Datum 2011-11-02 Uppdaterat dokument! Kvalificering avseende kvantitativa undersökningar, bilaga 1c till förfrågningsunderlag för upphandling av ramavtal avseende konsulter för utredningar, undersökningar och analyser Dnr 11-8652
Innehåll 1 Kortfattad introduktion till området och avropsprocessen... 3 1.1 Beskrivning av området 3 1.2 Beskrivning av avropsprocessen 3 2 Krav på anbudsgivaren... 4 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 4 2.1.1 Beskrivning av anbudsgivares verksamhet, kunskap och utveckling 4 2.1.2 Konsulter och kapacitet 4 2.1.3 Underleverantörer 4 3 Krav på tjänsten... 5 3.1 Obligatoriska krav (ska-krav) 5 3.1.1 Styrkande av obligatoriska krav 6 4 Formella krav... 9 4.1 Ersättning/ angivande av pris 9 Timpriser 9 Pris för genomförande av uppdragsexempel 9 5 Utvärdering... 11 5.1 Utvärderingsmodell 11 Steg 1, timpris (maxpoäng 25) 11 Steg 2, casepris (maxpoäng 75) 12 Steg 5 Sammanslagning av poäng för timpris och uppdragspris 14 5.1.1 Exempel på utvärdering av anbud 14 Utvärdering av anbuden går till på följande sätt 15 5.2 Lika poäng efter utvärdering 18 Bilagor Referenstagningsblankett 1c fylls i av referenter och bifogas anbud Svarsmall 1 c fylls i av anbudsgivaren Bilaga A Uppdragsexempel Individundersökning Bilaga B Uppdragsexempel Postundersökning Post- och telestyrelsen 2
1 Kortfattad introduktion till området och avropsprocessen 1.1 Beskrivning av området PTS har behov av konsulttjänster inom området kvantitativa undersökningar för både elektronisk kommunikation och postområdet. Konsulttjänsterna innefattar till exempel genomförande av datainsamling, såväl individundersökningar som företagsstudier, vilket kräver vana vid olika datainsamlingsmetoder samt att kunna ge förslag på vilken mätmetod som ger bäst mätkvalitet i en specifik undersökning. Exempel på sådana mätmetoder kan vara postala enkäter, elektroniska blanketter, telefonintervjuer, besöksintervjuer samt datorstödda intervjuer. För detta krävs praktisk och teoretisk kunskap inom området kvantitativa undersökningar. Vidare omfattar konsulttjänsterna utformning av frågor utifrån PTS arbetsområden, hantering av data och uppbyggnad av databaser för inkomna data samt analyser och slutsatser utifrån resultatet från en undersökning. Tjänsterna innefattar även att i förekommande fall presentera resultatet av undersökningen för PTS projektgrupp och/eller övriga medarbetare. Under tidigare avtalsperiod har PTS genomfört mellan 5-10 undersökningar per år. PTS ger dock inga garantier avseende volymer för kommande avtalsperiod. 1.2 Beskrivning av avropsprocessen PTS avsikt är att teckna ramavtal med tre leverantörer för detta område. Avrop mot ramavtalet kommer att ske genom rangordning. Den leverantör som lämnar anbudet med lägst pris kommer att rangordnas som nummer ett, och leverantören som lämnar anbudet med näst lägst pris kommer att rangordnas som nummer två etc. Vid avrop från ramavtalet avseende detta område kommer PTS att skicka förfrågan om möjlighet att utföra uppdrag i första hand till leverantören som är rangordnad som nummer ett, och i andra hand (om den först tillfrågade leverantören av någon orsak inte förmår leverera) till leverantören som är rangordnad som nummer två etc. Post- och telestyrelsen 3
2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.1 Beskrivning av anbudsgivares verksamhet, kunskap och utveckling Anbudsgivaren ska ha god branschkunskap inom området kvantitativa undersökningar, följa med i utvecklingen och hålla sig uppdaterad inom området. Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av hur man arbetar med och säkerställer detta. 2.1.2 Konsulter och kapacitet Anbudsgivaren ska offerera minst tre (3) namngivna konsulter i enlighet med de krav som anges under 3.1 Obligatoriska krav. Anbudsgivaren ska redovisa vilka resurser man förfogar över (egen personal, eventuella underleverantörer etc.) för genomförande av PTS uppdrag. 2.1.3 Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten 2.2.2 Skattekontroll och 2.3.1 Kreditupplysning i förfrågningsunderlaget gäller även för eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. Post- och telestyrelsen 4
3 Krav på tjänsten 3.1 Obligatoriska krav (ska-krav) Nedan angivna krav är obligatoriska. 1. Anbudsgivaren ska erbjuda en (1) huvudkonsult (projektledare) och en (1) analytiker. Notering: Huvudkonsult och analytiker är definierade roller som kan och får utgöras av en och samma person. 2. Huvudkonsulten ska ansvara för och kvalitetssäkra uppdrag. Huvudkonsulten ska vara kontaktperson och ytterst ansvarig för all kontakt med PTS och eventuella övriga inblandade konsulter. Huvudkonsulten ska dessutom kunna leda och utföra uppdrag självständigt och i förekommande fall samarbete med handläggare eller projektteam på PTS. 3. Analytikern ska ha till uppgift att analysera data och dra slutsatser utifrån resultat av genomfört arbete. 4. Huvudkonsulten och analytikern ska vardera ha minst fyra (4) års arbetslivserfarenhet inom området kvantitativa undersökningar. Detta innebär fyra års heltidsarbete, som dock inte behöver vara utfört under fyra sammanhängande år. 5. Huvudkonsulten och analytikern ska vardera ha genomfört minst två (2) uppdrag gällande kvantitativa undersökningar. Dessa två uppdrag ska sammanräknade ha omfattat minst sex (6) månaders arbete under de senaste två (2) åren. Det är tillräckligt att någon del av respektive åberopat uppdrag har pågått under denna tidsperiod. Kravet gäller för respektive person och inte för respektive roll, dvs. om huvudkonsult och analytiker utgörs av en och samma person räcker det att personen har genomfört två (2) uppdrag enligt ovan. 6. Huvudkonsulten ska ha genomfört minst två (2) uppdrag inom området kvantitativa undersökningar under de tre (3) senaste åren, där denne har haft en ledande roll och övergripande ansvar gentemot uppdragsgivaren. 7. Analytikern ska ha genomfört minst två (2) uppdrag inom området kvantitativa undersökningar under de senaste tre (3) åren, där denne har haft som uppgift att analysera data och dra slutsatser utifrån resultat. Post- och telestyrelsen 5
8. Anbudsgivaren ska offerera ytterligare två (2) namngivna resurskonsulter som kan komma att delta i arbetet. Respektive resurskonsult ska ha minst tre (3) års erfarenhet inom det området kvantitativa undersökningar. Detta innebär tre års heltidsarbete, som dock inte behöver vara utfört under tre sammanhängande år. Respektive resurskonsult ska ha deltagit i minst två (2) uppdrag inom området kvantitativa undersökningar. 9. Innan varje enskilt uppdrags start ska anbudsgivaren inkomma med en projektplan för uppdraget där följande ska ingå: metod och genomförande överenskommelse avseende formgivning och presentation för undersökningarna tidplan uppskattat antal timmar per respektive huvudkonsult, analytiker och ev. övrig konsult avstämningsplanering med PTS 10. Resultat av utfört arbete ska kunna levereras som enbart rådata. Resultat ska även kunna levereras vad gäller färdig presentation eller rapport i standardiserad form, exempelvis Excel. 11. Samtliga konsulter ska kunna samarbeta med andra konsulter på uppdrag av PTS. 12. Samtliga konsulter ska behärska svenska och engelska språket i tal och skrift. 13. Innan enskild undersökning påbörjas ska det material som undersökningen ska baseras på godkännas av PTS. 3.1.1 Styrkande av obligatoriska krav Krav 1, 2 och 3 Uppfyllande av krav 1, 2 och 3 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kraven uppfylls t.ex. genom kryss i svarsmallen. Krav 4 Uppfyllande av krav 4 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar huvudkonsults och analytikers CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet, som styrker att kravet uppfylls. Krav 5 Uppfyllande av krav 5 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud Post- och telestyrelsen 6
bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar lista över i kravet nämnda uppdrag. För respektive uppdrag ska minst följande anges: Vilken typ av uppdrag som huvudkonsulten och analytikern har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets omfattning, inriktning och innehåll. Vilken roll huvudkonsulten och analytikern har haft i uppdraget. Period för utförande av uppdraget (start- samt i förekommande fall sluttidpunkt angivet som årtal och månad). Uppdragets uppdragsgivare/beställare samt kontaktperson. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen såsom namn, telefonnummer och e-postadress. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdraget samt att uppdraget är av den omfattning, inriktning och med det innehåll som angetts. Krav 6 och 7 Uppfyllande av krav 6 och 7 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kraven uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen. För respektive krav ska dessutom två referenser bekräfta att uppdragen har utförts med god kvalitet. Referenserna kommer att användas vid anbudsprövningen. Det åligger anbudsgivaren att med anbud bifoga två ifyllda referensblanketter per krav, d.v.s. två referenser avseende krav 6 och två referenser avseende krav 7 (se referenstagningsblankett 1c) för detta ändamål. Maximalt kan 25 poäng per referens erhållas. Den sammanlagt erhållna poängsumman från inlämnade referenser kommer att summeras. Den sammanlagt erhållna poängsumman ska minst uppgå till 30 poäng per konsult. Dessutom ska omdömena för alla egenskaper vara minst tre (3) poäng. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdrag i den omfattning, samt med den inriktning och det innehåll som angetts. Krav 8 Uppfyllande av krav 8 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt i anbudet/svarsmall namnger de två offererade resurskonsulterna och till anbudet bifogar CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet för respektive konsult och lista med uppdrag som styrker att kraven uppfylls. Post- och telestyrelsen 7
Krav 9 Uppfyllande av krav 9 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen. Krav 10 Uppfyllande av krav 10 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt ange vilka standardiserade format resultat kan levereras i. Krav 11, 12 och 13 Uppfyllande av krav 11, 12 och 13 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kraven uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen. Post- och telestyrelsen 8
4 Formella krav 4.1 Ersättning/ angivande av pris Anbudsgivaren ska, i anbudet, ange pris enligt nedanstående. Mervärdesskatt tillkommer till angivna priser. Samtliga priser kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt 5. Timpriser I anbudet ska anges pris per timme (60 minuter) för den huvudkonsult som ska offereras enligt krav 1 pris per timme (60 minuter) för den analytiker som ska offereras enligt krav 1 pris per timme (60 minuter) för respektive resurskonsult som ska offereras enligt krav 8 Observera att vid utförande av uppdrag inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Pris för genomförande av uppdragsexempel PTS har tagit fram två uppdragsbeskrivningar för undersökningar som vanligtvis är årligen återkommande hos myndigheten: undersökning av befolkningens post- och betaltjänstvanor och den s.k. individundersökningen, se bilaga A och B till detta kvalificeringsdokument. Anbudsgivare ska i sitt anbud ange pris för genomförande av respektive undersökning i enlighet med de förutsättningar som framgår av uppdragsbeskrivningarna, dvs. pris för genomförande av individundersökningen pris för genomförande av undersökningen om befolkningens postvanor Pris per uppdragsexempel ska dessutom vara uppdelat så att kostnaderna per delmoment enligt nedanstående lista preciseras. Post- och telestyrelsen 9
Uppstart Genomförande Telefonpåminnelse Sammanställning och analys Presentation och avrapportering Anbud ska även innehålla en kort beskrivning av hur anbudsgivaren tänker genomföra respektive delmoment. Post- och telestyrelsen 10
5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg, se närmare i förfrågningsunderlaget avsnitt 1.1. Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 5.1. 5.1 Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är lägsta pris. Utvärdering kommer att ske av lämnade priser enligt följande: Priser per timme Pris för genomförande av två uppdragsexempel: Postundersökningen och Individundersökningen (nedan förkortade Uppdrag Post och Uppdrag Individ) Utvärderingsmodellen förklaras nedan i flera olika steg. Steg 1, timpris (maxpoäng 25) I ett första steg utvärderas timpris. Maximal poäng för timpris är 25. Offererade timpriser för de olika kategorierna ovan under avsnitt 4.1 kommer att adderas till ett sammantaget offererat timpris. Därefter kommer det sammantagna priset att delas i tre till ett genomsnittligt timpris. Det genomsnittliga timpriset är det som kommer att utvärderas enligt nedan. Efter genomförd utvärdering av genomsnittligt timpris enligt modellen nedan räknas en utvärderingspoäng för pris fram. PTS kommer i utvärderingen av timpris att använda sig av en modell som ser ut på detta sätt. MODELLEN 1. Maxpris genomsnittligt timpris.= Y 2. Y / diff. = Z 3. Z * maxpoäng = utvärderingspoäng för timpris Post- och telestyrelsen 11
Följande begrepp och värden används i utvärdering av timpris: Maxpris det pris som ger den lägsta poängen (0 poäng). Anbudsgivare som offererar detta pris eller pris som överstiger detta kommer att få noll poäng. Maxpriset är 2 500 kr. Minimipris det pris som ger den högsta poängen (25 poäng). Anbudsgivare som offererar detta pris, eller pris som understiger detta, kommer att få högsta poäng. Skulle anbudsgivare offerera ett pris som understiger minimipriset ger det ingen ytterligare fördel. Syftet med detta är att undvika prisdumpning. Minimipriset är 500 kr. Differens skillnaden mellan maxpris och minimipris. Differensen är (2 500-500=) 2 000 kr. Obs! Givetvis är det möjligt att lägga priser på vilken nivå man vill, maxpris och minimipris är endast variabler som används i utvärderingen. Steg 2, casepris (maxpoäng 75) I ett andra steg utvärderas pris för Uppdrag Individ och Uppdrag Post. Poängsättning av respektive uppdragsexempel Priset för respektive undersökning poängsätts. Resultatet blir en utvärderingspoäng för uppdrag för Post och en för Individ. Maximal utvärderingspoäng här är 75 poäng per uppdragsexempel. PTS kommer i utvärderingen av uppdragspris att använda sig av en modell som ser ut på detta sätt. Modellen gäller för båda uppdragsexemplen, och ska således användas två gånger, en gång för Uppdrag Post och en gång för Uppdrag Individ, med de olika värden som anges nedan. MODELLEN 1. Maxpris offererat pris= Y 2. Y / diff. = Z 3. Z * maxpoäng = utvärderingspoäng för uppdragsexempel Post- och telestyrelsen 12
Följande begrepp och värden används i utvärdering av uppdragspris: Maxpris det pris som ger den lägsta poängen (0 poäng). Anbudsgivare som offererar detta pris eller pris som överstiger detta kommer att få noll poäng. Maxpriset för Uppdrag Individ är 1 500 000 kr. Maxpriset för Uppdrag Post är 500 000 kr. Minimipris det pris som ger den högsta poängen (25 poäng). Anbudsgivare som offererar detta pris, eller pris som understiger detta, kommer att få högsta poäng. Skulle anbudsgivare offerera ett pris som understiger minimipriset ger det ingen ytterligare fördel. Detta är till för att undvika prisdumpning. Minimipriset för Uppdrag Individ är 500 000 kr. Minimipriset för Uppdrag Post är 75 000 kr. Differens skillnaden mellan maxpris och minimipris. Differensen för Uppdrag Individ är (1 500 000-500 000=) 1 000 000 kr. Differensen för Uppdrag Post är (500 000-75 000=) 425 000 kr. Obs! Givetvis är det möjligt att lägga priser på vilken nivå man vill, maxpris och minimipris är endast variabler som används i utvärderingen. Steg 3, Viktning av uppdragsexemplen Därefter kommer uppdragsexemplen att viktas inbördes mot varandra, där Uppdrag Individ är viktat till 80 procent och Uppdrag Post till 20 procent. Detta beror på att de olika undersökningarna skiljer sig relativt mycket åt i pris, och viktningen görs i syfte att motverka prisdumpning på det ena uppdragsexemplet och åsättande av höga priser på det andra. Individundersökningen (vikt 80 procent) Uppdrag Individ har en vikt om 80 procent. Den viktade poängen för Uppdrag Individ räknas ut så här: Utvärderingspoäng för Uppdrag Individ* 80% = Uppdragspoäng Individ Post- och telestyrelsen 13
Postundersökningen (vikt 20 procent) Uppdrag Post har en vikt om 20 procent. Den viktade poängen för Uppdrag Post räknas ut så här: Utvärderingspoäng för Uppdrag Post* 20% = Uppdragspoäng Post Steg 4, Total poäng för uppdragspriser Total poäng för sammanslagna uppdragspriser räknas ut genom detta steg: 1. Uppdragspoäng Individ + Uppdragspoäng Post = Total Uppdragspoäng Steg 5 Sammanslagning av poäng för timpris och uppdragspris I ett sista steg slås utvärderingspoäng för timpris samman med total uppdragspoäng. Resultatet blir en utvärderingspoäng för anbudet. Det anbud som har högst utvärderingspoäng kommer att rangordnas som första leverantör vid ramavtalstecknande. Det anbud som har näst högst utvärderingspoäng kommer att rangordnas som andra leverantör vid ramavtalstecknande etc. 5.1.1 Exempel på utvärdering av anbud Anbudsgivare A lämnar ett anbud med följande förutsättningar: Timpris huvudkonsult: 1 050 Timpris analytiker: 1 100 Timpris för konsulter enligt krav 8: 750 Pris för genomförande av Uppdrag Post: 200 000 kr Pris för genomförande av Uppdrag Individ: 1 000 000 kr Post- och telestyrelsen 14
Anbudsgivare B lämnar ett anbud med följande förutsättningar: Timpris huvudkonsult: 1 075 Timpris analytiker: 1 125 Timpris för konsulter enligt krav 8: 775 Pris för genomförande av Uppdrag Post: 250 000 kr Pris för genomförande av Uppdrag Individ: 1 100 000 kr Utvärdering av anbuden går till på följande sätt Anbud A Steg 1, Timpris Offererade timpriser: 1050+1100+750=2900 Genomsnittligt timpris: 2900/3=967 Uträkning av poäng för timpris enligt modellen ovan: 1. 2 500-967=1 633 2. 1 533/2 000=0,7665 3. 0,8165*25= 19,163 poäng Steg 2, Uppdragspris Uträkning av poäng för Uppdrag Post enligt modellen ovan: 1. 500 000-200 000=300 000 2. 300 000/425 000=0,7058 3. 0,7058*75=52,935 poäng för Uppdrag Post Post- och telestyrelsen 15
Uträkning av poäng för Uppdrag Individ enligt modellen ovan: 1.1 500 000-1 000 000=500 000 2. 500 000/1 000 000=0,5 3. 0,5*75=37,5 poäng för Uppdrag Individ Steg 3, Viktning av uppdragspoäng Uppdragspoäng Post: 52,935*20%=10,587 poäng Uppdragspoäng Individ: 37,5*80%=30 poäng Steg 4, Total poäng för uppdragspriser 10,587+30= 40,587 poäng Steg 5, Sammanslagning av poäng för timpris och uppdragspris 19,163+40,587= 60 poäng blir utvärderingspoängen för anbud A. Anbud B Steg 1, Timpris Offererade timpriser: 1075+1125+775=2975 Genomsnittligt timpris: 2975/3=991,6 (avrundas till 992) Uträkning av poäng för timpris enligt modellen ovan: 1. 2 500-992=1 658 2. 1 508/2 000=0,754 3. 0,754*25= 18,85 poäng Post- och telestyrelsen 16
Steg 2, Uppdragspris Uträkning av poäng för Uppdrag Post enligt modellen ovan: 1. 500 000-250 000=250 000 2. 250 000/425 000=0,5882 3. 0,5882*75=44,115 poäng för Uppdrag Post Uträkning av poäng för Uppdrag Individ enligt modellen ovan: 1.1 500 000-1 100 000=400 000 2. 400 000/1 000 000=0,4 3. 0,4*75=30 poäng för Uppdrag Individ Steg 3, Viktning av uppdragspoäng Uppdragspoäng Post: 44,115*20%=8,823 poäng Uppdragspoäng Individ: 30*80%=24 poäng Steg 4, Total poäng för uppdragspriser 10,587+30= 32,823 poäng Steg 5, Sammanslagning av poäng för timpris och uppdragspris 18,85+32,823= 51,673 poäng blir utvärderingspoängen för anbud B. Framräknade siffror avrundas till tal med tre decimaler, nedåt om de ligger inom spannet 0,0001-0,4999 och uppåt om de ligger inom spannet 0,5000-0,9999. Avrundning sker i samtliga steg. Post- och telestyrelsen 17
5.2 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspoäng kommer PTS att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 18