Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar

Biblioteket Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar för dig som använder Microsoft Word 2013 Ulla Ekström Alnarp 2016

Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar Technichal help on administrative style sheets of SLU Ulla Ekström ulla.ekstrom@slu.se Utgivningsort: Alnarp Utgivningsår 2016 Omslagsbild: Ulla Ekström Bibliografisk referens: Ekström, U. (2016). Tekniskt hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar - för dig som använder Microsoft Word 2013. Alnarp: Sveriges lantbruksuniversitet. Nyckelord: Tekniskt hjälp, Microsoft Word Sveriges lantbruksuniversitet Swedish University of Agricultural Sciences Biblioteket

Förord Detta dokument är en teknisk hjälp för dig som använder SLU:s administrativa dokumentmallar. De flesta beskrivningarna och bilderna gäller för såväl Microsoft Word 2013 som Microsoft Word 2010. Där programmen skiljer sig åt, finns beskrivning för båda. Tanken är att dokumentet ska fungera både som en uppslagsbok, när du har akuta frågor, och som en handledning som i förväg ger tips som underlättar ditt arbete. Alnarp i juli 2016, version 2 Ulla Ekström

Innehållsförteckning/Table of contents 1 SLU:s administrativa dokumentmallar 4 1.1 Vad är en dokumentmall och varför gör man den? 4 2 Öppna och spara dokument baserade på dokumentmallarna 6 2.1 Hitta SLU:s dokumentmallar och öppna en ny fil 6 2.2 Spara en egen dokumentmall 7 3 Klippa och klistra från ett dokument till ett annat 8 3.1 Klistra in oformaterad text och vid behov formatera om 8 3.2 Klistra in brödtext i dokument baserat på SLU-dokumentmall 8 3.3 Klistra in rubriker och brödtext i dokument baserat på SLU-dokumentmall 8 3.4 Klistra in punkt- och nummerlistor i dokument baserat på SLU-dokumentmall 9 3.5 Klistra in en tabell i dokument baserat på SLU-dokumentmall 9 3.6 Överföra rubriker och text om källdokumentet och måldokumentet använder olika formatmallar 9 3.7 Överföra rubriker och text från SLU-dokumentmall med bibehållen formatering 10 3.7.1 Kort textavsnitt 10 3.7.2 Längre text, särskilt protokollsutdrag 10 4 Skapa och arbeta med pdf-filer 11 4.1 Skapa pdf-fil med Word 11 4.2 Skapa pdf-fil med Adobe Acrobat Professional 11 4.3 Sammanfoga två pdf-filer med Adobe Acrobat Professional 11 4.3.1 Adobe Acrobat Pro DC 12 4.3.2 Adobe Acrobat X Pro 12 5 Textrutor med information och instruktioner 14 6 Inmatningsfält 15 6.1 Förflyttning mellan inmatningsfält 15 6.2 Ta bort oanvända inmatningsfält 16 7 Formatmallar 17 7.1 Välja formatmall i snabbformatsgalleriet 17 7.2 Formatmallarna är specialanpassade för SLU 17 7.3 Radbrytning eller styckebrytning? 18 7.4 Listor 18 7.4.1 Nästlade listor 18

7.4.2 Rätta numrering i nummerlistor 19 7.5 Citat 19 7.5.1 Referenser 19 8 Tabeller 21 8.1 Visa stödlinjer 21 8.2 Förflytta sig i en tabell 21 8.3 Inmatningsfält i tabellceller kallelser och protokoll 21 8.4 Infoga en tabell något om tabellformat 22 8.5 Rubrikrad 23 8.6 Infoga en ny rad i en tabell 24 8.6.1 I slutet av tabellen 24 8.6.2 Mitt i en tabell 24 8.6.3 I föredragningslista och protokoll 24 8.7 Ta bort tabellrader 25 8.8 Kopiera tabellrader från en kallelse till ett protokoll 25 8.9 Flytta tabellrader i visningsläge disposition 25 9 Automatisk innehållsförteckning 27 10 Ändra en dokumentmall efter dina egna önskemål 28 10.1 Kallelse ändra från dubbelsidig till enkelsidig utskrift 28 10.2 Ta bort rubriknumrering 29 11 Tips och trix för effektivare skrivarbete 30 11.1 Använd tangentbordet för att förflytta markören och markera text samt ta bort enstaka ord 30 11.2 Lär dig tangentbordskommandon 31 11.3 De dolda formateringstecknen visar varför det ser ut som det gör 32 11.4 Ta ännu mer kontroll över utformningen av texten 33

1 SLU:s administrativa dokumentmallar Det finns 13 olika dokumentmallar för administrativa ändamål. De finns alla även i engelsk översättning. Dokumentmallarna är skapade för att användas i Microsoft Word. De tekniska anvisningarna i denna hjälpskrift avser versionerna 2013 och 2010 av den svenska språkversionen av programmet. För att dokumentmallarna ska vara tydliga och lätta att använda, har några av Words många funktioner använts. Det underlättar arbetet väsentligt att vara bekant med hur funktionerna fungerar. De beskrivs i de efterföljande kapitlen i denna sammanställning. Funktionerna är: textrutor, innehållande information och instruktioner inmatningsfält med beskrivande ledtext formatmallar tabeller automatisk innehållsförteckning Se i tabell 1 vilka funktioner som ingår i vilka dokumentmallar och läs vid behov på inför det arbete du ska utföra. 1.1 Vad är en dokumentmall och varför gör man den? I en dokumentmall samlar man alla de egenskaper som man vill att ett dokument ska ha. Det kan röra sig om bredd på marginaler, utformning av sidhuvud och sidfot, paginering, formatmallar för olika typer av text. Dokumentmallen sparas i ett särskilt filformat, så att själva mallfilen inte ändras, då man skapar ett nytt dokument baserat på den. En dokumentmall underlättar för den som skriver dokumentet, eftersom skribenten inte behöver fundera på utformningen utan kan koncentrera sig på innehållet. 4

Dokumentmallar använder man också för att alla dokument av en viss typ ska likna varandra och vara igenkännbara för läsaren samt för att säkerställa att dokumentet innehåller alla delar som ska finnas i det. SLU:s dokumentmallar följer SLU:s grafiska profil och utgör en del av universitetets ansikte utåt. Tabell 1. Tillgängliga dokumentmallar och funktioner som har använts i dem Table 1. Dokumentmall Begäran X X X Beslut X X X Beslut förenklat X X X Brev X X Generell X X Intyg X X Kallelse och föredragningslista Kallelse förenklad LFN och DN Kallelse förenklad arbetsgrupper Textrutor med information Inmatningsfält Formatmallar X X X X X X X X X X X Tabeller PM X X X X Protokoll X X X X X Styrande X X X Yttrande X X X Automatisk innehållsförteckning 5

2 Öppna och spara dokument baserade på dokumentmallarna 2.1 Hitta SLU:s dokumentmallar och öppna en ny fil Alla medarbetare som har en SLU standard-pc 1 har tillgång till de administrativa dokumentmallarna genom att de skjuts ut till vars och ens dator. För att öppna en ny kopia av den mall du behöver: Gör så här i Word 2013: 1. Klicka på fliken Arkiv > Nytt. 2. Klicka på Anpassad installation. 3. Välj om du vill öppna en utskjuten SLU-mall eller en som du har skapat själv, Personal respektive Anpassade Office-mallar. 4. Välj önskad dokumentmall. Här finns SLU:s administrativa dokumentmallar Här finns egna dokumentmallar Gör så här i Word 2010: 1. Klicka på fliken Arkiv > Nytt. 2. Upptill i den panel som öppnas, klicka på Mina mallar. 3. Välj önskad dokumentmall i fönstret Nytt. 1. I annat fall, hämta filerna på Medarbetarwebben / Stöd och service / Kommunikation / Identitet & profil / Alla mallar / Wordmallar. 6

2.2 Spara en egen dokumentmall Du kanske vill spara din egen dokumentmall, där vissa uppgifter, som alltid återkommer, finns inskrivna från början. Gör så här i Word 2013: 1. Öppna en kopia av dokumentmallen i fråga. 2. Fyll i uppgifterna du vill ha förifyllda. 3. Klicka på fliken Arkiv > Spara som. 4. Klicka på Bläddra. 5. Fyll i ett namn på din dokumentmall. Ha gärna med den versionsangivelse, som finns i namnet på den ursprungliga mallfilen, så ser du lätt om det kommer ut en ny version av dokumentmallen. 6. Programmet kommer att spara filen i mappen ~\Dokument\Anpassade Officemallar (eng. ~\My Documents\Custom Office Templates. Gör så här i Word 2010: 1. Öppna en kopia av dokumentmallen i fråga. 2. Fyll i uppgifterna du vill ha förifyllda. 3. Klicka på fliken Arkiv > Spara som. 4. Fyll i ett namn på din dokumentmall. Ha gärna med den versionsangivelse, som finns i namnet på den ursprungliga mallfilen, så ser du lätt om det kommer ut en ny version av dokumentmallen. 5. Välj att spara i mappen Templates (alternativt Mallar). Du hittar en genväg till den längst upp i dialogrutans vänstra panel. I annat fall, skriv in %appdata%\microsoft\templates i adressfältet i dialogrutan Spara som och tryck på Retur för att komma dit. Klicka sedan på Spara. 7

3 Klippa och klistra från ett dokument till ett annat Att överföra text mellan dokument kan vara vanskligt, eftersom formatering kan följa med och ge problem. Här följer några tips om hur du kan göra i olika fall. Det första tipset fungerar alltid och rekommenderas i första hand men om texten är lång och du vill ha kvar t.ex. kursiveringar som finns i den, kan det bli lite arbetsamt att göra om dem. Titta då på de efterföljande tipsen. De bygger på att du är bekant med formatmallar. Om så inte är fallet, läs först kapitel 7. 3.1 Klistra in oformaterad text och vid behov formatera om Att klistra in oformaterad text är det säkraste sättet att överföra text mellan dokument. Du undviker då att format följer med från källdokumentet och ställer till problem i ditt måldokument. Gör så här: 1. Kopiera texten i källdokumentet. 2. Placera markören i måldokumentet, där du vill ha texten. 3. Klicka på den lilla rutan med texten (Ctrl), som visas intill den inklistrade texten. 4. Välj inklistringsalternativet Behåll endast text (T), det är knappen med ett versalt A på. 5. Formatera den inklistrade texten om så behövs. 3.2 Klistra in brödtext i dokument baserat på SLU-dokumentmall Att överföra brödtext bör vara problemfritt, om den i källdokumentet är formaterad med formatmallen Normal. Kopiera och klistra på vanligt sätt. Se annars avsnitt 3.1 ovan. 3.3 Klistra in rubriker och brödtext i dokument baserat på SLU-dokumentmall För att rubriker och text ska kunna klistras rakt in i måldokumentet, behöver brödtexten i källdokumentet vara formaterad med Normal och rubrikerna med Words rubrikformatmallar. Det är viktigt att rubriknivåerna är desamma i källdokumentet 8

som de ska vara i måldokumentet. I de administrativa dokumentmallarna används rubriknivåerna 2 och 3. Om inte villkoren är uppfyllda, klistra in som oformaterad text, avsnitt 3.1, och formatera rubrikerna i måldokumentet. 3.4 Klistra in punkt- och nummerlistor i dokument baserat på SLUdokumentmall Punkt- och nummerlistor måste alltid formateras om i måldokumentet. Klistra in som oformaterad text och formatera därefter. Använd de formatmallar som finns i snabbformatsgalleriet på Start-fliken. Det går bra att markera en hel lista och formatera om alla led på en gång. 3.5 Klistra in en tabell i dokument baserat på SLU-dokumentmall Du kan klistra in tabeller från såväl andra word-dokument som excel-dokument. Därefter behöver tabellerna formateras lite, för att få SLU-utseende. Gör så här: 1. Klistra in tabellen i måldokumentet. 2. Klicka på den lilla rutan med texten (Ctrl), som visas intill tabellen. 3. Välj inklistringsalternativet Använd målformatmallar (A). Knappen ser ut som ett papper med textrader på. Tabellen formateras som en tabell som du själv hade infogat i Word. 3.6 Överföra rubriker och text om källdokumentet och måldokumentet använder olika formatmallar Om käll- och måldokumenten använder olika formatmallar för rubriker och brödtexten och brödtexten innehåller kursiveringar och/eller fet stil som du vill behålla, finns ett sätt att göra det. 9

Gör så här: 1. Kopiera texten i källdokumentet. 2. Placera markören i måldokumentet, där du vill ha texten. 3. Klicka på den lilla pilen under knappen Klistra in på fliken Start. 4. Välj inklistringsalternativet Slå samman formatering (M), det är knappen med en liten vinklad pil på. Det här alternativet applicerar formatmallen Normal på all text. Därför kan t.ex. rubriker i den inklistrade texten behöva formateras i måldokumentet. 3.7 Överföra rubriker och text från SLU-dokumentmall med bibehållen formatering 3.7.1 Kort textavsnitt Du kan behöva göra utdrag ur SLU-dokument, av någon anledning, och vilja behålla SLU-formateringen i utdraget. Gör så här: 1. Kopiera texten i källdokumentet. 2. Placera markören i måldokumentet, där du vill ha texten. 3. Klicka på den lilla pilen under knappen Klistra in på fliken Start. 4. Välj inklistringsalternativet Bevara källformatering (B), det är knappen med en pensel på. 3.7.2 Längre text, särskilt protokollsutdrag Beroende på att tabellen, som innehåller protokollet, börjar till vänster om dokumentets marginal, finns risk för att text hamnar utanför papperet då man överför tabellrader till ett dokument med en annan bredd på vänstermarginalen. Därför är det bättre att spara en kopia av protokollsdokumentet och ur den ta bort all text som inte ska vara med i utdraget. Samma metod är förstås användbar i andra sammanhang. 10

4 Skapa och arbeta med pdf-filer Vissa dokument ska finnas tillgängliga i pdf-format på webben. I några av dem finns en innehållsförteckning med klickbara länkar, som leder tillmotsvarande rubrik i dokumentet. För att klickbarheten ska bevaras vid konverteringen från Word till pdf, måste konverteringen göras på rätt sätt. Det finns två metoder, välj den du föredrar. Styrande dokument hör till de dokument som ska publiceras på webben. Ett styrande dokument är alltid en bilaga till ett beslut och de två filerna ska sammanfogas till en. Sammanfoga pdf-filerna med Adobe Acrobat Professional. 4.1 Skapa pdf-fil med Word Du kan använda Words funktion för att spara om Word-filen till pdf-fil. Gör så här: 1. Klicka på Arkiv > Spara som. 2. Välj alternativet PDF (*pdf) i listan med filformat. 3. Spara. 4.2 Skapa pdf-fil med Adobe Acrobat Professional Du kan inte använda Acrobat Reader för att skapa pdf-filer. Det måste vara programversionen Professional som används. Den kan alla anställda få i sina datorer. Gör så här: 1. Klicka på fliken Acrobat. 2. Klicka på knappen Skapa PDF. 3. Välj namn på filen och spara den. 4.3 Sammanfoga två pdf-filer med Adobe Acrobat Professional Med Acrobat kan du redigera pdf-filer på många sätt. Här visas hur du sammanfogar två pdf-filer. 11

4.3.1 Adobe Acrobat Pro DC 1. Öppna det ena av dokumenten som ska läggas samman. 2. Klicka på Verktyg i dokumentfönstrets ovankant. 3. Klicka på Ordna sidor. 4. Klicka på Infoga. 5. Välj Från fil. 6. Bläddra fram det andra dokumentet, som ska läggas samman. 7. Välj var dokument 2 ska infogas i dokument 1. 8. Klicka OK. 4.3.2 Adobe Acrobat X Pro 1. Öppna det ena av dokumenten som ska läggas samman. 2. Klicka på Verktyg för att öppna verktygspanelen. 3. Expandera Sidor. 4. Klicka på Infoga från fil. 5. Bläddra fram det andra dokumentet, som ska läggas samman. 6. Välj var dokument 2 ska infogas i dokument 1. 7. Klicka OK. 12

Figur 1. Verktygspanelen i Adobe Acrobat Professional. 13

5 Textrutor med information och instruktioner I dokumentmallarna finns information och instruktioner i textrutor. I vissa fall även information om version av dokumentet. Det går bra att flytta en ruta som ligger i vägen. Klicka på linjen, som omger rutan, håll ner musknappen och dra rutan till önskad plats. Textrutan ska förstås inte finnas kvar i den slutliga versionen av dokumentet. Ta bort den genom att klicka på den omgivande linjen och trycka på Delete-tangenten. Figur 2. Textruta i beslutsmallen. 14

6 Inmatningsfält Det första du möter då du öppnar en ny kopia av en dokumentmall är dokumentets huvud med SLU:s logotyp. Under vinkeln i logotypen finns det första inmatningsfältet för text, avsett att skriva in dokumentets avsändare i. Klicka i fältet eller tryck en gång på högerpilen så grå (Word 2013)- eller blå (Word 2010)-markeras inmatningsfältet. Sådana inmatningsfält finns i alla de administrativa dokumentmallarna, på platser där du förväntas fylla i text. Kännetecknande för inmatningsfälten är att de innehåller gråfärgad ledtext och omges av hakparenteser. Ett annat slags inmatningsfält, som återfinns i styrande dokument, är det som innehåller en lista med alternativ att välja mellan. Klicka på pilen i högerkanten av inmatningsfältet och välj relevant alternativ. 6.1 Förflyttning mellan inmatningsfält Det enklaste och snabbaste sättet att förflytta sig från ett inmatningsfält till nästa är att trycka på tabb-tangenten. Backa till föregående fält med Shift+Tabb. Att tabba sig från ett inmatningsfält till nästa fungerar för många inmatningsfält för text. Dock inte alla, och det beror på att det finns tre typer av inmatningsfält för text. De är användbara i olika situationer. Typerna är: 1. Inmatningsfält som inte medger någon form av manuell rad- eller styckebrytning. Endast automatisk radbrytning fungerar. Tabba dig vidare! 2. Inmatningsfält som medger manuell rad-brytning. Tabba dig vidare! 3. Inmatningsfält som medger såväl manuell rad-brytning som stycke-brytning. Det går inte att tabba sig vidare till nästa inmatningsfält. Ett tryck på tabb-tangenten flyttar markören till nästa tabbläge. 15

När du har skrivit i ett inmatningsfält av typ 3, kan du ta dig till nästa inmatningsfält genom att använda piltangenterna klicka med musen i fältet. Läs i avsnitt 7.3 om skillnaden mellan rad- och stycke-brytning. 6.2 Ta bort oanvända inmatningsfält Ta alltid bort, eller dölj, inmatningsfält som inte ska användas, t.ex. inmatningsfältet för bilagenamn i dokumentmallen för begäran, om bilagor saknas. Ett icke ifyllt inmatningsfält kommer annars att synas i utskrift. Ställ markören i fältet och tryck två gånger på backstegs-tangenten, så tas det bort. Det går också bra att markera ett inmatningsfält och omgivande text/rubriken ovanför och ta bort allt samtidigt. Ett inmatningsfält kan döljas i utskrift om man skriver ett mellanslag i det. Då finns fältet kvar och upptar utrymme i dokumentet 2. Huruvida det är önskvärt eller inte, får avgöra om fältet ska finnas kvar. 2. Om du sparar dokumentet med ett annat namn (Spara som ), kommer inmatningsfältet att visas igen, så mellanslaget behöver skrivas på nytt. Lätt att missa, så var uppmärksam på det. 16

7 Formatmallar När man har formaterat en text med teckensnitt, teckenstorlek, stil etc. och sparat inställningarna under ett namn, t.ex. Min rubrik, har man skapat en formatmall. För att använda formatmallen Min rubrik, placerar man markören i ett stycke, som ska vara en rubrik, och väljer formatmallsnamnet Min rubrik i en lista med formatmallsnamn. Rubriken blir rätt formaterad utan att du behöver komma ihåg formatmallens inställningar! I Words medföljande dokumentmall Normal finns många formatmallar. Dem kan man ändra. Då behåller formatmallen sitt namn men texten får ett annat utseende. Läs mer under avsnitt 7.2. 7.1 Välja formatmall i snabbformatsgalleriet Det finns flera sätt att komma åt listan med tillgängliga formatmallar i Word men i snabbformatsgalleriet på Start-fliken finns alla de formatmallar du har att välja mellan i just det dokumentet. Veckla ut listan och välj den formatmall du vill använda. På knapparna för respektive formatmall visas hur texten kommer att se ut, då formatmallen används. 7.2 Formatmallarna är specialanpassade för SLU I alla SLU:s administrativa dokumentmallar är de i programmet medföljande formatmallarna Rubrik 2 och Rubrik 3, punkt- och nummerlistor, indragna punkt- och nummerlistor samt citat anpassade efter SLU:s grafiska profil. I dokumentmallarna för kallelse finns också de SLU-egna formatmallarna Rubrik kursiv, Rubrik med bokstav och Rubrik med siffra. I protokollsmallen finns formatmallen Underrubrik 3. Rubriker som inleds med en siffra eller en bokstav numreras automatiskt, d.v.s. om man lägger till eller tar bort en rubrik mellan två andra rubriker, numreras efterföljande rubriker om. Vill du veta vilken formatmall som har använts för att formatera ett stycke? Placera markören i stycket i fråga och titta i snabbformatsgalleriet på Start-fliken. 17

7.3 Radbrytning eller styckebrytning? Efterhand som du skriver i ett ordbehandlingsprogram, hamnar texten på en ny rad varje gång föregående rad är full. Programmet radbryter texten automatiskt. Ibland kan du själv vilja att en bit text ska börja på en ny rad, t.ex. i en adress. Då måste du lägga in en manuell radbrytning. Den måste du hålla isär från styckebrytningen. Det är två olika funktioner, som får olika konsekvenser för texten. Efter en manuell radbrytning fortsätter du att skriva i samma stycke som förut. Texten på den nya raden hör ihop med texten tidigare i stycket. Texten formateras likadant, därför att du använder samma formatmall. Du åstadkommer en manuell radbryning genom att trycka på Shift+Enter. Efter en styckebrytning skriver du i ett nytt stycke. Nytt stycke används för att strukturera texten. Text som står i samma stycke hör ihop och är innehållsmässigt skild från det som står i andra stycken. Undantag är t.ex. då man använder en punkt- eller nummerlista, där leden ligger i varsitt stycke men innehållsmässigt hör ihop med varandra och med stycket som föregår listan. Då man vill använda en annan formatmall, måste man göra en styckebrytning först. Rubriker ligger i egna stycken. Du skapar ett nytt stycke genom att trycka på Enter. 7.4 Listor Ibland är det praktiskt att presentera något i form av en lista, punktad eller numrerad. I SLU-dokument finns SLU-formatmallar för punkt- och nummerlistor. När du gör en lista, ska du använda dem: Välj formatmall Numrerad lista eller Punktlista i snabbformatsgalleriet på Startfliken. När du ska skriva vanlig text igen, välj formatmallen Normal för textstycket. 7.4.1 Nästlade listor Både punkt- och nummerlistor finns i två varianter: en som börjar i vänsterkanten och en som är indragen. Använd den indragna varianten om du behöver göra nästlade listor (lista i lista). Här ett exempel på en nästlad lista: Att ta med på resa: toalettsaker tvål tandkräm tandborste strumpor etc. 18

7.4.2 Rätta numrering i nummerlistor Om du gör flera nummerlistor i ett arbete, kommer punkterna att numreras löpande genom hela dokumentet. Om du vill att numreringen i en ny lista ska börja på 1, gör så här: 1. Högerklicka på det första numret i listan. 2. Välj alternativet Starta om vid 1. 7.5 Citat Citat återges alltid ordagrant. Ett kort citat anges inom citattecken. I svensk text används tecknet före och efter citatet. Om det finns ett citat i citatet, avgränsas det med tecknet. Exempel: Efter den ovanligt fina sommaren är det många som kommer tillbaka till jobbet med inställningen att de har laddat batterierna och är redo för nya tag. 3 För citat, som är längre än ca en rad, finns en särskild formatmall där stycket är indraget i vänsterkanten. Du hittar formatmallen Citat i snabbformatsgalleriet på Start-fliken. Nedanstående citat kommer från sidan 45 i SOU 2015:35 4. En högre andel av de boende i glesbygd är företagare jämfört med riket som helhet. För många människor på landsbygden är det nödvändigt att vara mångsysslare och att kombinera olika verksamheter för att kunna försörja sig. Därför handlar servicefrågorna inte bara om att människor ska ha tillgång till matvaror och annan grund-läggande service. De handlar också om att landsbygdsföretag ska ges rimliga förutsättningar för sin verksamhet och möjlighet att utvecklas. 7.5.1 Referenser Det måste alltid framgå varifrån ett citat är taget. Antingen kan du i anslutning till citatet - skriva en hänvisning till en fotnot där hela referensen skrivs in eller skriva hela referensen i en parentes efter citatet. Välj metod utifrån att läsaren inte ska bli störd av referensen i sin läsning. En referens ska skrivas så att läsaren kan återfinna källan och den citerade texten. Det finns olika sätt att skriva referenser. SLU-biblioteket ger stöd för det s.k. Harvardsystemet åt studenter och forskare. Där kan du, som administratör, också hitta tips om vilka uppgifter som behöver finnas med i en tydlig referens. Från SLUbibliotekets startsida på webben (eller länken i detta dokument) letar du dig fram 3. Freitas J. de (2010). Svårt att lagra solenergin, Sydsvenskan, 31 augusti. 4. Utredningen Service i glesbygd (2015). Service i glesbygd. Stockholm: Fritzes. (Statens offentliga utredningar 2015:35), del 1 av 2. 19

via SLU-biblioteket / Skriva och referera > Skriva referenser. Där finns tips på hur olika typer av referenser anges, bl.a. lagar, offentliga dokument och webbsidor. Ibland kan det vara bra att ha med sidnumret i referensen men det är inte alltid nödvändigt. 20

8 Tabeller Tabeller är användbara för många ändamål men de kräver också en del kunskap av den som arbetar med dem. I dokumentmallarna för kallelser och protokoll finns tabeller infogade och formaterade för sina ändamål. I övriga dokumentmallar kan du själv infoga tabeller på vanligt sätt. 8.1 Visa stödlinjer I en utskriven tabell vill man inte ha linjer som visar alla tabellceller men då man arbetar med tabellen underlättar det att se dem. Därför kan man visa stödlinjerna. De syns på skärmen men inte i en utskrift. Gör så här, om du saknar stödlinjer i tabellerna: 1. Placera markören i en tabell. 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Visa stödlinjer. 8.2 Förflytta sig i en tabell Tabb-tangenten är ett smidigt verktyg för att flytta markören från en tabellcell till nästa i samma rad. När markören står i sista cellen på en rad, hoppar den till första cellen på nästa rad. Står markören i den sista cellen i tabellen, skapas en ny rad vid tryck på Tabb. Tryck på Shift+Tabb för att flytta markören till föregående tabellcell. Om det finns text i den tabellcell som markören flyttar till, markeras den och om du då skriver något, tas den ursprungliga texten bort. Med piltangenterna upp respektive ner förflyttar du enkelt markören mellan tabellceller i samma kolumn. Dock inte alltid en hel cell i taget, finns text i cellen avancerar markören en rad för varje tryck på piltangenten. Självklart kan du också använda musen. Ska markören flyttas en lång sträcka, kan ett musklick vara den snabbaste metoden. 8.3 Inmatningsfält i tabellceller kallelser och protokoll Inmatningsfält i tabellceller krånglar till arbetet, eftersom det kan verka mer oförutsägbart hur markören förflyttar sig. Men det finns en logik, som har med de olika typerna av inmatningsfält (kapitel 6) att göra. Låt oss ta protokollmallen som exempel, eftersom tabellen för själva protokollet är den mest komplicerade du kan träffa på i de här dokumentmallarna. 21

Sannolikt börjar du med att skiva det första paragrafnumret i första inmatningsfältet i tabellens första cell. Tryck på tabb och markören hoppar till nästa inmatningsfält, i samma cell, och du skriver in beslutet att öppna sammanträdet. Du trycker på tabb igen och hela den andra tabellcellen markeras. Eftersom det andra inmatningsfältet i den första tabellcellen är av typen man kan göra styckebrytningar i (avsnitt 6.1), övergår tabb-tangenten från att röra sig mellan inmatningsfält till att röra sig mellan tabellceller. Du ska inte ta bort texten Föredragande:, använd därför piltangenterna för att navigera till inmatningsfältet. Tryck en gång på vänsterpil och två gånger på pil ned, så hamnar markören i inmatningsfältet. När du kommer till paragrafen Protokoll för föregående möte och ärendeparagraferna, behöver du navigera med piltangenterna redan i första tabellcellen på raden. Mellan föredragande och SLU ID, i paragrafradens andra cell, går det lika bra med tabb som med piltangent. Ovanstående kan sammanfattas så här: Om inmatningsfältet är av typen som medger endast radbrytning, automatisk eller manuell (typ 1 respektive 2), förflyttar ett tryck på tabb-tangenten markören till nästa inmatningsfält. Om inmatningsfältet är av typen som medger styckebrytning (typ 3), förflyttar ett tryck på tabb-tangenten markören alltid till nästa tabellcell. Se också figur 3, som grafiskt illustrerar hur markören flyttar sig, då du trycker på tabb-tangenten. 8.4 Infoga en tabell något om tabellformat Då du infogar en tabell med kommandot Infoga >Tabell, kommer tabellen att få ett SLU-specifikt tabellformat. Två linjer avgränsar tabellhuvudet (rubrikraden) och en tredje linje markerar tabellens slut. Du hittar formatmallen i galleriet för tabellformat på fliken Tabellverktyg/Design. Klicka på knappen för SLU-tabellen för att applicera tabellformatmallen på en inklistrad tabell. 22

Från inmatningsfält av typ 1 och 2 hamnar man i nästa inmatningsfält Från inmatningsfält av typ 3 hamnar man i nästa tabellcell. Figur 3. Grafisk illustration av hur markören flyttar sig mellan inmatningsfält och tabellceller då man trycker på tabb-tangenten (dubbla pilar). 8.5 Rubrikrad Om man har en tabell, som är så lång att den sträcker sig över mer än en sida, underlättar det såväl arbetet med som läsandet av tabellen om rubrikraden finns med överst på varje sida. Word har en funktion som automatiskt infogar en rubrikrad då en tabell sidbryts. Den funktionen är aktiverad i alla tabeller du kommer att arbeta med i de administrativa dokumenten. I figur 4 kan du se hur det kan se ut i ett protokoll. Figur 4. Tabellen för övriga närvarande börjar på en sida och fortsätter på nästa. Rubrikraden visas automatiskt på båda sidorna. 23

8.6 Infoga en ny rad i en tabell Du kan lätt infoga nya, tomma rader i en tabell. Beroende på var i tabellen du vill ha den nya raden/de nya raderna, gör du på lite olika sätt. 8.6.1 I slutet av tabellen Placera markören i den sista tabellcellen på den sista raden och tryck på tabb-tangenten. 8.6.2 Mitt i en tabell Gör så här: 1. Placera markören i början av den rad som ska hamna direkt efter den nya raden. Om du vill infoga flera rader, markera så många rader som du vill ha nya. 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Infoga ovanför. Den här metoden fungerar i alla tabeller. De nya raderna formateras i enlighet med de befintliga. 8.6.3 I föredragningslista och protokoll I SLU:s föredragningslista och protokoll är cellinnehållet lite mer komplicerat. Därför finns en snabbdel, som infogar såväl en ny rad som rätt innehåll i tabellcellerna i den nya raden. 1. Gör så här: 2. Placera markören i början av den rad som ska hamna efter den nya raden. Du kan inte välja hur många rader du vill infoga. I föredragningslistan infogas tre nya rader, i protokollet en. 3. Gå till fliken Infoga. 4. Klicka på knappen Snabbdelar och därefter på SLU Föredragningslista (i föredragningslistan) respektive SLU Ärende (i protokollet). 24

8.7 Ta bort tabellrader Du behöver använda en särskild knapp för att ta bort rader ur en tabell. Gör så här: 1. Markera den/de tabellrader som ska tas bort 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Ta bort och välj Ta bort rader. 8.8 Kopiera tabellrader från en kallelse till ett protokoll Tabellerna i kallelsen för kallade till ett möte och i protokollet för närvarande vid mötet är gjorda så att det ska gå lätt att kopiera text mellan dem. Gör så här: 1. Markera tabellraderna som ska kopieras. Ta inte med rubrikraden. Kopiera texten. 2. Placera markören i första cellen på den rad där inklistringen ska börja. Klistra in texten. 8.9 Flytta tabellrader i visningsläge disposition Kanske behöver du, efter att ha klistrat in namnen på personer kallade till ett möte i ett protokolldokument, flytta en persons namn från t.ex. listan med närvarande ledamöter till den med förhindrade. Det går förstås bra att klippa och klistra men det finns ett sätt till. Du kan visa dokumentet i dispositionsläge och dra rader till rätt plats. Gör så här: 1. Gå till fliken Visa. 2. Klicka på knappen Disposition. 3. Håll musknappen nedtryckt över punkten till vänster om den tabellrad du vill flytta och dra raden till önskad plats, i samma tabell eller i en annan. 4. Klicka på knappen Stäng på fliken Disposition för att återgå till det föregående visningsläget. 25

Figur 5. En tabell som den ser ut i dispositionsläge. Dra med musen i punkten bredvid Nicklas Bengtssons namn för att flytta det från tabellen för närvarende suppleanter till den för förhindrade. Dispositionsläget kan också användas för att flytta t.ex. en rubrik med tillhörande text från en plats i ett dokument till en annan. 26

9 Automatisk innehållsförteckning Automatisk innehållsförteckning används i dokumentmallarna för PM och protokoll. De dokumenten kan bli långa och en innehållsförteckning underlättar att hitta i dokumentet. Words automatiska innehållsförteckning är inte helautomatisk, du måste själv ge kommandot för uppdatering. Innehållsförteckningen är beroende av att man har använt formatmallarna för rubrikerna 2 och 3. Gör så här: 1. Placera markören i innehållsförteckningen, förteckningen gråmarkeras och en blå flik ska bli synlig. (Klicka annars i förteckningen igen.) 2. Klicka på knappen Uppdatera tabell på den blå fliken. 3. Välj, i förekommande fall, Uppdatera hela tabellen. Från innehållsförteckningen leder länkar till de rubricerade avsnitten i filen. Tryck på Ctrl och klicka samtidigt på en rubrik för att komma till det avsnittet. 27

10 Ändra en dokumentmall efter dina egna önskemål 10.1 Kallelse ändra från dubbelsidig till enkelsidig utskrift Dokumentmallarna för kallelser är utformade med avsikten att kallelserna ska skrivas ut på båda sidorna av papperen. Därför är marginalerna bredare i den kant som kan komma att hålslås för förvaring i pärm. Om du avser att skriva ut enkelsidiga kallelser, vill du antagligen alltid ha den bredare marginalen i vänsterkant. Ändra så här: 1. Klicka på knappen Marginaler i gruppen Utskriftsformat på fliken Sidlayout. 2. Välj alternativet Anpassade marginaler. 3. I dialogrutan Utskriftsformat välj fliken Layout. 4. Ta bort förbockningen av alternativet Olika udda och jämna sidor. 5. Klicka OK. 28

10.2 Ta bort rubriknumrering I vissa dokumentmallar finns numrerade rubriker. Om du vill ha onumrerade rubriker, bör du ändra i formatmallarna innan du börjar skriva, för att slippa ändra redan skrivna rubriker manuellt. Gör så här: 1. Högerklicka på Rubrik 1 i snabbformatsgalleriet och välj Ändra. 2. Klicka på knappen Format och välj alternativet Numrering. 3. Om det inte är förvalt, klicka på Ingen i dialogrutan Numrering och punktlistor på fliken Numrering. Klicka på OK. Upprepa stegen för alla numrerade rubriknivåer. Ändringen genomförs för alla rubriker som du skriver efter att ha ändrat formatmallarna. Om du redan har skrivit rubriker, som är numrerade, ta bort numren och indraget med backstegstangenten eller ställ markören i respektive rubrik och välj formatmallen i snabbformatsgalleriet fast den redan är vald! 29

11 Tips och trix för effektivare skrivarbete 11.1 Använd tangentbordet för att förflytta markören och markera text samt ta bort enstaka ord Datormusen är ett redskap som både älskas och skys. Den ger stora möjligheter och kan underlätta vid datorarbete. Men när man skriver och redigerar text, stjäl det tid att flytta handen mellan tangentbordet och musen. Frekvent musarbete kan också leda till överbelastningsskador i armen. Därför är det bra att lära sig att använda tangentbordet så mycket som möjligt. När du skriver och redigerar text, kan du använda tangentbordet så här: Piltangent höger respektive vänster flyttar markören ett tecken. Ctrl+piltangent höger respektive vänster flyttar markören ett ord. Piltangent upp respektive ned flyttar markören en rad. Ctrl+piltangent upp respektive ned flyttar markören ett stycke. Home respektive End flyttar markören till början respektive slutet av raden. Ctrl+Home respektive Ctrl+End flyttar markören till början respektive slutet av dokumentet. PgUp respektive PgDn flyttar markören en sida uppåt respektive nedåt. Ctrl+PgUp respektive Ctrl+PgDn flyttar markören till början av föregående respektive början av nästa sida. Lägg till Shift till ovanstående kombinationer utom den sista för att markera texten. Ta bort ett ord till höger om markören med Ctrl+Delete. Ta bort ett ord till vänster om markören med Ctrl+Backsteg. 30

Figur 6. Dessa tangenter är de viktiga, då du vill använda tangentbordet för att flytta markören och markera text. 11.2 Lär dig tangentbordskommandon Många av Words kommandon, som du utför genom att klicka på en knapp, kan du också aktivera med ett tangentbordskommando, även kallat snabbkommando. Vanliga exempel är: Ctrl+N öppna ett nytt dokument med dokumentmallen Normal. Ctrl+S spara dokumentet. Ctrl+C kopiera text eller bild. Ctrl+X klippa ut text eller bild. Ctrl+V klistra in text eller bild. Ctrl+H sök efter text och ersätt den med annan text. Ctrl+Z ångra senast utförda åtgärd. Räddaren i nöden då det blivit fel! Men dessa är inte de enda som finns. Peka med muspekaren på några av knapparna i menyfliksområdet, så hittar du fler, som du kanske kan ha nytta av. Exempel på Start-fliken är: Ctrl+F aktivera eller deaktivera fet stil Ctrl+K aktivera eller deaktivera kursiv stil Ctrl+U aktivera eller deaktivera understruken text Ctrl+R högerjustera ett textstycke. 31

Om du vill driva tangentbordsanvändningen till sin spets, kan du lära dig att använda alt-tangenten. Med den kan du aktivera alla Words kommandon med hjälp av tangentbordet. Metoden bygger på att alla val ges en bokstav, som man ska trycka på tangentbordet. Tyvärr är det olika bokstäver i Word 2013 och 2010. Gör så här i Word 2013: 1. Tryck på alt-tangenten en bokstav visas för varje flik. 2. Tryck på tangenten W Start-fliken träder fram och bokstäver visas för varje objekt på den fliken. 3. Tryck på tangenterna K och S en meny fälls ut under knappen Sök. 4. Välj metod för att söka och tryck på bokstaven för den metoden. Gör så här i Word 2010: 1. Tryck på alt-tangenten en bokstav visas för varje flik. 2. Tryck på tangenten W Start-fliken träder fram och bokstäver visas för varje objekt på den fliken. 3. Tryck på tangenterna Z och 5 en meny fälls ut under knappen Redigering. 4. Tryck på tangenterna F och D för att söka en ny meny fälls ut, där du väljer sökmetod genom att skriva ytterligare en bokstav. 11.3 De dolda formateringstecknen visar varför det ser ut som det gör De dolda formateringstecknen är symboler som du kan välja att visa eller dölja på skärmen. De skrivs aldrig ut, vare sig på papper eller till en pdf-fil. Då du visar formateringstecknen, kan du se vilka funktioner du har använt för att formge dokumentet. Några exempel på de vanligaste och viktigaste: Styckebrytning (tangent: Enter) Manuell radbrytning (tangent: Shift+Enter) Mellanslag (tangent: Mellanslag) Tabb (tangent: Tabb) Sidbrytning (tangent: Ctrl+Enter) Avsnittsbrytning För att visa eller dölja de dolda formateringstecknen, klickar du på knappen Visa alla på fliken Start. 32

11.4 Ta ännu mer kontroll över utformningen av texten Styckebrytning, tabb och sidbrytning m.m., som nämns i avsnittet om dolda formateringstecken, är naturligtvis ett sätt att kontrollera textens utformning. Det finns några till. När programmets automatiska radbrytning leder till osnygga/fula textbilder finns dessa knep att ta till: Hårt blanksteg (tangent: Ctrl+Shift+mellanslag) Använd hårt blanksteg om t.ex. ett datum delas på två rader, säg 3 på en rad och mars på nästa. Med ett hårt blanksteg ser det ut så här 3 mars om du visar formateringstecknen. Mjukt bindestreck (tangent: Ctrl+- (bindestreck)) Ett ord som inte får plats i slutet av en rad utan flyttas till nästa, åstadkommer en ful lucka i texten. Använd mjukt bindestreck, så avstavar Word ordet om det behövs. Om du ändrar i texten så avstavningen inte behövs, visas inte bindestrecket. Hårt bindestreck (tangent: Ctrl+Shift+- (bindestreck)) Använd ett hårt bindestreck för att förhindra att ett ord, som innehåller ett bindestreck, bryts över två rader. T.ex. vill man gärna att datum, som 2016-01-01, hålls ihop på samma rad. Det hårda bindestrecket ser ut som ett lite längre och tunnare bindestreck. Och ibland fungerar inga knep i världen. Då återstår bara att försöka formulera om sin text lite, med bibehållen betydelse. 33