Bilaga 9 Verksamhetsuppföljningar stöd och service till personer med funktionsnedsättning

Transkript

1 Södermalms stadsdelsförvaltning Verksamhetsberättelse 2014 Bilaga 9 Verksamhetsuppföljningar stöd och service till personer med funktionsnedsättning

2 Södermalms stadsdelsförvaltning Sida 1 (11) Dnr Verksamhetsuppföljning stöd och service till personer med funktionsnedsättning Sociala avdelningen har utvecklat en metod för att arbeta med uppföljning både på individnivå och verksamhetsövergripande nivå. Stadsdelsnämnden kan därigenom regelbundet få en samlad bedömning av utförarnas verksamhet och deras kvalitet. Sociala avdelningen följer upp samtliga utförarverksamheter inom verksamhetsområde stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Verksamheter inom Sociala avdelningen som följts upp under perioden september- december 2014 Huvudman Verksamhet Inriktning Antal platser Frösunda Omsorg AB Frösunda Omsorg AB Hammarbyhamnens service- och gruppbostäder Söders korttidshem Bostad med särskild service Antal brukare från Södermalm Korttidsvistelse 25 5 Frösunda Omsorg AB Egen regi Sensus Studieförbu nd Äppelgården och Stora Blecktornets dagliga verksamheter Södermalms dagliga verksamhet Kreativt Center Daglig verksamhet Daglig verksamhet Öppen daglig verksamhet Uppföljningsmetod Verksamhetsuppföljningen har innefattat följande moment: Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren. Förvaltningen har granskat ett urval av brukarnas akter i de uppföljda verksamheterna. Granskningen har fokuserat på beställningar, genomförandeplaner och den löpande

3 Sida 2 (11) dokumentationen. Urvalet består av 20 %, men minst fem stycken, av verksamhetens individakter. Dokumentation från både beställare och utförare granskas i respektive ärende. Granskningen ska vara underlag för bedömningen om dokumentationen görs i enlighet med gällande bestämmelser det vill säga att dokumentationen är väsentlig, korrekt och tillräcklig så att den gör det möjligt att följa ärendet. Vidare görs bedömning om genomförandeplanen är aktuell och komplett och om den innehåller specifika och mätbara mål och om målen följs upp utifrån fokus på resultat för brukaren. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden och nämndmål Förvaltningen har utformat en enkät med frågor till utförarna. Frågorna fokuserar på hur verksamheterna säkerställer att utvalda väsentliga processer utförs med god kvalitet och på ett säkert sätt samt vilka resultat som uppnåtts. De processer utförarna ombeds redogöra för är åtaganden om mervärden, nämndens mål inom verksamhetsområdet och dokumentationen. Kvalitetsberättelse Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 bör verksamhet enligt SoL och LSS varje år upprätta en kvalitetsberättelse där det framgår hur man arbetar med det systematiska kvalitetsarbetet. Från och med år 2015 kommer förvaltningen att begära in kvalitetsberättelser från samtliga verksamheter. Verksamhetsbesök Vid verksamhetsbesök har resultatet av individgranskningen återkopplats och kompletterande frågor har ställts för att förtydliga enkätsvaren. Information har även inhämtats om verksamheternas system för egenkontroll, rutiner enligt lex Sarah och om hantering av synpunkter och klagomål. Skatter mm Kontroll har gjorts hos Upplysningscentralen att entreprenörerna betalar skatter och socialförsäkringsavgifter i tid. Förvaltningen begär in kopia på försäkringsbevis. Brukarundersökningar Förvaltningen har tagit del av resultaten av stadens brukarundersökningar år Hälso- och sjukvård Förvaltningens medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har följt upp att hälso- och sjukvården utförs enligt gällande bestämmelser.

4 Sida 3 (11) Resultat av uppföljningen Hammarbyhamnens service- och gruppbostäder Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat tio personakter. Aktuell genomförandeplan finns i samtliga ärenden. Målen kan vara mer specifika. Journalanteckningar förs regelbundet men kopplingen till genomförandeplanen kan bli bättre. Även uppföljningen av mål kan dokumenteras bättre. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Utifrån enkätsvaren framgår att verksamheten uppfyller nämndens mål inom verksamhetsområdet. Verksamheten har följande åtaganden om mervärden. En individanpassad aktivitet per vecka. Åtagandet uppfylls. Stort och varierat utbud av fritidsaktiviteter genom Frösunda fritidsförening. Åtagandet uppfylls. Utbildade läsombud på alla enheter. Åtagandet uppfylls. Krav på lägst gymnasial vårdutbildning vid nyrekrytering. Verksamheten har inte gjort några nyrekryteringar det senaste året. Verksamheten saknar rutin för hur man säkerställer att åtagandet uppfylls. Förvaltningen har begärt in rutin för nyrekrytering av kundnära medarbetare. Rutin inkom till förvaltningen den 1 december. Internt utbildnings- och metodstödteam (UoM) med utbildare, kurator, handledare och metodstödjare. Åtagandet uppfylls. Genomföra brukarundersökning av en extern part en gång per år. Frösunda uppger i svar till förvaltningen att 2014 års kundnöjdhetsmätning bemannas av personal från Academic Work. Frösunda anser därmed att åtagandet uppfylls. Förvaltningens bedömning är att brukarundersökningen inte genomförts av extern part och anser därmed att åtagandet inte uppfylls. Verksamhetsbesök Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 21 november. Vid besöket närvarade verksamhetschef Anita Persson-Flygare och samordnaren vid enheten Hammarby Allé Christer Sjösten.

5 Sida 4 (11) Stadens brukarundersökning 2014 Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 80 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 83 %. Svarsfrekvensen var 67 %. Hälso- och sjukvård Verksamheten har en väl fungerande hälso- och sjukvård. Bra samarbete med primärvården. Enheterna har vetskap om var de ska söka efter MAS/MAR handboken. Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Frösunda Omsorg AB betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att företaget har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal.

6 Sida 5 (11) Söders korttidshem Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat 23 personakter. Drygt hälften av genomförandeplanerna var inte upprättade inom föreskriven tid. Tre av de deltagare som saknade genomförandeplan hade nyligen påbörjat sin korttidsvistelse. Förvaltningen har gjort en fördjupad granskning av dokumentationen för fem deltagare. Granskningen visar brister i genomförandeplanerna vad gäller målformuleringar samt när och hur insatserna ska genomföras. Journalanteckningar förs regelbundet och det går att följa ärendena. I samtliga granskade akter saknas dokumentation om att insats följts upp och resultat av uppföljning. Förvaltningen har begärt in en åtgärdsplan för hur verksamheten säkerställer att dokumentationen förs i enlighet med upprättat avtal och SOSFS 2006:5. Frösunda har kommit in med en åtgärdsplan den 12 december. Av planen framgår hur Frösunda kommer att arbeta för att åtgärda bristerna i dokumentationen. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Utifrån enkätsvaren framgår att verksamheten uppfyller nämndens mål inom verksamhetsområdet. Verksamheten har följande åtaganden om mervärden. En individanpassad aktivitet per vecka. Åtagandet uppfylls. Stort och varierat utbud av fritidsaktiviteter genom Frösunda fritidsförening. Åtagandet uppfylls. Utbildade läsombud på alla enheter. Åtagandet uppfylls. Krav på lägst gymnasial vårdutbildning vid nyrekrytering. Verksamheten har inte gjort några nyrekryteringar det senaste året. Verksamheten saknar rutin för hur man säkerställer att åtagandet uppfylls. Förvaltningen har begärt in rutin för nyrekrytering av kundnära medarbetare. Rutin inkom till förvaltningen den 1 december. Internt utbildnings- och metodstödteam (UoM) med utbildare, kurator, handledare och metodstödjare. Åtagandet uppfylls. Genomföra brukarundersökning av en extern part en gång per år. Frösunda uppger i svar till förvaltningen att 2014 års kundnöjdhetsmätning bemannas av personal från Academic Work. Frösunda anser därmed att åtagandet uppfylls.

7 Sida 6 (11) Förvaltningens bedömning är att brukarundersökningen inte genomförts av extern part och anser därmed att åtagandet inte uppfylls. Verksamhetsbesök Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 31 oktober samt haft möte med verksamhetschef Anita Persson-Flygare den 26 november. Brukarundersökning 2014 Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 78 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 78 %. Svarsfrekvensen var 74 %. Hälso- och sjukvård Verksamheten har problem med att få delegeringar till sin personal avseende en brukare som kommer från en annan stadsdel. MAS i den stadsdel där brukaren bor är inkopplad på problemet och försöker att lösa det. För övrigt har verksamheten en väl fungerande hälso- och sjukvård. Enheten har vetskap om var de ska söka efter MAS/MAR handboken. Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Frösunda Omsorg AB har betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att företaget har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal.

8 Sida 7 (11) Äppelgårdens och Stora Blecktornets dagliga verksamhet Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat nio personakter. I fyra av dessa saknades aktuell genomförandeplan. Tre av sex genomförandeplaner var inte upprättade inom den tid som anges i avtal. Mål och delmål i genomförandeplaner bör vara mer specifika och mätbara. Av genomförandeplanerna framgick tydligt när och hur insatserna ska utföras. Regelbundna journalanteckningar finns i åtta av de granskade personakterna. Uppföljning av genomförandeplaner och resultatet av uppföljningar är bristfälligt dokumenterade. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Utifrån enkätsvaren framgår att verksamheten uppfyller nämndens mål inom verksamhetsområdet. Verksamheten har fyra åtaganden om mervärden. Nyanställda ska ha minst gymnasiekompetens med inriktning funktionsnedsättning och omvårdnad. Verksamheten har inte gjort några nyrekryteringar det senaste året. Verksamheten saknar rutin för hur man säkerställer att åtagandet uppfylls. Förvaltningen har begärt in rutin för nyrekrytering av kundnära medarbetare. Rutin inkom till förvaltningen den 24 november. Uppföljning av genomförandeplan två gånger per år. Av granskad dokumentation framgår inte att genomförandeplaner följs upp två gånger per år. Verksamheten saknar rutin för hur man arbetar för att säkerställa att genomförandeplan följs upp två gånger per år. Åtagandet uppfylls inte. Förvaltningen har begärt in en åtgärdsplan med angivande av hur verksamheten arbetar för att säkerställa att samtliga deltagare senast den 1 februari 2015 har genomförandeplaner som är i enlighet med vad som anges i upprättat avtal och i SOSFS 2006:5. Åtgärdsplan har inkommit den 24 november. Årlig mätning av kundnöjdhet genom externt företag. Frösunda uppger i svar till förvaltningen att 2014 års kundnöjdhetsmätning bemannas av personal från Academic Work. Frösunda anser därmed att åtagandet uppfylls.

9 Sida 8 (11) Förvaltningens bedömning är att brukarundersökningen inte genomförts av externt företag och anser därmed att åtagandet inte uppfylls. Kompetensutvecklingspaket för chefer och medarbetare. Åtagandet uppfylls. Verksamhetsbesök Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 29 oktober. Vid besöket närvarade från verksamheten verksamhetschef Helén Dahlgren. Stadens brukarundersökning 2014 Stora Blecktornet Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 83 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 85 %. Svarsfrekvensen var 83 %. Äppelgården Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 86 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 73 %. Svarsfrekvensen var 55 %. Hälso- och sjukvård I dagsläget har ingen brukare behov av hälso- och sjukvårdsinsatser under den tid som de är på daglig verksamhet. Enheten har vetskap om var de ska söka efter MAS/MAR handboken. Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Frösunda Omsorg AB har betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att företaget har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal.

10 Sida 9 (11) Södermalms dagliga verksamhet Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat nio ärenden. Aktuell genomförandeplan finns i samtliga ärenden. Målen i genomförandeplanerna är ofta specifika och mätbara. Verksamheten övergick i kommunal regi i april 2014 varför genomförandeplanerna inte hunnit följas upp annat än i ett fåtal ärenden. Journalanteckningar förs regelbundet och det går att följa ärendena. Anteckningarna kan vara något mer utförliga och mer fokuserade på kopplingen till målen. Uppföljning med fokus på åtagande om mervärden Utifrån enkätsvaren framgår att verksamheten uppfyller nämndens mål inom verksamhetsområdet. Verksamheten ska upprätta rutin för social dokumentation och för hur man upprättar och följer upp genomförandeplaner. Verksamhetsbesök Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 23 oktober. Vid besöket närvarade från verksamheten enhetschef Jessica Ulfsdotter, samordnare Britt-Marie Johansson och Monika Skoglund. Brukarundersökningar Tantolunden Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 86 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 71 %. Svarsfrekvensen var 79 %. 74 %. Zinkensdamm Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 88 %. Motsvarande resultat för år 2013 var 83 %. Svarsfrekvensen var 68 %. Hälso- och sjukvård Personal har delegeringar för att kunna ge brukarna medicin vid behov. Enheterna har vetskap om var de ska söka efter MAS/MAR handboken. Kreativt Center Kreativt Center är en öppen daglig verksamhet för vuxna personer med synnedsättning. Södermalms stadsdelsnämnd har fått uppdrag av kommunfullmäktige att svara för att det i staden finns en sådan daglig verksamhet. Eftersom verksamheten inte är lagbunden begränsas uppföljningen till nedanstående områden. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Verksamheten har fyra åtaganden om mervärden.

11 Sida 10 (11) Aktiviteter: Minst tolv olika aktiviteter som regelbundet förekommer en gång per vecka samt därutöver minst en aktivitet som förekommer minst en gång per månad. Minst åtta av aktiviteterna ska vara helt utan kostnad för besökarna. Åtagandet uppfylls. Lokaler: Lokalerna ska vara belägna på Medborgarplatsen. Åtagandet uppfylls. Öppettider: Öppethållande minst 35 timmar per vecka, varav minst en på kvällstid (efter kl ). Åtagandet uppfylls. Information: Regelbundet och planerat uppsökande arbete, personliga inbjudningar och andra aktiviteter som kan leda till att personer ur målgruppen nås för vilka annonsering inte är tillräcklig samt, därutöver annonsering i fler tidningar eller andra medier. Åtagandet uppfylls. Verksamhetsbesök Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 20 oktober. Vid besöket närvarade från Kreativt Center projektledare Inger Hugardt och ansvarig för konst/keramik Annika Strådahl. Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Sensus Studieförbund har betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att företaget har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal.

12 Sida 11 (11) Avdelningens samlade bedömning Förvaltningen bedömer att de uppföljda verksamheterna uppfyller de krav som kan ställas utifrån gällande lagstiftning, förordning, föreskrifter, stadens riktlinjer och upprättade avtal. Syftet med verksamhetsuppföljning är även att identifiera förbättringsområden för att på så sätt utveckla verksamheten. Förvaltningen konstaterar att verksamheterna arbetar målmedvetet med att utveckla och förbättra genomförandeplaner och den löpande dokumentationen. För att utveckla beställningarna ges även en återkoppling av resultatet av granskningen till beställarenheterna. Uppföljning av individärendena med fokus på resultat Aktuella genomförandeplaner finns i de flesta granskade ärenden. Önskvärt är att genomförandeplanerna innehåller mer konkreta och mätbara mål och delmål som därmed är lättare att följa upp. Vidare är det svårt att följa utvecklingen från målformulering till måluppfyllelse. Det saknas ofta en dokumenterad beskrivning av resultatet/effekten av insatsen, även i de fall det finns dokumenterat att uppföljning har skett. Ett utvecklingsområde är att utföra och systematiskt dokumentera resultatet från uppföljningar. I de flesta granskade ärendena förs regelbundna journalanteckningar vilket gör det möjligt att följa ärendena. Journalanteckningarna är väsentliga och korrekta. Uppföljning av avtal, mervärden och åtagande mm Av enkätsvaren framgår att utförarna har påbörjat arbetet med att kartlägga väsentliga processer och rutiner i syfte att säkerställa en god kvalitet i verksamheten. Utförarna ger bra beskrivningar av vad de gör för att uppnå verksamhetens mål men beskrivningen av hur de säkerställer att målen uppfylls kan bli bättre. Förvaltningens verksamhetsuppföljningar visar att de flesta av entreprenörernas åtaganden om mervärden uppfylls. I de fall där åtaganden om mervärden inte uppfylls har förvaltningen begärt och fått in åtgärdsplaner.