Bilaga 8 Faktureringsrutiner stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 3 2 Faktureringsrutiner 3 2.1 Inköpsorder 4 2.2 Leveransgodkännande 5 2.3 Fakturering 6 2.4 Automatisk fakturamatchning 10 2 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
1 Inledning Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). 2 Faktureringsrutiner Ansvaret för att göra merparten av Stadens it-beställningar ligger decentraliserat hos Stadens förvaltningar. Vissa av Stadens förvaltningar har valt att samordna sina Beställningar, medan andra har beställningsansvaret nära verksamheten. Staden har en decentraliserad fakturahantering där de olika verksamheterna ansvarar för sin egen fakturahantering. Vid tilldelning av detta Ramavtal kommer all fakturahantering att ske i Stadens gemensamma ekonomisystem, Agresso. Stadens faktureringsrutin ska främja god internkontroll, effektiva administrativa processer samt möjlighet till transparent uppföljning av gjorda Beställningar och kostnader. I takt med att Stadens ekonomisystem och inköpsverktyg utvecklas är det viktigt att Ramavtalsleverantörens faktureringsrutin anpassas till denna utveckling. För Beställningar av Produkter inom Stadens it-service är Tjänsteleverantören ansvarig för att tillhandahålla en Portal som en central del i tillhandahållandet av Produkterna och tjänsterna. Som stöd för beställningsprocessen kommer Tjänsteleverantören ansvara för att i Portalen ha beskrivning av samtliga Artiklar. Ramavtalsleverantören ska ansvara för att tillgängliggöra samtliga artiklar i Avtalet till Tjänsteleverantörens Portal. Staden kommer tillsammans med Tjänsteleverantören upprätthålla artikelbeteckningar för samtliga beställningsbara Artiklar, där samtliga förekommande Artiklar är försedda med Artikelnummer. Efter lagd Beställning kommer en bekräftelse med information om beställda Artiklar omedelbart skickas till beställaren och till Ramavtalsleverantören enligt Bilaga 4 (Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor). Portalen kommer ha en varukorgsfunktion som gör att beställaren kan samla ihop flera Beställningar i en och samma korg och sedan verkställa dem vid samma tidpunkt. Vid Beställningar kommer det Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 3 (10)
vara möjligt för Användaren att välja senare leveransdag än den dag som följer av kraven på leveranstider som återfinns i Bilaga 6 (Servicenivåer och viten). Portalen kommer ha stöd för att hantera beställningspaket, vilka kommer att definieras av Stadens Centrala Beställarorganisation. Ett beställningspaket består av en eller flera Artiklar och kan beställas som en enskild Beställning i Portalen. Alla godkända Beställningar kommer generera en eller flera inköpsorder. Inköpsorder är grunden i Stadens uppföljningsarbete. Gällande faktureringsrutiner för detta Ramavtal krävs ett omfattande samarbete och informationsutbyte, samt en omfattande samordning mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören, för att säkerställa god internkontroll, effektiva administrativa processer samt möjlighet till transparent uppföljning av gjorda beställningar och kostnader. Ansvarsfördelningen mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören framgår av Bilaga 10 (Mall för det Operativa Samverkansavtalet). 2.1 Inköpsorder 2.1.1 Rutin Då en Behörig Godkännare har attesterat en Beställning gjord av en Behörig Beställare kommer detta resultera i skapandet av en eller flera inköpsorder. Tjänsteleverantören kommer för alla godkända Beställningar ansvara för att skapa inköpsorder. Varje Beställning kommer av Tjänsteleverantören, förutom en uppdelning per Behörig Beställare, KST och aktivitet delas upp i unika inköpsorder enligt av Staden valda kostnadskategorier. Tjänsteleverantören kommer att göra inköpsorder tillgängliga för Ramavtalsleverantören för leverans till Leveranspunkten. Dessa kostnadskategorier kommer kunna ändras fritt av Staden under Avtalstiden, initialt gäller följande: Engångskostnader Fasta löpande kostnader 2.1.2 Innehåll Minst följande information kommer inkluderas i varje inköpsorder: förvaltning inköpsordernummer KST 4 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
aktivitet Artikelnummer Artikelbeskrivning Behörig Beställare (namn och användarnamn) beställningsdatum förvaltningsnummer Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn) Dator-id, skrivare-id eller skrivar-kö, om tillämpbart artikelvolym artikelpris belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) förslag på kontonummer godkännandedatum Behörig Godkännare (namn och användarnamn) diarienummer och Dokid, om angett vid beställning leveransadress, om tillämpbart överenskommen leveranstidpunkt, om tillämpbart Leverantör kommentar angett av Behörig Beställare vid Beställning, om angett vid Beställning. första faktureringsdatum planerad sista faktureringsdatum kostnadskategori information om kostnaden ska faktureras som periodisk fakturera eller inte summering av artikelkategorier 2.1.3 Tillgänglighet Tjänsteleverantören kommer göra alla inköpsorder tillgängliga via Portalen. Tjänsteleverantören kommer även ansvara för att göra inköpsorder tillgängliga för Ramavtalsleverantören enligt Bilaga 4 (Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor). 2.2 Leveransgodkännande 2.2.1 Rutin När leverans av beställd Digital Enhet eller Kringutrustning sker till Staden kommer detta att resultera i skapandet av Leveransgodkännande. Tjänsteleverantören kommer för alla leveranser ansvara för att skapa underlag för Leveransgodkännande. Ett Leveransgodkännande innebär att en av Staden utsedd person kontrollerar att mottagen leverans stämmer överens med Avtalad Specifikation. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 5 (10)
2.3 Fakturering All fakturering ska ske elektroniskt via det format som definieras av Staden. Ramavtalsleverantören är införstådd med att formatet för fakturering kan komma att förändras under Avtalstiden. Staden tar i dagsläget emot fakturor via formatet Svefaktura enligt SFTI standard. Instruktioner för hur Ramavtalsleverantören ansluter sig till e-faktura samt en uppdaterad version av kraven kopplade till elektronisk fakturering, se avsnitt 2.3.1 Innehåll i elektronisk faktura, 2.3.2 Adresseringsmöjligheter samt 2.3.3 Referenser i denna bilaga kommer att tillhandahållas Ramavtalsleverantören i samband med Införandet. Huvudregeln är att all väsentlig information ska finnas på fakturan. Informationen ska vara lätt och tydlig att förstå. Om fakturan inte kan uppfylla dessa krav ska fakturamottagaren kontaktas för vidare diskussion. Ramavtalsleverantören ska om Staden så önskar skicka bilaga till Svefaktura enligt SFTI-standard, det vill säga SFTI- ObjectEnvelope. Bilagan ska syfta till att underlätta för Stadens fakturahanteringsprocess. Information som ska ingå i bilagan förmedlas i samband med Införandet. En mer teknisk beskrivning över de olika fälten i Svefakturan, utifrån Stadens krav, förmedlas i samband med att Ramavtalsleverantören ansluter sig till Svefaktura under Införandet. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och efter det att leveranser som omfattas av fakturan fullgjorts. Tjänsteleverantören är ansvarig för att informera Ramavtalsleverantören om att Staden har Leveransgodkänt Ramavtalsleverantörens Digitala Enheter och Kringutrustning och Ramavtalsleverantören äger då rätt att fakturera Staden enligt denna bilaga. Betalningstiden ska vara trettio (30) dagar från fakturadatum. Faktureringsavgifter eller liknande påslag ska inte utgå. För undvikande av tvivel, villkor som anges i faktura, men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Staden. Vid försenad betalning har Ramavtalsleverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Betalningspåminnelser ska skickas digitalt om Staden så önskar. Betalningspåminnelser ska skickas till aktuell förvaltnings angivna e-postadress, e-postadress för respektive förvaltning förmedlas i samband med anslutningsprocessen för Svefaktura. Det ska tydligt framgå vilken förvaltning betalningspåminnelsen avser. Fordran som inte ställts till Staden senast sex (6) månader efter utförd leverans ska anses förfallen. 6 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Alla kostnader ska faktureras på ett sådant sätt att det underlättar Stadens administrativa processer. Kostnader ska grupperas i fakturor per Behörig Beställare, KST och aktivitet. Förutom detta ska Ramavtalsleverantören därtill gruppera fakturor enligt av Staden valda kostnadskategorier, initialt gäller följande: Engångskostnader Fasta löpande kostnader Kostnadskategorierna ska kunna ändras fritt av Staden under Avtalstiden. Ramavtalsleverantören ska kunna tillgodose att Stadens olika verksamheter själva fritt kan styra hur de vill gruppera sina kostnader i fakturor enligt ovan beskrivna kostnadsgrupper och kostnadskategorier. Vissa kan exempelvis vilja ha en faktura per Behörig Beställare, KST och aktivitet samt alla kostnadskategorier, medan andra kan vilja ha en samlingsfaktura med alla kostnader på en och samma faktura. Ramavtalsleverantören ska skicka periodisk faktura till den/de förvaltning(ar) och stiftelse(r) som så önskar (avser periodiska kostnader, där automatisk attest då sker om frekvens och belopp hålls inom uppsatt regelverk). Ramavtalsleverantören ska ansvara för att informera Stadens verksamheter kring möjligheterna för val av gruppering av kostnadsgrupperna och kostnadskategorierna. All justering av faktureringsrutiner ska vara kostnadsfri under hela Avtalstiden. 2.3.1 Innehåll i elektronisk faktura En Svefaktura ställd till Staden ska innehålla: Avtal (Anges i attributet CT för element AdditionalDocumentReference) fakturadatum unikt fakturanummer förvaltningsnummer KST aktivitet beställarens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och adress) GLN-kod till aktuell förvaltning (förmedlas i samband med att Ramavtalsleverantören ansluter sig till e-faktura) referens (Se mer information om referens under nedan rubrik Referens ) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 7 (10)
Leverantörens namn och adress Leverantörens säte (kan utelämnas om postorten i Leverantörens adress är densamma som Leverantörens säte) Leverantörens organisationsnummer Leverantörens momsregistreringsnummer uppgift om Leverantörens F-skattebevis kostnadskategori Artikelnummer artikelbeskrivning artikelpris artikelvolym när Produkten levererades betalningsvillkor, förfallodatum bank- och eller plusgiro belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) valuta momssats vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. vid eventuell kreditfaktura ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. (Vid hänvisning till fler debetfakturor är det ok med hänvisning till fakturerad period för aktuella debetfakturor) Behörig Beställare (namn och användarnamn) Behörig Godkännare (namn och användarnamn) Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn) inköpsordernummer förslag på kontonummer diarienummer och Dokid, om angett vid beställning vid periodisk faktura ska Objekt/referens anges i Attributet ACD för element AdditionalDocumentReference, värden förmedlas i samband med beställningar. summering av artikelkategorier Samtliga fakturor som omfattas av sekretess ska kodas enligt särskild anvisning från Staden och alla belopp ska avrundas till två decimaler. Staden ska under Införandet per faktureringsbar Produkt kunna definiera strukturen på informationen ovan. Exempel på en sådan definition är om det ska vara obligatoriskt med diarienummer för samtliga Produkter eller enbart vissa. 8 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
2.3.2 Adresseringsmöjligheter Det finns två olika möjligheter för Ramavtalsleverantörer att adressera elektroniska fakturor till Staden. Ramavtalsleverantören väljer vilket av nedan alternativ de vill använda: Alternativ 1: Fakturan adresseras direkt till respektive förvaltning, via aktuell GLN-kod för respektive förvaltning. Förteckning över GLN-koder anges nedan. Alternativ 2: Adress används för att adressera en grupp av förvaltningar, det vill säga en e-fakturaadress används för att kuvertera fakturan till flera förvaltningar, som en grupp. Oavsett alternativ så är det alltid förvaltningens GLN-kod som används som köparens identitet i fakturan. 2.3.2.1 Adressering utan kuvert (Alternativ 1) Varje förvaltning inom Staden har en unik GLN-kod för adressering av e-fakturor. Denna adress anges i den elektroniska fakturan för att kunna dirigera fakturan mellan e-fakturaväxlar och till aktuell förvaltning. Ramavtalsleverantören ska därav meddela sin e- fakturaväxel respektive förvaltnings e-fakturaadress (GLN-kod). Observera att för alternativ 1 används inte Stadens organisationsnummer som adress på fakturan. 2.3.2.2 Adressering med kuvert (Alternativ 2) Om Ramavtalsleverantörens ekonomisystem stödjer adressering av elektroniska fakturor med kuvert där identiteten i fakturan kan skilja sig från den i kuvertet är detta alternativ att föredra. Fördelen med alternativ två är att Ramavtalsleverantörens e-fakturaväxel endast behöver känna till ett färre antal identiteter för Staden, därmed förenklas konfigurationsarbete. Observera att detta enbart gäller e- fakturaväxeln, Behörig Beställares identitet ska alltid identifieras med en GLN-kod. Exempel på kuvert som Stadens e-fakturaväxel kan ta emot är: SBDH och SOAP i Svefakturan Om alternativ 2 adressering med hjälp av kuvert används ska organisationsnumret användas som mottagarens identitet i kuvertet. Stadens e-fakturaväxel har operatörsadress TIETOSE. 2.3.3 Referenser Beställarreferens används för att distribuera fakturan till korrekt mottagare i Stadens ekonomisystem. Referensen ska alltid uppges Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 9 (10)
av beställaren i samband med Beställning. Saknas aktuell referens finns det risk att fakturan betalas efter förfallodatum då det är omständligt att identifiera aktuell mottagare, och Ramavtalsleverantören ska i sådant fall inte ha rätt att kräva dröjsmålsränta eller göra gällande någon som helst annan påföljd som en följd av att faktura betalas efter förfallodatum på grund av att referens saknas. Beställarreferens (Beställarens referens, eller andra variabler som exempelvis kundnummer, kontraktsnummer, objektnummer etcetera) omfattande maximalt tjugofem (25) positioner och Alfanumeriskt (inte punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etcetera). 2.4 Automatisk fakturamatchning I nuläget pågår ett arbete i Staden kring införande av elektronisk handel vilket möjliggör automatisk fakturamatchning. Visionen är att utvidga detta till samtliga inköp inom Staden. I dagsläget pågår ett arbete för att automatisk matchning ska kunna tillämpas på inköp av Produkter och tjänster som omfattas av gemensam it-service. Ramavtalsleverantören ska åta sig att under Avtalstiden utveckla fakturahanteringsprocessen för att möjliggöra automatisk fakturamatchning i Staden. I dagsläget antas detta i huvudsak innebära förändrade krav på utformningen och rutinen för inköpsorder. 10 (10) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning