Sida 1
Projektplanen utgör ett huvudresultat av förberedelserna och kan ses som kontraktet mellan projektledningen och projektägaren för projektets genomförande. Om projektplan, åtagandet Syftet med att arbeta fram projektplanen är att före start av genomförandet gå igenom, dokumentera och komma överens om allt som definierar åtagandet i projektet, och en plan för hur åtagandet ska genomföras. Ett proaktivt arbete i förberedelsefasen skapar förutsättningar för hög kvalitet både i genomförandearbetet och i det resultat som projektet levererar. Förberedelsearbetet ska läggas på en nivå som ger optimal effektivitet för projektets genomförande. Samsyn på var denna nivå ligger behövs mellan projektledning och styrgrupp. I projektplanen finns sju huvudrubriker som beskriver viktiga resultat och förutsättningar för åtagandet. När dessa resultat och förutsättningar är dokumenterade och avstämda med projektägaren och styrgruppen känner de en ökad trygghet. Projektet vet då också vilka resultat som det förväntas leverera samt när och hur produktionen skall ske. Projektplanens text skrivs så kortfattad och tydlig som möjligt. I de fall omfattande beskrivande text behövs används med fördel de mallar som finns i PPS som bilagor. Om projektet är enkelt och okomplicerat används projektplan, mini. Den innehåller fem huvudrubriker. och har färre underrubriker. Projektplanen godkänns i BP3 och utgör det styrande dokumentet under genomförandet och avvecklingen. En godkänd projektplan ersätter projektdirektivet. Om nya överenskommelser görs under genomförandet som påverkar åtagandet (beslut i en BP5), så uppdateras projektplanen. Sida 2
Projektplan, syfte En godkänd bas för genomförandet Projektplan beskriver projektets åtagande och plan för genomförandet referens vid uppföljning och ändringshantering En godkänd projektplan ersätter projektdirektivet Sida 3
Kvalitetssäkring Synsätt och stöd i PPS Kvalitetssäkringsplan PROJEKTPLAN 1. Bakgrund och samband 2. Mål 3. Tidsplan och resursbehov 4. Organisation 5. Arbetsformer 6. Risker 7. Projektkalkyl För att säkra kvalitet och nöjd kund används PPS grundläggande synsätt som påverkar kultur och beteende PPS färdigheter som ger stöd för planering och genomförande projektplanen och ev. bilagor för tydliga överenskommelser och styrning Sida 4
Överens vid BP3 Olika strategi kan väljas BP1 BP2 BP3 4 BP5 BP5 BP6 BP5 BP6 7 BP8 Kravdialog Producera resultat Projektplan Kravlista Kravbeskrivning Lösningsbeskrivning Beslutet godkänd projektplan innebär att berörda parter är överens om basen för genomförandet samsyn finns på beslutsunderlagets - detaljeringsgrad - osäkerhet och risker ändring är alltid möjligt under genomförandet Hög grad av osäkerhet kan finnas, vilken kan klarläggas vid planlagda BP under genomförandet Sida 5
Basen för genomförandet Dokument med bilagor och referenser, exempel Affär avtal business case Projekt projektplan kravlista ingående planer Krav kravbeskrivning referensobjekt Lösning lösningsbeskrivning ingående delar Definiera vilka aktuella dokument som utgör grunden för kravspårning och ändringshantering Uppdatera basen och berörda dokument vid ändringar Sida 6
Projektplan, vad PROJEKTPLAN 1. Bakgrund och samband 2. Mål 3. Tidsplan och resursbehov 4. Organisation 5. Arbetsformer 6. Risker 7. Projektkalkyl Kontrakt mellan projektledare och projektägare/styrgrupp Beskriver projektets åtagande och befogenheter Sammanställs av projektledningen Godkänns av styrgrupp vid BP3 Det kan finnas ytterligare planer på produktionsnivå Behåll mallens rubriker, skriv Ej aktuellt i förekommande fall Projektplan Sida 7
Projektplan, innehåll 1. Basfakta 1.1 Bakgrund 1.2 Samband med andra organisationer eller projekt 1.3 Framgångsfaktorer 2. Mål 2.1 Projektidé 2.2 Projektmål 2.3 Projektmålets prioritering 2.4 Avgränsningar 2.5 Mottagare och godkännandekriterier 3. Tidsplan och resursbehov 3.1 Förutsättningar och inberoenden 3.2 Projekttidsplan 3.3 Milstolpar, beslutspunkter 3.4 Resursbehov 3.5 Inköp 4. Organisation 4.1 Projektorganisation 4.2 Ansvar, befogenhet 5. Arbetsformer 5.1 Kravdialog 5.2 Leverans, överlämning 5.3 Produktionsmodeller 5.4 Uppföljning och lärande 5.5 Ändringshantering 5.6 Riskhantering 5.7 Informationsspridning 5.8 Dokumenthantering 5.9 Kvalitetssäkring 5.10Sekretess 5.11 Miljö 5.12Administrativa rutiner 6. Risker 7. Projektkalkyl Använd kompletterande mallar som bilagor vid behov Projektplan Sida 8
Projektplan mini, innehåll Projektplan för ett miniprojekt PROJEKTPLAN, MINI 1 Mål 2 Tidsplan och kostnader 3 Organisation Projektplan mini används när projektet klassats som mini-projekt tabeller, mindre löpande text 4 Arbetsformer 5 Risker Projektplan, mini Sida 9
Kommunikation och förankring BP3 BP4 BP5 BP5 BP6 BP7 BP8 Projektplan Nyttja projektplanen gemensamt projektmedarbetare referensgrupper interna och externa intressenter som informationskälla och i förankringssyfte Sammanfatta och använd enkla bilder Projektplan, presentation Sida 10
Samband projekt och affär Synsätt på ansvarsfördelning i PPS Projektägare, affär och affärsrisker Prissättning Offert Offererat pris, baserat på projektkalkyl riskpott verksamhetsbidrag garantiåtaganden affärsmässig bedömning Projektledning, projekt och projektrisker Projektplanering Projektplan Projektkalkyl med buffert för projektets osäkerhet Riskpott kalkyl för risker som inte åtgärdas i projektet Att tidigt involvera de som ska genomföra projektet kan ge bättre bedömningar, förankring och ökad motivationen Sida 11
Projektplan/åtagandet, checklista Har ställning tagits till om mini- eller standardmall skall vara utgångspunkt för projektplanen? Är omfattningen av projektplanen rimlig i förhållande till projektets storlek/komplexitet? Har rubrikerna i mallen bibehållits? Är projektplanens text kortfattad och tydlig? Är val av produktionsstrategi gjort och överenskommet? Finns krav- och lösningsbeskrivning som bilagor? Används andra bilagor för omfattande text eller material? Är uppgifter från andra nödvändiga dokument angivna som referenser? Har projektplanen granskats av lämplig(a) personer? Är innehållet i basen dokumenterad? Är det överenskommet hur projektplanen skall spridas eller göras tillgänglig? Sida 12