Microsoft Word Boken behandlar grunderna i Word. Till vänster finns en meny med länk till innehållsförteckningen som är klickbar.

Transkript

1 Microsoft Word 2013 Boken behandlar grunderna i Word. Till vänster finns en meny med länk till innehållsförteckningen som är klickbar. Klicka på Tillbaka för att hoppa till föregående vy. Klicka på Sök för att söka på ett ord.

2 Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas! Consensis AB Tel Artikelnummer 9601 ISBN Reklamtryckeriet i Köping 2013

3 Innehåll 1 Inledning 9 2 Words miljö Starta Word - skapa/redigera dokument Fliken Arkiv 11 Tillbaka till arbetsläge 11 Info Verktygsfältet Snabbåtkomst Flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner 13 Flikar 13 Grupper 13 Kommandon 13 Dialogruteikon 13 Visa/dölja menyflikar Statusfältet 14 Dokumentvyer Utskriftslayout och läsläge 15 Objektzoomning i läsläget 15 Reglaget Zoom Visa och dölja avsnitt i text Återuppta läsning/redigering Dynamisk förhandsgranskning Verktygsfältet Mini Alternativknappar Arbeta med högerklick 17 3 Markera text Markera med mus Markera med tangentbordet Använda markeringskolumnen 19 Markera objekt Sammanhållen och splittad markering 21 Sammanhållen markering (kontinuerlig) 21 Splittad markering (diskontinuerlig) 21 3

4 4 Skapa nytt dokument Skapa en tomt dokument Skapa dokument baserat på en mall Öppna befintligt dokument Spara dokument 24 Kompatibelt med tidigare versioner 25 5 Skriva in text på rätt sätt Använda formatmallar ett måste Arbeta enklare med tangentbordskommandon Radbrytning Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck Alltid göra dynamiska hänvisningar Stavningskontroll 28 Röd, vågig understrykning 28 Andra språk 29 Starta stavningskontroll 29 Översättning Avstavning 30 Starta avstavning Avstava manuellt mjuka bindestreck 31 Infoga mjukt bindestreck 31 Visa mjukt bindestreck Kombinationstecken ü é à ô ñ Infoga symboler Växla gemener - versaler 33 6 Navigera Komprimera/expandera kapitel/avsnitt Flytta kapitel/avsnitt Visa och dölja avsnitt i texten 35 7 Formatera text och stycken Teckenformat Styckeformat Punktlista, Numrerad lista och Flernivålista 37 4

5 7.4 Hämta format 38 Låsa funktionen Hämta format 39 8 Färger och teman Färger Teman Dokumentformatering Styckeavstånd 41 9 Tabbar och indrag Infoga olika sorters tabbar Indrag Tabeller Tabellens delar 44 Dolda tecken i tabellen Infoga tabell Tabellverktyg Design och Layout 46 Rita tabell 47 Redigera tabell med ritverktyg 47 Radera cellgräns Att skriva i tabellen Att markera i tabellen Radhöjd och kolumnbredd 49 Anpassa kolumnbredd efter text 49 Fördela höjd/bredd Infoga rader och kolumner Ta bort rader och kolumner Hindra att en rad delas över en sidbrytning Justering Stödlinjer Tabbar och indrag i en tabell Upprepa radrubriker 53 Tillgänglighet för synskadade Klipp ut, kopiera och klistra in Klistra in special 55 5

6 11.2 Korrigera format Sidhuvud och sidfot Infoga sidhuvud och sidfot Sidnumrering Annorlunda förstasida Innehållsförteckning Uppdatera innehållsförteckningen/figurförteckning Beskrivning tabell, figur etc Infoga beskrivning Uppdatera beskrivningar Infoga figur/tabell/formelförteckning 67 Uppdatera förteckningar Korsreferens - hänvisning Infoga korsreferens 69 Hyperlänk 70 På sidan ovan/nedan 71 Fotnot Fotnot Infoga fotnot Ändra inställningar Redigera fotnot Flera likadana fotnoter Radera fotnoter Avsnitt Nästa sida Löpande Jämn sida eller Udda sida Infoga avsnittsbrytning Ta bort avsnittsbrytning 76 6

7 18 Sidlayout - utskriftsformat Ändra marginaler Liggande sidlayout Sidbrytning Infoga bilder Infoga bild från fil Infoga bild från Internet - Onlinebilder Infoga skärmbild Ändra storlek på bild Flytta bilden fri placering Rotera bild Ange bildtext för skärmläsare (talsyntes) Komprimera bild Infoga grafiska objekt Rita objekt Diagram 87 Organisationens egna diagramtyper 88 Redigera Diagram 89 Byta diagramtyp SmartArt 90 Bilder i SmartArt 91 Text i SmartArt 91 Redigera SmartArt Spåra ändringar - granska Aktivera/inaktivera Spåra ändringar 93 Visa om funktionen är aktiverad Visa ändringar Bläddra mellan ändringar Acceptera/ignorera ändring säkerställa att alla ändringar är borta 95 Acceptera enstaka eller alla ändringar Varna om det finns ändringar i dokumentet 95 7

8 21.6 Kommentarer 96 Infoga kommentar 96 Redigera kommentar 97 Ta bort kommentar 97 Ta bort alla kommentarer Data från andra program Infoga kalkyl eller diagram från Excel Infoga bild från PowerPoint Tangentbordskommandon 101 8

9 Inledning 1 Inledning Handboken är tänkt att användas som en uppslagsbok, till exempel när du ska utföra en speciell funktion. Flikar, grupper och kommandon/knappar är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick. Exempel: Välj START, Redigering, Markera. det vill säga klicka på fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Markera eller Klicka på Markera. Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, till exempel ENTER. När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, till exempel SKIFT+ENTER. Olika moment i funktioner är skrivna i punktform till exempel: 1 Markera texten. 2 Välj START, Urklipp, Klistra in, Klistra in special. 9

10 Words miljö 2 Words miljö Det mest uppenbara i Word 2013 är det nya utseendet med flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner samt nytt filformat. När du arbetar i kompatibilitetsläge (dokumentet har formatet eller är skapat med Word 2007) kan du inte utnyttja en del nya funktioner i Word. Vissa funktioner har då de gamla dialogrutorna som du känner igen. Om du arbetar i 2013-läge (dokumentet har formatet 2013, till exempel när du startat ett nytt dokument och ännu inte sparat det) har du tillgång till nya funktioner och vissa dialogrutor och menyer har nytt utseende. Snabbåtkomst Menyfliksområde Statusrad Dokumentvyer Zoom-reglage 10

11 Words miljö 2.1 Starta Word - skapa/redigera dokument När du startar Word möts du av detta fönster. För att skapa ett nytt dokument baserat på en egen mall klickar du på valet DELAD. Då visas organisationen mallar, se nedan. För att arbeta med ett befintligt dokument klickar du på valet Öppna andra dokument. De senaste visas också i en lista. 2.2 Fliken Arkiv Menyfliksområdet innehåller de kommandon som används för att arbeta i ett dokument, medan fliken Arkiv visar kommandon som du använder för att göra något med ett dokument. Här hanterar du dina dokument och relaterad information om dem skapa och spara dokument, ange alternativ etc. Tillbaka till arbetsläge För att komma tillbaka till arbetsläget när du valt fliken Arkiv ska du klicka på kommandot Pil längst upp till vänster. 11

12 Words miljö Info Valet Info visar olika kommandon, egenskaper och metadata beroende på dokumentets tillstånd och var det sparas. 2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst Längst upp till vänster finns verktygsfältet Snabbåtkomst. Genom att klicka på listpilen längst till höger på verktygsfältet kan du välja vilka kommandon du vill visa. Ett enkelt sätt att lägga till kommandon är att högerklicka på kommandot och i menyn som visas välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. 12

13 Skriva in text på rätt sätt 5 Skriva in text på rätt sätt När man skriver in text ska man göra det på ett sätt som minimerar redigering i efterhand samt låter Words funktioner göra en del av arbetet, automatisk innehållsförteckning, automatisk formatering av text, automatisk numrering av fotnoter och tabellrubriker etc. 5.1 Använda formatmallar ett måste Att använda formatmallar är ett måste för att funktioner som innehållsförteckning, hänvisningar etc. ska fungera. Det är även en hjälp att formatera texten. Vilka format som är tillgängliga syns i gruppen Format. Du kan också välja att visa åtgärdsfönstret Format genom att klicka på dialogruteikonen i gruppen Format. Dialogruteikon Gör så här för att använda en formatmall: 1 Placera markören i det stycke du vill formatera (eller markera flera stycken). 2 Välj formatmall i gruppen Format eller i åtgärdsfönstret Format. 26

14 Skriva in text på rätt sätt 5.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon Det är snabbare att arbeta med tangentbordskommandon och du skonar din arm om du arbetar mindre med musen. Du kan läsa om de vanligaste på sidan Radbrytning Det är viktigt att inte trycka på tangenten ENTER vid varje radslut när man skriver en löpande text. Låt Word bryta raderna. Radernas längd anpassas till dokumentets marginaler och eventuella indrag. När texten sedan redigeras anpassas automatiskt radbrytningarna. Om du vill bryta en rad, men inte skapa ett nytt stycke, använder du tangentkombinationen SKIFT+ENTER. En manuell radbrytning skapas. Det innebär att den nya raden hör till samma stycke som tidigare rad. Om du har kommandot Visa alla i gruppen Stycke intryckt ser du radbrytningen som en pil som pekar till vänster. Visa alla Ny rad En styckebrytning (ENTER) ser ut som ett spegelvänt P. Nytt stycke 5.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck Ibland kan de automatiska radbrytningarna hamna så att de felaktigt delar ett uttryck om uttrycket innehåller blanksteg eller bindestreck (till exempel förkortningar och datum), se exempel på nästa sida. Så här kan det bli vid en förkortning: ex t Eller kanske en summa med tusentalsavskiljare: kr Man ska använda sig av hårda blanksteg eller bindestreck för att se till att uttryck inte delas. 27

15 Tabeller 10 Tabeller En tabell kan liknas med ett rutnät. Varje ruta kallas cell och i cellerna kan du skriva in text och lägga in bilder. Innehållet i varje enskild cell behandlas som ett eget stycke och kan alltså formateras på samma sätt som ett vanligt stycke med indrag, tabbar och formatmallar Tabellens delar När man arbetar med tabeller finns det vissa beteckningar som kan vara bra att känna till. En cell är den minsta delen i en tabell. En rad är de celler som ligger bredvid varandra. De celler som ligger rakt under varandra kallas för en kolumn. Gränsen mellan cellerna kallas för Kolumngräns, Radgräns eller Cellgräns beroende på sammanhanget. Kolumn Kolumngräns Radgräns Rad Cell 44

16 Tabeller Dolda tecken i tabellen I tabeller finns, i likhet med ett vanligt stycke, även dolda tecken. Flytthandtag Radslutstecken Storlekshandtag Cellslutstecken Cellslutstecknet är motsvarigheten till stycketecknet i en vanlig text och Radslutstecknet visar var varje rad slutar. För att dessa tecken ska vara synliga måste kommandot Visa alla vara intryckt. För att Flytthandtaget och Storlekshandtaget ska visas måste du hålla muspekaren över tabellen Infoga tabell Infoga en tabell med lämpligt antal rader och kolumner genom att: 1 Välj fliken INFOGA, gruppen Tabeller och kommandot Tabell. Menyn Infoga tabell visas. 2 Här kan du markera hur många kolumner och cellrader du önskar genom att dra med musen över det antal kolumner och cellrader du önskar. 45

17 Infoga bilder 19 Infoga bilder Funktionen Infoga bilder finns i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA Infoga bild från fil 1 Välj INFOGA, Illustrationer, Bilder. 2 Dialogrutan Infoga bild visas. Markera den bild du vill infoga. 3 Klicka på knappen Infoga. Hur du ändrar storlek och flyttar bilden kan du läsa om nedan. 80

18 Infoga bilder 19.2 Infoga bild från Internet - Onlinebilder På Internet finns bilder som du kan infoga i dina dokument. I första hand kanske Clip Art-bilder som är tillåtna att ladda ned ur copyright-synpunkt. Gör så här: 1 Välj Infoga, Illustrationer, Onlinebilder. 2 I dialogrutan kan du välja om du vill söka Clip Art-bilder eller använda Bing som är en sökmotor för internet. Ange vad du söker efter i fältet och klicka på förstoringsglaset i fältet. 3 Nu visas resultatet av sökningen. Vill du granska bilden innan du infogar den så kan du klicka på förstoringsglaset i bildens nedre högra hörn. 4 Markera den bild du vill infoga och klicka på knappen Infoga. 81

19 Infoga bilder 19.3 Infoga skärmbild Du kan snabbt och enkelt lägga till en skärmbild i en Office-fil. Den här funktionen är tillgänglig i Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint och Word, och du kan använda den för att ta en bild av hela eller delar av fönstren som är öppna på datorn. Gör så här: 1 Klicka på kommandot Skärmbild i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA. Tillgängliga fönster visas och när du klickar på ett fönster infogas det i ditt dokument. Du kan också använda verktyget Skärmurklipp för att markera en del av fönstret. Endast fönster som inte har minimerats och visas som en knapp i Aktivitetsfältet kan fångas Ändra storlek på bild 1 Markera bilden genom att klicka på den. Nu visas handtagen. 2 För muspekaren över ett handtag. Muspekaren ändrar utseende och du kan dra i handtaget. Bäst är att dra i hörnhandtagen, bilden ändras då proportionellt. 82

20 Tangentbordskommandon 23 Tangentbordskommandon Du skonar din arm och du kan utföra uppgifter snabbare om du använder kortkommandon, det vill säga en eller flera tangenter som trycks ned och som motsvarar ett kommando. Om du till exempel trycker på CTRL+F blir den markerade texten fet, vilket är samma sak som att klicka på kommandot Fet i gruppen Tecken. Särskilt användbart är till exempel Spara eller Kopiera text och Klistra in text. Uppdatera behöver du göra då och då för att innehållsförteckning, fotnoter, beskrivningar etc ska vara korrekt numrerade. För att Tryck på Bindestreck och blanksteg Skapa ett hårt blanksteg Skapa ett hårt bindestreck Infoga ett mjukt bindestreck CTRL+SKIFT+BLANKSTEG CTRL+SKIFT+BINDESTRECK CTRL+BINDESTRECK Teckenformatering Göra bokstäver feta Göra bokstäver kursiva Göra bokstäver understrukna Växla skiftläge (A/a) CTRL+F CTRL+K CTRL+U CTRL+F3 101

21 Tangentbordskommandon För att Tryck på Klippa ut kopiera klistra in Kopiera markerad text eller objekt Klippa ut markerad text eller objekt Klistra in texten eller objektet CTRL+C CTRL+X CTRL+V Brytningar Infoga en styckebrytning Infoga en radbrytning Infoga en sidbrytning Infoga en spaltbrytning ENTER SKIFT+ENTER CTRL+ENTER CTRL+SKIFT+ENTER Spara Spara aktivt dokument CTRL+S Uppdatera Uppdatera markerade fält F9 Gå till Gå till en sida, ett bokmärke, en fotnot, en tabell, en kommentar, en bild eller en annan plats Hoppa till nästa klicka-och-skrivfält CTRL+G F11 102

22 Tangentbordskommandon För att Tryck på Ångra Ångra den senaste åtgärden CTRL+Z Flytta markören Flytta ett tecken åt höger Flytta ett tecken åt vänster Flytta till slutet av en rad Flytta till början av en rad En rad nedåt En rad uppåt Flytta ett ord åt höger Flytta ett ord åt vänster Till slutet av ett stycke Till början av ett stycke Flytta till början av ett dokument Flytta till slutet av ett dokument HÖGERPIL VÄNSTERPIL END HOME NEDPIL UPPIL CTRL+HÖGERPIL CTRL+VÄNSTERPIL CTRL+NEDPIL CTRL+UPPIL CTRL+HOME CTRL+END 103