Arbetsgång i en processförbättring Signaler från Kund, VP, medarbetare eller på andra sätt om att ett förbättringsarbete behövs Processägare beslutar att inleda ett förbättringsarbete och utser processledare för åtgärden. Processledare knyter till sig förändrings-agent för metodstöd samt gör en föranalys. Föranalysens resultat: Krävs extra resurser? Nej Ja
Processledare utser resurspersoner med hjälp av förändringsagent Arbetsgången planeras utifrån PDCA Planera (PDCA) Analyser Lösningar Handlingsplan, tidsplan Informera Återkoppling till processledare och processägare DO (PDCA) Testa Check (PDCA) Kommunicera Utvärdera Ja Beslut om prioriteringar av förbättringsåtgärder Nej Förbättringsåtgärden parkeras. Dokumentation sparas till senare tillfälle
Beslut av processägare Act (PDCA) Informera om beslut - ny rutin Implementera Utvärdering, uppföljning och förvaltning. Överlämning till processägare
Föranalysens innehåll 1. Definiera syftet och kundvärdet: Varför gör vi det här? Använd gärna leanmetoden med 5 varförfrågor för att komma till roten med problemet. Se till att syftet stämmer överens med SSB:s mål. 2. Gör en målformulering: Sätt upp mätbara mål utifrån effektivitet, kvalité och arbetsmiljö. Vilken är den förväntade effekten? 3. Processförbättringens avgränsningar: Innehåll - ta reda på vad som ev redan har gjorts och som kan ha relevans för denna processförbättring Tid - när ska arbetet vara klart Resurser - inte minst medarbetarnas arbetstid! 4. Val av metod - vilken leanmetod passar bäst? 5. Noggrann dokumentering
PDCA-cirkel Implementera Analyser Lösningar Handlingsplan, tidsplan Informera Act Plan Check Do Utvärdera Ev små justeringar Tid för utvärdering oftast 30, 60 eller 90 dagar Testa Starta Viktigt att informera grundligt under Plan-stadiet. Vi ska lära av varandra, inte uppfinna hjulet på nytt Regeln är att Plan-stadiet ska få ta tid, Do -stadiet ska gå snabbt. Check-stadiet är till för att utvärdera och justera så att Act-stadiet (implementering), ska gå snabbt och vara väl förankrat. Gå flera varv vid behov. För många omtag indikerar att processen är för stor - dela upp i mindre delar.
Några leanmetoder 1. Skapa en flödeskarta över nuläget. Kartläggning: Det nuvarande tillståndet illustreras på ett långt pappersark som hängs på väggen. Post its används för att illustrera processer, lager osv. Det nuvarande tillståndet ska visualisera hela material- och informationsflödet i värdeströmmen och inte bara isolerade aktiviteter 2. Brainstorma fram en ideal process utan begränsningar 3. Analysera värdeflödeskartan och se var slöserierna finns och vilka steg som skapar värde i processen. Hitta bra mätetal! 4. Den framtida processen skapas 5. En handlingsplan skapas för att nå till den framtida arbetsprocessen. Nuvarande läge Idealt läge Framtida processen Handlingspl an Föranalys
5S: 1.Sortera redskap och material som används på arbetsplatsen. Skilj det som är nödvändigt, från det som inte är det. 2.Systematisera det som är nödvändigt så att det är lätt tillgängligt. Ge det en given lämplig plats och tag bort annat. 3.Städa regelbundet. Liten städning varje dag. Större rengöring varje vecka. 4.Standardisera de dagliga rutinerna. Använd t.ex. att-göra-listor för daglig vård av arbetsplatserna. 5.Sköt om/säkerställ att ordningen hålls, Skapa vana Odla en kultur där ordning-och-reda värderas högt Simbanor för att tydliggöra roller och/eller avdelningar:
1. Definiera problemet 2. Hitta rotorsaken 3. Hitta lösning eller lösningar 4. Värdera förslagen 5. Upprätta handlingsplan 6. Implementera 7. Följ upp Problemlösning: Hitta rotorsaken till problemet: 5 varförfrågor - 5W - för att komma till rotorsakerna till problem Problem löses normalt sett bäst i team, men 5 x Varför kan också användas individuellt 1.Formulera och skriv ner ditt problem 2.Fråga "varför" problemet uppstår. Skriv ner svaret 3.Diskutera om svaret innehåller "roten till problemet". Om svaret inte är "roten till problemet", frågar dig igen, "varför 4.Upprepa tills du nått rotorsaken till problemet Erfarenheten visar att du vanligtvis måste fråga "varför" 5 gånger innan roten till problemet identifierats Tips: Lyssna efter Vi har alltid gjort så!
Hitta orsakerna till problemet: Fiskbensdiagram 6+1 Dimensioner 1. Människa 2. Maskin PROBLEMET 3. Material 4. Metoder 5. Mätning 6. Miljö 7. Management 1.Beskriv kvalitetsproblemet, fiskhuvudet 2.Skriv ner relevanta problemområden (människa, material, metoder etc) 3.Spåna om möjliga orsaker -använd 5W -och notera eventuella orsaker -tips: använd rödtusch 4.När alla orsaker är uttömda, börja formulera eventuella förbättringar (utbildning, nya material, bättre metoder eller instruktioner, etc.) tips: använd gröntusch 5.Utvärdera möjligheten att driftsätta den bästa lösningen (kostnad vs effekt)
Handlingsplan för processförbättring Gör den så konkret som möjligt! Hitta svar på frågorna: Vad? Det exakta innehållet i varje steg? Vem ansvarar för de olika aktiviteterna och vem deltar förutom resurspersonerna? Se till att alla resurspersonerna får något att arbeta med. När? När ska aktiviteten utifrån handlingsplanen vara klar? Mätbara mål. Vad kan mätas så att vi vid en uppföljning kan se ifall vi gjort rätt sak? Avstämningsdatum regelbundet under arbetet med handlingsplanen med namngivna ansvariga. Se till att handlingsplanen är väl integrerad med övrig verksamhetsplanering. Fundera också på hur implementering ska ske: genom små piloter på några bibliotek eller över hela SSB på en gång? När ska
Förvaltning av arbetsprocessen Det är processledarens ansvar att arbetsprocessen förvaltas genom: att tydliggöra beslutsmandat och arbetsprocess för alla medarbetare målstyrningstavlor visuellt tydliga arbetsbeskrivningar på intranätet mätningar ständiga förbättringar översyn över kundvärde och standarder att fånga in signaler om fel och avvikelser: - se till att alla jobbar enligt framtagen standard - genomför vid behov en ny kartläggning att kontinuerligt stämma av mot ledningsgrupp och andra enhetschefer att tydliggöra arbetsprocessen så att förståelse för helheten skapas
Förklaringar Avdelningschef: Verksamhetscontroller: Stockholms stadsbibliotek Inga Lundén David Jonsson Processägare: Möta: Elisabeth Aldstedt Lära: Johanna Hansson Läsa: Johanna Hansson Låna: Mikael Petrén Stödprocess Administration: David Lundqvist Stödprocess Information: Anna Wåglund-Söderström Stödprocess Marknad: Eva Anzelius Jonson Processledare: Förändringsagent: Resursperson: Föranalys: PDCA: Metodstöd: Handlingsplan: Förvaltning: Utsedd av processägare att leda förbättringsarbetet Metodstöd i ett förbättringsarbete Har faktakunskap i ett förbättringsarbete Alla förbättringsarbeten behöver en mer eller mindre omfattande föranalys Se flik Föranalys Olika steg i ett förbättringsarbete. Se flik PDCA Olika metoder som kan användas i ett förbättringsarbete Se flik Olika leanmetoder Gör en tydlig handlingsplan i förbättringsarbetet Se flik Handlingsplan Ett förbättringsarbete förvaltas av processägaren Se flik Förvaltning