Projektplan Samordnad Vårdplanering Skåne

Antal sidor: 9 Dokumenttitel Uppdaterad Projektplan Samordnad Vårdplanering Skåne 2008-08-25 Författare Filnamn Version Godkänd Datum/Sign Olle Bratt Projektplan SVP Skåne.doc 1.0 Projektplan Samordnad Vårdplanering Skåne

Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 INNEHÅLL... 3 1.3 SYFTE OCH MÅL... 3 1.4 ARBETSMETOD... 3 1.5 RESULTAT... 3 1.6 AVGRÄNSNINGAR... 3 2 PROJEKTPLAN... 4 2.1 PROJEKTBESTÄLLARE... 4 2.2 PROJEKTBENÄMNING... 4 2.3 PROJEKTETS ORGANISATION/BEMANNING... 4 2.4 SAMBAND MED ANDRA PROJEKT/UPPDRAG/SYSTEM SAMT INTRESSENTER... 5 2.5 ÄNDRINGSHANTERING... 5 2.6 ETAPPER OCH MILSTOLPAR... 6 2.7 KVALITETSSÄKRING... 6 2.8 PROJEKTADMINISTRATION... 7 2.8.1 Regelverk och metoder... 7 2.9 RAPPORTERING... 8 2.9.1 Statusrapportering... 8 2.9.2 Avvikelserapportering... 9 2.9.3 Protokoll och minnesanteckningar... 9 2.9.4 Uppdatering av aktivitetsplaner, riskanalys mm... 9 2.10 EXTERN INFORMATION OM PROJEKTET... 9 2.11 KRITERIER FÖR NÄR UPPDRAGET KAN AVSLUTAS... 9 Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 2 av 9

1 Inledning 1.1Bakgrund Planen reglerar genomförandet av avtal mellan (Beställaren) Region Skåne och (Leverantören) AB (), inklusive s samarbetspartner Sverige AB (), avseende samordnad vårdplanering enligt avtalsnummer MA/060345. Planen tillgodoser beslutspunkt 1 (BP1) i avtalet se avtalets punkt 18 beslutspunkter. För ytterligare bakgrund hänvisas, förutom avtalet ovan, även till upphandlingsunderlag, kravspecifikation och s anbud. 1.2 Innehåll I planen beskrivs organisation för beslut och genomförande, arbetssätt, uppföljning, kvalitetsbevakning samt datum och beslutspunkter/milstenar för olika delar av leveranser. 1.3 Syfte och mål Syftet med planen är att ge en överblick över hur arbetet under utveckling och införande till och med pilot kommer att gå till och samtidigt vara utgångspunkt för utvecklings- och införandeaktiviteter samt för uppföljning av dessa aktiviteter. 1.4 Arbetsmetod En anpassad variant av metodikerna RUP och SCRUM används som arbetsmetod för projektet. Detta innebär bl.a följande principer: Ett relativt fåtal, 4 st. externa leveranser kombineras med täta, 3 veckors iterationer, interna leveranser. Samtliga leveranser är planerade i tiden till ett fast datum som inte ändras, innehåll kan ändras Prioriteringsplanering görs fortlöpande inför varje iteration Utförandeplanering av iterationen görs i början av varje iteration Varje utvecklingsaktivitet är nedbruten till typisk storlek om 20 timmar Utvecklar fungerande kod, all funktionalitet som levereras går att köra även om den inte är fullständig Testdriven utveckling med automatiserad, kontinuerlig testning I övrigt gäller att projektet verkar mot ett fast resultatmässigt åtagande och till ett fastslaget slutdatum. 1.5 Resultat Projektet levererar testad kod vid fyra tillfällen. Vid dessa tillfällen levereras också dokumentation bestående av: Slutanvändardokumentation i form av hjälpfunktion i systemet (Svenska) Utbildningsmaterial (Svenska) Installation and Deployment Manual (Engelska) Utöver ovanstående ingår att genomföra en workshop inför pilotdrift och konfigurering i samband med pilotdriften. 1.6 Avgränsningar Avtalet Leverantörens åtagande består enligt avtal MA/060345 av följande rangordnade dokument. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet (prioritet 1), Avtal (prioritet 2), Avtalsbilagor (prioritet 3), Eventuella kompletterande förfrågningsunderlag (prioritet 4), Förfrågningsunderlag inkluderat kravspecifikation (prioritet 5), Anbud (prioritet 6). Som skriftligt tillägg till avtalet (med prioritet 1) gäller Leverantörens system Prator, version 3.5.4 vars funktioner uttryckta via användardokumentation som finns tillgänglig via Prator, utgör krav då motsvarande krav inte täcks av avtalets rangordnade dokument. Som överordnat skriftligt tillägg till avtalet (prioritet 1) gäller också dokumentet Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 3 av 9

Kompletterande Krav som reglerar omfattning av krav enligt Prator och övriga krav enligt avtal i enlighet med workshopar som genomförts gemensamt mellan Beställaren och Leverantören. Dokumentet Kompletterande Krav har högst rang av samtliga kravdokument. Kompletterande Krav har därmed prioritet 1.1, Prator har Prioritet 1.2. Leverantören ansvarar för att bygga det som finns beskrivet i kravspecifikation och avtal - inte för de system som integration ska ske emot. Detta innebär att alla system eller systemfunktioner som det utvecklade systemet kommer att integreras mot ska fungera fullt ut och är driftsatta med alla relevanta data som behövs för att fullständigt testa det utvecklade systemet till datum som överenskommes i avsnitt 2.6 Etapper och milstolpar nedan. I projektet ingår inga aktiviteter eller kostnader och ingen förskjutning i tid som orsakas av att sådana system eller systemfunktioner inte fungerar eller inte är driftsatta med relevanta data vid överenskomna datum. Konsekvenser av alla sådana förändringar regleras via överenskomna rutiner för ändringshantering. Leverantören ska, om sådana förseningsfall föreligger, och dessa inte kan hanteras gemensamt mellan Beställarens och Leverantörens projekt, kunna begära utökad leveranstid och ersättning för extra kostnader i enlighet med redovisad specifikation och inom ramen för etablerade rutiner se avsnitt 2.5 Ändringshantering. 2 Projektplan 2.1 Projektbeställare Region Skåne 2.2Projektbenämning Samordnad Vårdplanering Skåne 2.3 Projektets organisation/bemanning Projektgrupp Namn Företag Telefonnummer Roll Ansvar Olle Bratt Daniel Terborn Mikael Gustafsson Andreas Markevärn Jan von Knorring Andreas Olofstam Fredrik Darinder Magnus Ohlsson 070-741 98 94 08-5368 4204 076-808 80 32 073-322 05 52 Projektledare Teknisk Projektledare Kravspecare, utvecklare GUI-designer Kravspecare, utvecklare Integration Styrgrupp Namn Företag Telefonnummer Roll Ulf Swanstein Helena Svedberg Annika Rönnberg Ylva Hennig Birgitta Forsström Olle Bratt Region Skåne Region Skåne Region Skåne 0706-371030 044-309 30 65 040-33 19 55 070-637 23 54 08-5368 3883 070-741 98 94 Ordförande, Chef programkontoret. IT-direktör Projektledare Region Skåne VD Solutions Affärsområdeschef Syd Projektledare Tidplan, kvalitet, ekonomi. Design, utvecklingsledning Integration Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 4 av 9

2.4 Samband med andra projekt/uppdrag/system samt intressenter Systemet ska integreras mot följande system / delsystem. Bastjänster för informationsförsörjning BIF HSA - katalogen Personuppgifter via PASiS Uppgifter om familjeläkare via Lissy Vårdinformationstjänst Debitering via PASiS Hantering av epikriser och läkemedelslista ingår inte i projektet Faxtjänst (framtida tillägg, ingår inte i projektet) Scanning / OCR tjänst (framtida tillägg, ingår inte i projektet) Kvalitetsregister (framtida tillägg, ingår inte i projektet) Andra SVPL tjänster (ingår via generellt SVPL-gränssnitt) Kritiska tider för leverans av specifikationer och driftsatta gränssnitt som listas ovan i detta avsnitt och beskrivs i avsnitt 1.6 Avgränsningar och avsnitt 2.7 Kvalitetssäkring Beställaren levererar preliminära specifikationer för respektive gränssnitt o BIF senast 2008-09-19 o HSA senast 2008-09-19 (för både Region Skåne och kommunerna) Beställaren levererar helt fastställda specifikationer för respektive gränssnitt o BIF senast 2008-11-25 o HSA senast 2008-11-25 (för både Region Skåne och kommunerna) o Lissy senast 2008-11-25 o PASiS senast 2008-11-25 Beställaren levererar helt driftssatta och med relevanta för systemtest anpassade data för respektive gränssnitt o BIF senast 2009-08-07 o HSA senast 2009-04-25 (för Region Skåne och Landskrona kommun) o Lissy senast 2009-04-25 o PASiS senast 2009-04-25 Leverantören kommenterar tillämpning av avtalad RIV-specifikation senast vid BP2 Leverantören beskriver RIV-tillämpning senast vid L1 2008-12-12 Leverantören beskriver typiskt användargränssnitt senast 2008-10-10 En mellan beställaren och leverantören gemensam milstolpe / beslutspunktsplan tas fram då beställarens projektplaner för leverans av ovanstående specifikationer och driftsatta gränssnitt är klara. 2.5 Ändringshantering Alla förändringar av uppdraget som definieras i upphandlingsunderlag, anbud, avtal och beslut enligt beslutspunkt 1 (BP1) avseende tidplaner och omfattning ska regleras via formell ändringshantering. Denna definieras på följande sätt: Någon av parterna - Beställaren eller Leverantören - gör en ändringsanmälan till den andra parten. Anmälan loggas i en ändringshanteringslogg. Ärendet skall innehålla alla uppgifter som krävs för att ärendet skall kunna behandlas. Leverantörens projektledare förbereder beslut genom att tillsätta resurser som gör en konsekvensanalys över den anmälda ändringens påverkan funktionellt, arbetsmässigt, tidsmässigt och ekonomiskt. Resultatet kan Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 5 av 9

utgöras av förslag till lösning, ändrad tidplan och förändrad kostnad. Resultatet lämnas till beställaren. Ändringshanteringsloggen uppdateras med resultatet från analysen. Beslut fattas av Change Control Board (CCB) om införande av ändring eller inte liksom tidplan för införande. Beslutet och dess konsekvenser noteras i ändringshanteringsloggen. Alla CCB beslut protokollförs och justeras. CCB bemannas som minimum av Beställarens och Leverantörens projektledare samt styrgruppen ordförande, Ulf Swanstein, som agerar som CCB:s ordförande. CCB träffas på anmodan av någon av dessa personer. Ytterligare personer kan efter behov adjungeras CCB t.ex. teknisk projektledare eller arkitekt. Alla anmälda ändringar ska när som helst kunna spåras avseende status och konsekvenser av båda parter genom ändringshanteringsloggen som ska vara tillgänglig kontinuerligt. Loggen ska innehålla datum för anmälan av ändringen, för beslut och efter godkänt införande. Loggen ska också innehålla en statusmarkering. Anmälda ändringar och status rapporteras periodiskt till styrgrupp. 2.6 Etapper och milstolpar Förklaring Planerad tidpunkt Resultat Kommentar Projektplan godkänd (BP1) 2008-09-01 Design godkänd (BP2) 2008-09-19 Leverans 1 plattform - systemtestad 2008-12-12 Leverans 2 ärendeflöde systemtestad 2009-03-13 Leverans 3 HSA och regelmotor - systemtestad 2009-05-15 Även Lissy, PASiS Leverans 4- BIF och tjänster systemtestad 2009-08-28 Start acceptanstest 08-31 Acceptanstest godkänd (BP3) 2009-09-29 =Slut acceptanstest Pilottest startar (BP4) 2009-10-01 =Start slutlig acceptanstest Pilottest godkänd (BP5) 2009-10-31 =Slut slutlig acceptanstest 2.7 Kvalitetssäkring smodellen bygger på fyra kundleveranser som är planerade och fastlagda i tiden, se kap 2.6 Etapper och milstolpar. Varje kundleverans består av ett antal iterationer/utvecklingssteg. Varje iteration/utvecklingssteg pågår i ca 3 veckor. Kvalitetssäkring görs efter varje iteration/utvecklingssteg, s k intern leverans. Kvalitetssäkring utförs också inför varje kundleverans, extern leverans. Som särskilda kvalitetsdokument som ska granskas av både beställare och leverantör gäller: Beslutsdokument från beslutspunkterna 1-5 Användarorienterade designdokument från delleveranserna 1-4 Testprotokoll från systemtest från alla delleveranser 1-4 Riskanalys upprättad från BP2 och uppdaterad successivt. Resultat av kundnöjdhetsmätning - OTACE - levereras av Region Skåne i samband med hanteringen av ovanstående kvalitetsdokument. (OTACE = On Time Above Customer Expectations). Kriterier för OTACE ska vara satta till BP2. Värderingen av arbetet inför BP1 avser On Time/i tid, uttryckt i avvikelse i dagar 0-n, då det gäller leverans av överenskomna beslutsdokument i denna projektplan - och kvaliteten av denna uttryckt som en subjektiv bedömning 0-101%!. Avvikelse från 100 % motiveras som stöd för möjlig korrigering. Kvalitetssäkring vid intern leverans: * Automatiska enhetstester sker enligt metoden testdriven utveckling. Ett enhetstest byggs, som verifierar funktionaliteten för aktuell enhet, innan produktionskoden med affärslogik eller annan funktionalitet byggs. av programkod sker tills koden uppfyller testkriterierna för aktuell enhet. När testkriterierna uppfylls byggs komplett system, i projektets interna testmiljö, och samtliga enhetstester utförs med automatik. Bygge och test sker tills processen går igenom felfritt. De automatiska enhetstesterna som utförs säkerställer funktionaliteten i respektive enhet under utvecklingsprocessen. Det blir en automatisk regressionstest eftersom tidigare iterationers enhetstest utförs varje gång. Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 6 av 9

* Kodgranskning (av annan utvecklare eller systemarkitekt) Systemarkitekten utför granskning av koden kontinuerligt under utvecklingsprocessen. I slutet av varje iteration utförs kodgranskning av annan utvecklare vid behov och på utvalda kodavsnitt. * Dokumentationsgranskning (av annan utvecklare eller systemarkitekt) SAD ( Systems Architecture Design), SSDS (Systeam Solution Design Specification) samt Installation and Deployment Manual granskas i slutet på varje iteration av annan utvecklare eller systemarkitekt * Systemtest Utförs i slutet på varje iteration. I systemtesten verifieras utvecklingen utifrån realiserade krav med fokus på verksamhetsnytta. Utförs fr.o.m. Leverans 2. För Leverans 1 utförs en installationstest av utvecklare. Ingen test sker mot externa applikationer ex. HSA, BIF, Lissy, PASiS. Leverantörens inledande tester, d v s enhetstester och integrationstester, genomförs mot stubbar som använder samma gränssnitt som de externa systemen. Leverantörens systemtest och beställarens acceptanstest sker i beställarens miljö där beställaren ansvarar för att miljön driftsätts i en korrekt, komplett och från produktionsdrift avskild testmiljö. Systemtest och acceptanstest sker därför mot de verkliga systemen - inte mot stubbar. För varje gränssnitt överenskommes ett datum dels då specifikation av gränssnitt ska vara helt fastlagt dels då beställarens testmiljö via gränssnittet ska vara fullt ut tillgänglig för leverantören. Dessa datum regleras i separat protokoll se i sammanhanget avsnitt 1.6 Avgränsningar ovan. Leverantören får för ändamålet tillgång till beställarens testmiljö via en VPN-uppkoppling och får dessutom tillgång till ett administratörskonto * Region Skåne ges möjlighet till åtkomst till de interna leveranserna och resultat av avslutande tester i varje iteration. Plats för dessa aktiviteter ska kunna vara s lokaler i Malmö. Om, hur och var detta sker bestäms i planeringsarbetet inför varje utvecklingsleverans. Möjlighet ska finnas att ställa frågor och framställa önskemål. Varje önskemål behandlas som Change Request d.v.s. prövas mot godkänd krav- designspecifikation. Kvalitetssäkring vid kundleveransen/extern leverans: * En intern leverans som klarat ovan tester och granskning. * Acceptanstest Genomförs av Beställaren. Test genomförs för att verifiera att levererad funktionalitet uppfyller krav och tillför verksamhetsnytta. Som underlag för beställarens acceptanstestspecifikation och delacceptanstestspecifikationer erbjuds Region Skåne leverantörens motsvarande systemtestunderlag. Under acceptanstesten registreras fel i ärendesystemet, HC Ärende, med åtkomst via webben. Beställaren har åtkomst till alla registrerade ärenden och kan via HC Ärende följa progress samt leveransplan för aktuella ärenden. Beställaren ska lämna rimlig tid för Leverantörens felrättning i den tid som avsatts för acceptanstest. Leverantören ska ge beställaren 1-2 dagars support i samband med acceptanstest för att underlätta denna. Alla 4 leveranser acceptanstestas där de tre första utgör delacceptanstester. På detta sätt fås ett successivt godkännande av leveransen och belastningen minskar på den sista acceptanstesten vid BP3. Eventuella fel rättas successivt inom ramen för projektet oavsett i vilken acceptanstest de upptäcks. Garantitiden för samtliga acceptanstester räknas från godkänd leverans BP5. 2.8 Projektadministration 2.8.1Regelverk och metoder 2.8.1.1Uppföljning av tid, resurser och resultat Leverantörens projektledare följer upp och sammanställer status för projektet. 2.8.1.2Dokumentationsverktyg En gemensam web portal för lagring av gemensamt arbetsmaterial sätts upp av leverantören. Åtkomst till web portalen begränsas med behörighet. Portalen görs tillgänglig till BP1. Uppläggning av användare sker successivt fram till BP2 för utvalda medarbetare hos beställaren och leverantören och kompletteras efter hand även efter BP2. Till BP2 upprättas en nomenklatur och uppdateringsregler för de dokument som ska läggas i web portalen. Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 7 av 9

2.8.1.3 Mötesplanering Projektmöte med beställaren: Enligt uppsatt tidsschema ca 2 veckors intervall Beställarens projektledare, leverantörens projektledare Övrig bemanning efter behov Agenda för mötet: o Föregående mötesprotokoll/anteckningar o Uppföljning av åtgärdslista o Summerad projektstatus o Eventuella problem och åtgärder o Övriga frågor Styrgruppsmöte: Beställaren sammankallande Vid varje beslutspunkt enligt tidplan eller enligt senare överenskommelse Deltagare se avsnitt 2.3 Projektets organisation/bemanning Agenda: o Föregående mötesprotokoll o Allmän information o Uppföljning av huvudaktiviteter enligt avsnitt 2.6 Etapper och milstolpar : status, avvikelser o Rapport om eventuella problem: aktiviteter, resultat, kvalité, samverkan, övrigt o Beslut om ändrad omfattning och avgränsning av projektet o Prognos: projektplan, budget, kostnader o Övriga frågor o Nästa möte CCB möte: Beställarens eller Leverantörens projektledare sammankallande Deltagare se avsnitt 2.5 Ändringshantering Agenda: o Behandling av ändringsbegäran som förberetts för beslut o Beslut som protokollförs 2.8.1.4 Arbetsformer Arbetet i projektet styrs av innehållet i denna projektplan, avtal, upphandlingsunderlag, kravspecifikation och anbud. Leverantörens projektledare ansvarar för att projektet drivs enligt uppsatta ramar. Arbetet skall ske i nära samarbete med Region Skåne. Leverantörens projektledare rapporterar status och eventuella avvikelser till styrgruppen. Alla förändringar i omfattning, tidplan och kostnader för projektet hanteras via ändringshantering se avsnitt 2.5 Ändringshantering 2.9 Rapportering 2.9.1Statusrapportering Leverantörens projektledare förbereder och rapporterar: Summerad status till beställarens projektledare veckovis i rapport. Ärenden till styrgruppsmöten. Statusrapport skickas till styrgruppen 1 vecka innan planerat styrgruppsmöte. Statustrapporten innehåller: o Status i förhållande till plan Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 8 av 9

o o Problem och förslag på åtgärd Eventuella behov av förändringar Styrgruppen sammankallas vid varje beslutspunkt enligt tidplanen. Beställarens och Leverantörens projektledare kan påkalla extra styrgruppsmöten vid behov. 2.9.2 Avvikelserapportering Alla avvikelser från projektplanen av förhållanden hos beställaren och internt inom projektet som påverkar resultat och leveranstid rapporteras omgående till leverantörens projektledare. Denne ansvarar för att rapportera till och förse beställarens projektledare och vid behov styrgruppen med beslutsunderlag samt rekommendation över vilka beslut som bör fattas för att åtgärda konsekvenser av avvikelser. 2.9.3 Protokoll och minnesanteckningar Projektmöte: Dokumenteras som minnesanteckning. Protokollen återspeglar aktiviteter och beslut. Styrgruppsmöte: Dokumenteras som protokoll som signeras och justeras. Protokollen återspeglar beslut. CCB-möte: Dokumenteras som protokoll som signeras och justeras. Protokollen återspeglar beslut. 2.9.4 Uppdatering av aktivitetsplaner, riskanalys mm Leverantörens projektledare ansvarar för uppdatering av projektplaner och riskanalys utifrån framtagna minnesanteckningar och protokoll. En mellan beställaren och leverantören gemensam riskanalys ska upprättas och successivt uppdateras. Ansvaret för framställning av mall åligger leverantörens projektledare. Ansvaret för ifyllnad åligger både beställarens och leverantörens projektledare. Gemensamt upprättade risker ska beskrivas och konsekvensbedömas. För varje beskriven risk ska åtgärder beskrivas för både beställaren och leverantören. En gemensam riskanalys upprättas till BP2 och revideras minst 1 gång var annan månad till BP5. Leverantören kommunicerar gemensamt beskrivna risker och åtgärder med från projektet oberoende risk-managers inom både och. Resultaten av deras successiva granskningar och riskanalysen ska tillföras riskanalysen. Riskanalysen är ett kvalitetsdokument se ovan. Som risk-manager för verkar Ulf Nilsson. Som risk-manager för verkar Jan Pettersson. Båda rapporterar direkt till respektive bolags koncernledning. 2.10 Extern information om projektet Region Skåne etablerar under hösten projektrum för intern och extern information. 2.11 Kriterier för när uppdraget kan avslutas Uppdraget avslutas slutligt efter godkänd acceptans av genomförd pilottest (BP5) senast 2009-10-31. Godkännande kan innehålla restlista. Därefter gäller 3 års garanti. Leveranser och del-acceptanstester sker successivt, vid fyra tillfällen se avsnitt 2.6 Etapper och milstolpar, under projekttiden. Formell acceptanstest av all levererad programvara sker med start 2009-08-31 för acceptanstest som godkänns enligt plan 2009-09-29. Filnamn: Projektplan SVP Skåne.doc Sidan 9 av 9