dölj knappen Projekt -adm.behörigheter i FLEX Tidredovisning som finns under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, Flik Övrigt. I tidrapporten visas då en ny ikon. Det gäller både FLEX Tidredovisning och FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 8 Observera att de projektadministrationsbehörigheter du ändrar är för den användare som är kopplad till den anställd vars tidrapport är öppen och alltså inte inloggad användare. Fritextsökning i projektsöklistan i FLEX Portal I söklistan för projekt i FLEX Portal finns nu en funktion för fritextsökning. Sökning görs både på projektets kod och benämning. Du söker genom att skriva in valfritt sökord i rutan Sök Projekt och trycker sedan på Enter eller klickar på knappen Sök. Listan kommer då att filtreras så att endast de projekt som omfattas av sökningen visas.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 9 Behörighet för att lägga till och ta bort projekt En ny behörighetsinställning har tillkommit, som gör det möjligt att styra vilka behörighetsgrupper/användare som ska ha möjlighet att skapa nya projekt. Inställningen kan vara användbar om det finns vissa användare på företaget som ska vara behöriga att ändra på befintliga projekt men inte registrera nya. Den kan även vara användbar om projekten importeras från ett försystem och inga nya projekt ska registreras i FLEX Tidredovisning. Inställningen finns under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning Flik Övrigt och heter Behörig att lägga till och ta bort Projekt.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 10 För alla befintliga kunder som uppdaterar till version 13.2a kommer denna inställning att vara markerad som standard eftersom motsvarande funktionalitet fanns innan denna inställning tillkom. Vid behov kan du sedan avmarkera inställningen för de behörighetsgrupper/användare som inte ska vara behöriga att lägga till och ta bort projekt.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 11 Utökad funktionalitet i projektimport Projektimporten (Servicerutiner Import av Projekt ) har utökats med valet Avsluta projekt som ej importeras. Markeras denna ruta innebär det att alla befintliga projekt som inte är med i importfilen kommer att ändra status till Avslutad. FLEX HR Användare och lösenord För att öka säkerheten i kopplingen till FLEX HR kan du nu välja att använda en speciell användare vid anrop av FLEX HR webbservice. Detta kräver även ändringar i hur webbservicen är uppsatt. För att få hjälp med detta kan du vända dig till vår tekniska konsulting.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 12 Nyheter FLEX Schemaläggning Följande nyheter rör funktioner som du endast kan använda om du har tillvalsmodulen Schemaläggning/Bemanning i din programlicens. I all text nedan utgår vi från att schemaläggning sker på konteringsnivån Projekt. I och med att det är en text du som kund själv kan ändra kan denna konteringsnivå kallas för något annat än Projekt i ditt företag, t.ex. Uppdrag eller Objekt. Standard sorteringsordning Det finns nu möjlighet att ställa in hur schemaläggningen ska vara sorterad när den öppnas. När schemaläggningen är öppen kan du sedan ändra sorteringsordningen genom att klicka i rubriken på andra kolumner. Inställningen för sorteringsordningen görs under Visningsalternativ och du kan välja mellan Anställningsnummer, Personalkategori, K-ställe och Namn. Observera att detta endast gäller schemaläggningen i FLEX Tidredovisning och inte i FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 13 Summatid per dag i planeringscykeln I planeringscykeln kan du nu se antalet planerade timmar för den markerade dagen. Den här nyheten gäller endast de företag som under Inställningar Styruppgifter Flik Schemaläggning har markerat inställningen Projekt styr schematider. Information om projektens k-ställe i planer För att du ska snabbt ska kunna se vilket k-ställe ett visst projekt är kopplat till finns det nu en tooltip som visar det i fliken Projekt i Planer.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 14 Förändring av rapport Planeringsöversikt per projekt Rapporten Planeringsöversikt per projekt i gruppen Schema har kompletterats med behov och differens. Det innebär att du nu kan jämföra planerad tid per projekt med de aktuella behoven och få en bra översikt över en hel månad.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 15 Import av planering En ny import har byggts som gör det möjligt att importera planering via en importfil. Funktionen kan exempelvis vara användbar om det är många anställda som under en dag ska planeras på en utbildning. Då kan du göra detta via importen istället för att du manuellt ändrar planeringen på alla anställda. Du hittar funktionen under Servicerutiner Import av planering. Inställningar för importen görs under Register Importmallar. Där måste du välja en importfil innan du kan starta importen.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 16 Nyheter FLEX WebApp Under hösten 2011 lanserades FlexApp för iphone. Nu finns appen i en ny version som även fungerar på Android: Flex WebApp. FLEX WebApp är utvecklad för att erbjuda medarbetare en lättbegriplig, lättarbetad och mobil klient till FLEX Personalsystem. Appen körs direkt i webbläsaren på din telefon, du behöver därför inte gå in på exempelvis App Store för att ladda ner den. FLEX WebApp är en separat tilläggsmodul, som i dagsläget kan användas tillsammans med FLEX Tidredovisning eller FLEX Lön. Vid köp av tilläggsmodulen FLEX WebApp ingår även integrationsmodulen FLEX API. Med FLEX WebApp har du alltid full kontroll över ditt schema och dina saldon, var du än befinner dig.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2013) 17 Du kan registrera din tidrapport direkt mot FLEX Tidredovisning. Dessutom kan du titta på dina lönespecifikationer från Flex Lön. Vill du veta mer om FLEX WebApp? En längre presentation i PDF-format finner du här: http://www.flexdatasystem.se/pdf/flex WebApp presentation.pdf.