1 (2) Revisionskontoret 2002-12-20 Dnr Jll 956/02 Revisionschef Lennart Ledin, 063-147527 Landstingsdirektören Granskning av ekonomiadministrationen vid landstingets kulturenhet Revisionskontoret av har på uppdrag av revisorerna med hjälp av Deloitte&Touche, auktoriserade revisor Carina Ringdahl, granskat ekonomirutinerna vid landstingets kulturenhet. Granskningens resultat framgår av bifogade rapport från Deloitte&Touche. Granskningens resultat visar i huvudsak på att: ekonomistödet inom verksamheten behöver förbättras och föreslås ske genom att arbetsuppgifterna och -fördelningen ses över. Det bör ske i anslutning till den centralisering av ekonomiadministrationen som vi föreslog under våren 2002 och som vi har erfarit skall göras möjlig bland annat genom införande av s k scanning av fakturor, ekonomisystemet måste göras mer tillgängligt för linjecheferna, efterlevnaden av god redovisningssed behöver förbättras genom att skärpa upp bokföringen av in- och utbetalningar, den interna kontrollen och redovisningsrutinerna vad gäller inventarier behöver förbättras samt att momsredovisning och momsfrågorna närmare behöver utredas. Vi föreslår att chefen för länsutvecklingsförvaltningen i samråd och med stöd av ekonomi- och verksamhetsprocessen samt den personalpolitiska processen i landstingsdirektörens stab får i uppdrag att vidta de förbättringar som vår granskning visar är önskvärda. På uppdrag av Jämtlands läns landstings revisorer Lennart Ledin Revisionschef 7d2 Besöksadress: Storgatan 16, Östersund Postadress: Storgatan 16, 831 30 Östersund Telefon: 063-14 75 00 Telefax: 063-15 38 00 E-post: revision@jll.se Internet: http://www.jll.se
Rapport över granskning avseende landstingets Länskulturenhet 2002-12-11
SAMMANFATTNING 2 1 INLEDNING 3 1.1 UPPDRAG 3 1.2 ÖVERSIKTLIG GENOMGÅNG AV ORGANISATIONEN 3 2 ÖVERSIKTLIG GENOMGÅNG AV EKONOMIRUTINER 4 2.1 RUTIN LEVERANTÖRER 4 2.2 RUTIN KUNDFAKTURERING 4 2.3 RUTIN LÖNER 6 2.4 RUTIN KONTANTKASSA 8 3 BEMANNING OCH BEROENDE AV NYCKELPERSONER 9 4 BOKFÖRINGENS KVALITÉ 9 5 INVENTARIEREDOVISNING 10 6 ARTISTSKATT 12 7 MOMS 12-1 -
SAMMANFATTNING Granskningen av ekonomirutinerna visade att det finns vissa brister i den interna kontrollen. En förutsättning för god internkontroll är att det finns dokumenterade rutinbeskrivningar och att personalen är medvetna om detta. De generella rutinbeskrivningar som finns tillgängliga på intranätet är inte anpassade eller implementerade ute på basenheten. Det är önskvärt att i de fall de gemensamma rutinerna inte är fullt tillämpbara att de anpassas för den egna verksamheten. En person är ansvarig för hela basenhetens ekonomiadministration. Detta medför att organisationen är sårbar dels vid eventuell frånvaro och dels vad det gäller att utgöra ett stöd till verksamhetsansvariga. Vi anser det därför vara lämpligt att ge verksamhetsansvariga behörighet att läsa och ta ut rapporter ur ekonomisystemet. Detta skulle kunna underlätta uppföljning av verksamheten samt minska beroendet av att den ekonomiansvarige är tillgänglig. Vi har i vår granskning noterat att huvudhandkassan bokförs endast en gång per månad. En separat kassabokföring bör därför upprättas så att in- och utbetalningar bokförs i enlighet med bokföringslagen dvs. senast påföljande arbetsdag. Vår granskning av inventarierutinen visar att det finns brister i den interna kontrollen främst vad det gäller inventering och utlåning av utrustning och instrument, men även vad det gäller att anmäla stöldbegärliga varor till centralförvaltningen. Vid vår stickprovsgranskning av momshanteringen framkom att full moms lyfts på alla inkommande fakturor. På kostnader som härrör till den momsfria omsättningen kan man enligt vår mening inte lyfta någon moms alls. Mot bakgrund av att vissa delar av omsättningen är momsfri samt att delar av verksamheten finansieras via statliga bidrag, finns det risk att det ska vara reduktion av avdragsrätten för ingående moms gällande gemensamma kostnader. På grund av komplexiteten rörande momsfrågor skulle vi därför rekommendera att det görs en utredning av momshanteringen för att få en korrekt bedömning av vilken avdragsrätt som gäller för ingående moms. - 2 -
1 INLEDNING 1.1 Uppdrag Vi har fått i uppdrag av landstingets revisorer att granska och bedöma den interna kontrollen och om handläggningen av vissa specifika ekonomiska händelser är tillfredställande enligt nedan. Granskningsobjekt: Länskulturcentrum Omfattning: Uppdraget omfattar en allmän genomgång av kulturenhetens ekonomiadministration (organisation och rutiner), med en fördjupning inom nedanstående områden Bemanning, beroende av nyckelpersoner, samt om befintlig organisation medger att god intern kontroll kan upprätthållas med avseende på arbetsfördelning och kompetens. Bokföringens kvalitet (följs anvisningar och bokföringslag) Inventarieredovisning Artistskatt( inkl kontroll av lämnade inkomstuppgifter) Hantering av moms Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer. Verifiering har gjorts genom stickprov. 1.2 Översiktlig genomgång av organisationen Länskulturen (basenhet) är en enhet inom Länsutvecklingen, landstingets förvaltning för regional utveckling. De kulturinstitutioner som landstinget driver i egen regi finansieras till ca 65% av statliga anslag. Länskulturen består av Länsteatern, Filmpool Jämtland, Länsmusiken, Länshemslöjdskonsulenter, NMD-z Norrlands musik- och dansteater, Länskonstkonsulent och kulturenhetens administration. För varje del finns en verksamhetsledare/ansvarig. Det finns en gemensam stab för de olika verksamheterna inom basenheten bestående av basenhetschef, en personalsekreterare, en ekonomiansvarig och två administratörer. - 3 -
2 ÖVERSIKTLIG GENOMGÅNG AV EKONOMIRUTINER Ekonomifunktionen består av en person. Betalningar, kundfakturering, lön, moms, skatter och avgifter samt vissa avstämningar görs av personal på centralförvaltningen. 2.1 Rutin leverantörer Beställningar görs av respektive verksamhet och godkännes av verksamhetsledaren/ ansvarig. Leverantörsfaktura ankommer med posten, registreras i Raindance med ankomstnummer ( sätts automatiskt ), förfallodatum registreras, stämplas med konteringsstämpel, kostnadsbokförs med moms, belopp och sifferkontroll utförs. Därefter går faktura för attest och kontering av verksamhetsledare/ansvarig. Fakturan kontrolleras med produktionsansvarig att rätt tjänst/vara erhållits, att attest gjorts på konteringsstämpeln och att beställning/leveranskontroll är utförd. Efter attest går faktura till ekonomiansvarig som registrerar in för slutkontering. Detta görs så snart faktura återkommit efter attest. Efter inregistrering tas en journallista ut där det framgår vilka fakturor som finns inlagda i systemet. Journalen lämnas till basenhetschefen som attesterar journalen. Dessa sparas tillsammans med leverantörsfakturor i verifikationsnummerordning i pärmar. Vår stickprovsgranskning visade att rutinen fungerar tillfredställande och att god intern kontroll upprätthålls. Granskningen visade dock att lista över beslutsattestanter och kodplan bör uppdateras då två attestberättigade personer saknas på listan. 2.2 Rutin kundfakturering Länskulturen använder sig av olika underlag för fakturering. Den mall som finns framtagen används av bland annat Filmpool och Hemslöjden. Länsmusiken använder ett system med order på data som sedan blir underlag till fakturering. Länsteatern använder ett eget framtaget underlag. - 4 -
På de större produktionerna bland annat Länsmusikens läggs projekt upp med projektnummer. Det blir då att jämföra med att en order läggs upp. På dessa projekt är det sedan möjligt att följa upp vilka kostnader som läggs ned och vad som faktureras ut. Fakturaunderlaget skickas till Länsutvecklingsförvaltningens kansli, registreras i ekonomisystemet med kulturenhetens verifikationsnummerserie och skickas sedan tillbaka till basenheten. På basenheten skrivs fakturakopia ut och stäms av mot underlag att rätt belopp m m blivit fakturerat. Fakturan sorteras därefter in i nummerordning. Länsteatern har en egen verifikationsnummerserie och deras fakturaunderlag skickas inte tillbaka till basenheten utan sparas på Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Ekonomiansvarig kan se att intäkter bokförs på Länsteatern men har inte kvar några underlag att följa upp dessa mot. Kravhanteringen sköts centralt med hjälp av Svea Inkasso. Varje månad skickas uppgifter till Svea Inkasso om vilka fakturor som förfallit. Efter att två påminnelser skickats ut får ekonomiansvarig information att fordran kommer att lämnas till inkasso om ingen inbetalning kommer. Ekonomiansvarig gör då en bedömning om fordran ska kallas tillbaka eller stå kvar på bevakning hos Svea Inkasso. Vid återkallande av ärende gör ekonomiansvarig notering i egen pärm. Enligt ekonomiansvarig är det Länsutvecklingsförvaltningens kansli som bokför avskriven fordran. Vid bokslut skrivs fordringar äldre än ett år ned och bokas bort som kundförlust. Detta görs av Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Fordran är då, om ärendet inte är återkallat, kvar för långtidbevakning hos Svea Inkasso. Varken ekonomiansvarig eller Länsutvecklingsförvaltningens kansli ger någon återkoppling till verksamhetsansvariga om kunderna inte betalar fakturorna. Enligt ekonomiansvarig är det dock mycket sällan att kunderna är dåliga betalare. Kundreskontran stäms av på Länsutvecklingsförvaltningens kansli och då för hela förvaltningen. Avstämningar dokumenteras endast när något inte stämmer. Annars görs avstämning direkt på dataskärm. En annat sätt som används vid försäljning är inbetalningskort. Ett exempel är vid utbildningsverksamhet. En deltagarlista upprättas, inbetalningskort skrivs ut och skickas. När betalning sedan kommer till Länsutvecklingsförvaltningens kansli kan basenheten följa upp vilka som betalar, stämma av detta mot deltagarlistan samt kräva eventuellt sena betalare. I detta fall sköter basenheten själva om kravhanteringen. Vid denna rutin bokas ingen fordran bokas upp vid försäljningstillfället. - 5 -
Inom basenheten används inte enhetliga rutiner för fakturering. Fakturor med underlag finns samlade både på Länsutvecklingsförvaltningens kansli samt på basenheten. Olika underlag används vid fakturering. Man bör tillse att enhetliga rutiner upprättas vad gäller fakturering. Vidare kan vi konstatera att det saknas intern kontroll att alla underlag för intäkter blir fakturerade. Varken ekonomiansvarig på basenheten eller Länsutvecklingsförvaltningens kansli ger någon återkoppling till verksamhetsansvariga när kunder inte betalar. Personalen på Länskulturen har inga dokumenterade rutiner att följa över hur reservering av osäkra fordringar ska göras. Det behövs ett klargörande vad som är avskriven respektive nedskriven fordran samt vem som är ansvarig för den bedömningen. Enligt vår mening ska fordran bokas upp även vid användandet av inbetalningskortsrutinen. 2.3 Rutin löner Samtal med personalsekreterare och anställda vid lönekontoret centralförvaltningen. Det finns både fast anställda och tillfälligt anställda. De fast anställda finns i lönesystemet med fasta uppgifter och meddelar endast när avvikelse skett exempelvis frånvaro sjuka barn etc. Meddelas per telefon eller en skriftlig lapp till personalsekreteraren och uppgifterna läggs då in i Palett. Efter månadskiftet tas en tjänstgöringsuppgift fram per verksamhetsgren och varje verksamhetschef attesterar detta underlag och skickar tillbaka det till personalsekreteraren. Attesterade tjänstgöringsuppgifter skickas sedan till lönekontoret som underlag till löneutbetalning. Tillfälligt anställda varierar från månad till månad. Ett kontrakt upprättas vanligen av producenterna och lämnas till personalsekreteraren. Det finns olika varianter av kontrakt och ofta saknas uppgifter som då måste kompletteras innan uppgifterna läggs in i Palett av personalsekreteraren. Alla grunduppgifter läggs in med datum för anställningens början och slut. Lönesystemet bearbetar inte anställda där datum för anställningens slut har passerat. Kopia på kontraktet sparas på kulturenheten och original skickas till lönekontoret som lägger in lönen. Personalsekreteraren kan gå in och ändra löner i systemet men gemensamma lönerevisioner läggs in centralt från lönekontoret. Personalsekreteraren har ingen behörighet att registrera uppgifter på sig själv i systemet. Efter lönekörningen skickar lönekontoret ut en analyslista där det framgår vilka som fått ersättning och med hur mycket. Verksamhetscheferna ska titta igenom listorna för att - 6 -
kontrollera rimlighet m m. För månadsanställda finns det möjlighet att korrigera felaktig lön upp till tre månader efter utbetalning. Lönekontoret lägger in alla rörliga lönehändelser i systemet bland annat tillfälligt anställdas ersättning. Efter registrering av dessa uppgifter tas en banklista ut och alla personer på banklistan kontrolleras mot underlagen. Detta för att rätt ersättning ska betalas ut till rätt personer. Denna kontroll görs av lönekontoret. Alla underlag sparas i pärmar på lönekontoret. Lönespecifikationer skrivs ut centralt för hela landstinget och sparas som papperskopia i ett år. Annan person på löneavdelningen tar sedan ut data fil till bank och fil till bokföringen. Det finns inga skrivna rutiner att tillgå ute på basenheten och inte heller på lönekontoret vad det gäller lönehantering. Reseräkningar Enligt avtal ska det finnas möjlighet att ta ut förskott. En utanordning skrivs och kvitteras ur kassan. En reseräkning upprättas och förskott dras av från slutsumman. Utanordning och reseräkning ska lämnas till personalsekreteraren. Det kan vara flera månaders fördröjning mellan utbetalt förskott och inlämnad reseräkning. Personalsekreteraren påminner och kräver in reseräkningar och skickar ibland ut en ifylld som påminnelse. Utanordningen och reseräkningen skickas sedan till Länsutvecklingsförvaltningens kansli som sammanställer detta i ett underlag som läggs in i Palett. Hanteringen med reseräkningar ska så snart det är möjligt flyttas tillbaka till basenheten. Länsutvecklingsförvaltningens kansli har endast hjälpt till med detta under en tid då basenheten varit underbemannad. Systemet är till viss del självkontrollerande men det kräver god kontroll och redovisning av att förskotten blir reglerade. Under åren 1999 till 2001 var det oklart vem som hade ansvaret att stämma av rese- /löneförskott. Våren 2002 gjordes riktlinjer upp och lönekontoret gör numera avstämningar månadsvis. Om reseräkning inte inkommit inom en månad görs det avdrag på lönen. Detta fungerar dock inte i praktiken enligt samtal med personal på lönekontoret. Enligt uppgift finns det gamla fordringar kvar som inte är reglerade under året. Personalbostad Det förekommer att Länskulturen erbjuder artister och musiker m fl att bo i lägenheter betalade av Länskulturen istället för att bo på hotell vid olika arrangemang. Det finns två - 7 -
lägenheter att tillgå. Nycklar, bokning och städning m m sköts både av inventarieansvarig och länssjukvården. Det finns ingen rutin för hur rapportering av eventuell bostadsförmån ska göras. Det råder oklarheter vem som är ansvarig att rapportera in detta till Palett så att det kommer med på kontrolluppgift. Under året har ingen bokningslista funnits tillgänglig på länskulturen och inga nycklar till lägenheterna. From december månad finns nu en bokningslista upprättad och nycklar till den ena lägenheten förvaras hos Länskulturen. Den andra lägenheten administreras med hjälp från länssjukvården som då också har nycklarna till denna lägenhet. Enligt vår bedömning bör det upprättas en skriftlig rutin över lönehanteringen. En skriftlig rutin underlättar arbetet med administrationen kring tillfälligt anställda, hanteringen av förskott och reseräkningar samt möjliggör att god intern kontroll utförs. För reseräkningar som inte inkommit inom en månad ska enligt rutinen avdrag göras på lönen. Detta fungerar inte idag och man bör därför tillse att rutinen efterföljs även i praktiken. Det bör även upprättas en skriftlig rutin över hur uthyrning av personalbostad ska hanteras. 2.4 Rutin kontantkassa Det finns en huvudhandkassa hos ekonomiansvarig på Länskulturen. Förvaras i låst skåp. Kassan redovisas en gång i månaden till Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Den ekonomiansvarige fyller i en kassarapport där insättningar/ uttag framgår. Underlag skickas tillsammans med kassarapporten, kontrolleras och bokförs av Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Ingen utomstående inventerar att det verkligen finns de pengar i kassan som rapporten säger. Enligt samtal med personal på Länsutvecklingsförvaltningens kansli finns en tanke att någon gång åka ut och inventera kassan. Filmpool, Länsteatern och Hemslöjd har egna handkassor som redovisas varje månad till ekonomiansvarig på basenheten och bokförs i balansräkningen på konto 1610 fordringar personal. Enligt bokföringslagen 5kap 2 skall kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser skall bokföras så snart det kan ske. - 8 -
Vi har i vår granskning noterat att huvudhandkassan bokförs endast en gång per månad. En separat kassabokföring bör därför upprättas så att in- och utbetalningar bokförs senast påföljande arbetsdag. 3 BEMANNING OCH BEROENDE AV NYCKELPERSONER En person är ansvarig för hela basenhetens ekonomiadministration. Denna person är också den enda som har behörighet i ekonomisystemet Raindance. Ingen av verksamhetscheferna kan således varken själva ta ut eller läsa rapporter på dataskärmen utan måste begära att få listor utskrivna av ekonomiansvarig. Verksamheten är idag beroende av att ekonomiansvarig är närvarande och organisationen är därför sårbar vad det gäller ekonomiadministrationen. Vid diskussioner med verksamhetsansvariga framkom att för närvarande finns ett behov att få råd och stöd vad beträffar bland annat uppföljning av verksamheten mot budget. Ekonomiansvarig uttrycker också önskemål om att kunna arbeta mera med dessa frågor. Enligt vår åsikt kan det vara lämpligt att ge verksamhetsansvariga behörighet att läsa och ta ut egna rapporter ur ekonomisystemet. En möjlighet att ge den ekonomiansvarige mera tid för uppföljning och styrning av verksamheten skulle kunna vara att omfördela arbetet med den löpande redovisningen. 4 BOKFÖRINGENS KVALITÉ Vi har med hjälp av stickprov granskat det bokföringsmaterial som finns tillgängligt på Länskulturen. Vi anser att materialet i allt väsentligt uppfyller kraven enligt bokföringslagen. Vi har dock vid något stickprov uppmärksammat att underlag till utläggsredovisning är bristfälliga. Exempel på detta är att kvitto på taxiresa saknas samt att det vid redovisning av utlägg bifogas faktura ställd till utföraren istället för ett betalningsallegat. - 9 -
Stickprov har också visat att det finns exempel på utlägg där utföraren har använt sig av eget material och då skrivit en notering om uttag ur eget lager. Följden blir att underlagen blir svårkontrollerade ur värderingssynpunkt. Vi anser att det granskade materialet i allt väsentligt uppfyller anvisningar och bokföringslag, med undantag för utläggsredovisningen. Vid redovisning av utlägg ska korrekta och kompletta underlag bifogas. 5 INVENTARIEREDOVISNING Endast inventarier värda mer än ½ basbelopp ska föras in i anläggningsregister och bokföras som inventarier. From våren 1999 har ett anläggningsregister installerats. Detta är integrerat med ekonomisystemet på så sätt att när inventarium slutkonteras debiteras tillgångskonto preliminärt vilket innebär att det med automatik skapas ett inventarium i det preliminära anläggningsregistret. Länsutvecklingsförvaltningens kansli väntar sedan på att kopia skickas på fakturan och överför sedan manuellt inventarien till det definitiva anläggningsregistret. Med automatik skapas en kreditbokning av preliminära tillgångsbokningen och en debetbokning görs på konto årets anskaffningar i ekonomiprogrammet. Tidigare system byggde på att varje verksamhet skulle föra sina egna anläggningsregister med kopior m m. Fram till 1999 har detta fungerat olika varvid i det nya systemet i många fall inte lades in något annat än en klumpsumma anskaffning på ett och samma år. Vid försäljningar kan man därför inte alltid veta när anskaffning gjordes och många gånger bokas försäljningen som om inventarien var helt avskriven. Filmpool bedriver viss utlåningsverksamhet av utrustning. Vid utlåning/uthyrning skrivs ett intyg som låntagaren får skriva under. Vid återlämning kvitteras att samma utrustning lämnas tillbaka och kopia på intyget läggs i speciellt fack för underlag till fakturering av hyra. Det saknas dock en förteckning över vilken utrustning som finns för utlåning och eget bruk. Detta på grund av att inventarier under ½ basbelopp kostnadsförs direkt i bokföringen och att ingen rutin finns för registrering av inventarier av mindre värde. All utrustning som anses vara stöldbegärlig oavsett värde ska anmälas till Länsutvecklingsförvaltningens kansli för registrering i anläggningsregister. Samtal med verksamhetsansvarig visade dock att anmälan inte alltid görs. - 10 -
Länsmusiken har också utlåningsverksamhet av instrument och utrustning. De har ett liknande system med kvittering vid utlåning. Länsmusiken har inventarielistor upprättade över vilken utrustning som finns för utlåning. Länskulturen har 7 fordon, alla utrustade med tankkort och körjournal. När bensinfaktura kommer stämmer varje verksamhetsledare av körjournal mot faktura. Fordonen används uteslutande i tjänst enligt uppgifter från verksamhetsledarna. En lista på mobiltelefoner finns upprättad från oktober 2002. Det framgår att inte alla har specificerad räkning. De som inte har specificerad räkning har istället skrivit under ett avtal som försäkrar att samtalen endast rör tjänsteärenden. Konst När konst köps in levereras den oftast till konstförrådet och ansvarig där som kontrollerar varan och märker upp den. När den sedan lånas ut skrivs ett lånekvitto och depositionsavtal. Ansvarig på konstförrådet har löpande gjort inventeringar runt om i länet för att lokalisera alla utlånade verk samt märka dessa med löpnummer. Ett register finns sedan på förrådet och en kopia på museet med nummer, namn på konstnär, värde m m. All konst registreras också på Länsutvecklingsförvaltningens kansli i anläggningsregister. Varje verksamhet har på eget sätt ett system över sina inventarier. Centralt finns ett anläggningsregister som uppdateras automatiskt vid kontering av investeringar. Det sker ingen avstämning under året att varje enhet har kontroll på sitt anläggningsregister Granskning av Länsmusikens listor för instrument och utrustning visade att senaste utskriven lista över instrument var daterad i april 2001. Aktuell inventarielista fanns inte att tillgå då den förvarades på dator i den ansvariges hem. Vid samtal med ansvarig för utlåning av instrument framkom att ingen inventering har gjorts av instrumenten sedan 1998. Vad beträffar lista över utrustning fanns ingen lista att tillgå vid granskningstillfället. Stickprovsgranskning av rutin för utlåning av instrument visade att instrument var utlånat utan att detta noterats på listan. Tre instrument finns upptagna på inventeringslistan men uppgift saknas om var de finns. De är troligen borta enligt samtal med ansvarig.. - 11 -
Vår granskning av inventarierutinen visar att det finns brister i den interna kontrollen främst vad det gäller inventering och utlåning av utrustning och instrument. Men även vad det gäller att anmäla stöldbegärliga varor till länsutvecklingsförvaltningens kansli. Enligt samtal med personal på Länskulturen finns ett förslag på en modell med en databas som ska hantera hela basenhetens inventarier samt utlåningsbart material. I denna databas ska man kunna söka vad som finns, göra bokningar, lägga in investeringar samt ta bort försäljningar. Tanken är att några personer har skrivbehörighet medan alla kan läsa. Arbetet med databasen har dock stannat av sedan resursbrist uppstått. Vår bedömning är att ett gemensamt system där man kan följa både inventarier och utrustning av mindre värde vore önskvärt samtidigt som en inventeringsrutin då kan införas. 6 ARTISTSKATT Utländska artister förekommer förhållandevis sällan ca 10 per år. Ett speciellt kontrakt skrivs med dessa. Kopia på legitimation, pass eller körkort sparas, kontakt tas med skattemyndigheten för att erhålla ett svenskt personnummer. Därefter skickas kopia på legitimation, pass eller körkort, svenska personnumret samt kontraktet till Länsutvecklingsförvaltningens kansli som ombesörjer utbetalning och innehåller artistskatt. Varje månad gör Länsutvecklingsförvaltningens kansli kontroll i huvudboken om artistskatt blivit bokförd och om så är fallet redovisas den in till Särskilda skattekontoret i Ludvika. Underlagen sparas i kopia i pärm på basenheten. Utländska artister läggs inte in löneprogrammet Palett. Det är upp till varje producent att meddela ekonomiansvarig på basenheten och Länsutvecklingsförvaltningens kansli att utländsk artist engagerats. Vår bedömning är att det bör upprättas en skriftlig rutin för hantering av artistskatt. 7 MOMS Länskulturen bedriver både momsfri och momspliktig verksamhet. Den momspliktiga verksamheten omfattar både 6 % och 25% moms. Till momsfri omsättning räknas bland annat försäljning av hela produktioner där annan arrangör finns än Länskulturen. Vid försäljning av biljetter där Länskulturen är arrangör blir momssatsen 6%. Uthyrning av utrustning m m faktureras med 25% moms. - 12 -
Det förekommer ett fåtal gånger per år vidarefakturering av kostnader. Vid sådan fakturering brukar den moms som finns på underlaget bli den som vidarefaktureras. Vid vår stickprovsgranskning framkom att full moms lyfts på alla inkommande fakturor. På kostnader som härrör till den momsfria omsättningen kan man enligt vår mening inte lyfta någon moms alls. Mot bakgrund av att vissa delar av omsättningen är momsfri samt att delar av verksamheten finansieras via statliga bidrag, finns risk att det ska ske en reduktion av avdragsrätten för ingående moms gällande gemensamma kostnader. Eftersom verksamheten består av både momsfri och momspliktig omsättning skulle vi rekommendera att en utredning görs av momshanteringen för att få en korrekt bedömning av vilken avdragsrätt som gäller för ingående moms. Östersund den 11 december 2002 Carina Ringdahl Auktoriserad revisor Mats Henriksson Auktoriserad revisor - 13 -
2 (2) Kopia Chefen för länsutvecklingsförvaltningen Chefen för kulturenheten Chefen för landtingets kansli Chefen för ekonomi- och verksamhetsstyrningsprocessen Chefen för personalpolitiska processen 7d2 Besöksadress: Storgatan 16, Östersund Postadress: Storgatan 16, 831 30 Östersund Telefon: 063-14 75 00 Telefax: 063-15 38 00 E-post: revision@jll.se Internet: http://www.jll.se