Administrativa föreskrifter Drift av särskilt boende, Lindbacken, Säffle Diarie Nr SOC2013.063 1
Innehåll 1.0 ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 UPPHANDLINGSOBJEKT... 3 1.3 BESKRIVNING AV SÄRSKILT BOENDE, LINDBACKEN... 3 1.4 UPPHANDLINGENS OMFATTNING... 3 1.5 NUVARANDE VERKSAMHETSDRIFT... 3 1.6 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 3 1.7 INTERNT ANBUD... 3 1.8 UPPHANDLANDE MYNDIGHET... 3 1.9 ANSVARIG HANDLÄGGARE FÖR UPPHANDLINGEN... 3 1.10 INFORMATION OCH VISNING... 4 1.11 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 4 1.12 SEKRETESS... 4 1.13 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING... 4 1.14 UPPLYSNING OM TILLDELNINGSBESLUT... 4 1.15 UPPHANDLINGSKONTRAKT... 4 1.16 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD... 5 1.17 SAFFLE KOMMUNS MILJÖARBETE... 5 1.18 AVLÄMNANDE AV ANBUD... 5 1.18.1 Inlämningsbevis... 5 1.19 ANBUDSTIDENS UTGÅNG... 5 1.20 ANBUDETS GILTIGHETSTID... 5 2.0 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 5 2.1 OBLIGATORISKA KRAV (SKALL-KRAV)... 5 3.0 ANBUDSÖPPNING... 5 4.0 PRÖVNING AV ANBUD... 6 4.1 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE... 6 4.2 UNDERLEVERANTÖR... 6 4.3 HÄNVISNING TILL ANNANS KAPACITET... 6 4.4 PRÖVNING AV OBLIGATORISKA KRAV PÅ ANBUD, VERKSAMHETSDRIFT... 6 4.5 RÄTTELSE AV ANBUD... 6 4.6 UTVÄRDERING AV ANBUD... 6 5.0 BILAGOR... 6 5.1 RITNINGAR... 6 2
1.0 ALLMÄN ORIENTERING Den information som lämnas i detta dokument kräver inte besvarande och dokumentet ska inte bifogas anbudshandlingarna. 1.1 BAKGRUND Säffle kommun inbjuder er att inkomma med anbud avseende verksamhetsdrift av Lindbacken, Säffle, särskilt boende för i första hand äldre enligt förutsättningar och villkor i förfrågningsunderlaget. Beställare är Socialnämnden som ansvarar för av kommunens vård och omsorg. 1.2 UPPHANDLINGSOBJEKT Verksamhetsdrift av Lindbacken 1.3 BESKRIVNING AV SÄRSKILT BOENDE, LINDBACKEN Lindbacken är ett särskilt boende med 65 boendeplatser. Platserna är fördelade på åtta (8) avdelningar, varav två (2) avdelningar med totalt 16 platser för personer med demenssjukdom. Samtliga demensavdelningar är belägna i marknivå. Det finns gemensamhetsutrymmen där olika aktiviteter hålls för de boende. Visst förrådsutrymme finns att tillgå för de boende. LÄGENHETERNA Lägenheterna är av varierande storlek. Samtliga lägenheter har egen garderob, toalett och dusch samt trinettkök. Lägenheterna är möblerade med grundutrustning såsom, säng. Vissa lägenheter har taklyft. Övriga hjälpmedel såsom t.ex. rullstolar, rollatorer, hygienstolar, fristående toalettstolar, lyftselar, glidlakan, slider och andra hjälpmedel för förflyttning förskrivs individuellt. PERSONALUTRYMME På entréplan på Lindbacken finns sjuksköterske expedition med tillhörande läkemedels rum samt ytterligare två kontorsrum. 1.4 UPPHANDLINGENS OMFATTNING Drift av Lindbacken med 65 boendeplatser. Avtalstiden är 4 år med möjlighet till förlängning på 2+2 år. 1.5 NUVARANDE VERKSAMHETSDRIFT För närvarande så står Attendo för verksamhetsdriften av Lindbacken i Säffle kommun 1.6 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Förenklat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsförfarandet medger förhandling med anbudsgivareer men upphandlingen kan komma att avslutas utan förhandling. 1.7 INTERNT ANBUD Egenregiverksamhet kommer inte att lämna anbud. 1.8 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Säffle kommun org.nr. 212000-1900. För information om Säffle Kommun i Värmland, se hemsida: www.saffle.se 1.9 ANSVARIG HANDLÄGGARE FÖR UPPHANDLINGEN Ansvarig handläggare är Thomas Axelsson, Kommunledningskontoret 3
1.10 INFORMATION OCH VISNING Beställaren kommer att arrangera en visning av boendet och i samband med detta informera om upphandlingen. Detta kommer att äga rum 2014-05-09, kl. 10:00 15:00. Adress: Lindbacken Sundsgatan 11 661 40 Säffle Anmälan skall göras till P-G Andersson Verksamhetschef LSS och socialpsykiatri E-post: per-gosta.andersson@saffle.se 1.11 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas i ett så tidigt skede som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Begäran om förtydligande/komplettering eller förändring skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 kalenderdagar före anbudstidens utgång. Begäran tillställes den upphandlande myndigheten via e-avrop. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 kalenderdagar före angiven sista anbudsdag till alla som hämtat hem förfrågningsunderlaget. Säffle kommun publicerar sina förfrågningsunderlag på Internet genom e-avrops publika databas www.e-avrop.com. Där publiceras även eventuella förtydliganden och kompletteringar. Det går inte att hämta förfrågningsunderlag på annat sätt än via e-avrop. 1.12 SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighetsoch sekretesslagen till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Uppgifter kan även omfattas av sekretess efter detta. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att upphandlingssekretess upphört skall skriftligen komma in med en begäran om sekretess som innehåller en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 1.13 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivareer att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet att avbryta. Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud om inget anbud motsvarar ställda krav eller om offererade priser inte ryms inom budgetramarna eller om inkomna anbud annars bedöms som oförmånliga. Upphandlingen kan även komma att avbrytas med anledning av politiska beslut. Upphandlingen kan också komma att avbrytas om inte tillräcklig konkurrens uppstår, dvs. om det inkommer för få anbud. 1.14 UPPLYSNING OM TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om vilken eller vilka anbudsgivareer som tilldelas kontrakt lämnas till alla anbudsgivareer i den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. 1.15 UPPHANDLINGSKONTRAKT Efter tilldelningsbeslutet tecknas ett upphandlingskontrakt med antagen anbudsgivare alternativt antagna anbudsgivare. Kontraktet är skriftligt och baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. 4
Tilldelningsbeslutet utgör inte någon civilrättslig accept av anbudet. Upphandlingskontrakt kan tecknas tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutet. Förutsättningen för att avtalet skall bli bindande är att upphandlingskontrakt undertecknats av alla parter i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat avtalen. 1.16 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD Saffle kommun medger inte ersättning för upprättande av anbud. 1.17 SAFFLE KOMMUNS MILJÖARBETE För att medverka till en bättre livsmiljö och en minskad klimat- och miljöpåverkan så jobbar kommunen kontinuerligt med att förbättra det interna miljöarbetet. Genom att ställa externa miljökrav (Miljöstyrningsrådets direktiv) på anbudsgivaren så ser kommunen till att bästa möjliga miljötekniken på marknaden tillämpas. Kommunen tillämpar även egna ytterligare krav för att minska utsläpp av växthusgaser, minska energiförbrukningen samt för att förbättra arbetsförhållandena för kommunens anställda. Tilldelning av kontrakt Kontrakt kommer att tilldelas den anbudsgivareen som enligt Säffle kommuns bedömning täcker Kommunens behov av verksamhetsdrift av Lindbacken, Säffle. 1.18 AVLÄMNANDE AV ANBUD Anbudet skall lämnas elektroniskt i direkt anslutning till upphandlingens annons på https://www.e-avrop.com. Ett användarkonto måste registreras på www.e-avrop.com för att anbud ska kunna avlämnas. Det rekommenderas att inte vänta med registreringen av användarkonto. För mer information om hur anbud lämnas, klicka på länken nedan: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm För en film som visar hur anbud lämnas, klicka på länken nedan: https://www.e-avrop.com/information/capture/upphandling/anbudsinlamning Anbud som inkommer på annat sätt kommer inte att prövas 1.18.1 Inlämningsbevis Det inlämningsbevis som genereras i samband med avlämnandet av anbud ska på begäran kunna visas upp för kommunen. Inlämningsbeviset ska således inte sändas till kommunen tillsammans med anbudshandlingarna. 1.19 ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbudet skall vara kommunen tillhanda senast 2014-05-27. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 1.20 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud skall vara bindande3 månader från anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.0 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 OBLIGATORISKA KRAV (SKALL-KRAV) Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skall-krav). Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att alla dessa obligatoriska krav är uppfyllda. Kraven avser krav på anbudsgivareen, på anbudet och på efterfrågade tjänster. Man lämnar elektroniskt svar på dessa och man fyller i direkt i E-avrop. 3.0 ANBUDSÖPPNING Anbudsöppning kommer att ske den 2014-05-28 5
Varje anbudsgivare som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 4.0 PRÖVNING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden. 4.1 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren prövas mot de kvalificeringskrav som ställs i detta förfrågningsunderlag. 4.2 UNDERLEVERANTÖR Om anbudsgivaren avser att anlita underleverantör från avtalsstart skall detta anges i anbudet, samt uppgifter om underleverantören bifogas. 4.3 HÄNVISNING TILL ANNANS KAPACITET Om anbudsgivaren ska hänvisa till annans kapacitet skall dokument bifogas som visar hur anbudsgivaren förfogar över de åberopade resurserna. 4.4 PRÖVNING AV OBLIGATORISKA KRAV PÅ ANBUD, VERKSAMHETSDRIFT Kvalificerade anbudsgivareer prövas i avseende på de obligatoriska krav som ställs på anbudet och på efterfrågade verksamhetsdrift av Lindbacken. Kommunen förbehåller sig rätten att förkasta anbud som man inte anser uppfylla kraven eller inte har efterfrågad minimikapacitet. 4.5 RÄTTELSE AV ANBUD Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas om kommunen medger sådan rättelse. Säffle Kommun får också begära att anbud förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 4.6 UTVÄRDERING AV ANBUD Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller alla kvalificeringskrav kommer det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. 5.0 BILAGOR Bilaga 1, Mål 2014 Bilaga 2, Värdegrund Bilaga 3, Organisationsschema 5.1 RITNINGAR a3001100 Hus A/B, Plan 0, Källarplan a3001110 Hus A/B, Plan 1, Bottenvåning a3001120 Hus A/B, Plan 2 och 3 a3001200 Hus C/D/E, Plan 0, Källarplan a3001210 Hus C/D/E, Plan 1 a3001220 Hus D/E, Plan 2 a3001401 Hus A/B, Fasader a3001402 Hus A/B, D/E, C, Fasader a3001403 Hus D/E, Fasader 6