Bokslutsinfo november 2014 Redovisningsnyheter 2014 När ÅR lämnats får den inte längre ändras eller kompletteras. Skriv till regeringen om stora fel. Långa och korta fordringar Långa och korta skulder Specifikation av myndighetskapitalet i not lättnad för UoH Redovisningsnyheter 2015 Komponentavskrivning. Större forskningsanläggningar => separat avskrivningsplan för komponenter 1
Att tänka på/utveckla Avgifter: har vi verksamheter som visar långvariga övereller underskott? Noter till BR: Övriga fordringar; övriga skulder; periodavgränsningsposter specificera! Krav på en verifikation Datum Verifikationsnummer Belopp och motpart Text om den affärshändelse som verifikationen gäller (verifikationstext) Bifoga underlag, t ex beräkningar Attest Kundfakturor - specifikation Tydlig information i fakturan om vad den avser. T ex: Hyra jan-mar 2016 Arvode december 2015 Kursavgift, 25 deltagare, 151208 Viktigt för att periodisera rätt samt kontroll av periodisering! 2
Textrad i RD på en faktura Leverantörs- och kundfakturor: Utnyttja textfältet på konteringsraden. Vad/åt vem avser affärshändelsen? T ex: Mikrovågsugn plan 5 pipetter Kurs Gbg 7-8/11 Kajsa Anka Texten på konteringsraden syns i huvudboken Var kortfattad men tydlig! Textrad vid periodiseringar Intäkter: Löpnummer i KDB Fakturanummer i Raindance Vilken period avses? Kostnader: Fakturanummer i Raindance Vid upplupen kostnad hänvisa till en beräkning Vilken period avses? Förbered bokslutet Följ upp periodiseringar från tidigare perioder Konto 1618-1619, (1631-1632), 1671-1672 Konto 2711-2719, (2731-2732), 2771-2772 Stäm av återföringen av periodiseringar med rapporterna KOSPER och INTPER (perioden juli-november) Analysera och åtgärda ev. differenser 3
Lokaltjänstkostnader, LTK Ett eller flera LTK-projekt xxx01 10xx Slutreglering av LTK 2014 bokförs 141201 Bokföring av LTK steg 1-3 bokförs 141201 Mål: Inget saldo på konto 5010 utan prestation Om saldo < 10 tkr; AEU bokför Om saldo > 10 tkr; blankett EA38 Om omfördelning mellan GU och FO; blankett EA37 Lokaltjänstkostnader, LTK Om endast saldo utan prestation ska omföras: fyll i blankett EA38 Reglering LTK utan prestation Om omfördelning är aktuell: fyll i blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 med den nya årskostnaden per LTK-projekt och prestation Skicka in justeringarna senast 8 december Justering av LTK steg (1) 2-3 bokförs 141212 Lokaltjänstkostnader, LTK LTK bokförd på alla prestationer och projekt inom kärnverksamheten GU resp. FO Se webbsidan Avstämning LTK steg 4 Konto 5017 i debet/kredit Den egna motparten i kodfält 5 (9xxx00) Totalt saldo inom kärnverksamhet = 0 Totalt saldo inom GU resp. FO = 0 Endast obetydligt saldo kvar på LTK-projekten 4
Transfereringar Utbetalningar avseende transfereringar/lämnade bidrag till skanning senast 12 december Ange förfallodatum till senast 141230 Attesteras senast den 14 december kl 16.00 då kontoklass 7 Lämnade bidrag stängs Alla transfereringar utbetalade på bokslutsdagen! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL Medfinansiering 2014 Skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering senast 15 december för medfinansiering av nya projekt. Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering senast 15 december för avslutade projekt där medfinansieringen behöver korrigeras. Kundfakturor/Rekvisitioner Godkänn preliminära rekv-/fakt underlag till inomstatliga motparter i KDB senast 15 dec kl 15.00 Registrera fakturor till inomstatliga motparter i RD/KR senast 15 dec Registrera internfakturor i IFP senast 15 dec kl. 16.00 Begäran om bokföring av konstaterad kundförlust senast 15 december. 5
Kundfakturor/Rekvisitioner 19 dec kl. 15.00 Godkänna prel. rekv-/fakt- underlag till utomstatliga motparter i KDB 22 dec kl 16.00 Registrera fakturor till utomstatliga motparter i RD/KR Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 8 januari Avgiftsfinansierade studenter Redovisas på egen kostnadsbärare (projekt) Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde Konto 3326, prestation 111 Full kostnadstäckning på prestation 111 Fördela kostnaderna proportionellt mellan 110 och 111: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter Periodavgränsningsposter Kostnad Intäkt Tillgång Skuld Förutbetalda kostnader Upplupna intäkter T ex förskottsbetald hyra och En intäkt som hör till bokslutsåret, prenumerationer. En kostnad som men där universitetet varken har universitetet betalat eller fått faktura på skickat en faktura eller fått betalt för under räkenskapsåret, men som helt tjänsten eller varan före eller delvis hör till det kommande bokslutsdagen. Redovisas i räkenskapsåret. Redovisas i balansräkningen som en tillgång. balansräkningen som en tillgång. Upplupna kostnader T ex semesterlöneskuld och övertid. En kostnad som hör till bokslutsåret, men där universitetet varken fått faktura eller betalat för tjänsten eller varan före bokslutsdagen. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Förutbetalda intäkter T ex förskott från bidragsgivare. En intäkt som universitetet fått betalt för eller skickat faktura på under räkenskapsåret men som helt eller delvis hör till kommande räkenskapsår. Redovisas i balansräkningen som en skuld. 6
Periodisering av kostnader Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2014 - Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) - Periodisera i LFP eller med vertyp BOKP Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2015 - Uppskattad beräkning om faktura ej kommit - Debet RR/Kredit BR (271x) - Periodisera med vertyp BOKP - Ange tydlig verifikationstext; bifoga ev. beräkningar Periodisering av kostnader Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodiseringskonton RR/BR skall matcha Stäm av med rapporten KOSPER Period: 140701; antal perioder: 6 Differenser skall redas ut och ev. åtgärdas Tisdag 8 jan kl 12.00 Preliminär stängning för grundbokföring 2014 Viktiga moment hittills i bokslutsarbetet: alla fakturor attesterade periodisering av kostnader finansiering av lämnade bidrag RR bokförd på prestation och projekt intäkter och kostnader rätt redovisade 7
Bokslutsrutin tidigare 31/12 ca 8/1 ca 13/1 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Bokslutskörning Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BOKP BIFP BKVP Ekonomi avd bokför: Avskrivningar(Def) Medfinansiering(Def) Transfereringar(Def) Indirekta kostn.(def) Räntor(Def) Periodiseringar(Def) Bokslutsrutin 2014 31/12 8/1 12/1 14/1 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BKVP AEU bokför: Avskrivningar(Def) Transfereringar(Def) AEU bokför: Indirekta kostn.(prel) Räntor(Def) Periodiseringar(Prel) Indirekta kostn.(def) Medfinansiering(Prel) Periodiseringar(Def) Medfinansiering(Def) Justeringsperiod 9 12 jan kl 12 Vad bör man göra? 1. Analysera är intäkter och kostnader på projekt rätt redovisade behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns ytterligare behov av periodisering kan projekt avslutas och resultatföras är bokningarna på stödverksamheten korrekta 2. Kontrollera att samtliga kostnader är bokade på projekt och prestation bokning på rätt prestation; inte korsa prestationer 3. Boka slutgiltigt rätta och omfördela intäkter och kostnader samt resultatföra avslutade projekt med vertyper BOKP och BIFP 8
Analys och kontroll några exempel Analys och kontroll av projekt med mha rapporten AVSPRO Exempel på kontering vid avslut av projekt Kontrollera prestationer med rapport AVSLRR Rapport AVSPRO, exempel 1 PROJ PREST UPPLUP INTÄKT FÖRUTBET BALANS KAPITAL- VERKSAMH- TRANSF KAPITAL- INTÄKT KAPITAL FÖRÄNDR UTFALL. FÖRÄNDR kkl 16 kkl 27 207* 2090-2091 kkl 7 8998-8999 Minus = Alltid Alltid Minus = Minus = Minus = bokfört debet kredit överskott överskott överskott underskott ÅTERSTÅR ATT OMFÖRA Minus = överskott Projekt 1 xxx200111 220 0 0-25 418 2 232 23 186 0 0 23 186 Överskott från tidigare år har utnyttjats innevarande år. 2 kkr balanserat underskott från annat projekt har under året överförts till detta projekt (2090). Åtgärd: Ingen åtgärd. Vid nästa resultatkörning kommer konton 2090 och 2070 att balanseras. Rapport AVSPRO, exempel 2 PROJ PREST UPPLUP INTÄKT FÖRUTBET BALANS KAPITAL- VERKSAMH- TRANSF KAPITAL- INTÄKT KAPITAL FÖRÄNDR UTFALL. FÖRÄNDR kkl 16 kkl 27 207* 2090-2091 kkl 7 8998-8999 Minus = Alltid Alltid Minus = Minus = Minus = bokfört debet kredit överskott överskott överskott underskott ÅTERSTÅR ATT OMFÖRA Minus = överskott Projekt 2 xxx200216 220 0-1 016 083 0 0 3 118 0 0 3 118 Förutbetalda intäkter (bidrag) och samtidigt underskott i verksamheten är inte logiskt. Verksamhetsutfallet borde vara 0. (Eftersom kostnaden är liten har det kanske tillkommit kostnader efter Bokslutskörning 1). Åtgärd: Ingen åtgärd. Kommer att justeras i periodiseringen av bidrag som görs av AEU. Då minskas oförbrukade bidrag med belopp motsvarande underskottet. 9
Rapport AVSPRO, exempel 3 PROJ Projekt 3 PREST UPPLUP INTÄKT FÖRUTBET BALANS KAPITAL- VERKSAMH- TRANSF KAPITAL- INTÄKT KAPITAL FÖRÄNDR UTFALL. FÖRÄNDR kkl 16 kkl 27 207* 2090-2091 kkl 7 8998-8999 Minus = Alltid Alltid Minus = Minus = Minus = bokfört debet kredit överskott överskott överskott underskott ÅTERSTÅR ATT OMFÖRA Minus = överskott xxx030513 210 0 0 581 032 0 554 619 0 0 554 619 Underskott från tidigare år ökar ytterligare. Är anslagen bokade på överordnat projekt och således inte utfördelade? Åtgärd: föra anslag till projektet. Rapport AVSPRO, exempel 4 PROJ PREST UPPLUP INTÄKT FÖRUTBET BALANS KAPITAL- VERKSAMH- TRANSF KAPITAL- INTÄKT KAPITAL FÖRÄNDR UTFALL. FÖRÄNDR kkl 16 kkl 27 207* 2090-2091 kkl 7 8998-8999 Minus = Alltid Alltid Minus = Minus = Minus = bokfört debet kredit överskott överskott överskott underskott ÅTERSTÅR ATT OMFÖRA Minus = överskott Projekt 4 110 0 0 1 815 919 0-11 283 0 0-11 283 120 0 0 0 0-80 0 0-80 210 0 0 2 410 953 0-5 858 0 0-5 858 220 0 0 2 564 045 0-78 492 0 0-78 492 230 0 0 173 906 0-1 933 0 0-1 933 Bokning utan projekt. Åtgärd: OK om semesterlöneskuld. Ränteposter ska justeras i BKV perioden. Övriga poster måste rättas. Avslut av projekt För projekt där verksamheten är avslutad: Se till att lösa upp periodiseringar Avsluta resultaträkningen genom att använda konto 8999/2090 Flytta balanserat kapital till uppsamlingsprojekt/ annat projekt genom att använda 2090/2090(årets kapitalförändring) eller 2070/2070(balanserad kapitalförändring, bokas mha ekonomiavdelningen) Konto 8999 och 2090 är öppet till och med 12/1 10
Analys av prestationer med rapport AVSLRR Stängning av Justeringsperioden 12 januari 2015, kl. 12 stängs 2014 för grundbokföring Resultatbokning projekt, konton 899* och 209* stängs för institutionerna Efter det kan i stort sett endast periodisering av intäkter bokas (med BKVP) Bokning av resultatet körs av AEU efter BKV-perioden (14 januari kl. 16) Vad skall göras 13-14 januari? 11
13 jan 14 jan vertyp BKVP Omföra ränta kv 4/2014 ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från proj xxx01 0000 Periodisera upplupna intäkter Periodisera förutbetalda intäkter Justering medfinansiering Projekt xxx010000 Medfinansiering anslag Projekt xxx010000 skall nollställas genom att debitera/kreditera konto 307x på projekt xxxxxxxxx och debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx010000. Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x Periodisering av intäkter Kontrollera befintliga periodiseringar 1631, 1632 Upplupna bidragsintäkter 2731, 2732 Oförbrukade bidrag 12
Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter (debet RR / kredit BR) Projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt OBS! Hänvisa i verifikationstext till aktuell kundfaktura. Gärna en förklarande text. Periodisering av intäkter Upplupna intäkter (kredit RR / debet BR) Projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Periodisera och hänvisa till avtalets KDB-nummer Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8999/D 2090 DAGS ATT KOLLA INTPER! Rapport FSKBID 600 Uppsala universitet oförbrukade bidrag LMH 0 ORGENHET: 999 Exempelinst RAPPID: FSKBID PROJEKT: *********- UTFALL TOM: 1304 Oförbrukade bidrag, förutbetalda försäljningsintäkter och övriga förutbetalda intäkter PROJEKT PREST KTO MOTPART FINANSIÄR SALDO --------- ----- ----- -------- -------- ------------------------- -------------- XXX103810 Avsdttning - disp 519999 519999 22 220 2732 882,87 XXX103811 Schimmelpfennig 220 2732 512000 512000 42 965,12 XXX103812 Ahlqvist 210 2732 512000 512000 111 600,00 220 2732 512000 512000 56 297,71 2732 519999 519999 10 592,03 XXX153151 LB SIDA-Etiopien koord 220 2731 191112 191112 14 943,90 2732 529999 529999-4 345,20 2732 625999 191112 5 641,88 XXX153153 BlueGenics-LB-EU 220 2732 613999 613999 387 129,71 XXX153201 CW - Forskning 220 2731 121269 121269 5 795,60 XXX153341 AB Formas tryffel 220 2731 121269 121269 22 202,90 XXX153441 CA-Formas 220 2731 121269 121269 333 411,11 XXX153511 UG Schimmelpfennig 110 2732 512000 512000 45 442,75 220 2732 512000 512000 239 087,55 2732 529999 529999-57 153,28 XXX173420 AH-AK-/SSF/Rapid 220 2732 310003 310003 408 916,59 XXX173421 AH/SSF/Peptidhdr mande 220 2732 310003 310003-1 657,27 XXX173530 ML-Vinnova 220 2731 121270 121270 715 555,09 XXX173540 AK-Vinnova 220 2732 529999 121270 1 769 059,60 2732 529999 529999-179 824,10 XXX173621 AH-AT2-Agonister 220 2732 529999 529999 475 060,37 OBS, rapporten är teckenvänd 13
Bokföring av resultat under året och vid årsbokslut Kombinationen 8999 / 2090 används för avslut av projekt löpande under året och vid årsbokslut. Resultatet vid bokslut bokförs av AEU 15 januari. 8999 Årets kapitalförändring 2090 Årets kapitalförändring enl RR Rapporter och specifikationer Försättsblad RPI Intyg om inventering av anläggningar. HANDKASSEINVENTERING RRORG Resultaträkning. BRORG Balansräkning. ORGÖV Institutionsöversikt. OMSÄTT Över-/underskottsmarginal; med kommentarer Rapportering den 21 jan För varje prestation för sig skall följande punkter besvaras/kommenteras. Det ska vara kortfattat, gärna i punktform: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2014 14
Budgetuppföljning i GLIS Hittas på Prefektsidor Kom ihåg i redovisningen Semesterlöneskuld bokförs av AEU Inga upplupna löner pga lönerevision Slutgiltigt GU anslag bokförs den 15 jan AEU bokför resultatet på alla projekt den 15 jan Bokslutskommentarer den 21 jan och alla ska kommentera utfallet Underlag avseende vissa periodiseringar kommer att behöva skickas in Automatisk upplösning av periodisering av upplupna intäkter, konto 1631 och 1632 Nyhet 2015 - IMPORTMOMS Ingen införselmoms via Tullverket eller speditörer Leverantörsfakturor från länder utanför EU Ange momskod i LFP (jfr fakturor från EU-länder) U1 Inköp av vara; 25 % moms (ny momskod) U2 Inköp av vara; 12 % moms (ny momskod) U3 Inköp av vara; 6 % moms (ny momskod) U7 Inköp av tjänst; 25 % moms BU Övriga utbetalningar till länder utanför EU 15
Nyhet 2015 NYA KONTON Nya konton 5691, övriga varor och förbrukningsmaterial. Nya periodiseringskonton främst kkl 56, inköp av varor och 57, inköp av tjänster. Ändrade konton Konton för..datorer och kringutrustning har kompletterats med mobiltelefoner i benämning. Ny benämning av periodiseringskonton; ex gammalt: resekostnader periodisering nytt: periodisering resekostnader. Gäller generellt. Kopiering, idag ofta konto 5627. Ska from 2015 i många fall vara tjänst, konto 5753. Publicering av artiklar i tidskrifter är en tjänst, konto 5788, Övriga tjänster Översyn pågår av konton för konsulttjänster samt IT-kostnader. Översyn pågår av konton för laborationskostnader ( övriga labkostnader uppgår till 47 Mkr. Beskrivningar; ändring och komplettering, förtydligande Kontaktpersoner Namn Org Katarina Lievonen 113-127, 510-600 Gunilla Knutson 130-217, 901-911 Birgitta Magnusson 100-106, 710-860 Daniel Johansson 251-464 Anna Sjölander 220-235, 465-499 Ekonomisupport@uadm.uu.se 16