Uppföljning av verksamhet för särskilt boende SOL 2015

Uppföljning av verksamhet för särskilt boende SOL 2015 Jenny Järf Utredare Dnr 2015/212 Februari 2016

2016-02-15 1 (20) Innehåll SAMMANFATTNING... 2 1. BAKGRUND... 3 1.1. Verksamhetsuppföljning 2012... 3 1.2. Uppföljning av åtgärder... 4 1.3. Avtalsuppföljningar... 4 1.4. Äldres behov i centrum... 4 1.5. Bakgrund fokusområden... 5 1.5.1. Genomförandeplan... 5 1.5.2. Social journal... 6 1.5.3. Fokusområde klagomål och Lex Sarah... 6 2. SYFTE... 6 3. METOD... 7 3.1. Metod uppföljning åtgärder... 7 3.2. Metod avtalsuppföljning... 7 3.3. Granskning av dokumentation... 7 3.4. Metod fokusområden... 8 4. SAMMANFATTANDE RESULTAT... 9 4.1. Kvalitetsledningssystem... 9 4.2. Aktiviteter... 9 4.3. Individuella uppföljningar... 10 4.4. Resultat fokusområde social dokumentation... 10 4.4.1. Positiva resultat... 10 4.4.2. Svårigheter cheferna ser kring dokumentation... 11 4.4.3. Resultat genomförandeplan... 11 4.4.4. Resultat Social journal... 12 4.5. Klagomål och Lex Sarah... 13 4.6. Uppföljning av åtgärder... 13 4.6.1. Kvalitetsledningssystem... 14 4.6.2. Dokumentation... 14 4.6.3. Personal... 15 4.6.4. Brukarinflytande... 15 4.6.5. Aktiviteter och utevistelse... 15 4.7. Avtalsuppföljning... 15 5. ANALYS... 16 6. SLUTSATSER OCH FÖRSLAG... 17 7. LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING... 19 BILAGOR... 19

2016-02-15 2 (20) SAMMANFATTNING Under 2015 har uppföljning genomförts för alla verksamheter för särskilt boende inom äldreomsorgen. Uppföljningen har omfattat SoL och HSL. I denna rapport redovisas uppföljningen ur ett SoL-perspektiv och fokuserar på vilka generella utvecklingsområden som finns. Uppföljningen har haft tre huvudinriktningar. Utgångspunkten har varit att följa upp de krav på åtgärder som ställdes på verksamheterna utefter verksamhetsuppföljningarna 2012. I två verksamheter har uppdragen förändrats och där har det istället gjorts avtalsuppföljningar. Den gemensamma nämnaren för alla uppföljningar har varit fokusområden kring social dokumentation och dialog kring klagomål och Lex Sarah. Uppföljningsmetoden har varit intervjuer med verksamhetschef, gruppledare och sjuksköterska (HSL). Uppföljning av verksamheterna har utgått från kraven i de avtal och överenskommelser som finns med verksamheterna samt gällande lagar och föreskrifter. Syftet med uppföljningarna har varit kontroll av kvalitet men även att stötta verksamheterna till utveckling genom de dialoger som förts på plats. Alla verksamheter har efter uppföljningen fått en sammanställning och begäran om åtgärdsplan. Antalet krav på åtgärder har varierat. Inom särskilt boende finns elva verksamheter och utvecklingsbehoven ser olika ut. Gemensamt för alla verksamheter är att dokumentation är ett utvecklingsområde. Här har man kommit olika långt och man har fokuserat på olika delar. Ett annat utvecklingsområde för många verksamheter är att arbeta vidare med mallar och rutiner för riskanalys för att tydliggöra skillnaderna mellan risker som kan drabba den enskilde och arbetsmiljö. Resultatet visar inte på några större skillnader mellan enskild regi och egen regi. Emellertid finns vissa skillnader avseende dokumentation.

2016-02-15 3 (20) 1. BAKGRUND 1.1. Verksamhetsuppföljning 2012 Under hösten 2012 genomfördes verksamhetsuppföljning av åtta särskilda boenden varav ett korttidsboende i Järfälla kommun. Uppföljning och granskning av verksamheterna utgick från kraven i de avtal och överenskommelser som finns med verksamheterna samt gällande lagar och föreskrifter. Syftet var att kontrollera, säkra och höja kvalitén. Uppföljningarna utgick från en modell och rutiner som en konsult i samverkan med Järfälla kommun tagit fram för verksamhetsuppföljning. Det utarbetade frågeformuläret bestod av sju områden som var: ledningssystem, social dokumentation, personal, brukarinflytande, aktiviteter och utevistelse, Lex Sarah och arbetsledning. Efter uppföljningen fick verksamheterna en skriftlig sammanställning där det framgick vilka åtgärder som bör vidtas. Vid verksamhetsuppföljning 2012 hade samtliga verksamhetschefer utom en påbörjat sin anställning under 2012. Detta påverkade resultatet i flera områden då det visade sig att de inte var helt uppdaterade på den egna verksamheten. Verksamhetsuppföljningen som genomfördes under hösten 2012 visade på vissa generella utvecklingsbehov: - löpande dokumentation - dokumentation av aktiviteter och utevistelse. - målsättning och innehåll i genomförandeplaner - utveckla egenkontrollen till att även omfatta kontroll av dokumentation och genomförandeplaner samt avstämning mot gällande avtal och överenskommelse - upprätta skriftliga samverkansrutiner som inte är personbundna - utveckla brukarundersökningar så de kan kopplas till respektive enhet för att användas till förbättring av verksamheten Det fanns även utvecklingsområden som främst var ålagda beställaren och upphandlingsenheten, vilka var: - förbättra den individuella uppföljningen (ansvarar myndigheten för) - upprätta rutiner för kontroll av externa leverantörer gällande soliditet, inbetalda skatter och avgifter

2016-02-15 4 (20) 1.2. Uppföljning av åtgärder I nio verksamheter har utgångspunkten varit uppföljning av åtgärder utifrån verksamhetsuppföljningen 2012. Tre verksamheter är inom extern regi; Flottiljen, Linden och Lönnen. Övriga verksamheter drivs i egen regi, Björken, Eken, Olovslund, Kastanjens korttidsboende, Tallbohov demens och Tallbohov omsorg. Verksamheter uppföljning åtgärder Uppföljningsdatum Antal platser Flottiljen 150216 50 Tallbohov somatik 150313 46 Kastanjens korttidsboende 150409 30 Eken 150512 45 Björken 150615 40 Olovslund 151015 36 Lönnen 151112 58 Linden 151208 40 Tallbohov demens 151209 46 1.3. Avtalsuppföljningar Avtalsuppföljningar har gjorts på två verksamheter utifrån att uppdragen har förändrats sedan 2012. Dessa verksamheter är Almen och Kastanjens äldreboende. Almens äldreboende gick över från privat regi till egen regi från och med 3 november 2014. I september 2014 ändrades en utav avdelningarna på Kastanjens korttidsboende om till tio permanenta platser. Verksamheter avtalsuppföljningar Uppföljningsdatum Antal platser Almen 150527 40 Kastanjens äldreboende 150409 10 1.4. Äldres behov i centrum Järfälla kommun ska införa Socialstyrelsens modell Äldres behov i centrum (ÄBIC), successivt under tre år. Införandet gäller enbart äldreomsorgen, avseende personer från 65 år. Modellen innebär ett behovsorienterat arbetssätt där dokumentationen ska vara strukturerad och systematisk. Den enskildes behov ska beskrivas med det nationella fackspråket ICF som bygger på en biopsykosocial modell där många delar ska belysas (socialt, psykiskt och fysiskt välbefinnande) för att få en beskrivning av den enskildes behov. Denna modell utgår från aktuell lagstiftning och dokumentation inom socialtjänsten. ÄBIC ska införas för behovsbedömning, genomförande, planering av insatser samt uppföljning.

2016-02-15 5 (20) Modellen består av processteg med olika aktiviteter som ska tydliggöra dokumentationen. Målet är ÄBIC ska bidra till ett systematiskt arbetssätt som sätter den äldres behov i centrum. Arbetet med behov och mål kommer att bli tydligare med den internationella klassifikationen ICF och ge äldreomsorgen ett gemensamt språk. 1.5. Bakgrund fokusområden Kraven i avtal och överenskommelser kan vara olika för olika verksamheter utifrån när upphandlingar har genomförts. Med anledning av detta har ett par fokusområden förberetts i syfte att få en helhet i uppföljningsuppdraget. Det blir ett sätt att mäta kvalitet genom att titta på vilka förutsättningar som verksamheterna har för att kunna bedriva verksamhet med god kvalitet. Fokusområdena utgår ifrån de generella utvecklingsbehov som kunde ses efter verksamhetsuppföljningen 2012 samt att ÄBIC ska införas inom äldreomsorgen. Fokusområden är; social dokumentation avseende genomförandeplan, social journal och dokumentation av aktiviteter och utevistelse samt dialog kring Lex Sarah och klagomål. Uppföljning av mervärden har gjorts inom extern regi. 1.5.1. Genomförandeplan I föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SOL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5) framgår att den enskildes medverkan vid upprättande av genomförandeplanen är central för dennes möjlighet att kunna påverka hur insatser ska utföras. En genomförandeplan ska innehålla: - vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens beslut - när olika insatser ska utföras - hur olika insatser ska utföras - när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska - följas upp - om den enskilde har deltagit i planeringen och i så fall vilken hänsyn som har tagits - till hans eller hennes synpunkter och önskemål - vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta genomförandeplanen För att möta upp de krav på dokumentation som ställs, införde Socialförvaltningen en ny rubrikmall i genomförandeplanerna under våren 2015 avseende alla utförare inom äldreomsorgen. För utförare av särskilt boende innebär det att under varje huvudrubrik/ behovsområde finns underrubrikerna: vad, vem, hur, när och mål. Genomförandeplanen skrivs så långt det är möjligt i jag-form för att främja den enskildes delaktighet vid upprättandet.

2016-02-15 6 (20) 1.5.2. Social journal Enligt 4 kap. 9 första stycket SOSFS 2014:5 ska uppgifter dokumenteras fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål i social journal. Genomförandeplanen är utgångspunkten för anteckningarna. I journalen dokumenteras verkställigheten, det vill säga händelser av vikt och avvikelser från genomförandeplanen. Till viktiga händelser hör aktiviteter, både de som utförs enligt genomförandeplan och de där planeringen blir mer spontan. Det ska framgå om aktiviteterna är individuella aktiviteter eller sker i grupp. Det ska också dokumenteras om planerade aktiviteter inte genomförs och om den enskilde tackar nej till aktiviteter. Detta blir ett underlag för utföraren att analysera om aktiviteterna har anpassats efter den enskildes behov och önskemål. 1.5.3. Fokusområde klagomål och Lex Sarah Den som bedriver socialtjänst ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från bland annat vård- och omsorgstagare och deras närstående samt från personalen. Lex Sarah är en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Syftet är att verksamheten ska utvecklas så att den enskilde får insatser av god kvalitet. Missförhållanden ska identifieras, rättas till och om de uppstår, förhindras att uppstå igen. Det centrala är att ha ett systemperspektiv. För att verksamheter ska utvecklas vidare är det väsentligt att de ser över vilka åtgärder som har vidtagits och ska vidtas så att liknande missförhållanden inte uppstår igen. 2. SYFTE Syftet med uppföljningarna har varit kontroll av kvalitet i enskild och egen regi men också att se hur verksamheterna har arbetat vidare och utvecklat olika områden där brister har kunnat påvisas tidigare samt att se vilka förutsättningar man har idag genom fokusområden. Uppföljningarna har utgått från de krav i avtal och överenskommelser som finns med verksamheterna samt gällande lagar och föreskrifter. Verksamheterna har följts upp både utifrån ett SoL och HSL perspektiv. Besöken har gjorts gemensamt i alla verksamheter utom på Björken och Flottiljen. Målet har varit att ha ett helhetsperspektiv kring SoL och HSL. Uppföljningen enligt SoL har haft tre huvudinriktningar. Utgångspunkten har varit att följa upp de krav på åtgärder som ställdes på verksamheterna utefter verksamhetsuppföljningarna 2012. I två verksamheter har uppdragen förändrats, i ena fallet genom en övergång till annan utförare (Almen), i det andra fallet på grund av att en korttidsavdelning omvandlats till en äldreboendeavdelning (Kastanjen). Där har det istället gjorts avtalsuppföljningar. Den gemensamma nämnaren för alla uppföljningar har varit fokusområden kring dokumentation och dialog kring klagomål och Lex Sarah.

2016-02-15 7 (20) 3. METOD Uppföljningen har genomförts av utredare på Socialförvaltningen gällande insatser enligt Socialtjänstlagen och av medicinskt ansvarig sjuksköterska, mas, gällande Hälso- och sjukvårdslagen. Uppföljning en har bestått av förannonserade besök i verksamheterna, vilket innebar en heldag på varje boende. Metoden har varit intervjuer med verksamhetschef och någon ur personalgruppen (gruppledare, sjuksköterska och/eller annan som verksamhetschefen valt att ha med). Vid planeringen utav uppföljningarna har det varit viktigt att försöka att ta tillvara chefers kunskap och kännedom om verksamheten. De två uppföljningarna på Kastanjen och Tallbohov somatik bokades innan verksamhetscheferna skulle sluta. Avseende de nya cheferna som tillträdde på Almen och Olovslund så har uppföljningarna genomförts cirka sex månader efter påbörjad tjänst. Dialogen har varit central i syfte att stötta och hjälpa till att besvara frågor kring vad som är aktuellt och angeläget för de olika verksamheterna och på så vis bidra till utveckling. Genomgång av rutiner har skett på plats. Efter uppföljningen har samtliga verksamheter fått en sammanställning som har gett en beskrivning kring vad som behöver åtgärdas för att kunna påbörja utvecklingsarbetet. Alla verksamheter har fått en begäran om åtgärdsplan. Antalet krav på åtgärder har varierat. 3.1. Metod uppföljning åtgärder Frågor och underlag har utgått från de sammanställningar som finns från verksamhetsuppföljningen 2012. Sammanställningen från 2012 skickades ut till respektive verksamhet i god tid innan besöket så att cheferna kunde läsa igenom och förbereda sig på vilka områden uppföljningen skulle fokusera på. 3.2. Metod avtalsuppföljning Avtalsuppföljningen är omfattande med många flera frågeområden. De frågor som har ställts vid uppföljningen har utgått från de krav som finns i gällande avtal och överenskommelse samt kompletterats utifrån relevanta lagar och föreskrifter. Frågeområdena kan grovt kan delas in i: arbetsledning, ledningssystem, rutiner och planer, styrdokument, värdegrund, arbetssätt och metoder, socialt innehåll, personal, Lex Sarah, klagomålshantering, dokumentation och miljö. 3.3. Granskning av dokumentation Innan uppföljningarna har granskning genomförts av tio procent av alla genomförandeplaner och tillhörande sociala journaler. Verksamhetschefen har sedan fått sammanställningen vid uppföljningen som ett stöd/verktyg i det fortsatta arbetet.

2016-02-15 8 (20) Det har funnits två syften med denna granskning. Ett är att uppföljningarna 2012 visade att dokumentation är ett utvecklingsområde för samtliga verksamheter. Det blir därför viktigt att särskilt följa upp denna del. Det andra är att se vilka förändringar som behöver göras i dokumentationen utifrån att modellen ÄBIC ska införas som har ett tydligt fokus på behov och mål. 3.4. Metod fokusområden Fokusområdena har använts vid uppföljning i varje verksamhet förutom de om mervärden som endast avser de privata utförarna. Nedan ges en beskrivning av tillvägagångssätten i de olika fokusområdena: - Dokumentation i genomförandeplaner och social journal; Granskning har gjorts kring innehållet. Finns målsättningar formulerade, framkommer det hur insatser ska genomföras, framträder den enskildes behov och önskemål, finns datum för när olika insatser ska följas upp samt finns det relevant dokumentation i tillhörande social journal. - Dokumentation kring utevistelse och fritidsaktiviteter. Genom granskning ta reda på om det framgår när aktiviteter (individuella och i grupp) samt utevistelse genomförts, erbjudits och om det inte erbjudits vad det i så fall beror på. Som ett komplement till granskning har varje boende fått svara på hur ofta individuella aktiviteter respektive gruppaktiviteter erbjuds. - Dialog kring klagomål och Lex Sarah. Genom att ha en dialog kring klagomål och Lex Sarah kan man bilda sig en uppfattning kring hur verksamheterna arbetar med Lex Sarah för att utveckla verksamheten för den enskilde samt se vilket förhållningssätt chef och medarbetare har till denna skyldighet. Inför uppföljningarna har det inhämtats uppgifter kring vilka klagomål och Lex Sarah rapporter och utredningar som har inkommit 2014 och 2015. Syftet med det är att framförallt se hur verksamheterna arbetat med åtgärder. - Uppföljning av mervärde. Uppfyller utföraren kraven och hur fungerar dessa mervärden i praktiken, bidrar de till insatser av god kvalitet för den enskilde eller finns det svårigheter. Det är erfarenheter som är viktiga att fånga inför framtida uppföljningar, avtal och överenskommelser.

2016-02-15 9 (20) 4. SAMMANFATTANDE RESULTAT Elva av nio uppföljda verksamheter är inom egen regi och tre i enskild regi. Alla verksamheter som har följts upp redovisas var för sig i bilagor. Verksamheterna har olika starka sidor och utvecklingsområden. De har fått protokoll över sitt resultat och har beretts möjlighet att göra förtydliganden och kompletteringar. Alla verksamheter har fått en begäran om åtgärdsplan och antalet krav på åtgärder varierar. En sammanställning av brister i fokusområdet dokumentation redovisas i en separat bilaga. Det finns skillnader inom äldreomsorgsverksamheterna gällande förutsättningar för kvalitet. I fyra verksamheter har det bytts ledning innan eller efter uppföljningarna. Verksamhetschefen på Tallbohov omsorg avslutade sin tjänst strax efter uppföljningen i mars 2015. Verksamhetschefen på Kastanjens äldreboende och korttidsboende avslutade sin tjänst strax efter uppföljningen, under våren 2015. På Olovslund tillträdde en ny verksamhetschef i april 2015. Uppföljning skedde i mitten av oktober 2015. På Almen tillträdde en ny verksamhetschef i november 2014. Uppföljning skedde i slutet av maj 2015. 4.1. Kvalitetsledningssystem Inom extern regi uppmärksammas att arbetet och processen med kvalitetsledningssystem är mer utvecklat än inom egen regi. Men det som framkommit under uppföljningarna är att alla verksamheter för särskilt boende inom egen regi ska lägga in kvalitetsledningssystemet digitalt i SMART (skydd mot alla risker och tillbud). SMART är ett chefsverktyg som innehåller fyra moduler; kvalitet, miljö, arbetsmiljö och säkerhet. Planeringen är att samtliga verksamheter har utfört sin årliga utredning innan april 2016. SMART kommer att innehålla en sammanställning av alla dokument som berör dessa fyra områden. Varje år är det tänkt att verksamheterna ska gå igenom alla områden och göra en plan för kommande år. Där kommer det finnas mallar som kan vara gemensamma för alla äldreboenden. Järfälla vård och omsorg har också ett pågående arbete kring processkartläggning och analys av nuvarande ledningssystem. Alla verksamhetschefer har varit delaktiga i denna processkartläggning. Målet var att i november 2015 fastställa en projektplan för cirka två års arbete. 4.2. Aktiviteter Alla verksamheter genomför regelbundna aktiviteter som sker i grupp. Många verksamheter genomför också olika utflykter, både inom och utanför kommunen. Till exempel utflykter till Görvälns slott, besök på julmarknad och shoppingturer. Flera verksamheter har också närhet till mötesplatser och brukarna kan ta del av aktiviteter som anordnas där.

2016-02-15 10 (20) Individuella aktiviteter ses som ett utvecklingsområde i flera verksamheter. Det handlar i stort om att utveckla och upprätta rutiner för det. En del verksamheter har redan rutiner, exempelvis i form av att kontaktpersonen har en timme i veckan som är vikt åt att göra något tillsammans med brukaren. Tre verksamheter har en så kallad aktivitetssamordnare anställd, antalet procent varierar. På Flottiljen är detta ett mervärde. En aktivitetssamordnares kan samordna, planera och genomföra aktiviteter på boendet. Flera verksamheter planerar att anställa en aktivitetssamordnare, exempelvis Linden och Lönnen. Andra verksamheter som inte har någon aktivitetssamordnare har istället aktivitetsombud avdelningsvis. Det som har framkommit framförallt vid hösten uppföljningar, är att ett projekt har inletts med att införa Ipads som en aktivitet i verksamheterna. Personal och brukare kan tillsammans bland annat sätta på musik på brukarens hemspråk, titta på bilder från hemorten, läsa och ta del av intressen. Projektet har fått bra respons och det har visat sig vara en speciellt lyckad aktivitet på avdelningen med inriktning psykisk funktionsnedsättning på Lönnen. 4.3. Individuella uppföljningar Den individuella uppföljningen på de särskilda boendena är i princip obefintlig. Individuella uppföljningar görs endast av ansvarig biståndshandläggare om något särskilt har inträffat för den enskilde. Verksamhetscheferna efterfrågar regelbundna individuella uppföljningar och flera önskar också ett tätare samarbete med myndighet kring boendeplaceringar. Detta för att den enskildes behov av stöd och hjälp skall kunna anpassas och tillgodoses på bästa sätt. 4.4. Resultat fokusområde social dokumentation Resultatet för fokusområdet social dokumentation omfattar alla elva verksamheter och avser tre områden: genomförandeplan, social journal samt dokumentation av aktiviteter och utevistelse. Resultat redovisas närmare i Redovisning avseende brister i fokusområdet dokumentation (Se bilaga 1). Social dokumentation är ett utvecklingsområde för alla verksamheter. De flesta chefer uppger att man sedan 2012 har arbetat vidare med det. Här visar den granskning som gjorts att man har kommit olika långt och att man har fokuserat på olika delar. En del verksamheter har fokuserat på att förbättra och utveckla social journal och andra har arbetat mer med innehållet i genomförandeplan. I samtliga verksamheter finns skriftliga rutiner för dokumentation. 4.4.1. Positiva resultat Det finns flera exempel på att dokumentation har utvecklats i positiv riktning. I de flesta verksamheter görs idag dokumentationen direkt in i verksamhetssystemet och de flesta medarbetare har ansvar att dokumentera. Tendensen är all personal har behörighet till verksamhetssystemet förutom en del timvikarier.

2016-02-15 11 (20) Flera verksamheter uppger att man har utvecklat och blivit bättre på att särskilja SoL och HSL dokumentation. Majoriteteten av alla verksamheter har någon form av egenkontroll kring dokumentationen. Men det ses dock som ett generellt utvecklingsområde då egenkontrollen kan innefatta många områden. De tre verksamheterna i extern regi utmärker sig genom att ha utvecklat många områden i dokumentationen. En skillnad mellan enskild och egen regi är att de tre privata utförarna har utvecklat ett system med så kallade dokumentationsstödjare. Det innebär att de har medarbetare med ett särskilt dokumentationsansvar som har avsatt tid för att stödja sina kollegor och chef i arbetet med dokumentation. Exempelvis kan det innebära att vara behjälplig med språkbruk men även egenkontroll av dokumentation kan ingå som en del av dokumentationsstödjarens ansvar. Ett liknande koncept med dokumentationsstödjare var aktuellt inom egen regi under 2015. Under uppföljningarna framkom att utförarna inom egen regi skulle utbilda medarbetare till dokumentationsstödjare. Det var en satsning som Järfälla vård och omsorg skulle anordna under 2015. Under hösten uppmärksammades att det inte blivit någon utbildning då det visade sig att intresset varit lågt, enligt utvecklingsledare inom Järfälla vård och omsorg 4.4.2. Svårigheter cheferna ser kring dokumentation Språksvårigheter hos vissa medarbetare ses som ett hinder för att uppnå god och jämn kvalité av dokumentationen. Flera verksamheter efterfrågar övergripande stöd och utbildning inom dokumentation, framförallt för personer med språksvårigheter. Det framkommer också att det inte finns någonstans att dokumentera SoL avvikelser i verksamhetssystemet samt att sökord i journalen saknas. Andra saker som försvårar det löpande dokumentationsarbetet är att det måste finnas fler datorer och utrymme i form av lokal och tid att dokumentera. Ofta dokumenteras det strax innan personalen avslutar eller påbörjar sina arbetspass. 4.4.3. Resultat genomförandeplan Genom den rubrikmall som har utvecklats i genomförandeplanen blir det tvingande att dokumentera under varje rubrik och dokumentationen kan på så vis styras in på de krav som ställs. Resultatet av granskningen visar att kvalitén på innehållet i genomförandeplanerna är ojämn. Många planer är av god kvalité och har fångat de krav på innehåll som ställs, medan andra planer inte har med eller utvecklat alla delar. Tio av elva verksamheter har krav på åtgärd inom något eller några områden inom genomförandeplan. Alla verksamheter har dock utvecklingsområden. Av samtliga som har krav på åtgärd handlar det om att säkra den enskildes delaktighet, vilket måste dokumenteras i genomförandeplanen. Det ska också dokumenteras vilka andra som har varit närvarande vid upprättandet. Mer än hälften behöver utveckla dokumentationen av socialt innehåll i genomförandeplaner, ytterligare fyra verksamheter har detta som ett utvecklingsområde. Tre av elva verksamheter behöver se över att alla brukare har aktuella planer då det vid granskningen visade att alla brukare inte har det.

2016-02-15 12 (20) Generella utvecklingsområden för genomförandeplan: Alla verksamheter behöver fortsätta att utveckla beskrivningen av den enskildes behov och önskemål. Utveckla målformuleringarna så att de beskriver hur den enskilde vill ha det i förhållande till nuet samt hur personalen och den enskilde ska göra för att nå målet, eventuellt sätta olika delmål. Alla verksamheter behöver utveckla att sätta datum för när olika aktiviteter ska följas upp, utifrån den enskildes behov. 4.4.4. Resultat Social journal Resultatet av granskningen visar att kvalitén på innehållet i social journal är ojämn. Många journaler är av god kvalité och har fångat de krav på innehåll som ställs, medan andra planer inte har med alla delar. Två av elva verksamheter har krav på åtgärd inom social journal. Åtta verksamheter har utvecklingsområden. Flottiljen är utan anmärkningar. Vid granskning av dokumentationen utav aktiviteter och utevistelse i social journal, visar resultatet att sju av elva verksamheter dokumenterar regelbundet att det genomförs. De fyra övriga verksamheterna har fått krav på åtgärder att säkra upp rutiner för att komma igång med att dokumentera detta regelbundet. Nio av elva verksamheter har brister kring att dokumentera att den enskilde har erbjudits aktiviteter och utevistelse, tackat nej eller att det har blivit inställt samt skäl till det. Verksamheterna försöker hitta olika strategier för att säkra dokumentationen kring aktiviteter och utevistelse. Flera verksamheter har så kallade aktivitetslistor på avdelningarna som hjälp för att sammanfatta brukares deltagande i aktiviteter samt när det har erbjudits, den enskilde har tackat nej, eller att det har blivit inställt samt skäl till det. På Flottiljens äldreboende har man olika sökord i journalen och under sökordet aktivitet/utevistelse och veckoanteckning dokumenteras detta. Generella utvecklingsområden för social journal: Alla verksamheter ska regelbundet dokumentera att den enskilde har erbjudits aktiviteter och utevistelse, tackat nej eller att det har blivit inställt samt skäl till det. Majoriteten måste tänka på att dokumentera i social journal när genomförandeplan har upprättats eller uppdaterats så att journalen blir som en röd tråd kring händelser av vikt som utgår från genomförandeplanen.

2016-02-15 13 (20) 4.5. Klagomål och Lex Sarah Rutiner gällande synpunkter och klagomål finns och egen regi använder Järfälla kommuns system, inom extern regi används främst egna blanketter. Flera verksamheter efterfrågar kommunens klagomålsblanketter då dessa börjar ta slut. Rutiner gällande Lex Sarah finns i alla verksamheter och personalen blir kontinuerligt informerade om dessa. Generellt sett har det inte inkommit så många rapporter och utredningar enligt Lex Sarah i förhållandet till antalet verksamheter. Under 2014 var det totalt tjugo stycken och under 2015 var det tio. I dialogen kring hur arbetet ser ut med Lex Sarah uppger flera verksamhetschefer att man har kommit långt i tänket kring Lex Sarah. Att det handlar om ett systemperspektiv och att det viktiga är arbeta med åtgärder. Under uppföljningarna har det framkommit att cheferna efterfrågar en utbildning för att tillsammans föra dialog kring vad som är missförhållanden och allvarliga missförhållanden, skillnaden mellan dessa och vad som är påtaglig risk, då det kan upplevas som otydligt. De har kommit fram till att det skulle behövas en genomgång av beställaren. 4.6. Uppföljning av åtgärder Verksamheterna har sedan 2012 olika många åtgärder att arbeta vidare med. Tabellen visar i vilka områden verksamheterna hade brister 2012 respektive 2015. Denna tabell avser de verksamheter där uppföljning av åtgärder har varit aktuellt. VERKSAM- HET Björken 2012 Björken 2015 Personal Brukarinflytande Aktiviteter & utevistelse Lex Sarah x x x x x x Ledningssystem Dokumentation Klagomålshantering Mervärvärden/övr igt Eken 2012 x x Eken 2015 Flottiljen 2012 Flottiljen 2015 Kastanjen kb. 2012 Kastanjen kb. 2012 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

2016-02-15 14 (20) VERKSAM- HET Personal Brukarinflytande Aktiviteter & utevistelse Linden 2012 x x x Lex Sarah Ledningssystem Dokumentation Klagomålshantering Mervärvärden/övr igt Linden 2015 x x Lönnen 2012 x x x Lönnen 2015 x x Olovslund 2012 x x x Olovslund 2015 x x Tallbohov Demens 2012 Tallbohov demens 2015 Tallbohov somatik 2012 Tallbohov somatik 2015 x x x x x x x x x x x x 4.6.1. Kvalitetsledningssystem Fem av nio verksamheter har krav på åtgärd inom detta område. Alla fem har krav på åtgärd kring riskanalys vilket generellt innebär att mallar och rutiner för riskanalys måste tydliggöra skillnaden mellan risker som kan komma att drabba den enskilde och risker avseende arbetsmiljö. Det framkommer att verksamheterna är mer vana att göra riskanalys enligt HSL och arbetsmiljö. Vanligen görs riskanalyser vid inflytt och förändringar kring den enskildes behov. En ny verksamhetschef lyfter att det hade varit bra om det hade funnits en övergripande mall för Järfälla vård och omsorg som kunde ha använts för att anpassa en lokal rutin för riskanalys ur olika perspektiv. Två av verksamheterna har krav på åtgärd inom egenkontroll vilket innebär den även ska innefatta dokumentation. Tre av nio verksamheter har krav på åtgärd kring skriftliga rutiner för intern och extern samverkan. 4.6.2. Dokumentation Enligt vad som framkommer i stycke 4.1 har samtliga utförare fått krav på olika delar inom dokumentation, vilka presenteras i en mer detaljerad redovisning (bilaga 1).

2016-02-15 15 (20) 4.6.3. Personal Här finns inga krav på åtgärder. Som det tidigare angetts under stycke 4.5, så lyfts utmaningar med personal som har språksvårigheter och inte klarar av att dokumentera enligt de krav som ställs. 4.6.4. Brukarinflytande Här finns inga krav på åtgärder. 4.6.5. Aktiviteter och utevistelse Två verksamheter har krav på åtgärder inom detta område. Det rör sig om att utveckla och upprätta rutiner för individuella aktiviteter. Detta område ses också som ett utvecklingsområde i flera andra verksamheter (SE stycke 4.5). 4.7. Avtalsuppföljning Verksamhet I tabellen ses i vilka områden respektive verksamhet har fått krav på åtgärder efter avtalsuppföljning. Almen har krav på åtgärder i sju områden. Kastanjens äldreboende har krav på åtgärder i fyra. Arbetsledning Ledningssystem Rutiner/ planer Styrdokument värdegrund, arbetssätt & metoder Socialt innehåll Personal Lex Sarah/ klagomål Dokumentation Almen x x x x x x x Miljö Kastanjens äldreboende x x x x Vid uppföljningstillfället på Kastanjens äldreboende i april 2015, hade de permanenta platserna funnits sedan september 2014. Kraven på åtgärder präglades kring att säkra och uppdatera rutiner för äldreboendet. Många av de rutiner som fanns var fortfarande anpassade för korttidsboendet. Verksamheten måste också upprätta fler skriftliga rutiner för intern och extern samverkan. Inom dokumentation handlade det bland annat om att säkra att alla brukare har aktuell genomförandeplan och att all personal ska dokumentera i social journal. Vid uppföljningstillfället på Almen i maj 2015 hade verksamhetschefen arbetat sedan november 2014. Bakgrunden var att egen regi fick ta över 1 december 2012 på grund av att avtalet med Frösunda hade upphävts. Detta på grund av flertalet brister, bland annat inom dokumentation, att vissa brister som hade påtalats inte hade åtgärdats, återkommande klagomål, täta verksamhetsbyten och att åtgärdsplaner som inkommit inte hade varit tillräckliga. Personalen från Frösunda gick över till egen regi och stannade på Almen. Resultatet av uppföljningen på Almen visar att verksamheten befann sig i en uppstartsprocess. Sammantaget visar bristerna att Almen inte hade hunnit påbörja miljöarbetet, säkra att alla brukare har aktuell genomförandeplan, det fanns ingen sammanställning över personalens kompetens och verksamheten behövde skapa rutin för att klagomål ska återkopplas till myndighet.

2016-02-15 16 (20) 5. ANALYS Uppföljningarna ger sammantaget en tydlig bild av nuläget i verksamheterna, vad som är på gång och vad som behöver utvecklas. Det har varit intressant att jämföra resultat från 2012 med 2015 men också svårt då mycket har förändrats och nya chefer har börjat eller slutat. Det som har knutit ihop uppföljningarna var fokusområdena. På så vis blev uppföljningen mer koncentrerad till vissa områden och ett generellt resultat har kunnat påvisas för alla verksamheter. Uppföljningen har inte mätt resultat utifrån brukares upplevelse av kvalitet. Det är något att beakta inför planering av kommande uppföljningar. Individuppföljningar är ett exempel på metod för att kunna mäta brukares upplevelse av kvalitet. Individuppföljningar var ett område som lyftes som ett utvecklingsbehov redan 2012 och som efter 2015 års uppföljningar efterfrågas och fortsättningsvis måste lyftas upp som ett viktigt utvecklingsområde. Dokumentation I denna uppföljning gjordes en djupdykning utav verksamheternas dokumentationsarbete enligt SoL. Syftet var att få en klar bild av hur kvalitén generellt ser ut och upplevs i detta område. Resultatet visar tydligt vad som fungerar bra, vilka svårigheter som finns samt vad som behöver förändras och utvecklas. Resultatet av granskningen av genomförandeplan och social journal blir ett mycket användbart verktyg för den kommande implementeringen av ÄBIC. Det går att se vilka delar som det behöver fokuseras på för att göra dokumentationen tydligare och mer strukturerad kring den enskildes behov och mål. Efter uppföljningarna konstateras att verksamheterna måste fortsätta arbeta med att skapa förutsättningar för sin personal att dokumentera. Det kan till exempel vara att frigöra mer tid för att dokumentera och att det finns tillgång till flera datorer. En annan viktig del är att medarbetarna får det stöd de behöver. Det kan vara i form av utbildning, kollegialt stöd och stöd från chef. För att verksamheterna ska kunna få jämnare kvalitet i dokumentationen kan man behöva anställa eller utbilda personer som får ett visst dokumentationsansvar. Ett tydligt exempel som har presenterats i rapporten är att de privata utförarna har utvecklat ett system med dokumentationsstödjare. Har verksamheten dokumentationsstödjare kan det även öppna möjligheter att utveckla egenkontrollen av dokumentationen. Resultatet visar också att verksamheterna kan ta hjälp av goda exempel som kan lyftas i hela arbetsgruppen. Förutom att verksamheterna behöver fortsätta skapa bättre förutsättningar, kan det parallellt behövas stöd och verktyg från beställaren för att dokumentationsarbetet ska utvecklas i rätt riktning. Det kan till exempel vara att se över om sökord kan vara användbara i social journal. Sökord skulle kunna hjälpa och styra in medarbetarna på vad som ska dokumenteras enligt de krav som ställs. Lex Sarah och förebyggande arbete Dialogen kring Lex Sarah har varit värdefull för att få kunskap om verksamhetschefernas förhållningssätt kring hur man arbetar med att synliggöra missförhållanden och hur man förebygger att dessa uppstår. I dialogen har det synliggjorts att chefer vill ha stöd i hur man ska tänka och att man tänker lika. Att titta på antal Lex Sarah

2016-02-15 17 (20) rapporter som inkommit för en verksamhet under ett år har inte kunnat ge något mått på kvalité. Det kan ju vara så att en verksamhet har haft flera Lex Sarah rapporter under ett år medan en annan verksamhet inte har haft någon alls. Det kan i sin tur bero på hur man arbetar med Lex Sarah i praktiken, det vill säga hur man bedömer vad som är ett missförhållande. I verksamheternas förebyggande arbete kring Lex Sarh är riskanalys en betydelsefull metod. Verksamheterna behöver arbeta vidare med att hitta tydliga och användbara rutiner och mallar för riskanalys för att förebygga att missförhållanden som kan drabba den enskilde uppstår. Här kan beställaren behöva se hur man kan stärka detta arbete. 6. SLUTSATSER OCH FÖRSLAG Sammanfattningsvis hade i stort sett samtliga utförare implementerade rutiner och arbetssätt för att säkra en god kvalitet i enlighet med uppdraget. Beställaren har fått ta del av sammanställningar samt rapport enligt SoL. Berörda utförare har fått sammanställning över resultat och behov av åtgärder. Arbetet fortsätter genom att de flesta utförare har gjort åtgärdsplaner och att de framåt kommer arbeta med att utveckla sina verksamheter. Uppföljningen visar inte på några större skillnader mellan enskild regi och egen regi. Skillnad kan dock ses kring utvecklandet av dokumentationsarbetet. De privata utförarna har utvecklat ett system med så kallade dokumentationsstödjare. Inom extern regi är arbetet och processen med kvalitetsledningssystem mer utvecklat än inom egen regi. Resultaten från fokusområdet dokumentation ska användas vid behovsinventering inför implementeringen av ÄBIC inom särskilt boende. I och med införandet av ÄBIC kommer fortsatt fokus ligga på dokumentationen hos äldreomsorgens handläggare och utförare och hur man i den kan tydliggöra den enskildes behov och mål. Helhetsbilden utav alla uppföljningar är att verksamheterna har arbetat vidare och utvecklat många delar sedan 2012. Många utav de områden som sågs som generella utvecklingsområden 2012, är fortfarande det: Genomförandeplaner Innehåll; säkra den enskildes delaktighet, behov och målsättning samt socialt innehåll. Social journal- händelser av vikt, vissa delar i att dokumentera aktiviteter och utevistelse och löpande anteckningar. Samverkan- upprätta skriftliga rutiner för intern och extern samverkan Egenkontroll egenkontroll av dokumentation Riskanalys- att tydliggöra skillnaderna mellan risker som kan drabba den enskilde och arbetsmiljö. Individuppföljningar att ansvarig biståndshandläggare regelbundet följer upp biståndsbeslutet av särskilt boende.

2016-02-15 18 (20) Beställarens pågående åtgärder: Socialförvaltningens pågående åtgärder för att tillmötesgå de synpunkter som utförarna framfört vid uppföljningarna är att: - Beställa nya klagomålsblanketter så att det finns ute i verksamheterna - Dialog kring Lex Sarah avdelningschef har bokat in en jurist inom det socialrättsliga området för en utbildning och diskussion för alla verksamhetschefer för särskilt boende. Fortsatta utvecklingsområden som i huvudsak ligger på beställaren: - Individuella uppföljningar (gäller äldreenhetens biståndsbedömare) - Tätare samarbete med äldreenheten och dialog kring boendeplaceringar - Se över om sökord ska användas i social journal Områden som behöver följas upp vid kommande uppföljningar är: - Utvecklingen av kvalitetsledningssystem hos egen regi - Utvecklingen av riskanalysarbetet - Utvecklingen och effekten av om det blir fler verksamheter som anställer aktivitetssamordnare - Det fortsatta arbetet kring social dokumentation - Utvecklingen av individuella aktiviteter

2016-02-15 19 (20) 7. LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING Socialstyrelsen. Lex Sarah. Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah, 2014. Socialstyrelsen. Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, 2015. Nestor, forskning och utveckling för äldre. En handbok i riskanalys, säker omsorg, Haninge kommun, 2014. Socialstyrelsen. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Handbok för tilllämpning av föreskrifter och allmänna råd ( SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, 2012. Socialstyrelsens författningssamling 2014:5, föreskrifter och allmänna råd. Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS. BILAGOR 1. Redovisning av brister i fokusområde avseende dokumentation 2. Sammanställningar uppföljningar. Varje verksamhet redovisas separat.