Förfrågningsunderlag 2016-01-04 Upphandlande organisation Kriminalvården Upphandling Psykiatriker till anstalten Ystad Linda Rutgersmark 2015-28713 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2016-02-12 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Avtal 3.1 Allmänt 3.1.1 Bakgrund Detta avtal har kommit till stånd genom en offentlig upphandling med anbudsförfrågan från Kriminalvården och anbud från Leverantören gällande Psykiatriker. 3.1.2 Avtalsstart Avtalet gäller från och med 2016-05-15. 3.1.3 Avtalets slutdatum Om ingen förlängning utlöses upphör avtalet att gälla 2018-05-14. 3.1.4 Förlängning Kriminalvården har rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet med upp till maximalt 24 månader på i övrigt oförändrade villkor. Kriminalvården ska skriftligen meddela sådan förlängning senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. Vid sådan förlängning äger Kriminalvården rätt dock inte skyldighet att utöka antalet köpta timmar med mellan 0,5 och 1 timma varje kalendervecka till samma kostnad per timme som gäller enligt detta avtal. Leverantören äger rätt att neka förlängning och ska skriftligen meddela Kriminalvården om förlängning accepteras eller ej senast inom en (1) månad från förlängningsdatum. 3.1.5 Avtalshandlingar För avtalet gäller följande handlingar, som kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i dessa handlingar gäller de i ordning mellan varandra enligt följande: 1. Skriftliga tillägg och ändringar till detta Avtal 2. Detta avtal 3. Anbudsformulär Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 1 av 9
4. Kriminalvårdsmedicin Basläkemedel 5. Förfrågningsunderlag 6. Anbudet och dess eventuella kompletteringar 3.1.6 3. Kriminalvårdens åtaganden Kriminalvården tillhandahåller erforderliga lokaler i vilka verksamheten ska bedrivas. Kriminalvården tillhandahåller den utrustning och assistans av sjukvårdspersonal som behövs för den sjukvårdsverksamhet Kriminalvården anser nödvändig. Sjuksköterska finns normalt närvarande vid samtliga de tillfällen psykiatriker anlitas i enlighet med detta avtal. 3.2 Tjänstens utförande 3.2.1 Allmänt Psykiatriker som är aktuell för uppdraget ska vara legitimerad och ha specialistkompetens i någon av psykiatrispecialiteterna. Specialistkompetens i rättspsykiatri är önskvärt. Specialist i barn- och ungdomspsykiatri ska ha minst fem års erfarenhet av att arbeta med vuxenpsykiatri. Anlitad psykiatriker ska ha förutsättningar att arbeta med patienter som har beroendeproblem/är personlighetsstörda. Leverantören ska tillhandahålla tjänster i form av medicinsk utredning, diagnostik, rådgivning och behandling för Klienter som är i behov därav. Leverantören ska ha resurser att leverera avtalade psykiatritjänster under den tid avtalet omfattar. Sjukdom, annan frånvaro, eller förlust av enskild psykiatriker får inte medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla för tjänsten kompetenta resurser påverkas negativt. Kriminalvården ska i förväg skriftligen godkänna enskild psykiatriker innan tjänstgöring får påbörjas i enlighet med avtalet och Kriminalvården kan komma att kontrollera psykiatrikeren mot Kriminalvårdens register. Vid förfall för den namngivne psykiatrikern ska Leverantören tillhandahålla ersättare med likvärdig kompetens. Kriminalvården får avvisa anvisad ersättare som inte har likvärdig kompetens, eller om det finns andra särskilda skäl till detta. I sådant fall har Leverantören ej rätt till ersättning. Samma psykiatriker ska kontinuerligt utföra psykiatritjänsten vid de enheter som omfattas av avtalet. Om Leverantören kan tillhandahålla fler än en (1) psykiatriker ska maximalt två (2) namngivna psykiatriker tillhandahållas under avtalsperioden. 3.2.2 Omfattning Leverantören förbinder sig genom detta avtal att tillhandahålla allmänpsykiatriker för vård av intagna (Klienter) vid aktuellt häkte/anstalt [Namn]. Leverantörens åtagande omfattar: - genomförande av hälsoundersökningar, - genomförande av läkarundersökningar, diagnostik, Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 2 av 9
- rådgivning och förmedlande av medicinsk behandling och vård, - bedömningar av behovet av extern vård och remittering, - bedömningar av Klienters arbetsförmåga, - bedömningar vid åtgärder enligt lag om avskildhets- och tvångsåtgärder, - utfärdande av vårdintyg, - skriftliga ställningstaganden i nådeärenden/motsvarande, - relevanta medicinska åtgärder och - utfärda andra intyg och yttrande vid behov efter överenskommelse med Kriminalvården i det enskilda fallet - genomförande av Neuropsykiatrisk utredning 3.2.3 Tjänstgöringstidens förläggning Psykiatritjänsten ska normalt utföras under kontorstid måndagar till och med fredagar. Följande timmar uppskattas: A Ystad 5 timmar/varannan vecka Någon garanti om timmar kan inte lämnas, leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de angivna volymerna. Tjänstgöringstidens förläggning bestäms av Kriminalvården i samråd med Leverantören och sjuksköterskan vid anstalten. Tiderna ska vara fasta och bestämmas för minst sex månader i taget. Om överenskommen mottagningsdag inträffar en helgdag ska motsvarande antal timmar tillhandahållas annan veckodag innevarande vecka. Mottagningstiden per Klient beräknas till maximalt 30 minuter för allmänpsykiatriker inklusive administration. 3.2.4 Närvaroregistrering Leverantören ska följa Kriminalvårdens vid var tid gällande rutin för närvaroregistrering för läkare som utför tjänst. Tjänstgöringstiden ska föras på en av Kriminalvården tillhandahållen blankett. 3.2.5 Telefonrådgivning Leverantören ska tillhandahålla telefonrådgivning till respektive enhets sjuksköterskor i den omfattning som överenskommes. Leverantören ska även stå till förfogande för telefonkonsultationer under en (1) timme per vecka, förlagd vardagar mellan klockan 08.00 och 17.00. Ersättningen för telefonkonsultationen ska ingå i avtalad timersättning. Tiderna bestäms av Kriminalvården i samråd med Leverantören och sjuksköterskan vid respektive enhet. Sådana samtal beräknas uppgå till maximalt 20 korta telefonsamtal per månad och avser huvudsakligen ordination av läkemedel. 3.2.6 Patientjournalshantering Leverantören ska föra journal beträffande egna undersökningar/medicinska åtgärder samt fortlöpande dokumentera i Kriminalvårdens IT-baserade patientjournalsystem. Journaldokumentationen ska vara utförd inom 24 timmar. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 3 av 9
Patientjournaler tillhör och förvaras av Kriminalvården. Psykiatrikern måste gå en utbildning i Kriminalvårdens patientjournalsystem, PMO, hos Kriminalvården innan tjänsten kan påbörjas. Har psykiatrikern sedan tidigare gått aktuell utbildning hos Kriminalvården är det tillräckligt. Under utbildningstiden får psykiatrikern ersättning enligt avtalat timarvode. Uppskattad tidsåtgång cirka 2 dagar. 3.2.7 Läkemedelshantering Psykiatrikern ska hålla sig informerad om och ansluta sig till Kriminalvårdens läkemedelspolicy så som den finns nedtecknad i skriften "Basläkemedel". Psykiatrikern ska också hålla sig informerad om och följa de lagar och författningar som rör verksamheten liksom de föreskrifter, instruktioner och rutiner från Kriminalvården, Socialstyrelsen och IVO som rör verksamheten. Leverantören ska i övrigt hålla sig informerad om och följa de regelverk som berör medicin och sjukvård. Leverantören ska även följa Kriminalvårdens vid var tid gällande "Rutin för läkemedelshantering". Leverantören ska ordinera läkemedel i E-dos samt diagnossätta enligt ICD-10 diagnoser. 3.2.8 Samarbete med andra läkare Leverantören ska vara beredd att samarbeta med annan av Kriminalvården anlitad läkare. 3.2.9 Utbildning/möten Inför uppdragsstart ska den psykiatriker som offereras av Leverantören genomgå en två dagar lång utbildning i patientdatajournalen (PMO) samt fotograferas för SITHs kort. Om Leverantören under avtalstidens gång ersätter denne med annan ska även ersättaren på Leverantörens bekostnad genomgå denna utbildning. Leverantören ska deltaga i Kriminalvårdens egna möten och utbildningsinsatser samt externa möten med andra vårdgivare som verksamhetschefen kallar till under maximalt 25 timmar per avtalsår. I detta åtagande ingår en intern nationell läkarträff per år, en eller två interna regionala läkarträffar, interna regionala och lokala kvalitetsmöten samt externa möten med andra vårdgivare. Leverantören står sina egna kostnader vid förrättningar enligt ovanstående. 3.2.10 Handledning Leverantören ska handleda Kriminalvårdens personal i bemötandet av enskilda Klienter. 3.2.11 Språk Anlitad psykiatriker ska behärska svenska språket i tal och skrift. 3.2.12 Arbetskläder Leverantören ska följa regler för klädsel enligt Socialstyrelsens "Basal hygien inom hälso- och sjukvård m.m." (SOSFS 2007:19). Leverantören står alla kostnader med anledning av arbetsklädsel. 3.2.13 Säkerhet, nycklar samt inpasseringskort Alla av Leverantören anlitade psykiatriker ska bära ID-/företagskort för att styrka sin behörighet. Psykiatriker får inte släppa in andra personer i Kriminalvårdens lokaler. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 4 av 9
Leverantören ska vid tjänstens början samt på anmodan av Kriminalvården lämna utdrag från belastningsregistret för de psykiatriker som tjänstgör enligt avtalet. Alla av Leverantören anlitade psykiatriker ska vara beredda att på begäran underkasta sig sådan särskild inpasseringskontroll som förekommer inom Kriminalvården. Kriminalvården kommer att mot kvittens tillhandahålla erforderliga nycklar och inpasseringskort. Leverantören ska ansvara för att kopiering av nycklar inte sker samt att inpasseringskort och nycklar inte lämnas till obehöriga. Leverantören ska omgående anmäla förlust av nyckel/inpasseringskort till enheten där kvittens har skett. Vid avtalstidens slut ansvarar Leverantören för att samtliga nycklar/inpasseringskort återlämnas. Leverantören ska ansvara för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nyckel eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar/kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem. 3.2.14 Kvalitetsuppföljning av avtalet och tjänsten Leverantören ska vara delaktig i sjukvårdsverksamhetens kvalitetsarbete. Kriminalvården respektive Leverantören ska utse var sin kontaktman för kvalitetsuppföljning av detta avtal. Uppföljning ska ske vid behov och avse exempelvis: - uppföljning och nyttjande av Leverantörens tjänster och kvalitet - utveckling och samarbete Leverantören åtar sig att två gånger per år den 31 december respektive 30 juni till Kriminalvårdens kontaktperson redovisa vilka insatser som gjorts inom ramen för avtalad tjänst. Av redovisningen ska framgå det totala nyttjandet av olika tjänster. 3.2.15 Referensgrupp För att säkerställa samarbetet mellan Kriminalvården och Leverantören ska en referensgrupp inrättas med representanter från Kriminalvården och Leverantören. Gruppen ska träffas minst två gånger per år. Kriminalvården är sammankallande och kallelse ska utgå minst 30 dagar före sammanträdet. Centrala punkter för gruppens arbete ska bland annat vara: - Uppföljning och utnyttjande av Leverantörens tjänster och kvalitet - Utveckling och samarbete - Information 3.2.16 Information avseende Leverantörens verksamhet Leverantören förbinder sig att fortlöpande hålla Kriminalvården underrättad om förändringar i verksamheten, som i ej obetydlig utsträckning påverkar tjänsten eller som i väsentlig mån avviker från avtalet. Vidare åtar sig Leverantören att informera Kriminalvården om förestående förändringar, rationaliseringar och förändringar av ägarförhållandena avseende verksamheten. Kriminalvården åtar sig att informera Leverantören om förestående viktigare förändringar inom Kriminalvården som kan ha betydelse för Leverantörens verksamhet enligt detta avtal. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 5 av 9
3.2.17 Underleverantör Om Leverantören vill anlita underleverantör ska Leverantören skriftligen ansöka om detta hos Kriminalvården. Skriftligt godkännande ska ha inhämtats från Kriminalvården innan underleverantör får anlitas. Kriminalvården garanterar inte att underleverantör kommer att godkännas. Leverantören ansvarar för underleverantörs åtagande såsom för sitt eget enligt detta avtal. 3.3 Fakturering och betalningsvillkor 3.3.1 Ersättning Avtalad timersättning är fast och anges i "Bilaga Prisformulär". Avtalad ersättning är angiven exklusive mervärdesskatt. Timersättningen är den enda ersättning Leverantören erhåller såvida parterna inte skriftligen i förhand överenskommit om annat. Priset inkluderar samtliga kostnader som Leverantören har för psykiatriker såsom exempelvis för resor från/till Leverantörens fasta verksamhetsställe, resor till/från/mellan Kriminalvårdens avtalade enheter, lön, sociala avgifter, traktamenten, kost, logi, semesterersättningar, restid, sjukfrånvaro eller annan ledighet. I avtalad timersättning ingår även en (1) timmes telefonkonsultationer per vecka. Om den samlade telefonkonsultationen vid något tillfälle överstiger två timmar per kalendervecka lämnas ersättning för varje påbörjad 30-minutersperiod utöver en timme med ¼ av timpriset ovan. Telefonrådgivning utanför den kontorstid som anges i avsnitt 3.2.5 ovan ersätts per 15 minuter enligt avtalat pris Bilaga Prisformulär. Vid tjänsteresa på särskilt uppdrag av Kriminalvården, såsom exempelvis vårdplanering på annan ort, lämnas restidsersättning enligt Kriminalvårdens (för närvarande 60 kronor per restimme) vid var tid gällande reseavtal och timersättning för utförd arbetstid, d.v.s. avtalad timersättning lämnas ej för restid. Om sådana uppdrag kräver övernattning står Kriminalvården kostnaden och anvisar hotell. 3.3.2 Fakturering Betalning sker mot faktura. Ersättning för läkarvården ska faktureras månadsvis i efterskott. Fakturering ska ske med en faktura per enhet. Faktura skickas till av Kriminalvården anvisad/e adress/adresser. Av fakturan ska följande uppgifter framgå: - Leverantörens organisationsnummer, - momsregistreringsnummer, - bolagets säte, - uppgift om att F-skattesedel innehas, - Leverantörens postgironummer eller annan betalningsadress samt - vilken tidsperiod, antal timmar specificerade per anstalt och vilka tjänster som avses. Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter är ej giltig som faktura mellan parterna och får returneras utan att ersättning lämnas till Leverantören. 3.3.3 Betalning Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen korrekt faktura. Fakturerings-, expeditions-, försenings, administrativa avgifter eller övriga pristillägg accepteras inte. Dröjsmålsränta får debiteras enligt vid var tid gällande räntelagsstiftning. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 6 av 9
3.3.4 E-faktura Regeringen beslutade den 14 december 2006 att statliga myndigheter från och med den 1 juli 2008 ska hantera sina inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Kriminalvården ser därför gärna att Leverantören medverkar till införande av elektronisk fakturering. På www.e-fakturera.nu och www.esv.se finns information som Leverantören behöver för att förbereda sig för elektronisk fakturering. 3.3.5 Priser och mervärdesskatt Pris ska vara fast under avtalstiden. Om kontraktet förlängs kan pris justeras en gång årligen i enlighet med vårdprisindex (VPI) som fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. VPI fastställs årligen i december månad och publiceras på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se. Leverantör som vill justera sina priser i enlighet med ovanstående ska skicka in en underskriven prisjustering till köparen. Justeringen ska innehålla de nya priserna samt en beskrivning hur indexregleringen har tillämpats. 3.4 Generella villkor 3.4.1 Kriminalvårdens åtaganden Kriminalvården tillhandahåller erforderliga lokaler i vilka verksamheten ska bedrivas. Kriminalvården tillhandahåller den utrustning och assistans av sjukvårdspersonal som behövs för den sjukvårdsverksamhet Kriminalvården anser nödvändig. Sjuksköterska finns normalt närvarande vid samtliga de tillfällen psykiatriker anlitas i enlighet med detta avtal. 3.4.2 Meddelanden och kontaktpersoner Samtliga meddelanden mellan parterna enligt detta avtal ska, för att vara giltiga, ske skriftligen och skickas med bud, e-post eller brev till någon av nedanstående adresser. För Kriminalvården: [Namn] [Adress] [Telefonnummer] [E-post] För Leverantören: [Namn] [Adress] [Telefonnummer] [E-post] Meddelanden som skickats per brev ska anses ha kommit den andra parten tillhanda fem (5) dagar efter det att meddelandet är avsänt. Det är avsändaren som ska visa att brevet sänts viss dag till den andre parten. 3.4.3 Ansvar Leverantören ansvarar för skada som han orsakar Kriminalvården genom vårdslöshet eller Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 7 av 9
försummelse och förbinder sig att under avtalstiden ha gällande försäkringar. 3.4.4 Hävning av avtal Vardera parten har rätt att med omedelbar verkan häva detta avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker inom 30 dagar efter det att part genom meddelande sänt en skriftlig erinran, under förutsättning att avtalsbrottet är av väsentlig betydelse för parten. Kriminalvården kan häva avtalet med Leverantören om det finns grund för detta av förhållanden enligt 10 kap LOU. Avtalsbrott av väsentlig betydelse för Kriminalvården är bland annat att: - erforderliga tillstånd att bedriva verksamheten saknas, - villkor i erforderliga tillstånd inte uppfylls, - anlitad psykiatriker inte innehar legitimation och ev bevis om specialistkompetens som uppgivits, - överlåtelse, eller försäljning av detta avtal sker utan Kriminalvårdens skriftliga medgivande, - den sekretess som gäller för och inom Kriminalvården inte iakttas av Leverantören - de regler kring säkerhet som gäller inom Kriminalvården inte iakttas av Leverantören, - Leverantören vid upprepade tillfällen underlåtit att utföra avtalad tjänst, - Leverantören vid upprepade tillfällen underlåtit att närvaroregistrera sig, - Leverantören vid upprepade tillfällen underlåtit att tillhandahålla godkänd ersättningspsykiatriker, - Leverantören upprepade gånger i övrigt brister i avtalad tjänst. 3.4.5 Myndighetstillstånd, lagar och förordningar Leverantören ska ansvara för att tjänsten utförs så att den uppfyller vid varje tillfälle tillämpliga och gällande, lagar, förordningar och andra offentliga föreskrifter och anvisningar samt av tillsynsmyndighet angivna krav vad avser säkerhet, miljö, arbetsmiljö och arbetarskydd. Leverantören ansvarar för att alla erforderliga tillstånd för verksamheten föreligger och att de villkor som uppställts i dessa är uppfyllda. Leverantören ansvarar för att alla av denne anlitad psykolog uppfyller samtliga de krav myndigheter uppställer samt innehar den legitimation, specialistkompetens och liknande som har angivits. Principalansvaret för all av Leverantören anlitade personal ska åvila Leverantören. 3.4.6 Sekretess Leverantören ansvarar för att dess personal iakttar den sekretess som gäller för Kriminalvården samt i tillämpliga delar följer dess föreskrifter, anvisningar och allmänna råd. Sekretess omfattar även uppgifter om Kriminalvårdens inre förhållanden eller andra liknande uppgifter som Leverantören och dess personal kan få kännedom om i samband med tjänstens genomförande. Kriminalvården ansvarar för att Leverantören får relevant information om sekretess, föreskrifter, säkerhet, in- och utpassering och annat av betydelse för utförandet av tjänsten. Leverantören ansvarar för att all av honom för tjänsten anlitad personal informeras om och tillämpar den sekretess som gäller inom Kriminalvården. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 8 av 9
3.4.7 Tillägg eller andra ändringar av avtal Ändringar av, eller tillägg till, detta avtal, liksom förlängning eller annan rättshandling i anslutning till detta skall godkännas skriftligen av behörig företrädare hos respektive part för att vara giltig. 3.4.8 Överlåtelse av avtalet Leverantören äger inte rätt att utan Kriminalvårdens i förväg skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta, eller sälja, avtalet till någon tredje part. 3.4.9 Ändrade ägarförhållanden avseende Leverantörens verksamhet Sedan Leverantören informerat Kriminalvården enligt punkten Överlåtelse av avtal om en förestående förändring av ägarförhållandena, ska Kriminalvården skriftligen meddela om förändringen accepteras eller ej. 3.4.10 Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han i nödvändig omfattning, vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har Kriminalvården rätt att så länge de består, själv utföra Leverantörens åtaganden. Ersättning till Leverantören reduceras i förhållande till vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtalet får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 3.4.11 Lagstridiga villkor Samtliga villkor i detta ärende ska gälla och fullgöras så långt det är lagligen möjligt. För de fall något villkor i detta avtal befinns vara lagstridigt, inte kan verkställas eller är ogiltigt, ska förpliktelserna enligt villkoret vara utan kraft och verkan. Om något villkor inte går att uppfylla ska detta meddelas skriftligt till den andre parten. 3.4.12 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande frågor ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kan enas inom en månad från den dag förhandling påkallades, äger part rätt att hänskjuta frågan för avgörande av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Vid tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal ska Kriminalvårdens tolkning gälla intill dess frågan slutligt avgjorts. Utskrivet: 2016-01-04 15:24 Sida 9 av 9