KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden Tid och plats: Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde 2016-05-30 kl. 13.15 Stora mötet, Koordinaten Patrik Renfors Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Sidnr / Anm Nr 1 Information om Ålö-projektet Christer Marklund Nr 2 Budgetuppföljning per april 2 Nr 3 Taxor 2017 10 Nr 4 Uppföljning intern kontrollplan 2016 18 Nr 5 Ansökan jubileumsbidrag - Röda korset 22 Nr 6 Revidering av bidragsregler 24 Nr 7 Extra sammanträde 29 Nr 8 Information: Mål och budget 2017-2019 Nr 9 Förvaltningschefens rapport Bidrag till studieförbund 2016 - rapport om fördelning Bilfri idrottsplats Skateplanen Kommunen gör en plan för våldsbejakande terrorism Möte med OIK s ordförande och vice ordförande Sommarkollo sommaren 2016 utökat och förnyat samarbete med vård och omsorg och föreningar Nr 10 Ordförande informerar Nr 11 Balanslista 30
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-05-20 KFN.2016.4 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Budgetuppföljning 2016 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna uppföljningen av drift- och investeringsbudget för april 2016. 2. Sammanfattning Resultatet för perioden är +329 tkr och årsprognosen är +19 tkr. Koordinaten har ökat besöksantalet till 800 personer per dag. Inga investeringar har påbörjats. De genomförs under hösten. 3 Ärendet Resultat för april månad är +329 tkr. Prognos för året är +19 tkr. För perioden har ytterligare kostnader tillkommit med 105 tkr. Resultatet blir då +224 tkr. Under året har många fler besökt Koordinaten. Besökarna är ca 800 personer per dag. Under våren har ett projekt med film, läsning och musik genomförts tillsammans med musikskolan, Film i Sörmland och Svenska filminstitutet. Beskrivning finns i uppföljningen utifrån fyra perspektiv: kund/brukare, personal, kvalitet och ekonomi. En jämförelse finns även med föregående år. Inga investeringar har gjorts hitintills. De planeras och genomförs under hösten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2016-05-20 uppföljning för april Investeringsuppföljning för april Conny Zetterlund Förvaltningschef Beslut till: Kommunstyrelsen för åtgärd Kultur- och fritidschefen för kännedom administrativ handläggare för kännedom Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Kultur- och fritidsnämnden april 2016 Helårsprognos jämfört med ackumulerat utfall, verksamhetsnivå Helårsprognos 2016 Ack utfall jan-april 2016 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd till pol partier 527 0-509 18 176 0-162 14 24 Turism, konsumentinfo 1 087 20-1 008 99 362 1-265 98 30 Gemensam administration 835 140-925 50 278 64-269 73 32 Fritid 2 012 0-2 012 0 671 0-660 10 33 Kultur 7 610 905-8 430 85 2 537 320-2 765 92 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 13 239 450-13 897-208 4 413 163-4 586-10 35 Fritidsgård 2 088 95-2 207-24 696 63-759 1 36 Café/uthyrning 0 966-966 0 0 405-349 56 44 Grundskola 0 0 0 0 0 0-4 -4 27 398 2 576-29 955 19 9 133 1 015-9 819 329 Brukare / kund Ökat antal besökare på Koordinaten, nyanlända/asylsökande står för den största delen. Fortsatt samverkan med Kommuncenter. En fritidsledare på 50 % har anställts för att delvis möta de ökade behoven, kompensation för detta ska komma från schablonersättningen för integration. Efterfrågan på media på andra språk kan bara till viss del tillgodoses. De årliga värdskapsutbildningarna är genomförda och planering inför turistsäsongen pågår. Bibliotekets hemsida är omarbetad och numera responsiv, flera e-tjänster finns. Nio fler föreningar har sökt föreningsbidrag för 2016, ansökan om föreningsbidrag är numera en e-tjänst. Samarbetsprojekt Film, sagor och sång mellan Film i Sörmland, musikskolan, SFI och biblioteket. Språkträning för nyanlända barn och vuxna. Personal / medarbetare Fortsatt prioriterat arbete kring arbetsmiljön med bl a riskbedömningar samt analys om fördelning/omfördelning av personalresurserna. Bemanningen är för närvarande säkerställd genom att en vikarie till turism och en timanställd som kan arbeta vid behov har rekryterats. Rekrytering av barn- och skolbibliotekarie har påbörjats (pensionsavgång i augusti). Verksamhet / kvalitét Årsplan med arbetsprocesser är gjord, används som underlag vid fördelning av personalresurserna för att säkra att verksamheternas arbete kan följa beslutade verksamhets- och handlingsplaner. Arbetet med kulturplan för Oxelösund kommun har återupptagits. Arbete med strategi för besöksnäringen i Oxelösund kommer att starta inom kort. Handläggning av bidrag till föreningar görs helt i FRI, ingen manuell hantering finns kvar. Innebandy By Night genomfördes på valborgsmässoafton, 15-årsjubileum, med drygt 260 besökare. Valborgsfirande på Ramdalens Idrottsplats i samverkan med föreningar och Campus. Planering pågår för resa till Gröna Lund på skolavslutningen, tre bussar bokade mot normalt två. I övrigt fortsätter verksamheten enligt planering. Ekonomi (verksamhetsnivå) Den ackumulerade budgetavvikelsen för perioden är +329 tkr. Prognos för året är +19 tkr (åtgärd efter sänkt löneökningsantagande med 0,2 % under 2016). Turism, gemensam administration och kultur har haft lägre personalkostnader än budgeterat under perioden. Orsak är sjukfrånvaro samt arbete med andra uppgifter/projekt. Café och uthyrning har haft högre intäkter än budgeterat då bokningar är en säsongsbetonad verksamhet med topp i mars/april och september/oktober.
Helårsprognos jämfört med budget och ackumulerat utfall, kontogruppsnivå Kontogruppering Årsbudget Årsprognos Diff Ack budget Ack utfall Ack diff I Intäkter Avgifter 31100-31990 395 395 0 132 163 31 I Intäkter Bidrag 35100-35999 935 955 20 312 392 80 I Intäkter Övrigt rest kkl 3 1 226 1 226 0 409 460 52 I Intäkter Anslag 39990 27 398 27 398 0 9 133 9 133 0 Summa: I Intäkter 29 954 29 974 20 9 985 10 148 163 K Kostnader Personal 50000-56330 -9 186-8 979 207-3 062-2 761 301 K Kostnader Lokaler 60110-20, 61320-13 831-14 039-208 -4 610-4 681-71 K Kostnader Köp av verksamhet 46300-80 -1 040-1 040 0-347 -284 63 K Kostnader Övrigt rest kkl 4-8 -5 897-5 897 0-1 966-2 092-126 Summa: K Kostnader -29 954-29 955-1 -9 985-9 819 166 0 19 19 0 329 329 Ekonomi (kontogruppsnivå) Den ackumulerade budgetavvikelsen för perioden är +329 tkr. Prognos för året är +19 tkr. För perioden jan-april finns det ytterligare kostnader för köp av verksamhet på 15 tkr samt övriga kostnader på 90 tkr där fakturor kommer i början av maj. Avgiftsintäkterna har varit högre än budgeterat, intäkter från biljettförsäljning är säsongsbetonad verksamhet. Högre utfall på bidrag genom att en lönebidragsanställning tillkommit. Saknar intäkter från Arbetsförmedlingen för hyra av rum på Koordinaten, hyran är fakturerad och intäkterna är bokförda hos kommunstyrelseförvaltningen. Personalkostnaderna har varit lägre än budgeterat under perioden. Orsak är sjukfrånvaro samt arbete med andra uppgifter/projekt. Kostnader för lokaler har varit högre än budgeterat, hyran för Ramdalens sim och sport stämmer inte överens med det faktiska utfallet. Nytt beslut om internbudget behöver eventuellt tas, avvaktar i väntan på resultat av andra faktorer som kan påverka budgetramen. Verksamheten på Ramdalens idrottsplats har inte varit igång för fullt och det ger ett överskott på de budgeterade kostnaderna för köp av verksamhet från Kustbostäder. Underskott på övriga kostnader beror till största delen på prenumerationer av tidningar och tidskrifter till biblioteket för hela 2016, 75 tkr. Bidrar till underskottet gör också elkostnaderna för idrottsplatsen som är högre under januari-mars och november-december, 25 tkr Bytet av bibliotekssystemet under 2015 har gett fortsatt ökat behov av utbildning och kostnaderna för detta har varit högre än budgeterat, 15 tkr. Kultur- och fritidsnämnden har inför 2016 inte ansökt om/erhållit några riktade statsbidrag. Kultur- och fritidsnämnden ansöker inför varje läsår hos Kulturrådet om bidrag till inköp av litteratur till folk- och skolbilbibliotek som ska främja barns och ungas läsning. Inköpsstödet beräknas huvudsakligen efter antalet barn och ungdomar upp till 18 år i kommunen. Grunden är att det finns en plan för läsfrämjande verksamhet som anknyter till biblioteksplanen och att det finns ett välutvecklat samarbete mellan förskola/skola och folkbibliotek. Avstämning av balanskonton är gjord. Uppföljning av investeringar är gjord.
Helårsprognos jämfört med utfall föregående år, verksamhetsnivå Helårsprognos 2016 Utfall 2015 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd till pol partier 527 0-509 18 529 0-490 39 24 Turism, konsumentinfo 1 087 20-1 008 99 1 110 21-1 019 112 30 Gemensam administration 835 140-925 50 749 36-846 -61 32 Fritid 2 012 0-2 012 0 2 171 1-2 150 22 33 Kultur 7 610 905-8 430 85 7 702 1 187-8 789 100 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 13 239 450-13 897-208 13 313 464-13 487 289 35 Fritidsgård 2 088 95-2 207-24 2 035 134-2 239-70 36 Café/uthyrning 0 966-966 0 0 1 154-1 103 51 44 Grundskola 0 0 0 0 0 0 0 0 27 398 2 576-29 955 19 27 609 2 998-30 123 484 Brukare / kund Ökat antal besökare på Koordinaten, nyanlända/asylsökande står för den största delen. Samverkan med Kommuncenter men avlastningen av kultur- och fritidsförvaltningen har hittills varit liten under 2016. En fritidsledare på 50 % har anställts för att delvis kunna möta de ökade behoven. En extra satsning gjordes under 2015 utifrån den nya bibliotekslagen, 300 tkr samt ökning av bidrag till föreningar och studieförbund, 300 tkr. I budgeten för 2016 fanns det inte med i ramen. Detta innebär att biblioteket har svårare att följa bibliotekslagen när det gäller böcker på andra språk samt få möjligheter att utveckla läsfrämjande arbete tillsammans med skolorna. Personal / medarbetare Oplanerade händelser samt flertalet vakanser på personalsidan under 2015 ledde till en ansträngd personalsituation. Prioriterat arbete kring arbetsmiljön samt översyn av fördelning av personalresurserna har påbörjats och vikarier har rekryterats. Frustrerande för personal att inte ha tillräckliga resurser för att tillgodose behoven hos nyanlända/asylsökande samt för att kunna följa bibliotekslagen t ex när det gäller böcker på andra språk. Inför 2016 gjordes en omfördelning inom ram från kultur för att ge en viss förstärkning till gemensam administration utifrån ökade krav på ekonomiarbete, analys och nämndadministration. Verksamhet / kvalitét Fortsatt noggrant arbete med uppföljning för att säkra att de beslutade verksamhets- och handlingsplanerna följs. Under 2016 har förvaltningen mindre resurser för samverkan och förebyggande arbete. Under 2016 kan inte bibliotekslagen uppfyllas. Ekonomi (verksamhetsnivå) Den största differensen mellan 2015 och 2016 är den extra satsning som gjordes under 2015 utifrån den nya bibliotekslagen, 300 tkr samt ökning av bidrag till föreningar och studieförbund, 300 tkr. Det återspeglas i verksamheterna fritid och kultur som har en lägre budgeterad kostnad och prognos för 2016. Hyreskostnaderna för idrotts- och fritidsanläggningar baseras på eventuella investeringar som görs. Kompensation för ökad hyra ges i budgetramen. Ökad hyra mellan 2015 och 2016. Kostnader och intäkter för de mer säljande delarna av verksamheten, arrangemang och café/uthyrning, är svåra att budgetera och prognostisera samt att jämföra mellan olika år. Från 2015 återgick drift och skötsel av Ramdalens idrottsplats från föreningsdrift till kommunal regi. Tjänster köptes istället från Kustbostäder som i sin tur anlitat HSB för utförandet. Bra samarbete har gett en bättre kostnadskontroll, vi styr själva över nivån på och utförandet av tjänsterna.
Helårsprognos jämfört med utfall föregående år, kontogruppsnivå Helårsprognos 2016 Utfall 2015 Kontogruppering Årsbudget Årsprognos Diff Årsbudget Utfall Diff I Intäkter Avgifter 31100-31990 395 395 0 395 457 62 I Intäkter Bidrag 35100-35999 935 955 20 1 115 1 132 17 I Intäkter Övrigt rest kkl 3 1 226 1 226 0 1 259 1 409 150 I Intäkter Anslag 39990 27 398 27 398 0 27 609 27 609 0 Summa: I Intäkter 29 954 29 974 20 30 378 30 607 229 K Kostnader Personal 50000-56330 -9 186-8 979 207-9 098-8 443 655 K Kostnader Lokaler 60110-20, 61320-13 831-14 039-208 -13 554-13 592-38 K Kostnader Köp av verksamhet 46300-80 -1 040-1 040 0-1 330-875 455 K Kostnader Övrigt rest kkl 4-8 -5 897-5 897 0-6 396-7 213-817 Summa: K Kostnader -29 954-29 955-1 -30 378-30 123 255 0 19 19 0 484 484 Ekonomi (kontogruppsnivå) Kostnader och intäkter för de mer säljande delarna av verksamheten, arrangemang och café/uthyrning, är svåra både att budgetera och prognostisera samt att jämföra mellan olika år. Speglas under intäkter, avgifter och övrigt samt under övriga kostnader. Bidrag är ersättningar för personer anställda via olika arbetsmarknadsåtgärder. Vi tar emot många personer som är i behov av arbetsträning, praktik och liknande men antalet och eventuell ersättning varierar mellan åren. Under 2015 pågick ett arbete med Boken om Fritidsgården. Inköp av samt försäljningen av boken i slutet av året gjorde att övriga intäkter blev högre än budgeterat. Kostnaden för inköp finns under övriga kostnader som blev högre än budgeterat. Deltagande i olika samverkansprojekt som dyker upp kan generera intäkter som inte varit budgeterade. Exempel är Ung Scen, Möte med litteratur. Det förekommer också i form av att någon köper en tjänst t ex Godnattsagor på kriminalvårdsanstalten. Projekten är väldigt olika i omfattning vilket gör att det är stor variation mellan åren när det gäller det ekonomiska utfallet som påverkar resultatet. 2015 hade vi flertalet vakanser på personalsidan. Under 2016 arbetar vi för att säkerställa bemanningen. Utfallet 2015 för kostnaderna för köp av verksamhet för Ramdalens idrottsplats var lägre än budgeterat. Inför 2016 reviderades idrottsplatsens budget. Verksamheten är inte i full omfattning än. Kommentarer kring övriga kostnader 2015 fanns en satsning på högre föreningsbidrag samt satsning på bibliotekslagen. Under 2015 kom en plötslig avisering om nedläggning av bibliotekssystemet. Behov uppstod av nya inventarier, dataprogram och utbildningsinsatser. Finns behov även till viss del 2016 men inte i samma omfattning Inflyttning av Kommuncenter och behov av omflyttning/ombyggnation har gett ökade kostnader under 2015. Under 2015 var det ökat behov av förbrukningsinventarier då slitaget på Koordinaten var stort.
Uppföljning av Investeringar, april 2016 Sid 1 Del 1: Investeringsutgifter Ansvarig Obj. Budget Förbrukat Prognos nämnd nr inkl TB Ändamål enl redovisn årsförbrukn Kommentar KS 100 E-tjänster KS 250 Sithskort, säkerhetslösning i vården Ursprunglig budget 50 tkr + TB 200 tkr KS 92258 400 E-tjänster, (TB) KS 92267 128 Fastighetsnät / trådlöst (TB) KS 92300 200 Uppgradering web 109 KS 200 Kontaktcenter KS 500 Skylt på motorvägen (TB) Inte startat än. Planerat till kvartal 2 2016 KS 92214 1 100 Larsson & Kjellberg (TB) Troligen sker investering 2016-2017 KS 300 Raindance, uppgradering och utveckling (TB) KS 92401 Raindance, BAS 4 11 KS 92216 1 600 Lägerboende Ramdalens IP (TB) KS 300 Ramdalens IP, värmepanna (TB) KS 12 300 Framtidens förskola och skola (TB) KS 92297 3 411 Framtidens förskola och skola, etapp 1 (TB) 1 092 KS 92298 12 450 Framtidens förskola och skola KS 92301 371 Ombyggnad av Peterslundsskolans kök (TB) 58 KS 92405 874 Ramdalsskolans kök, värme - ventilation (TB) 577 KS 2 200 Fastigheter (TB) KS 6 232 Fastigheter upprustning och energieffektivisering Ursprungligen 8 025 tkr samt 500 tkr från MSN för arb.miljöåtgärder KS 500 Arbetsmiljö (från MSN) KS 92422 345 Tillgänglighetsinventering enl BBR, skolor (TB) 80 KS 7 241 Sporthallen KS 715 Handlingsplan IP KS 2 100 Planerat underhåll, fastigheter 77 KS 92430 0 Kristineberg, renovering 3 KS 92434 275 Kommunhuset, byte av korridorbelysning (TB) 250 KS 92438 500 Ramdalens sporthall, förprojektering (TB) 88 KS 92501 500 Ramdalens IP lägerboende, dusch, omklädn.rum 251 Ur Lägerboende (TB) 700 tkr KS 200 Ramdalens IP lägerboende, dusch, omklädn.rum (TB) KS 92502 97 Bruna Villan, byte avloppsledning 97 Ur fastighetsbudgeten KS 195 Utveckling Jogersö (TB) Ursprungligen 590 tkr KS 92506 395 Jogersö camping, renovering duschar, WC 0 Ur utveckling Jogersö (TB) 590 tkr KS 92508 93 Blandningsmaskin, köket Björntorp 0 Ur investeringsreserven KS 92509 336 Björntorp, byte takbeläggning (nr 5) 0 Ur fastighetsbudgeten KS 92510 120 Mulltoa V:a Femöre 0 KS 92515 805 Peterslundsskolan, byte tak 0 Ur fastighetsbudgeten KS 92516 380 Björntorp, dränering fuktskada etapp 1 0 Ur fastighetsbudgeten KS 92517 175 Peterslundsskolan fotbollsplan 0 Ur fastighetsbudgeten KS 3 400 Ombyggnad av Stenviks kök KS 150 Förstärkning bryggor o kajer, fiskehamn och skärgård KS 1 500 Bryggor småbåtshamnar KS 6 755 Ombyggnad av Ramdalsskolans kök Ursprunglig budget 2 555 tkr + TB 4 200 tkr KS 6 000 Gruppboende KS 400 Belysningsstolpar gc-väg Delsumma 76 093 76 093 tkr (45 706 + 30 294) + 93 (invest.reserv) 2 693 0 2016-05-23 C:\Users\agnwes\Desktop\Kfn_2016_05_30\1_KFN_2016_41_KFN_2016_4_Investeringar.xlsx.xlsx Uppföljn
Uppföljning av Investeringar, april 2016 Sid 2 Del 1: Investeringsutgifter Ansvarig Obj. Budget Förbrukat Prognos nämnd nr inkl TB Ändamål enl redovisn årsförbrukn Kommentar KFN 100 Katalogsystem för bibliotek 0 Flyttas över till 2017 KFN 92514 80 Inventarier Kooordinaten 0 80 kommer att förbrukas KFN 92409 36 Inventarier Koordinaten (TB) 0 36 kommer att förbrukas Delsumma 216 216 tkr (180 + 36) 0 116 2016-05-23 VON 92414 274 Inventarier, funktionsstöd (TB) 0 VON 92415 100 Inventarier till gem. Utrymmen VON 92416 300 Trygghetslarm, särskilda boenden (TB) 77 VON 92417 961 Utemiljö särskilda boenden (TB) 0 VON 1 000 Invent. och utrustning, hemtjänst o äldreboenden VON 92418 628 Invent. och utrustning, hemtjänst o äldreboenden (TB) 203 VON 92419 400 Elektronisk nyckelhantering i hemvården (TB) 32 Delsumma 3 663 3 663 tkr (1 100 + 2 563) 312 0 MSN 1 000 Gästhamnen (TB) MSN 1 500 Fiskehamnen, öka attraktiviteten MSN 92293 125 Fiskehamnen, öka attraktiviteten (TB) MSN 1 000 Torget, öka attraktiviteten MSN 92410 328 Torget, öka attraktiviteten (TB) 36 MSN 92413 121 Gc-väg längs Fiskehamnen, etapp 1 och 2 (TB) 0 MSN 300 GIS MSN 200 GIS (TB) MSN 92426 49 Skanning av arkiv (TB) 106 MSN 1 600 Gc-vägar Ursprunglig budget 1 600 tkr, 1 600 tkr till gc-väg Fiskehamnen MSN 400 Cykelställ i anslutning till busshållplatser MSN 92427 223 Cykelställ i anslutning till busshållplatser (TB) MSN 92435 Gc-väg, Baravägen 5 MSN 100 Kompletteringsmoduler för bygg (Castor) MSN 750 Övergång Ecos - Castor MSN 600 Trafiksäkerhetsåtgärder Ursprunglig budget 600 tkr MSN 200 Trafiksäkerhetsåtgärder (TB) MSN 400 Tillgänglighetsanpassning Ursprunglig budget 200 tkr MSN 600 Parker Delsumma 9 496 9 496 tkr (7 250 + 2 246) 147 0 UN 92503 315 Lärverktyg 16 Ursprunglig budget 205 tkr, TB 110 tkr UN 92504 787 Lokalkostn/inventarier 16 109 Ursprunglig budget 753 tkr, TB 32 tkr UN 92505 100 IT och smartboards 16 9 Ursprunglig budget -10 tkr, TB 110 tkr Delsumma 1 202 1 202 tkr (750 +252) 118 0 Delsumma 3 907 Investeringsreserv 93 tkr till köket Björntorp 59 186 Ursprunglig investeringsbudget 35 391 Tilläggsbudget från 2015 94 577 Summa budget (inkl TB) resp. förbrukat 3 270 116 C:\Users\agnwes\Desktop\Kfn_2016_05_30\1_KFN_2016_41_KFN_2016_4_Investeringar.xlsx.xlsx Uppföljn
Del 2: Investeringsinkomster, april 2016 2016-05-23 Ansvarig Obj. Inkommet Prognos nämnd nr Budget Försäljningar enl redovisn årsinkomst Kommentar KS -7 000 Villabacken etapp 1 0 KS -3 000 Lastudden III och IV 0 KS -2 000 V. Femöre 1 C och 1 D 0 KS -4 000 V. Femöre 1 E och 1 F (barnkoloni) 0 KS -400 Inskogen 0 KS -1 000 Tomträtter Fiskehamnen 0 KS -250 Övrigt (reserv) 0 Summa -17 650 Summa investeringsinkomster 0 0 76 927 Netto investeringar o försäljningar 3 270 116 C:\Users\agnwes\Desktop\Kfn_2016_05_30\1_KFN_2016_41_KFN_2016_4_Investeringar.xlsx.xlsx Uppföljn
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2016-05-18 KFN.2016.18 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Taxor 2017 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna förslaget till taxor och avgifter 2017. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1 Godkänna 100 kr per månad och kvadratmeter som förrådstaxa för Ramdalens idrottsplats 2 Fastställa komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. 3 Beslutsrätten gällande förrådstaxa delegeras till kultur- och fritidsnämnden 2. Sammanfattning Förslag till taxor och avgifter för kultur och fritidsnämnden är oförändrade med några undantag. Undantagen är ett tillägg för företag när det gäller: konstgräs, naturgräs, löparbanor, gymnastiksalar och sporthallar Taxan för bokning av eventsalen i Koordinaten föreslås öka alternativt att kultur- och fritidsnämnden får en ökad ekonomisk ram. Taxorna beslutas av kultur- och fritidsnämnden. Ny taxa för förråd på Ramdalens idrottsplats införs. Denna taxa beslutas av kommunfullmäktige. 3. Ärendet Taxor Jämförelse har gjorts med andra kommuner och förslaget innehåller oförändrad taxa men med tillägg för företag när det gäller: konstgräs, naturgräs, löparbanor, gymnastiksalar och sporthallar. Hyra av eventsalen i Koordinaten för kommunen föreslås öka. Ett alternativ när det gäller eventsalen i Koordinaten är att kommunen beslutar att kultur och fritidsnämnden får en ökad årlig ersättning i sin budget. Arbetet med interndebiteringar underlättas. Oxelösunds taxor har ett tydligt perspektiv på prioritering av barn- och ungdomsverksamhet för föreningar. Bibliotekets avgifter är oförändrade. De verksamheter som genererat störst intäkter under 2015 är taxorna på idrottsplatsen (171 tkr), biblioteket (88 tkr) och Koordinaten samlingslokaler (64 tkr). Taxor på gymnastiksalar och sporthallar faktureras av kultur och fritidsförvaltningen och intäkterna tillfaller respektive skola. Taxorna för Ramdalen sporthall och simhall tillfaller entreprenören enligt avtal. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2016-05-18 KFN.2016.18 Förrådstaxa på Ramdalens idrottsplats Till 2017 kommer förrådsplats att frigöras för förvaltning och föreningar vid Ramdalens idrottsplats. Vid jämförelse med flera kommuner så konstaterar vi att både hyresavgift och inte hyresavgift förekommer. Problem uppstår lätt när det gäller disposition av befintlig yta i förrådet. Detta avhjälps genom att ha en subventionerad hyra som taxa. Det är också en erfarenhet från flera kommuner. Kommunernas hyresavgifter varierar mellan 150 kr 350 kr per månad och kvadratmeter. I Nyköping kostar det 150 kr per månad och kvadratmeter. Medley i Oxelösund tar ut förrådshyra från föreningar. Vårt förslag är att kommunen tar 100 kr per månad och kvadratmeter i hyra för föreningar. Förrådet är ett enklare kallförråd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2016-05-18 Förslag till taxor och avgifter 2017, daterat 2016-05-18 Jämförelser taxor 2016 Komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde daterat 2016-05-19 Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Kommunstyrelsen för åtgärd Kultur- och fritidschefen för åtgärd Fritidsekreteraren för kännedom Administrativ handläggare för kännedom
Datum 2016-05-19 OXL1 00 v 1.0 2006-11-13 Kultur- och fritidförvaltningen Pia Westlin 0155-383 54 pia.westlin@oxelosund.se Grunder för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde, komplettering Taxa för förråd på Ramdalens idrottsplats Taxan avser hyra av förråd på Ramdalens idrottsplats för föreningar. Varje kommun fastställer taxorna som är varierande. En årlig översyn av taxorna genomförs. Jämförelser görs med andra kommuner och aktörer. Taxorna behöver därmed inte fastställas av kommunfullmäktige. Rätten att fastställa årliga avgifter kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden. Taxan är beräknad för att delfinansiera kostnader som kultur- och fritidnämnden har för att tillhandahålla tjänsterna. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se
Tjänst Kostnad Avgift 2016 Avgift 2017 Motivering Hyra av gräsplaner/löparbanor Barn och Ramdalens idrottsplats ungdom Vuxna konstgräs hel plan per timme interna / externa föreningar företag / privat 90 kr / 500 kr 450 kr / 700 kr Oförändrad 800 kr konstgräs halv plan per timme interna / externa föreningar företag / privat 60 kr / 300 kr 300 kr / 400 kr Oförändrad 500 kr naturgräs hel plan per timme interna / externa föreningar företag / privat 60 kr / 420 kr 300 kr / 520 kr Oförändrad 600 kr naturgräs halv plan per timme interna / externa föreningar företag / privat 40 kr / 250 kr 200 kr / 300 kr Oförändrad 400 kr löparbanor per timme interna / externa föreningar företag / privat 60 kr / 120 kr 120 kr / 240 kr Oförändrad 350 kr arrangemang per timme 400 kr 400 kr Oförändrad Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Ange de tjänster vars avgifter genererar störst intäkter till verksamheten. Ange den totalkostnad som är förenad med att tillhandahålla tjänsten Totalkostnaden ska inkludera samtliga de delkostnader som det medför att tillhandahålla Ange den avgift som tas ut 2016 för att tillhandahålla tjänsten. Ange den avgift som nämnden/styrelsen avser att ta ut 2017. Om avgift 2017skiljer sig från kostnaden för att tillhandahålla tjänsten bör skillnaden motiveras.
Tjänst Kostnad Avgift 2016 Avgift 2017 Motivering Barn och Hyra av sporthallar ungdom Vuxna träning per timme interna / externa föreningar 40 kr / 65 kr 200 kr / 220 kr Oförändrad företag / privat per timme 300 kr 400 kr / 300 kr arrangemang/match per timme föreningar 65 kr 220 kr Oförändrad företag / privat per timme 700 kr 700 kr / 600 kr i de fall extra kostnader för städning tillkommer debiteras bokaren hela kostnaden Hyra av gymnastiksalar träning / arrangemang per timme interna / externa föreningar 30 kr / 50 kr 75 kr / 100 kr Oförändrad företag / privat per timme 200 kr 300 kr / 200 kr i de fall extra kostnader för städning tillkommer debiteras bokaren hela kostnaden Hyra av simhallen träning per bana per timme interna föreningar 20 kr 50 kr Oförändrad arrangemang stora bassängen 510 kr Oförändrad Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Ange de tjänster vars avgifter genererar störst intäkter till verksamheten. Ange den totalkostnad som är förenad med att tillhandahålla tjänsten Totalkostnaden ska inkludera samtliga de delkostnader som det medför att tillhandahålla tjänsten. Ange den avgift som tas ut 2016 för att tillhandahålla tjänsten. Ange den avgift som nämnden/styrelsen avser att ta ut 2017. Om avgift 2017skiljer sig från kostnaden för att tillhandahålla tjänsten bör skillnaden motiveras.
Tjänst Kostnad Avgift 2016 Avgift 2017 Motivering Avgifter bibliotek Självkostnadsavgifter förseningsavgifter per dygn bok / fjärrlån / DVD 1 kr / 3 kr / 10 kr Oförändrad maximalt skuldbelopp / expeditionsavgift 500 kr / 45 kr Oförändrad reservationer / fjärrlån 10 kr / 25 kr Oförändrad kopiering / utskrifter A4 sv/v / färg A3 sv/v / färg 2 kr / 5 kr 10 kr / 20 kr Oförändrad Hyra av samlingslokaler Koordinaten mötesrum föreningar / Oxds kommun 50 kr per tim / 0 kr per tim Oförändrad företag 1000 kr per 4 tim Oförändrad mötesrum/bibliotek arrangemang Oxelösunds kommun 150 kr per tillfälle 200 kr per tillfälle eventsalen föreningar / Oxds kommun företag 275 kr per tillfälle / 300 kr per tillfälle 300 kr per tillfälle / 500 kr per tillfälle 1800 kr per 4 tim / 3600 kr per 8 tim Oförändrad Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Anvisning & information Ange de tjänster vars avgifter genererar störst intäkter till verksamheten. Ange den totalkostnad som är förenad med att tillhandahålla tjänsten. Ange den avgift som tas ut 2016 för att tillhandahålla tjänsten. Ange den avgift som nämnden/styrelsen avser att ta ut 2017. Totalkostnaden ska inkludera samtliga de delkostnader som det medför att tillhandahålla tjänsten. Om avgift 2017skiljer sig från kostnaden för att tillhandahålla tjänsten bör skillnaden motiveras.
Jämnförelse taxor 2016 EV= Evenemang/Match EVE med entrè Nyköping Katrineholm Sandviken Eslöv Sporthall/Arena BU Träning 50 kr EV 70 kr Träning 60 kr EV 125 kr Träning 90 kr EV 185 kr Träning EV 35 kr Sporthall/Arena V Träning 130 kr EV 150 kr EVE 300 kr Träning 125 kr EV 300 kr Träning 350 kr EV 700 kr Träning 60 kr EV 250 kr Sporthall/Arena Ö Träning 300 kr EV 400 kr Träning 500 kr 1 000 kr 800 kr Gymnastiksal BU Träning 25 kr EV 40 kr Träning 60 kr EV 125 kr Träning 60 kr EV 125 kr Träning/ EV 25 kr Gymnastiksal V Träning 60 kr V EV 80 kr Träning 125 kr EV 300 kr Träning 180 kr EV 220 kr Träning/EV 40 kr Gymnastiksal Ö Träning 108 kr EV 150 kr Ingen uppgift 350 kr 400 kr Konstgräsplan hel BU Träning 51 kr EV 71 kr Träning 60 kr EV 125 kr Träning 75 kr EV 245 kr Sommar 35 kr / Vinter 150 kr Konstgräsplan hel V Träning 127 kr EV 254 kr EVE 305 kr Träning 400 kr EV 700 kr Träning 345 kr EV 685 kr Sommar 60 kr /Vinter 200 kr Konstgräsplan hel Ö Träning 525 kr EV 1050 kr 800 kr Hela året 600 kr Konstgräsplan halv BU Ingen uppgift Träning 60 kr Träning 60 kr EV 185 kr Ingen uppgift Konstgräsplan halv V Ingen uppgift Träning 200 kr Träning 315 kr EV 400 kr Ingen uppgift Konstgräsplan halv Ö Ingen uppgift Träning 500 kr 450 kr Ingen uppgift Gräsplan BU Träning 51 kr EV 90 kr Träning 60 kr EV 125 kr Träning 75 kr EV 245 kr Träning/EV 35 kr Gräsplan V Träning 127 kr EV 366 kr EVE 452 kr Träning 400 kr EV 700 kr Träning 345 kr EV 685 kr Träning/EV 60 kr Gräsplan Ö Träning 525 kr EV 1050 kr 1 150 kr 800 kr 400 kr
Simbana BU Ingen uppgift Träning 20 kr EV 40 kr Ingen uppgift 10 kr per bana + personalkostnad Simbana V Ingen uppgift Träning 75 kr EV 100 kr Ingen uppgift 10 kr per bana + personalkostnad Simbana Ö Ingen uppgift Träning 200 kr Ingen uppgift 50 kr per bana + personalkostnad Förråd 150 kr per km/år 150 kr perkm/år Ingen uppgift Ingen uppgift Löparbana BU Träning 40 kr Ingen uppgift Ingen uppgift Vid större cuper/evenemang taxor Löparbana V Träning 96 kr Ingen uppgift Ingen uppgift efter överenskommelse
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2016-05-13 KFN.2016.17 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning intern kontrollplan 2016 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna uppföljning av intern kontroll plan 2016, uppföljning 1 med fyra kontroller. 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för 2016. Interna kontrollplanen innehåller åtta kontroller och ska följas upp två gånger per år. Den första uppföljningen har nu genomförts och avser perioden 2016 januari till april och avser fyra kontroller. Kontrollerna är följande: kontroll tre, att taxor och avgifter som är beslutade av kultur- och fritidsnämnden följs. kontroll fyra, uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen kontroll fem, att kommunens samt interna rutiner följs. kontroll åtta, att kommunens riktlinjer för sponsring följs. Uppföljningen visar att de fyra kontrollerna är godkännda. Kontroll tre är genomförd av fritidssekreteraren och kultur- och fritidschefen. Kontrollerna fyra, fem och åtta är genomförda av ekonom på kommunstyrelseförvaltningen.. 3. Resultat av uppföljning av intern kontrollplan Genomförd uppföljning av kultur- och fritidsförvaltningen samt kommunstyrelseförvaltningen visar att fyra kontroller är genomförda och godkännda. Kontroll tre Att taxor och avgifter som är beslutade av kultur- och fritidsnämnden följs av utföraren av verksamheten på Ramdalens sim- och sporthall. Hur har kontrollen gjorts? *Kontrollansvarig (Fs) har begärt en lista på fakturor till föreningar av utföraren/entreprenören under perioden januari-maj 2016. * En neutral medarbetare (ej kultur- och fritidschefen och administrativa handläggaren) har valt en kontrollfaktura per förening (6 st) *Fs har kontrollerat att taxorna stämmer med de antagna taxorna. *Kontrollen visar att utföraren/entreprenören fakturerat enligt beslutade taxor för 2016. Kontroll fyra: Uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen. Hur har kontrollerna gjorts? *Kontrollansvarig(Ka) har besökt kultur- och fritidsförvaltningen *En neutral medarbetare (ej kultur- och fritidschef, administrativ handläggare eller assistent) fick slumpvis välja ett tal mellan 1-18. Medarbetaren valde nummer 13. Nummer 13 är 28 mars till 3 april 2016. *Ka har fått del av underlagen för perioden, bokföringsorder kassa, kassakvitton ur Actor, Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2016-05-13 KFN.2016.17 kassasystem och insättningar till specifikt Loomis. *Ka har fått muntlig information av administrativ handläggare *Kontroll har gjorts och har inbegripit att dagliga redovisningarna stämmer med insättningen på banken. Kontroll fem: Redovisning av försäljning och användande av kommunens betalkort Hur har kontrollen gjorts? *Kontrollansvarig (ka) har besökt kultur- och fritidsförvaltningen. *Ka har bett en medarbetare på kultur- och fritidsförvaltningen (ej kultur- och fritidschefen och administrativa handläggaren) slumpmässigt välja ett tal mellan 1-18. Medarbetaren valde 4 (26-31 januari). Ka har fått del av fakturaunderlagen vecka fyra för First card och ICA. Ingen har använt Statoil kortet enligt ekonomisystemet. *Kontroll har gjorts att kvitton är ok och att de stämmer med fakturor. Kontroll åtta: Policy för sponsring och samarbete. Hur har kontrollen gjorts? *Kontrollansvarig (ka) har besökt kultur- och fritidsförvaltningen. *Ka har fått ta del av samtliga sponsorsavtal 4 st för vuxenkultur: SSAB, Järnbruksklubben Metall, ICA Oxelösund och Oxelösunds hamn och 2 för specifika aktiviteter (sommarcampen), Borox och SSAB. *Ka har fåt del av policy för sponsring och samarbete och delegationsordning. *Ka har gått igenom samtliga sponsorsavtal och policy för sponsring och samarbete och delegationsordning. Kontrollmoment: läst avtalen, kontrollerat innehåll, kollat att kultur- och fritidsnämnden fått information om avtalen överstigit 10.000 kr. Inga avvikelser finns. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2016-05-13 Intern kontrollplan för 2016 Pia Westlin Administrativ handläggare Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen för åtgärd Administrativ handläggare för kännedom Fritidssekreterare för kännedom
Intern kontrollplan Oxelösunds kommun Kultur och fritid Antagen av kultur- och fritidsnämnden 2015-12-09 2015-12-08 80 Nr Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering 1 Hantering av allmänna handlingar inom kulturoch fritidsförvaltningen 2 Handläggning av föreningsbidrag Säkerställa att lagar och riktlinjer för dokumenthantering följs Uppföljning av föreningarnas verksamhetsplaner 3 Taxor och avgifter Att taxor och avgifter som är beslutade av kulturoch fritidsnämnden följs 4 Dagskassor och kontanthantering 5 Redovisning av försäljning och användande av kommunens betalkort Uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen Att kommunens samt interna rutiner och riktlinjer följs VE V E V E Verksamhetschef Samtliga 1 gång Revidering av dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsförvaltningen Verksamhetschef Fem föreningar 1 gång Av tio utvalda föreningar görs stickprov på fem, ordförandeberedningen Fritidssekreterare Samtliga 1 gång Stickprov på fakturaunderlag vid uppföljningsmöten med utföraren av verksamheten på Ramdalens sim- och sporthall Ekonom, kommunstyrelseförvaltningen Administrativ handläggare Ekonom, kommunstyrelseförvaltningen En vecka 2 gånger Jämföra de dagliga kassaredovisningarna med bankinsättningar Samtliga En vecka 1 gång 2 gånger Information från förvaltningen om rutiner och riktlinjer Stickprov på att det finns underlag till fakturan vid användande av kommunens betalkort, Statoil och ICA Kvantum Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår Kultur- och fritidsnämnden, september Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår 6 Systematiskt Att arbetsmiljöplanen för Skyddsombud Samtliga 1 gång Uppföljning av och Kultur- och
arbetsmiljö-, säkerhetsoch hälsoarbete kultur- och fritidsförvaltningen efterlevs rapport om de tio viktigaste punkterna fritidsnämnden, del- och helår 7 Riktlinjer för konst Att de beslutade riktlinjerna om stickprov av utlånad konst följs 8 Policy för sponsring och samarbete V V Att kommunens riktlinjer för sponsring följs V Verksamhetschef Tre enheter 2 gånger Förteckning över utlånad konst jämförs med aktuellt läge, verksamhets- och enhetsansvariga Ekonom, kommunstyrelseförvaltningen Samtliga 1 gång Sponsorsavtalen ska stämma överens med riktlinjerna Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår Kultur- och fritidsnämnden, del- och helår
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-04-28 KFN.2016.10 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Röda korset Jubileumsbidrag 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna att Röda korset får ett jubileumsbidrag med 3.000kr. 2. Sammanfattning Oxelösund Tunabergs Rödakorsetkrets har 100 års jubileum 2016. Föreningen tänker fira sitt jubileum den 24 september 2016. Jubileumsfirandet vänder sig till allmänheten och föreningen ansöker om ett bidrag 5.375 kr. Enligt kultur och fritidsförvaltningens rutiner är maximalt belopp 3.000 kr för jubileumsbidrag. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Röda korset får 3.000 kr till sitt 100 årsjubileum 2016. Anslaget tas ur kontot för bidrag till vuxenorgansiationer... Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2016-04-28 Ansökan från Röda korset Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen för åtgärd Fritidssekreteraren för kännedom Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Ansökan om bidrag till Oxelösund Tunaberg Rödakorskrets 100-årsjubileum Planering av jubileet har just påbörjats av en kommitté. Detta är vad vi hittills kommit fram till. Jubileet ska äga rum 24 september. Eventsalen har bokats mellan 10 och 14 Någon från RK i Stockholm helst ordförande hoppas vi ska kunna komma hit och berätta om RK Vi kommer att tillfråga landshövdingen om hon kan komma Någon från vår krets kommer att berätta om hur kretsen arbetat under de hundra åren och hur vi arbetar i dag här i Oxelösund. Utställning i biblioteket av skärmar med kort och text om vår verksamhet( om det är ok) Värvning av nya medlemmar. Musik Bjuda på någon form av förtäring som cider, kaffe m.m. Vår egen lokal Kupan kommer att ha öppet med försäljning Kontakta SN för en artikel om jubileet Budget Hyra av Eventsalen 275 Banderoller och vimplar med RK 1 000 Reseersättning från Stockholm 500 Musik 1 000 Kaffe, cider m.m 600 Annonsering i SN 1 000 Övrigt 1 000 SUMMA 5 375 Oxelösund 2016-02-26 Margareta Jender
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2016-05-16 KFN.2016.16 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Revidering av bidragsregler 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna kultur- och fritidschefens förslag om stickprovskontroller. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1 Godkänna förslaget om att revidera bidrag till föreningar med tillägget att föreningarna ska ha en förtroendevald revisor. 2 Förslaget gäller för bidragsansökningar från år 2017. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden gav kultur- och fritidschefen i uppdrag att revidera reglerna för föreningsbidrag när det gäller stickprovskontroller och förtroendevald revisor. Stickprovskontroller ingår i 2016 års internkontrollplan. Förtroendevald revisor föreslås som ett tillägg i reglerna för föreningsbidrag.. 3. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har gett i uppdrag åt kultur- och fritidschefen att skriva fram ett förslag om revidering av bidragsregler KFN 2016:17. Att göra stickprovskontroller. Detta finns idag reglerat i Intern kontrollplan 2016. Ett stickprov på 10 föreningar görs och ordförandeberedningen väljer ut 5 föreningar i september. Stickprovskontroller finns som en punkt i alla bidragsöverenskommelser som tecknas med föreningarna. Den interna kontrollplanen kan fortsätta med detta kontrollmoment. Förtroendevald revisor När kommunen ger bidrag till en förening, behöver kommunen säkerställa att en förtroendevald revisor finns vald i föreningen. Detta är ej idag reglerat bidragsreglerna. Därför föreslås att en förtroende revisor ska finnas i de föreningar som får föreningsbidrag av kommunen. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2016-05-16 KFN.2016.16 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2016-05-16 Bidragsregler föreningar Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kommunstyrelsen för åtgärd Kultur- och fritidschefen för kännedom Fritidssekreteraren för kännedom
Beslutad av KF 14/06 1(3) 2006-03-29 Regler för stöd till föreningar och liknande grupper Oxelösunds kommun ger stöd till föreningar för att uppnå följande mål: * Ge barn och ungdomar möjligheter till en stimulerande fritid. Föreningarna ska arbeta - drogförebyggande. Alla barn- och ungdomssammankomster ska vara drogfria, - för en bättre folkhälsa, - för att bidra till social och demokratisk fostran av barn och unga, - för att motverka segregering, - för att nå även hittills eftersatta grupper, Kommunen ska arbeta för ett brett, varierat och aktivt föreningsliv. * Stödja ideellt och samhällsnyttigt arbete, som ger motprestationer i form av kulturella och andra berikande upplevelser för kommuninvånarna. * Stödja föreningar som genom sitt arbete ger värdefulla komplement till kommunens verksamhet för socialt utsatta grupper. Kommunens stöd till föreningar innehåller följande delar: Ekonomiska bidrag. Tillhandahållande av subventionerade lokaler och anläggningar. Konsultstöd från kultur- och fritidskontoret (inkl föreningsservice) Information om bidragsmöjligheter från stiftelser, fonder, kommun, landsting och stat. Postadress Gatuadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro 613 81 OXELÖSUND Höjdgatan 26 0155-380 00 vx 0155-381 03 991-1991 10 28 80-2 E-mail info@oxelosund.se Hemsida www.oxelosund.se
2 Föreningen ska för att kunna få föreningsbidrag uppfylla följande: - bidra till att kommunens mål för stöd till föreningar uppfylls, - vara en öppen sammanslutning där medlemskapet är frivilligt, - vara demokratiskt uppbyggd och med en verksamhet som inte strider mot demokratins idéer. I barn- och ungdomsföreningar är ungdomarnas egna deltagande i ledning och planering viktigt, - ha verksamhet förlagd till Oxelösunds kommun, - ha minst 10 bidragsberättigande medlemmar, - som medlem räknas den som under närmast föregående verksamhetsår varit registrerad som medlem, betalt medlemsavgift och regelbundet deltagit i föreningens aktiviteter, - för barn- och ungdomsföreningar är endast medlemmar mellan 3 och 20 år bidragsberättigande, - ta ut en medlemsavgift på minst 100 kr per år, - vara ansluten till Oxelösunds Föreningsråd och delta på de möten som Föreningsrådet kallar till, - delta på de möten för föreningar som kultur- och fritidskontoret kallar till. Ansökan om bidrag: Information och blanketter för ansökan om bidrag finns på kultur- och fritidskontoret och på kommunens hemsida. Ansökan ska undertecknas av ordförande och sekreterare/ kassör. Till ansökan ska bifogas en verksamhetsidé och budget för det år ansökan avser. Verksamhetsidén ska innehålla en kort beskrivning av vad föreningen avser att göra. Det ska också framgå vilka mål ovan som föreningen anser sig bidra till och hur, gärna i punktform. Ansökan ska vara inlämnad till kultur- och fritidskontoret senast 1 oktober året före verksamhetsåret, gärna tidigare. Startbidrag kan sökas under pågående verksamhetsår. Ansökan som kommer in för sent behandlas ej. Utbetalning av bidrag: Betalning kan endast ske till föreningens konto. Postadress Gatuadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro 613 81 OXELÖSUND Höjdgatan 26 0155-380 00 vx 0155-381 03 991-1991 10 28 80-2 E-mail info@oxelosund.se Hemsida www.oxelosund.se
3 Uppföljning: Förening som fått bidrag ska till kultur- och fritidskontoret lämna in - verksamhetsberättelse som innehåller redogörelse för föreningens arbete att uppfylla kommunens mål. - ekonomisk rapport inklusive revisionsberättelse, - antal bidragsberättigande medlemmar vid årsskiftet (för barn- och ungdomsföreningar uppdelat på flickor och pojkar). Uppgifterna ska lämnas senast en månad efter föreningens årsmöte. Kultur- och fritidskontoret har rätt att kontrollera att bidragen används på rätt sätt. Om så inte sker ska bidraget återbetalas till kommunen eller kvittas mot ej utbetalt bidrag. Bidragsformer 1 Startbidrag 2 Verksamhetsbidrag 3 Jubileumsbidrag 1 Startbidrag Startbidrag med 700 kr kan ges till nybildad förening. Föreningen ska till ansökan bifoga beskrivning av föreningen, verksamhetsidé och ekonomisk kalkyl. 2 Verksamhetsbidrag Föreningen ansöker om bidrag med kommande års verksamhetsidé som grund. Verksamhetsidén kan t ex innehålla punkter såsom vardaglig verksamhet, speciella satsningar, utbildningar, internationellt utbyte, anordnande av arrangemang m m. Föreningen och kultur- och fritidskontoret för en dialog om hur föreningen kan bidra till att kommunens mål uppfylls och vilket stöd föreningen är mest betjänt av. Den överenskommelse som träffas dokumenteras i ett avtal som ska innehålla följande punkter: - Motiv varför föreningen får stöd (vilka mål föreningen bidrar till). - Vilket stöd föreningen får. - Vilka motprestationen föreningen förbinder sig till. - Hur uppföljning ska ske. 3 Jubileumsbidrag Bidrag kan sökas när en förening firar jubileum med minst 25 års verksamhet. Varje ansökan bedöms individuellt. Högre bidrag kan motiveras av ungdomsverksamhet, nordiska och internationella gäster samt om föreningen fyller högre antal år. Postadress Gatuadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro 613 81 OXELÖSUND Höjdgatan 26 0155-380 00 vx 0155-381 03 991-1991 10 28 80-2 E-mail info@oxelosund.se Hemsida www.oxelosund.se
Sammanträdesprotokoll Blad1(1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2016-05-30 (6) Dnr KFN.2015.41 Extra sammanträde Kultur- och fritidsnämndens beslut Extra sammanträde blir tisdag 14 juni 13.15. Sammanfattning Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige förslås beslut vid möte 25 maj respektive 8 juni en omfördelning av statsbidrag. Det extra statsbidraget gäller för de kommunen som tagit emot många nyanlända. Förslag till kommunstyrelsen och fullmäktige är att kultur- och fritidsnämnde får 750 tkr att fördel under 2016. Av den anledning förslås nämnden att ha ett extra sammanträde innan sommaren för att göra en fördelning. Utdragsbestyrkande
Kultur- och fritidsnämndens balanslista 2016 2016-05-30 Ärende Ansvarig Beslut Sammanfattning Uppföljning Strategi för besöksnäringen i Oxelösund Kulturplan Oxelösund Kultur- o fritidschef turistansvarig Kultur- o fritidschef Kultursekreterare Dec 2014 Processen startar i september 2016 Löpande Maj 2014 Sept 2014 Budgetuppföljning Kultur- och fritidschef 2015-11-12 62 2016-03-15 Delaktighet barn och unga, eldsjälar, föreningar studieförbund remiss till UN, VON, MSN antas i KF Uppdrag att utreda kostnadsstället för ekonomistödet, om det ska ligga på finansförvaltningen eller nämnden. Löpande September Uppföljning intern kontrollplan Slutredovisning Oxelö skärgård Slutredovisning Ålö-projektet Kultur o fritidschef Adm.handl. Uppföljning av internkontrollplanen 2016 Maj och september Kultur o fritidschef 2010 Görs när projektet är avslutat Hösten 2016 Kultur o fritidschef, Oxd hembygdsför 2010 Leader Kustlinjen projektet Ålö skärgårdshemman avslutas. Nu sköts Ålö av hembygdsföreningen enligt nyttjanderättsavtal med Oxd kommun. Maj 2016 Fastställande av dokumenthanteringsplan Uppdrag att utreda frågan om barnkonsekvensanalyser i samtliga beslutsunderlag till nämnden Nämndsekreterare Delegationsordning Kultur- och fritidschef 2016-02-15 Revidering av dokumenthanteringsplan Hösten 2016
Kultur- och fritidsnämndens balanslista 2016 2016-05-30 Taxor och avgifter 2017 Kultur- och fritidschef 2016-04-19 Revidera taxor och avgifter för 2017. Ingår i budgetarbetet. Ny taxa för förråd på IP. Göra omvärldsanalys. Jämföra med 2016. Mål och budget 2017-2019 2016-02-15 2016-04-19 Information Diskussion och beslut Maj Maj September Revidering av reglerna för bidrag till föreningar Riktlinje för samverkan mellan utbildnings- vård och omsorgs- och kultur och fritidsförvaltningen Information om upphandlingen av drift och skötsel vid ramdalens IP från juli 2016-juni 2017 Rapport om arbetsmiljö 2015 Uppföljning av målstyrning och roller Intern kontrollplan 2017 Konvertering för biblioteket till nationellt klassifikationssystem Dewey Kultur- och fritidschef 2016-03-15 Förslag på kontrollmoment som t.ex. stickprov samt tillägg om förtroendevalda revisorer Maj Samarbeten mellan förvaltningar gällande barn September och ungdomar. Anmälningsplikt gällande barn som far illa. Kultur- och fritidschefen Kultur och fritidschefen Kultur- och fritidsnämnden Kultur o fritidschef Information om nuläget. Upphandlingen görs tillsammans med Kustbostäder och Kommunstyrelseförvaltningen. 2016-05-30 Kultur- och fritidschefen informerar om arbetsmiljöfrågor för 2015 Information 19 mars Sker en gång per år Utifrån balanslistor och förslag välja moment till intern kontrollplan för nämnden 2017 Systemet finns i Europa och delar av de svenska biblioteken. Blir nytt system för alla folkbibliotek. 2016-02-15 2016-03-15 September Maj December December 2017