Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2011-02-15 Upphandlingsansvarig Upphandling Region Gotland Destinationsmarknadsföring Gotland - Turism och näringsliv Carina Westergren Larsson 2010/537 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 2. Kvalificering och obligatoriska krav Krav på anbudsgivaren Med anbudsgivare avses i denna upphandling en befintlig juridisk person (företag/organisation), en grupp av leverantörer eller annan som avser att innan upphandlingskontrakt tecknas bilda en juridisk person som enligt gällande bestämmelser kan bedriva här aktuell verksamhet. Den upphandlande myndigheten ställer inte krav på att anbudsgivaren ska ha en viss juridisk form, men förutsätter dock att vinnande anbudsgivaren kommer att bedriva den upphandlade versamheten inom ramen för ett aktiebolag. Ett anbud kan enligt bestämmelserna i LOU lämnas av en grupp leverantörer som avser att genomföra uppdraget inom ramen för en gemensam organisation, så kallat konsortium. Om anbud från sådan grupp skulle antas i denna upphandling skall gruppen formalisera samarbetet inom ramen för ett aktiebolag. Upphandlingskontrakt som sluts till följd av denna upphandling kommer att tecknas med aktiebolaget. Anbudsgivaren ska planera den bolagsbildningen så att denna kan vara genomförd vid den tidpunkt upphandlingen är avslutad. Anbudsgivare som lämnar anbud utifrån denna förutsättning skall i anbudet lämna redovisning som visar att deltagarna lämnat bindande förbindelser om att bilda ett gemensamt bolag med syfte att delta i genomförandet av avtalat åtagande. För anbud som lämnas av en grupp leverantörer gäller att nedanstående krav skall uppfyllas av leverantörerna gemensamt med undantag av krav gällande uteslutning av leverantör och registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter som skall uppfyllas av samtliga företag. För övriga krav innefattar därmed begreppen Leverantör och Anbudsgivare även konsortium. Det skall i anbudet redovisas vilket eller vilka av företagen som uppfyller respektive krav. Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 1 av 8
Lämnas anbud av ett konsortium skall redovisning lämnas enligt följande: Namn och organisationsnummer på de företag som ingår i konsortiet med en redovisning som visar att i konsortiet delaktiga bolag har lämnat bindande utfästelser att bilda ett gemensamt aktiebolag med uppgift att genomföra det åtagande som ingår i upphandlingen. Bekräftelse att det gemensamma bolaget kommer att vara bildat senast trettio dagar efter det att Region Gotland fattat tilldelningsbeslut i upphandlingen. Nedan ska uppgifter fyllas i avseende det företag som företräder samtliga i konsortiet ingående företag. Vad som sägs ovan om konsortier gäller i tillämpliga delar även för enskilda personer som går ihop för att lämna ett anbud. Denna redovisning skall bifogas anbudet och märkas dokument 5 "Bolag under bildande". Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls. (Fritext För att uppnå mesta möjlig transparens i utförande av detta uppdrag ser den upphandlande myndigheten det som mycket viktigt att den upphandlade verksamheten ekonomiskt och redovisningsmässigt särskiljs från eventuellt annan verksamhet. Hela den verksamhet som omfattas av anbudet skall drivas i ett aktiebolag. I detta aktiebolag skall endast bedrivas verksamhet som regleras i detta anbud och tillhörande avtal. Om anbudsgivaren väljer att driva verksamheten i ett tidligare aktiebolag skall anbudsgivaren intyga att detta bolag är "rent", dvs. att bolaget inte är belastat med åtaganden eller skulder. Det skall framgå av anbudet vem som kommer att äga detta bolag och till vilka andelar. Anbudsgivaren skall i anbudet ange sådana verksamheter hos ägarna som kan påverka detta avtal vad gäller trovärdighet, jävssituation, intressekonflikter eller liknande. Det gäller såväl direkt ägda verksamheter som verksamheter som bedrivs i närstående bolag. Även sådana verksamheter som nämns ovan och där nyckelpersoner hos anbudsgivaren har intressen skall redovisas, oavsett om dessa är direkt berörda av den verksamhet som upphandlingen avser. Denna redovisningen skall bifogas anbudet och märkas dokument 6 "Ägarstruktur" Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls. (/ Uppgifter om anbudsgivaren Kontaktuppgifter Leverantör *) Organisationsnummer - för aktiebolag uppge organisationsnummer - för handels- och kommanditbolag uppge dels bolagets organisationsnummer dels dels deltagarnas organisations- eller personnummer - för enskild firma uppge personnummer Företagsnamn (Fritext Organisationsnummer *) (Fritext Postadress (Fritext Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 2 av 8
Telefonnummer (Fritext Telefax (Fritext Webbplats (Fritext Kontaktperson 1 Namn (Fritext Befattning (Fritext Telefonnummer (Fritext Mobilnummer (Fritext E-postadress (Fritext Kontaktperson 2 Om kontaktperson 1 inte går att nå Namn (Fritext Befattning (Fritext Telefonnummer (Fritext Mobilnummer (Fritext E-postadress (Fritext Behörig företrädare i samband med tecknande av kontrakt Namn (Fritext Befattning (Fritext Telefonnummer (Fritext Mobilnummer (Fritext E-postadress (Fritext Kvalificering - Krav på anbudsgivaren Uteslutning av leverantör Upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott. (LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 ) Upphandlande myndighet får utesluta leverantörer t ex vid konkurs, brott avseende yrkesutövningen, allvarligt fel i yrkesutövningen mm. (LOU(2007:1091) 10 Kap 2 ) Anbudsgivaren intygar att det inte förekommer förhållanden enligt LOU (2007:1091) 10 kap 1 och 2 vid anbudslämnandet. (/ Registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende redovisning och betalning av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för anställda. Intyg från Skatteverket eller bolagsverket behöver inte lämnas. Skatteverket kommer att bistå oss med följande uppgifter för anbudsgivare: - registrerad för moms och som arbetsgivare - erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 3 av 8
- registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt - om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket - om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse Utländskt företag Samverkan med Skatteverket är bara tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör skall insända dokumentation som intyg på att denna full-gjort i hem-landet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Efterfrågade handlingar skall bifogas till anbudet. Märk dem Bilaga T 11-2 och lämplig rubrik. Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls (/ Besvaras av upphandlaren: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter vi tagit del av. (/ Underleverantörer Om Anbudsgivaren kommer att använda underentreprenörer för uppdraget skall dessa fullgöra sina skyldigheter gällande registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall ansvara för att kontrollera detta. Namn och organisationsnummer på ev underentreprenörer samt för vilken del av uppdraget det gäller skall anges. Kommer underleverantörer att användas för hela eller delar av uppdraget? Ange eller. Om, bifoga ovanstående uppgifter. Märk bilagan "Underleverantör". (Fritext Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas och tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning. Om Anbudsgivaren kommer att använda underentreprenörer för uppdraget skall Anbudsgivaren ansvara för att underleverantörerna uppfyller ovanstående krav i förhållande till sin del av uppdraget. Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls. (/ Företag under bildande Det finns inga krav på anbudsgivarens juridiska form forutsatt att anbudsgivaren vid avtalsteckande har bildat ett aktiebolag. Av anbudet skall då framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget ska kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet skall bifogas anbudet. Planen skall vara intygad av företagets revisor/bank. Märk bilagan dokument 5 "Bolag under bildande" Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 4 av 8
I övrigt ställs samma krav som ovanstående punkter, men den ekonomiska bedömningen kan grundas på kontakt med anbudsgivarens revisorer och/eller bank. Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls. (Fritext Finansiell garanti För att säkertställa driften av upphandlad verksamhet under uppbyggnadsskedet det första halvåret, skall anbudsgivaren kunna visa att det finns bankgaranti eller motsvarande finansiell säkerhet från annan aktör på 2 000 000 sek. Garantin skall vara intygad av företagets revisor/bank som gäller från avtalets undertecknande till 2012-12-31 skall bifogas. Anbudsgivaren intygar att ovanstående krav uppfylls (/ Likviditetsbudget Anbudsgivaren skall i anbudet presentera en övergripande resultatbudget omfattande verksamhetsår 1 (2012). Företagets tekniska förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha tillräcklig kapacitet för att genomföra det efterfrågade uppdraget. Med detta menas att man skall ha tillräckliga resurser, bemanning, och administrativ kompetens för att tillhandahålla efterfrågade tjänster. Anbudsgivaren skall ha kompetens kring och erfarenhet av : - Platsmarknadsföring - Att vara aktiv i nätverk och samarbetsprojekt - Att planera och utföra marknadsförings- och säljkampanjer - Att tillhandahålla servicetjänster Observera Under respektive avsnitt i kravspecifikationen finns ytterligare krav att beskriva specifik kompetens och erfarenhet inom olika områden. En allmän beskrivning av anbudsgivarens organisation, bemanning och historik som intygar att dessa krav uppfylls skall bifogas anbudet. Kompetens och erfarenhet skall intygas genom förteckning över nyckelpersonal (inkl kortfattad CV) samt förteckning över genomförda uppdrag/projekt. Anbudsgivaren intygar att ovanstående krav uppfylls (/ Anbudsgivaren skall bifoga en tydlig beskrivning över företagets förmåga i enlighet med ovanstående punkter. Märk bilagan "Anbudsgivarens organisation" (/ Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 5 av 8
Besvaras av upphandlaren: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter vi tagit del av. (/ Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall ha dokumenterade rutiner för kvalitetssäkring. Rutinerna skall beskriva hur företaget kan eliminera och förebygga risker för kvalitetsavvikelser samt tidigt upptäcka avvikelser och andra förhållanden som kan resulterar i otillfredsställande kvalitet. Anbudsgivaren intygar att obligatoriska krav enligt ovan uppfylls (/ Handlingar som styrker kvalitetsarbetet skall på begäran kunna skickas till beställaren (/ Kommersiella krav och villkor Anbudspris För efterfrågade tjänster skall priserna anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt. Priserna skall inkludera samtliga kostnader för fullgörandet av åtagandet. Region Gotlands uppskattar att kostnaderna uppgår till ca 9 milj kr för de verksamheter som idag bedrivs och motsvarar grunduppdraget i anbudsunderlaget, dvs. exklusive avsnitt 3.3.4 i kravspecifikationen (tilläggsuppdrag). Observera Hyreskostnader för anvisade lokaler ska inte ingå i anbudet. Anbudspriset skall avse perioden 2012-01-01 till 2012-12-31. Priset skall vara fast tom 2012-12-31. Därefter kan indexuppräkning ske enligt villkoren i avtalsmallen. Anbudsgivaren intygar att obligatoriska krav enligt ovan uppfylls (/ Anbudspriset skall anges i SEK (ex - x xxx xxx,- kronor) för perioden 2012-01-01-2012-12-31 (Prismatris) Specifikation Kvantitet Enhet Specifikation 1,00 SEK Utbetalning av ersättning för uppdraget Den fasta ersättningen utbetalas mot faktura månadsvis i efterskott med en tolftedel av anbudsbeloppet. Betalningsvillkor är 30 dagar från fakturadatum. Krona för krona-ersättning utbetalas enligt överenskommelse. Normalt betalas ersättningen Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 6 av 8
ut efter att uppdragstagaren kan redovisa motsvarande inbetalningar från näringslivet. Kostnader för att etablera verksamheten ska ej räknas med i anbudet. Dock kommer anbudsgivarens kostnader för att etablera en webbsajt (www.gotland.com) att ersättas mot redovisade kostnader med en summa på högst 300 000 kr. Kostnader för eventuella övriga tilleggsuppdrag utbetalas efter särskild överenskommelse. Anbudsgivaren intygar att obligatoriska krav enligt ovan uppfylls (/ Upphandlingskontrakt Anbudsgivare skall acceptera fastställda villkor i bilaga "Avtalsmall" i sin helhet. Observera Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet. Andra kommersiella villkor, t ex egna standardvillkor som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter avtalsmallen, kommer inte att beaktas. Anbudsgivaren intygar att "Mall för upphandlingskontrakt" accepteras (/ Anbudens giltighetstid Anbudet skall vara bindande i 6 månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid. Anbudsgivaren intygar att anbudens giltighetstid accepteras (/ Sekretess Region Gotland skall ha full insyn i uppdragstagarens räkenskaper under avtalstiden. Anbudsgivaren intygar att anbudens giltighetstid accepteras (/ Kravspecifikation Anbudsgivare skall acceptera i sin helhet alla fastställda skall-krav i dokument "3 Kravspecifikation". Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 7 av 8
Anbudsgivaren intygar att alla skall-krav i dokument "3 Kravspecifikation" accepteras (/ Utskrivet: 2011-02-15 13:45 Sida 8 av 8