Sammanställning av uppföljning kring åtgärder och fokusområden på Olovslunds äldreboende den 15 oktober 2015.

Transkript

1 Dnr 2015/212 Sammanställning av uppföljning kring åtgärder och fokusområden på Olovslunds äldreboende den 15 oktober Närvarande: Roya Fard, verksamhetschef, Linda Hansen, assistent Olovslund och Björken, Marie Sahlén Stolperud, kvalitetsutvecklare Järfälla vård och omsorg, Inger Brandell utredare, Jenny Järf, utredare samt Eva Wahtramäe Carlsson medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). I de olika avsnitten nedan finns de krav på åtgärder angivna som ställdes på verksamheten efter uppföljningarna den 26 november Under dessa presenteras resultatet från uppföljningen av åtgärderna, den 15 oktober Personal Det är bra att översyn görs beträffande hur bemanningen kan användas på det mest optimala sättet samt att den personal som inte behärskar svenska i tal och skrift får utbildning i detta. Uppdatering behöver göras gällande om brandövning är aktuellt att genomföra. Beträffande åtgärder av larmet är det en åtgärd som behöver vidtas men som inte ligger på verksamheten. Verksamhetschefen har påtalat bristerna. Verksamhetschefen började arbeta på Olovslund i april Hon har under sin tid genomfört schemaförändringar. Alla avdelningar på boendet har fått nya scheman. Enligt verksamhetschefen har bemanningen setts över både ur ett boende- och ett personalperspektiv. Som exempel beskrivs att avdelningen Violen fick ett nytt schema som började gälla från och med början av maj. Anledningen var att där fattades ett schema. Utifrån schemaförändringarna har fler personal med lägre sysselsättningsgrad anställts. Verksamhetschefen är inte helt nöjd med bemanningen då det inte är samma bemanning på helger som det är på vardagar. Hon anser att hon behöver arbeta ungefär ett år innan hon har full insyn kring de ekonomiska konsekvenserna kring detta. Hennes mål är att ha samma antal personal helg som vardag. För att bemanningen ska motsvara de enskilda boendes behov är tankesättet i de nya schemana att alla praktiska arbetsuppgifter inte behöver göras under förmiddagarna utan kan göras även på eftermiddagarna. Detta arbetssätt tillämpas mest på demensavdelningarna, där till exempel inte alla vill duscha på morgonen. Verksamhetschefen beskriver hur bemanningen normalt sett kan se ut på en Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3, 3 tr. Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd Postadress: JÄRFÄLLA Jenny Järf, Utredare Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: jarfalla.kommun@jarfalla.se Webbplats:

2 avdelning under vardagar; tre dagar i veckan finns det tre personal på förmiddagen, två dagar i veckan finns det två personal på morgonen och fler på eftermiddagen. Efter sommaren gjordes en utvärdering av schemat och personalen tycker det fungerar bra. Verksamhetschefen har skickat över gällande täthetsschema för de fyra avdelningarna. Det är ett femveckorsschema som gäller tillsvidare. Sammanfattningsvis finns det 27, 65 årsarbetare (dag- och nattpersonal är inräknat). Bemanningen ser olika ut under olika dagar i veckan. Snittiden varierar från 19, 5 timmar till 31, 5 timmar per dag. En onsdag var tredje vecka är det hög bemanning. Snittet ligger då på cirka 40 timmar dagtid. Det beror på att arbetsplatsträffar är förlagda då samt att det även kan ges utrymme för andra aktiviteter med de boende som till exempel utflykter. Under helger ligger den genomsnittliga bemanningen på 24 timmar under dagtid och där är det tre utlagda turer per dag. Under natten finns ingen sjuksköterska i tjänst. I hela huset finns det totalt tre personal nattetid. Det finns två avdelningar på varje plan. Verksamhetschefen uppger att det finns cirka 30 stycken tillsvidareanställda på boendet. Ett inkommet underlag från verksamhetschefen visar följande: Antal undersköterskor: 29 stycken Antal sjuksköterskor: 3 stycken Antal vikarier på rad är: cirka 6 stycken Avdelningarna bemannas inte i förhållande till vårdtyngd och innehåll i genomförandeplaner. Verksamhetschefen upplever även här att hon behöver komma in mer i verksamheten och arbeta cirka ett år innan hon kan se hur bemanning ska förändras utifrån dessa faktorer. Hon har tidigare arbetat med resursfördelningssystem och upplever att det är lättare att planera bemanning utifrån detta. Förstärkning av personal kan göras om personalen lyfter behoven och man har prövat andra lösningar till exempel att kontakt tagits med sjuksköterska eller sett över rutiner och arbetssätt. Idag finns det resurser som delas mellan två eller fler enheter. Det är personer från ett välfärdsprojekt som arbetar på demensavdelningarna och det underlättar mycket enligt verksamhetschef och assistent. De ersätter inte ordinarie personal utan arbetar exempelvis i kök och med annat så mycket som de kan. Det är mycket individuellt vad de klarar utifrån utbildning, en del har erfarenhet av vården, andra inte. Verksamhetschefen vill anställa en person som kan gå emellan demensavdelningarna när behov finns under nätterna. Detta kommer vara möjligt genom medel från avdelningschef och från den bemanningssatsning under 2016 som regeringen har beslutat om. Under den tid som verksamhetschefen har arbetat på boendet har endast en medarbetare slutat. Linda Hansen, assistent har arbetat på boendet sedan 2012 och hon kan inte se att det har varit någon stor omsättning av personal från och med detta år och framåt. 2

3 Personalens kompetensutveckling Verksamhetschefen har inte hunnit med att sammanställa planerna för personalens kompetensutveckling. Den övergripande utbildningsplanen för 2015 har haft fokus på social dokumentation. Verksamhetschefen ser att det finns behov av både utbildning kring föreskrifter och allmänna råd kring daglig dokumentation och genomförandeplan samt hur man ska dokumentera i verksamhetssystemet. Utbildningar är inplanerade då en systemförvaltare ska komma för att visa hur processen i verksamhetssystemet ser ut. Svårigheter som lyfts fram och som man behöver ta hänsyn till i utbildningen är att många ur personalen blir stressade när de ska skriva genomförandeplan fastän de har gått utbildning flera gånger. En annan svårighet är hur man kan hjälpa de som har problem med språket och hur man ska formulera sig. I utbildningsplanen ingår också följande områden: tandvårdsutbildning, implementering av värdegrunden på arbetsplatsträffar och vidare arbete efter måltidsutbildning. En sammanfattning av materialet efter måltidsutbildningen hösten 2015 har gjorts och verksamhetschef har informerat personalen på arbetsplatsträff, till exempel hur man kan förbättra måltidssituationen och vad man behöver köpa in för material för att uppnå goda resultat. Verksamhetschefen känner inte till att det finns individuella planer gällande personalens språkkunskaper. Det finns en utbildningsmapp för 2015 där det finns noterat. Hon kan se att personal som har haft behov av utbildning i svenska i tal och skrift inte har fått erbjudande om detta. Personalens språkkunskaper är varierande. Verksamhetschefen upplever dock att kunskaperna är bra överlag. Alla som går på rad klarar mer än språkkravet, men ett par medarbetare skulle behöva mer stöd. Vad gäller vikarier är det många medarbetare som är duktiga i vården och omsorgen men de kan ha brister vad gäller svenska språket. Verksamhetschefen efterfrågar en utbildning för dessa personer och hon kommer ta upp frågan med personalansvarig på Järfälla vård och omsorg. En satsning som var på gång tidigare under året var att Järfälla vård och omsorg skulle anordna och ta in intresseanmälningar för utbildning av så kallade dokumentationsstödjare, men det blev ingen grupp då det visade sig att intresset var lågt. Larm och brandövning Idag fungerar larmet avseende de boende bra. Sedan den förra verksamhetsuppföljningen 2012 har byte av larmleverantör gjorts. Larmet distribueras idag av Telenta och det har hittills fungerat tillfredställande. Vad verksamhetschefen har vetskap om har ingen brandövning genomförts under de senaste sex månaderna. Skyddsrond är bokat och ska ske framöver. Det sker årligen. För något år sedan var brandkåren på besök på boendet. De var där under fyra fredagar och besökte då alla avdelningar. Temat var hur man ska tänka runt evakuering och brandlarm. Den personal som var ny på brandkåren fick möjlighet att se hela huset. 3

4 Samverkan Rutiner för samverkan internt och externt bör finnas skriftligt för att de inte ska vara personbundna. Många rutiner gällande samverkan bör göras tillsammans med andra i Järfälla kommun varför åtgärden inte endast omfattar Olovslunds äldreboende. Vad gäller rutiner för samverkan behöver vissa uppdateras och en del behöver göras skriftliga som inte har varit det tidigare. Beträffande skriftliga rutiner för extern samverkan finns det rutiner med boendesamordnare och trygghetsjouren. I rutinpärmen finns interna samverkansrutiner för arbetsplatsträff, chefsberedskap, sjuksköterska, rutin vid frånvaro av chef, felanmälan och rutin kring kontaktperson. Kommentar: Genomgången av de befintliga rutinerna i rutinpärmen under uppföljningen bekräftar verksamhetschefens muntliga information om att flera rutiner för intern och extern samverkan saknas. När verksamhetschefen började arbeta på boendet uppmärksammade hon att många rutiner är inaktuella och att det finns dubbelt av vissa. Därmed pågår ett arbete med att gå igenom alla rutiner. Detta arbete beräknas vara klart om ungefär en vecka. Då ska de uppdaterade rutinerna sättas in i pärmar och lämnas ut på varje avdelning. Det finns övergripande rutiner som all personal på boendet följer. Rutiner som finns runt de boende utgår från individuella behov och upprättas på de olika avdelningarna. Rutiner för verksamheten, runt transport av avlidna med mera finns i en mapp i datorn. Verksamhetschefen ser fram emot att arbetet med rutinerna blir klart då hon tror att det kommer att underlätta arbetet för henne och medarbetarna. Under arbetet med revideringen av rutiner, har verksamhetschefen hört med sina kollegor på de andra äldreboendena inom egen regi, om det finns några gemensamma rutiner. Svaret hon har fått är att varje verksamhet ansvarar för sina rutiner. Verksamhetschefen uppger att hon hellre skulle se att Järfälla vård och omsorg utarbetar gemensamma övergripande rutiner och att varje verksamhet sedan kan bryta ned till lokala rutiner där det är nödvändigt. En vinst i detta är att det skulle bli mer enhetligt samt bli tydligare kring hur verksamheterna arbetar för att uppfylla kraven i överenskommelserna. Personalen får kännedom om olika rutiner på arbetsplatsträffar. Dessa möten hålls var femte vecka med all personal. Viktig information går också ut i postfacken till personalen. Det kan till exempel vara gemensam information om utbildning eller byte av rutin. Det finns rutiner på varje avdelning för hur informationen ska gå ut till alla medarbetare. Verksamhetschefen är också på avdelningarna varje vilket också möjliggör informationsutbyte. Verksamhetschefen ser fram emot att SMART (skydd mot alla risker och tillbud) ska införas. Planeringen är att samtliga verksamheter har utfört sin årliga utredning innan april SMART är ett chefsverktyg som innehåller fyra moduler; kvalitet, miljö, arbetsmiljö och säkerhet. SMART kommer att innehålla en sammanställning av alla dokument som berör dessa fyra områden. Varje år är det tänkt att verksamheten ska gå igenom alla områden och göra en plan för kommande år. Där kommer det finnas mallar som kan vara gemensamma för alla äldreboenden. Just nu har Järfälla vård och omsorg också ett pågående arbete kring processkartläggning 4

5 och analys av nuvarande ledningssystem. Alla chefer har varit delaktiga i denna processkartläggning. I november 2015 kommer troligen en projektplan för cirka två års arbete att fastställas. Då bestäms också vilka verksamheter man startar med inom Järfälla vård och omsorg. Vidare åtgärder Verksamheten behöver upprätta och uppdatera skriftliga rutiner för intern och extern samverkan. Riskanalys Mallen som ska användas för riskanalys i den enskildes hem kan förtydligas så att den endast berör den enskilde. En särskild mall för personalens arbetsmiljö kan upprättas så att det tydligare framgår ur vems perspektiv risken finns. Det finns inga skriftliga rutiner eller mallar för riskanalys som berör den enskilde för att förhindra att missförhållanden inträffar. Den mall som verksamhetschefen har hittat var inaktuell, så det finns behov av att upprätta en ny. Det finns heller ingen särskild mall för personalens arbetsmiljö. Här ser verksamhetschefen att det hade varit bra om det hade funnits en övergripande mall för Järfälla vård och omsorg som hon kunde ha använt för att anpassa en lokal rutin beträffande riskanalys ur olika perspektiv. Som det är idag är det inte tydligt för personalen att det finns olika typer av riskanalyser. Vidare åtgärder Verksamheten behöver upprätta mall/mallar och rutiner för riskanalys. I detta arbete är det väsentligt att tydliggöra skillnaderna mellan riskanalys som berör den enskilde för att förhindra att missförhållanden inträffar (SoL) och arbetsmiljö. Verksamheten behöver också redogöra för hur och när mall/mallar och rutiner kring riskanalys ska förankras hos personalen. Egenkontroll ISO revision genomförs en gång per år och har genomförts i oktober Brukarundersökning görs av beställaren, socialförvaltningen, hösten Någon övrig egenkontroll har inte gjorts på avdelningarna. Verksamheten följer även de rutiner som gäller angående balanserat styrkort, BSK, där vissa mål följs upp varje månad och vissa kvartalsvis och andra en gång per år. Balanserat styrkort (BSK) följs upp varje månad med driftschefen. BSK utgår från en färdig mall och allt laddas upp så att driftchefen ser allt som har lagts in. BSK innefattar ekonomi, Lex Sarah (åtgärder och effekter), klagomål, statistik kring antal upprättade genomförandeplaner, kontaktperson, avvikelse samt sjukfrånvaro. Verksamhetschefen tycker att detta verktyg fungerar bra och att de månatliga uppföljningarna bjuder in till dialog. Egenkontrollen innefattar också en årlig PISrond (projekt inre säkerhet). Det finns två PIS-ombud samt skyddsombud. Egenkontroll av dokumentation görs inte men genomförandeplanerna lämnas till verksamhetschefen som läser dessa innan de läggs in i akter. Verksamhetschefen tittar på de nya genomförandeplanerna cirka tre till fyra veckor efter inflyttning samt 5

6 vid uppföljning, minst en gång per halvår. Hon går sällan in i verksamhetssystemet för att göra granskningen där. Verksamhetschefen fick återkoppling på brukarundersökningen 2014 när hon började arbeta på boendet. Undersökningen visade kundnöjdhet på 94 procent. Brukarundersökningar har inte gjorts i år men det kommer en annan modell som är utformad i en app som ska skickas till anhöriga. Verksamhetschefen har funderingar på hur hon skulle kunna göra en enkät på sin egen verksamhet för att mäta kvalitén ur olika perspektiv som avser boende, anhöriga och personal. Hon planerar också att ta med mat och måltider i egenkontrollen eftersom det är ett utvecklingsområde som ligger i fokus. Men hur mycket hon ska utveckla egenkontrollen beror på hur planeringen för fortsatt renovering av verksamheten kommer att se ut under Verksamhetschefen har en dialog med avdelningschefen för äldreomsorgen kring detta. Genom balanserat styrkort finns det en sammanfattning på de egenkontroller som görs inom detta verktyg. Genom brukarundersökningar och arbetsmiljökompassen kan man också få sammanfattningar. Vidare åtgärder Verksamheten behöver utveckla egenkontrollen av dokumentation. Genomförandeplan Utveckla genomförandeplanerna så att de mer beskriver hur insatsen ska utföras samt vad den enskilde klarar och hur man upprätthåller den enskildes förmågor. Verksamheten har arbetat vidare med att beskriva hur stödet och hjälpen ska utföras genom att använda den nya rubrikmall som har utvecklats för alla utförare i kommunen. Underrubrikerna är vad, vem, hur, när och mål. Nu skriver all personal i den nya mallen. Enligt verksamhetschefen är en del medarbetare duktiga än andra på att beskriva hur den enskilde vill ha det samt beskriva vad den enskilde klarar själv och hur man ska arbeta för att upprätthålla dennes förmågor. Verksamheten arbetar med att sätta upp mål i genomförandeplanerna. Sammanfattningsvis upplever hon att det överlag ser bra ut kring denna dokumentation. Verksamhetschefen upplever att det är omöjligt för personalen att hinna upprätta genomförandeplanen inom tre veckor efter inflytt såsom överenskommelsen säger. Anhöriga ska hinna vara med och ge information vid ankomstsamtalet vilket kan dra ut på tiden. Under uppföljningen förs en dialog kring eventuella åtgärder för att verksamheten ska kunna uppfylla kravet om att en genomförandeplan ska vara upprättad inom tre veckor efter inflytt. Till exempel om det går att tidigarelägga ankomstsamtalet, skriva mindre i den första genomförandeplanen och uppdatera senare när man har lärt känna brukaren. 6

7 Dokumentation Dokumentationen behöver utvecklas så att det går att följa ett ärende. Samtlig personal behöver ta ansvar för att dokumentera. Verksamheten har skriftliga rutiner för dokumentation, dessa finns att tillgå i datorn och i rutinpärmen. All personal utom timvikarier har tillgång till verksamhetssystemet men vissa timvikarier som har gått på rad får behålla behörigheten. All personal utom timvikarier har nyligen gått utbildning kring dokumentation i verksamhetssystemet så medarbetarna pratar nu om hur och vad som ska dokumenteras. All personal skriver journalanteckningar. Rutinen är att de flesta dokumenterar dagligen efter morgonarbetet och efter lunch. De dokumenterar direkt in i verksamhetssystemet. Därmed ska det finnas regelbundna journalanteckningar för varje boende. Verksamhetschefen upplever att personalen vet vad som ska dokumenteras enligt socialtjänstlagen. För det mesta kan personalen skilja på dokumentation som avser socialtjänstlagen och dokumentation som avser hälso-och sjukvårdslagen. Det som är svårigheten för vissa medarbetare är att kunna formulera och uttrycka sig skriftligt i svenska på grund av språksvårigheter. Det finns en dator per avdelning vilket fungerar bra. Svårigheter kring verksamhetssystemet tas upp som att det är krångligt vid in och utloggning. Det kan ta en kvart från datorstart till dokumentation. Det tar tid att hitta rätt och har man problem med språket kan dessa moment ta ännu längre tid. En synpunkt är att beställning av behörighet är krångligt. Ett önskemål är att det skulle finnas en rutin på att medarbetarna skulle få behörighet vid anställning. En positiv förändring är att verksamheten nu kan ändra behörighet, verksamhetschef kan ändra till sjuksköterska, undersköterska och assistent. Dokumentation kring fritids-och kulturaktiviteter Fritidsaktiviteter och utevistelse dokumenteras i social journal. Varje avdelning har en lista där det är tänkt att medarbetarna ska sammanställa alla aktiviteter och vad som har erbjudits under en vecka. Sedan ska denna sammanställning ligga till grund för dokumentationen i verksamhetssystemet. Här finns en brist att det inte alltid blir överfört till verksamhetssystemet. Dokumentation kring när den enskilde tackar nej eller när det blir inställt samt orsak till det ska också dokumenteras, men det görs inte. 7

8 Fokusområde granskning av innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar. Granskningen genomfördes Frågor besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner (4 stycken, 39 boenden). Notering : vid urvalet fanns två ärenden som inte hade aktuell genomförandeplan då dessa var upprättade när personerna bodde på Flottiljens äldreboende i samband med renovering av Olovslund under Inga nya genomförandeplaner har upprättats vid flytten tillbaka till Olovslund. Dessa ärenden gick därmed inte att granska utan två nya ärenden fick tas fram. Framkommer det hur insatserna ska utföras för att nå målen? I tre av fyra genomförandeplaner är det överlag beskrivet vad den enskilde kan göra själv och vad denne behöver hjälp med från personalen. Det är dock mycket bristfällig beskrivning kring hur det ska utföras. Är det beskrivet hur den enskilde vill ha det genom hela genomförandeplanen? I alla de genomförandeplaner som granskats är det svårt att veta om den enskildes behov och önskemål kommer fram, då det inte av dokumentationen framgår om den enskilde har varit delaktig vid upprättandet av genomförandeplanen. I tre av fyra genomförandeplaner beskrivs behov och önskemål mycket övergripande. Finns målsättningar uppsatta för insatser? I alla genomförandeplaner finns målformuleringar under varje huvudrubrik/behovsområde. I en av fyra genomförandeplaner är flera mål tydliga då de är vardagsnära, konkreta och realistiska. I de övriga genomförandeplanerna är målen övergripande beskrivna. Målen är ofta att den enskilde ska kunna bibehålla sina funktioner. Det leder till följdfrågor såsom: vad som är särskilt viktigt för den enskilde att bibehålla och hur man ska nå målet? Framgår det när insatsen som helhet och/eller när olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp? Av genomförandeplanerna framkommer inte när olika insatser ska följas upp, utan när hela planen ska följas upp. Är det relevant information i journalanteckningarna? I tre av fyra journaler finns regelbundna anteckningar kring när aktiviteter genomförts. Därutöver finns inte så många andra anteckningar kring händelser av vikt. I en journal finns endast en anteckning om att den enskilde har varit med på en aktivitet (under en två månaders period). Det framgår inte av någon journal när genomförandeplanen har upprättats eller uppdaterats. 8

9 Övrigt Det framgår inte av någon genomförandeplan eller journalanteckning om den enskilde har varit delaktig eller ej vid upprättandet. Utvecklingsområden avseende innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar Det går att utveckla beskrivningen av hur olika insatser och aktiviteter ska genomföras i genomförandeplanerna. Personalen måste arbeta med att synliggöra den enskilde delaktighet vid upprättandet av genomförandeplanen, att dennes behov och önskemål kommer fram mer i beskrivningen av genomförandet. Arbeta mer med målformuleringarna så att de beskriver hur den enskilde vill ha det i förhållande till nuet samt hur (mer konkret) personalen och den enskilde ska göra för att nå målet, ev. sätta vissa delmål. Att sätta datum för när olika aktiviteter/insatser ska följas upp i genomförandeplanen, utefter behovet. Att dokumentera i social journal när genomförandeplanen har uppdaterats eller upprättats så att journalen blir som en röd tråd kring händelser av vikt som rör genomförandeplanen. Även dokumentera andra händelser av vikt. Fokusområde dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar, Granskningen genomfördes Frågor besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner (4 stycken, 39 boenden). Notering : vid urvalet fanns två ärenden som inte hade aktuell genomförandeplan då dessa var upprättade när personerna bodde på Flottiljens äldreboende i samband med renovering av Olovslund. Inga nya genomförandeplaner har upprättats vid flytten tillbaka till Olovslund. Dessa ärenden gick därmed inte att granska utan två nya ärenden fick tas fram. Tas fritidsaktiviteter upp i genomförandeplanen?( individuella och gruppaktiviteter). I alla genomförandeplaner beskrivs aktiviteter övergripande och bryts inte ned i både individuella- och gruppaktiviteter. Hur, när och frekvens saknas överlag. Erbjuds aktiviteter efter den enskildes önskemål och behov? I tre av fyra journaler kan man se att aktiviteter erbjudits utifrån vad som är dokumenterat i genomförandeplanen. Det är dock svårt att granska denna fråga då alla genomförandeplaner inte hade så mycket dokumenterat kring sociala behov. 9

10 Erbjuds individuella aktiviteter? I tre av fyra journaler kan man se enstaka anteckningar kring att individuella anteckningar har erbjudits och genomförts. Dokumenteras det när utevistelse genomförs, när enskilde tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det? I tre av fyra journaler dokumenteras det när utevistelse genomförts men inte när det har erbjudits och den enskilde har tackat nej och skäl det. Dokumenteras när aktiviteter genomförs, när den enskilde tackar nej eller när det blir inställt samt orsak till det? I tre av fyra journaler dokumenteras det när aktiviteter genomförts men inte när det har erbjudits och den enskilde har tackat nej och skäl det. Hur ofta erbjuds individuella aktiviteter? (fråga ställdes under uppföljningen) Verksamheten har ingen medarbetare som enbart har ansvar för aktiviteter. Det finns ett aktivitetsombud på varje avdelning. De ska ha regelbundna möten för att planera gemensamma aktiviteter. Utifrån de schemaförändringar som har gjorts så beskrivs arbetet på en avdelning såhär: medarbetarna är uppdelade i tre grupper på den största avdelningen på elva boende fram till kl. 13:00. De boende delas på dessa grupper, personalen likaså, vilket leder till att man har mer ansvar och mer tid för att sitta med de boende. På eftermiddagen har man inte lika hög bemanning. Individuella aktiviteter som erbjuds kan till exempel vara promenader, bakning och dukning. Man kan ha aktiviteter i ett särskilt aktivitetsrum som till exempel hårvård, nagelvård och samtal mellan personal och boende. Principen är att aktiviteterna utgår från kännedom om den enskilde och vad han/hon tycker om. Hur ofta erbjuds gruppaktiviteter? (fråga ställdes under uppföljningen) Gruppaktiviteter erbjuds varje dag, inte alltid i lika stor omfattning på helgerna. Dessa aktiviteter sker på respektive avdelning. Det finns också sådant som omfattar alla avdelningar till exempel sång- och musikunderhållning. Utevistelse erbjuds varje dag. Nu har man fått pengar som kommer att användas till utflykter för de boende. Vidare åtgärder kring genomförandeplan och dokumentation Genomförandeplanerna ska vara upprättade senast tre veckor efter inflytt och följas upp efter de krav som ställs. I genomförandeplanen måste det kryssas i en ruta om den enskilde varit delaktig vid upprättandet. Har den enskilde inte varit delaktig ska detta dokumenteras i journalen. Det ska även dokumenteras vilka andra personer som har varit delaktiga vid upprättandet. I genomförandeplanen ska det stå vilka individuella- och gruppaktiviteter som den enskilde önskar delta i samt när, var och hur detta ska ske. Alla sociala journaler bör innehålla dokumentation kring när utevistelse har genomförts samt när det har erbjudits och den enskilde har tackat nej samt skäl till det. Alla sociala journaler bör innehålla dokumentation kring när aktiviteter har 10

11 genomförts samt när det har erbjudits och den enskilde har tackat nej samt skäl till det. Fokusområde Lex Sarah & klagomål Hur arbetar verksamheten kring detta för att utveckla verksamheten Verksamheten följer Järfälla kommuns klagomålsrutiner. Utanför verksamhetschefens kontor finns en låda uppsatt där man kan lämna in synpunkter och klagomål. Inför uppföljningen har en sammanställning kring klagomål och Lex Sarah för 2014 och 2015 inhämtats. Notering: viktig information från servicecenter gällande registrering av klagomålen är att om en servicehandläggare till exempel bara har skrivit ett personnummer och inte skrivit något om vilket boende det gäller, så är dessa inte med på listan. Utifrån sammanställningen kan man inte se vilka åtgärder som har vidtagits. I denna står endast kort beskrivet vad klagomålen handlar om, inget om vidtagna åtgärder. Under 2014 inkom ett klagomål och två stycken Lex Sarah rapporter. Lex Sarah rapporterna handlade om två händelser av ekonomiskt övergrepp, pengar som hade försvunnit. Det bidrog till förnyade rutiner kring ekonomiska medel. Under 2015 finns ett klagomålsärende men inga Lex Sarah rapporter. Detta klagomål handlar om synpunkter på att nuvarande ledning inte fungerar tillfredställande. När vi tar upp klagomålet under uppföljningen känner verksamhetschefen inte till det. Hon har inte fått någon återkoppling kring detta. Verksamhetschefen upplever att det finns en otydlighet i klagomålsprocessen och Artvise, systemet där klagomålen hanteras. Det upplevs om otydligt vad som ska skickas in och vart, av de som klagomål som kommer in direkt till verksamhetschef. Under uppföljningen diskuteras att det är viktigt att klagomål, avvikelser och oönskade händelser kan samlas in i ett förbättringssystem. 11