Förstärkt tillsyn av kommunens insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning enligt SoL och LSS Socialstyrelsens dnr 9.

Transkript

1 KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING SOCIAL OMSORG TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (8) Handläggare: Matilda Ekström Sundberg Telefon: Till Kungsholmens stadsdelsnämnd sammanträde Förstärkt tillsyn av kommunens insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning enligt SoL och LSS Förvaltningens förslag till beslut Kungsholmens stadsdelsnämnd överlämnar föreliggande redogörelse och handlingar till Socialstyrelsen. Karin Norman Stadsdelsdirektör Lisbeth Rieser Avdelningschef Bakgrund Regeringen har uppmärksammat att personer med psykisk funktionsnedsättning har svårt att få sina behov tillgodosedda. Med anledning av detta genomförde Socialstyrelsen tillsyn under 2011 avseende kommunernas insatser i form av boende och boendestöd för personer med psykisk funktionsnedsättning. Vid Kungsholmens stadsdelsförvaltning genomfördes tillsynen i maj 2011 på socialpsykiatriska utförarenheten, särskilt avseende boendestödsgruppen och dåvarande gruppbostaden Fleminggatan 113. Tillsynen omfattade även handläggning och dokumentation vid socialpsykiatriska beställar- respektive utförarenheten. Gruppbostaden Fleminggatan 113 är avvecklad från och med då hyresvärden sagt upp avtalet. De boende har erbjudits andra boendealternativ. Av Socialstyrelsens beslut beträffande tillsynen framgår att nämnden ska: - Redovisa en plan för hur nämnden efter årsskiftet avser att utarbeta och fastställa rutiner för fel och brister samt hur rutinerna ska implementeras hos personalen. - Upprätta rutiner om Lex Sarah, upprättas enligt SOSFS 2011:5 samt säkerställa att all personal känner till rapporteringsskyldigheten. matilda.ekstrom.sundberg@stockholm.se

2 SID 2 (8) - Att dokumentation i samband med genomförande av insatser sker enligt gällande regelverk. - Att det finns den bemanning med den kompetens som krävs för att utföra socialtjänstens uppdrag och uppgifter. - Att dokumentation enligt patientdatalagen (2008:355) PDL inte blandas med socialtjänstens löpande anteckningar. Redovisning av vidtagna åtgärder ska ha inkommit till Socialstyrelsen senast den 31 mars Ärendets beredning Ärendet har beretts inom avdelning Social omsorg, (omfattar individ- och familjeomsorg och funktionshinderomsorg). Ärendet Tillsyn och granskning genomfördes genom - intervju med enhetschefen för gruppbostaden och boendestödsgruppen (utförarenheten) - gruppintervju med två boendestödjare avseende gruppbostaden - gruppintervju med två boendestödjare - gruppintervju med två socialsekreterare (beställarenheten) - ingen enskild ville bli intervjuad - granskning av akter avseende tio personer, tre kvinnor och sju män - granskning av dokumentation i samband med genomförande av insatser har genomförts avseende elva personer, fem kvinnor och sex män. - Ledningen för verksamheten har tagit del av en sammanställning av tillsynen och inkomna synpunkter har beaktats och redovisats i texten. Socialstyrelsens tillsyn och bedömning Nedan följer en kort sammanfattning av Socialstyrelsens tillsyn och bedömning, därefter beskrivs respektive begäran om åtgärd från Socialstyrelsen. För en utförligare redovisning av Socialstyrelsens tillsyn och bedömning hänvisas till bilagda beslut från Socialstyrelsen.

3 SID 3 (8) Socialstyrelsens beslut Planering och styrning av verksamheten 1) Socialstyrelsen genomförde tillsynen i maj 2011 och bedömer att fel och brister inte sammanställs systematiskt på en övergripande nivå i syfte att kvalitetssäkra personalens arbete för en verksamhet av god kvalitet. - Nämnden ska redovisa en plan för hur nämnden efter årsskiftet avser att utarbeta och fastställa rutiner för fel och brister samt hur rutinerna ska implementeras hos personalen. Förvaltningens svar: Avvikelser avseende insatser enligt socialtjänstlagen, SoL hanteras genom löpande avvikelserapportering från utförarenheten till beställarenheten. Avvikelser av annan orsak, t.ex brist i vårdkedjan, frånvaro, sjukdom eller liknande, rapporteras till närmsta arbetsledare eller till enhetschefen. Enhetschefen sammanställer avvikelserna samt skickar avvikelse till den det berör, såsom primärvården, psykiatrin eller sjukhus. Avvikelsen dokumenteras alltid i dokumentationssystemet ParaSol. Uteblivna insatser är exempel på fel och brister som rapporteras till beställaren och dokumenteras i den enskildes journal, men som hittills inte har sammanställts systematiskt. Utförarenheten har påbörjat ett arbete med att varje månad gå igenom och analysera uteblivna insatser, för att ta reda på vilka mönster som finns. Det kan handla både om att brukaren avbokar, inte släpper in boendestödjaren eller att denne är sjuk och brukaren avböjer en ersättare. Syftet är att förebygga och sänka antalet avbokade insatser. Varje vecka går beställarenheten igenom alla avbokningar från boendestödsgruppen, för att se hur stor frånvaron är. Detta material används för analys vid uppföljning med varje enskild brukare och med utförarenheten. Närvarorapport lämnas regelbundet från alla insatsutförare till beställarenheten. Förvaltningen avser att under 2012 se över uteblivna insatser på en övergripande nivå för att få bättre kontroll på resursanvändningen. - Kvalitets och ledningssystem (SOSFS 2011:9). Nämnden ska i enlighet med föreskriftens 4 kap 4 utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras.

4 SID 4 (8) Förvaltningens svar: Under 2010 har stadsdelsnämnden tagit fram ett övergripande kvalitets- och ledningssystem (se bilaga 2). I detta framgår att fel och brister identifieras, dokumenteras och åtgärdas och att vidtagna åtgärder följs upp. Om en händelse inträffat som medfört att en brukare kommit till allvarlig skada eller kunde ha kommit till skada görs en händelseanalys. Om denna händelseanalys visar att ett allvarligt missförhållande råder ska en anmälan enligt Lex Sarah göras. Utifrån det övergripande kvalitets- och ledningssystem har samtliga enheter inom avdelning Social omsorg under 2011 brutit ned nämndens kvalitets- och ledningssystem på enhetsnivå och tagit fram rutiner för respektive verksamhet (se exempel i bilaga 3- kvalitets- och ledningssystem för socialpsykiatriska utförarenheten och bilaga 4 för vuxenenheten). Revidering enligt SOSFS 2011: 9 kommer att genomföras. Förvaltningen har ett systematiskt kvalitetsarbete där de myndighetsutövande enheterna (familjeenheten, vuxenenheten - missbruk och socialpsykiatri samt enheten för personer med funktionsnedsättning har egenkontroll genom aktgranskning avseende myndighetsutövningen. Därtill genomför förvaltningen på en övergripande nivå regelbunden internkontroll av dessa enheters myndighetsutövning genom aktgranskning avseende dokumentation och beslut. (Se bilaga 5- internkontroll vuxenenheten-socialpsykiatri). Utförarenheterna inom socialpsykiatrin drivs i intraprenadform. Kvaliteten säkerställs genom en årligen återkommande avtalsuppföljning. Samtliga avtalsuppföljningar genomförs av verksamhetsplanerare och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) enligt följande: -besök i verksamheten -samtal med enhetschef, samordnare, vårdare och sjuksköterska (i förekommande fall) -genomgång av rutiner och aktuella dokument för verksamheten samt -stickprovskontroll av dokumentation kring brukarna. (Se bilaga 6- sammanfattning avtalsuppföljning 2011 gruppbostaden Fleminggatan 113 och boendestödjare) 2)Socialstyrelsen bedömer att förvaltningen ska utarbeta en plan för arbetet med klagomål och synpunkter. - Nämnden ska redovisa en plan för hur nämnden efter årsskiftet avser att utarbeta och fastställa rutiner för mottagande och utredning av klagomål

5 SID 5 (8) och synpunkter samt redovisa hur rutinerna ska implementeras hos personalen. Förvaltningens svar: Förvaltningen har dokumenterade rutiner för hantering av synpunkter och klagomål. Särskild blankett för att lämna klagomål finns via förvaltningens e-tjänst. Samtliga inkomna klagomål registreras och besvaras på respektive enhet. Alla klagomål kategoriseras därefter, samt redovisas återkommande i tertialrapporter och årsredovisningar (se bilaga 7 rutiner och bilaga 8 ang. klagomål under 2011). Klagomålen, dess åtgärder och hur man ska förbättra, diskuteras med personalen och rutiner för klagomålshanteringen ska implementeras hos personalen genom att dessa återkommande tas upp på arbetsplatsträffar (APT) och metoddagar. 3)Socialstyrelsen bedömer att personal i utförarverksamheterna känner till och har rutiner för anmälan av allvarliga missförhållanden enligt 14 kap 2 SoL, Lex Sarah. Socialsekreterarna känner enligt Socialstyrelsen inte till om särskild rutin eller anmälningsblankett finns. - Nämnden ska upprätta rutiner om Lex Sarah, upprättas enligt SOSFS 2011:5 samt säkerställa att all personal känner till rapporteringsskyldigheten. Förvaltningens svar: Utförarenhetens och beställarenhetens chefer har gått Stockholms stads utbildning om de nya bestämmelserna i Lex Sarah i september De nya bestämmelserna har skrivits in i befintliga rutinpärmar även inom beställarenhetens verksamhet. Bestämmelserna har diskuterats på metoddagar och vid ärendedragningar. Bestämmelserna kommer fortlöpande att följas upp i avseendet om är de kända och att de tillämpas. Av stadsdelsförvaltningens tjänsteutlåtande från framgår att förvaltningen tagit fram rutiner för rapporteringsskyldigheten i Lex Sarah (se bilaga 9). Dessa rutiner har beslutats på stadsdelsnämndens sammanträde , efter Socialstyrelsens tillsynsbesök. Respektive verksamhet inom avdelning Social omsorg har gått igenom dessa rutiner med sin personal och ska vara en återkommande punkt på APT (arbetsplatsträffar).

6 SID 6 (8) Kvalitet och innehåll i verksamheter för boende och boendestöd samt behovsstyrt, planerat och samordnat stöd till enskilda 5)Socialstyrelsen vill uppmärksamma ledningen på ansvaret för att säkerställa att det finns den bemanning och den kompetens som krävs för att utföra socialtjänstens uppdrag. - Nämnden ska tillse att det finns den bemanning med den kompetens som krävs för att utföra socialtjänstens uppdrag och uppgifter. Beviljade insatser ska verkställas fullt ut. Om beslut inte verkställs är det en brist i verksamheten som ska åtgärdas. Förvaltningens svar: Förvaltningens bedömning är att det finns den bemanning som krävs för att utföra socialtjänstens uppdrag. Av tio boendestödjare har åtta grundutbildning på gymnasienivå - mentalskötarutbildning eller gymnasiets omvårdnadsprogram. Åtta boendestödjare har gått kurs i ESL-pedagogik (Ett självständigt liv), därtill finns boendestödjare som gått introduktionsutbildning i KBT, utbildning i MI (Motiverande samtal), neuropsykiatrisk grundutbildning eller Ersta Sköndals utbildning i socialpsykiatri. Alla icke-verkställda beslut rapporteras till Socialstyrelsen och beviljade insatser verkställs snarast möjligt. Vad a vser beslut om bostad kan dock väntetiden bli upp till ett år, då förvaltningen är hänvisad till att invänta bostad från stadens gemensamma förmedlingskansli, alternativt köpa plats i annan kommun eller i privat verksamhet. I övrigt vill förvaltningen informera om att vid socialpsykiatriska beställarenheten erhöll 99 % av brukarna två uppföljningar enligt DUR under ett instrument för utredning, bedömning och uppföljning inom socialpsykiatrin. Handläggning och dokumentation, genomförandeplan samt dokumentation i genomförandet 6)Socialstyrelsen konstaterar brister i handläggning och dokumentation avseende beställarenheten och i dokumentationen avseende utförarenheten. Skriftlig ansökan saknades i flera akter. Aktuella vårdplaner saknades i vissa akter. Sammanfattande journalanteckningar saknades avseende utförardokumentation. Dokumentation som tillhör hälso- och sjukvården ska

7 SID 7 (8) hållas separerade från dokumentation enligt socialtjänstlagen. - Att dokumentation i samband med genomförande av insatser sker enligt gällande regelverk och att dokumentation enligt patientdatalagen (2008:355) PDL inte blandas med socialtjänstens löpande anteckningar. Förvaltningens svar: Avseende beställarenheten finns nu korrekta rutiner för dokumentation beskrivna i enhetens rutinpärm. Dessa rutiner diskuteras på metoddagar och vid ärendedragningar. En ny rutin har införts avseende vårdplaner - socialsekreteraren begär alltid kopia av vårdplanen vid vårdplanering tillsammans med Landstinget. Personalen vid utförarenheten har genomgått utbildning i genomförandedokumentationen. Sedan finns inte längre någon dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen, HSL, då gruppbostaden Fleminggatan 113 som erbjöd vårdinsatser enligt HSL har avvecklats från detta datum. Socialpsykiatriska utförarenheten har haft en arbetsplatsförlagd halvdagsutbildning genom Socialförvaltningen i Stockholms stad avseende social utförardokumentation med fokus på beställningar och genomförandeplaner. All personal inom utförarenheten deltog i utbildningen som genomfördes 4 maj 2011 för personal vid boendestödet och den 11 maj 2011 för gruppbostadens personal. Den 18 januari 2012 har socialpsykiatriska utförarenheten genomfört ytterligare en halvdagsutbildning genom Socialförvaltningen med fokus på regelverket för dokumentation och journalföring. I samband med detta utbildningstillfälle fick samtlig personal ta del av Användarhandledning i ParaSol (bilaga 10), en lathund från Stockholms stad för utförare inom socialpsykiatrin. Utbildningen innehöll även information om att dokumentation enligt SoL och HSL ska hållas isär. På utförarenhetens veckomöten diskuteras dokumentation regelbundet mellan enhetschef och enhetens personal. Bilagor 1. Socialstyrelsens beslut Övergripande kvalitets- och ledningssystem 3. Kvalitets- och ledningssystem för socialpsykiatriska utförarenheten 4. Kvalitets- och ledningssystem för vuxenenheten

8 SID 8 (8) 5. Internkontroll vuxenenheten - socialpsykiatri. 6. Sammanfattning avtalsuppföljning 2011 gruppbostaden Fleminggatan 113 och boendestödjare. 7. Rutin för klagomålshantering 8. Förvaltningens klagomål inkomna under Rapporteringsskyldigheten i Lex Sarah 10. Användarhandledning i ParaSol