Uppdaterat 2010-09-10 Manual för administration av användare i Postens Kundportaler
Innehåll Inledning 3 Begrepp 4 Sök användare 5 Sökområde 5 Hur man söker 5 Skapa ny användare 6 Användarinformation 6 Företag/organisation 7 Behörigheter 8 Lägg till behörighet 9 Ta bort behörighet 9 Tillgång till tjänster 10 Tillgängliga tjänster 10 Lägga till tjänster 11 Ta bort en tjänst 11 Ändra en användare 12 Beskrivning 12 Skapa nytt lösenord för användaren 13 Inaktivera användare 14 Aktivera användare 14
Inledning Posten erbjuder sina kunder två olika kundportaler, Meddelandeportalen för dig som är kund till Posten Meddelande och Logistikportalen för dig som är kund till Posten Logistik. Du som är kund till både Posten Meddelande och Posten Logistik kan ge dina användare behörighet till båda portalerna. Postens kundportaler kommer bland annat att innehålla affärsinformation såsom fakturor, möjlighet att skapa bokningar och olika typer av statistik. För att inte viktig information ska komma i orätta händer behöver varje företag utse en eller flera administratörer, fortsättningsvis kallade administratörer, som sedan i sin tur är ansvariga för att skapa användare och fördela behörigheter till rätt personer inom den egna organisationen. Detta dokument är en handledning till de administratörer som har fått ansvar för att skapa användare i den egna organisationen och tilldela dessa användare behörigheter och tillgång till tjänster i Postens Kundportaler.
Administration av användare 4 Begrepp Postens Kundportaler Posten erbjuder nu sina kunder två olika kundportaler, Meddelandeportalen för er som är kund till Posten Meddelande och Logistikportalen för er som är kund till Posten Logistik. Ni som är kund till både Posten Meddelande och Posten Logistik kan ge era användare behörighet till båda portalerna. Meddelandeportalen Se Postens Kundportaler Logistikportalen Se Postens Kundportaler Administratör Administratörer är en användare med behörighet att skapa och administrera användare i den egna organisationen med samma eller lägre behörighet än sig själv. Administratören har behörighet till fliken Behörigheter i kundportalerna där denna administration sker och utförs. Företagsanvändare En företagsanvändare har behörighet att logga in i kundportalen och se de tjänster han/hon har fått tilldelade. Användaren har ej behörighet till fliken Behörigheter i kundportalen. Kund Kund är ditt företag, givet att det finns registrerat hos oss som en avtalskund. Ditt organisationsnummer är din identifikation. Arbetsställe Arbetsställe är den enhet där användaren arbetar eller den enhet varifrån användaren ska hantera uppdrag. Ditt Företag har anmält detta arbetsställe till SCB. Det kan finnas ett eller fler arbetsställen under ditt organisationsnummer (Kund). Kundnummer Kundnummer är ditt kundnummer hos Posten. Ett kundnummer kan agera i olika roller i kundportalerna beroende på funktion, till exempel som inlämnande eller betalande Kundnummer. Ditt arbetsställe kan inneha ett eller flera kundnummer. Arbetar på - relationen Alla användare i kundportalerna är knutna till ett arbetsställe i en Arbetar på - relation. Arbetar med - relationen Arbetar med relationen ger användaren behörighet att arbeta med ett eller flera kundnummer i kundportalerna. Denna behörighet kan tilldelas användare på tre olika nivåer: Kund Ger användaren behörighet till samtliga underliggande arbetsställen och för respektive arbetsställe underliggande kundnummer (Kund/ organisationsnumret utgör översta nivån i hierarkin) Arbetsställe Ger användaren behörighet till att arbeta med samtliga kundnummer under valt arbetsställe. Kundnummer Ger användaren behörighet enbart till valt kundnummer Användaren kan ges behörighet till ett eller flera Kunder/Arbetsställen/Kundnummer. Tjänster Med tjänster avses de funktioner som användaren har tillgång till i kundportalerna. När en tjänst tilldelas en användare får han/hon rätt att använda tjänsterna på de kundnummer som användaren har fått behörighet att arbeta med.
Administration av användare 5 Sök användare Sökområde Som administratör kan du endast söka på användare som arbetar på de arbetsställen som du har tillgång till. Exempel: Om du som administratör har behörighet till Kund A samt arbetsställe X och Y under Kund B får du upp sökresultat för användare som arbetar på samtliga arbetsställen under Kund A samt användare som arbetar på arbetsställe X och Y för Kund B. Hur man söker Sökningen går till så att du anger en komplett e-postadress eller delar av en e-postadress. Väljer du att söka på delar av en e-postadress går det bra att ersätta okända delar med en *. T ex kalle.*@posten.se ger träff på både kalle.andersson@posten.se och kalle.eriksson@posten.se och så vidare. Du måste dock ange minst tre tecken när du söker. Som default söker du på Aktiva användare. Men du kan även välja att söka på inaktiva användare genom att välja valet Inaktiva i listan för Status. Detsamma gäller för att söka på alla användare, om du väljer status Alla i listan får du en träfflista över både aktiva och inaktiva användare som matchar sökkriteriet. Du kan även välja att klicka på knappen Sök alla, vilket ger ett sökresultat över alla användare inom hela det område som du har behörighet till.
Administration av användare 6 Skapa ny användare Här kan du som administratör skapa nya användare som har likvärdig eller lägre behörighet än du själv samt inom det område där du som administratör har rätt att delegera. Användarinformation Här anger du användarens information, fält markerade med * är obligatoriska. E-postadressen anges två gånger för att säkerställa att den är korrekt. Detta är viktigt då e-post med inloggningsuppgifter kommer gå ut direkt när du sparar den nya användaren och att e-postadressen kommer bli den nya användarens användar-id i systemet. En kontroll sker, när du sparar den nya användaren, så att den angivna e-postadressen inte redan finns i systemet.
Administration av användare 7 Skapa ny användare Företag/Organisation Här väljer du vilket arbetsställe som användaren ska Arbeta på. Som administratör kan du endast söka på användare som arbetar på de arbetsställen du har tillgång till. När användaren ges behörighet till tjänsten Meddelandeportalen Bokning (se kapitel 3.3 för mera information om tjänster) är det viktigt att användaren arbetar på rätt arbetsställe. Valt arbetsställe används i Meddelandeportalen - Bokning där användare som arbetar på samma arbetsställe bland annat kan söka upp, se och göra ändringar i bokningar gjorda av varandra. När du väljer arbetsställe från listan fylls dels fältet företag/organisation i för det valda arbetsstället (givet att du som inloggad administratör har behörighet till detta) och dels fälten för besöksadress och leveransadress för arbetsstället.
Administration av användare 8 Skapa ny användare Behörigheter Här väljer du vilka kundnummer som användaren ska få Arbeta med i Postens kundportaler. Denna behörighet kan tilldelas användaren på tre olika nivåer: Kund Ger användaren behörighet till samtliga kundnummer under samtliga arbetsställen under vald organisation Arbetsställe Ger användaren behörighet till samtliga kundnummer under valt arbetsstället Kundnummer Ger behörighet enbart till valt kundnummer En användare kan få behörighet till en eller flera Kunder, Arbetsställen och/eller Kundnummer. De kundnummer som du ger användaren behörighet till gäller för samtliga tjänster i Postens kundportaler förutom tjänsten Meddelandeportalen Bokning. Tillgång till kundnummer i tjänsten Meddelandeportalen Bokning hanterar användaren själv och därför kan inte administratören ge behörigheter till kundnummer i just denna tjänsten.
Administration av användare 9 Skapa ny användare Lägg till behörighet Valbara alternativ, för den inloggade administratören att dela ut, syns i fälten för Tillgängliga kunder, Tillgängliga arbetsställen och Tillgängliga kundnummer. Är rutan tom betyder det att administratören inte har rätt att ge behörighet på respektive nivå. 1. Markera ett eller flera alternativ i rutan Tillgängliga kunder/arbetsställe/ kundnummer 2. Klicka på knappen Lägg till 3. Valda alternativ förs över till rutan Valda kunder/arbetsställe/kundnummer Detta kommer då vara den/de kunder/ arbetsställen/kundnummer som sparas för användaren. Den framsökta/nya användarens behörighet visas i fälten för Valda kunder, Valda arbetsställen och Valda kundnummer. Ta bort behörighet 1. Markera det alternativ som ska tas bort i rutan Valda kunder/arbetsställe/ kundnummer 2. Klicka på knappen Ta bort 3. Det valda alternativet förs över till rutan Tillgängliga kunder/arbetsställe/ kundnummer 4. Behörigheten är borttagen.
Administration av användare 10 Skapa ny användare Tillgång till tjänster Med tjänster avses de funktioner som användare har tillgång till i kundportalerna. För att ge en användare tillgång till olika funktioner tilldelar du dem olika tjänster. Tillgängliga tjänster I listan av nedan visas de tjänster du som administratör har rätt att dela vidare till de användare du skapar. Logistikportal Delivery status Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång till kolliöversikt i Logistikportalen där leveranstatus för samtliga kollin på väg kan ses. Logistikportal Statistics Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång till statistiska rapporter för uppföljning av kvalité och antal skickade kollin i Logistikportalen. Logistikportal Invoice Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång till fakturaöversikt med betalstatus för respektive faktura i Logistikportalen Meddelandeportalen Bas Ger användaren grundläggande behörighet till Meddelandeportalen. Alla användare som ska få tillgång till Meddelandeportalen ska tilldelas denna behörighet. Meddelandeportalen Bokning Ger användaren behörighet att hantera bokning av inlämning i Meddelandeportalen Meddelandeportalen Fakturor Ger användaren tillgång till fakturaöversikt med betalstatus för respektive faktura i Meddelandeportalen Meddelandeportalen Statistik Ger användaren tillgång till statistiska rapporter för uppföljning av omsättning hos Posten Meddelande.
Administration av användare 11 Skapa ny användare Lägga till och ta bort tjänster För att lägga till och ta bort tjänster gör du på samma sätt som för att lägga till behörigheter. Lägga till tjänst 1. Välj ett eller flera alternativ i rutan för Tillgängliga tjänster 2. Klicka på knappen Lägg till 3. Valet/valen flyttas över till rutan för Valda tjänster. Ta bort tjänst 1. Välj från rutan Valda tjänster 2. Klicka på knappen Ta bort 3. Alternativet borttaget
Administration av användare 12 Ändra en användare Beskrivning För att administrera en användare så söker du först fram den användaren du vill administrera genom gränssnittet för Sök användare (se kapitel 2). Därefter väljer du användare och klickar någonstans på den raden i resultatlistan (se bilden till vänster), t ex på länken Visa. Då kommer du till en ny sida för att Administrera användare. Gränssnittet för att administrera användare är likadan som det för att skapa användare, med den skillnaden att vissa fält inte är editerbara samt att ett antal funktionsknappar har tillkommit.
Administration av användare 13 Ändra en användare Skapa nytt lösenord för användaren Som administratör kan du skapa ett nytt lösenord för en användare. 1. Klicka på knappen Skapa nytt lösenord för användaren 2. Strax därefter kommer ett meddelande längst upp på sidan som säger: Ett nytt lösenord har skickats till [användarens e-postadress] Det nya lösenordet har alltså genererats och skickats ut till användaren via e-post.
Administration av användare 14 Ändra en användare Inaktivera en användare I systemet tar du inte bort en användare, utan den inaktiveras för att sedan i framtiden eventuellt kunna aktiveras igen. 1. Klicka på knappen Inaktivera användare 2. Ett meddelande dyker upp på skärmen som frågar om du är säker på att du vill inaktivera användaren 3. Välj Avbryt om du vill avbryt operationen 4. Klicka på Ok om du vill inaktivera användaren så att ingen vidare editering är möjlig Aktivera användare För att aktivera en inaktiv användare måste du först söka upp den inaktiva användaren (se kapitel 2). 1. Klicka på användaren från resultatlistan så att du kommer in till sidan för att Administrera användare 2. Klicka på knappen Aktivera användare 3. Ett meddelande som frågar om du är säker på att du vill aktivera användaren dyker upp 4. Välj Avbryt för att avbryta operationen 5. Klicka på OK så aktiveras användaren och gör editering möjlig.