REVISIONSRAPPORT Granskning av Rutiner kring personaladministrativa systemet Respons Landstinget Halland Maj 2003 Anita Andersson Leif Johansson Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se
Innehållsförteckning 1. Inledning och bakgrund...3 2. Syfte - Revisionsfråga...3 3. Omfattning och genomförande...4 4. Översiktlig beskrivning av system och organisation...4 5. Iaktagelser och bedömningar...5 5.1 Är systemet användarvänligt och finns erforderlig kunskap hos användarna?...5 5.1.1 Våra bedömningar...5 5.2 Uppfylls kraven på god intern kontroll?...6 5.2.1 Våra bedömningar...7 (2)
1. Inledning och bakgrund Landstingets revisorer har gett Komrev i uppdrag att granska hur man upplever och hanterar det personaladministrativa systemet Respons. Landstinget Halland använder sig av det personaladministrativa systemet Respons, som är utvecklat av TietoEnator. Ansvaret för inrapportering av löneunderlag ligger nu huvudsakligen ute hos 1:a linjens chefer. Ute i verksamheten har det funnits en hel del synpunkter sen systemet blev infört. 2. Syfte - Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om systemet är tillförlitligt och säkert samt om det uppfyller kraven på en god intern kontroll. Med intern kontroll avser vi här bl a: - Att risken för missbruk minimeras och att avsiktliga eller oavsiktliga fel leder till extrakostnader. - Säkerställande av en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna och i verksamhetsuppföljningen. - Att skydda personer mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Inom landstinget har landstingsstyrelsen det övergripande ansvaret för den interna kontrollen och respektive nämnd ansvar för sitt verksamhetsområde. Aktuella frågeställningar: - Systemets användarvänlighet? - Kunskaper hos användarna? - Skriftliga rutiner? - Avdelningschefens ansvar respektive lönekonsultens och personalsekreterarens ansvar? - Befintliga kontroller? - Attester? (3)
3. Omfattning och genomförande Granskningen baseras på intervjuer som följde en speciellt utformad frågemall (se bilaga), genomgång av dokumentation samt stickprovskontroll av inrapporterade uppgifter som ligger till grund för löneutbetalning. Intervjuer har gjorts med 1:a linjens chefer och övriga som rapporterar in underlag som ligger till grund för lön i Respons. Våra intervjuer har huvudsakligen inriktats mot ett antal kliniker på Länssjukhuset i Halmstad och Sjukhuset i Varberg. Intervjuer har även utförts i mindre omfattning mot ett par andra förvaltningar. Enheterna varierade i personalstorlek från 9 80 personer. Inom de granskade basenheterna har vi därefter valt ut avdelningar. På några utav avdelningarna har vi verifierat dokumentationen som ligger till grund för löneutbetalningen. Vi granskade stickprovsvis löneunderlaget som är dokumenterat i Respons samt allt underliggande lönematerial som fanns dokumenterat under oktober månad 2002. Vid granskningen kontrollerades att underlag fanns och att dessa var attesterade av behöriga personer. 4. Översiktlig beskrivning av system och organisation Det personaladministrativa systemet Respons har utvecklats av Tieto Enator. Systemet innehåller olika delsystem t ex schemakonstruktion, bemanning, löneadministration. Även de som arbetar med flextidsystemet är, vid flera enheter, kopplade till Respons. Det finns någon enhet som arbetar med olika schemaprogram (ex.vis Time Care och Puzzel), även dessa går att koppla ihop med Respons. Respons är i sin tur ett försystem till ekonomisystemet MEA. Systemansvaret finns på landstingets kansli. Vid sjukhuset i Varberg och länssjukhuset i Halmstad finns lönekonsulter som stöd för användarna i det dagliga arbetet. Dessutom finns personalsekreterare inom förvaltningarna. Personalsekreterarna ansvarar bland annat för uppläggning av nyanställda, förändringar av anställningsvillkor, flyttningar i systemet när anställda byter avdelning/arbetsplats och förlänger ledigheter. Lönekonsulterna ordnar med uppgraderingar av system, fungerar som handledare, sköter introduktionsutbildning, fortbildningar och hanterar de flesta lönefrågor. (4)
Det löpande lönearbetet vid landstingets olika enheter sköts i allmänhet av 1:a linjencheferna. Dessa fungerar även som arbetsledare, utvecklare av verksamheten m m. Vissa enheter har därför valt att ha en person som mer eller mindre koncentrerat arbetar med Respons. På de enheter som vi granskat har det varit en tandhygienist, expeditionsbiträde, expeditionsföreståndare eller en sjuksköterska. 5. Iaktagelser och bedömningar 5.1 Är systemet användarvänligt och finns erforderlig kunskap hos användarna? Det finns skriftliga rutiner från TietoEnator, en handbok där alla rutiner finns beskrivna. Handboken är omfattande och till vissa delar svåröverskådlig. Några enheter, främst sjukhuset i Varberg, har en lathund som hanterar de vanligaste momenten i Respons. All personal som vi intervjuade hade genomgått en grundkurs i Respons. Grundkursen är obligatorisk för att erhålla behörighet till systemet. Utöver grundkursen finns några olika vidareutbildningar. Avdelningarna arbetar på olika sätt med Respons vad gäller arbetstidsschema. De flesta arbetar efter ett grundschema. Det finns exempelvis helårsschema med och utan flex, 5- veckors med flex +-2 timmar och 6-veckors schema. Det finns avdelningar som arbetar med individuella scheman med tjänstgöringsgraden som grund. Det finns således flera olika varianter på scheman och enligt uppgift fungerar samtliga på ett bra sätt. 5.1.1 Våra bedömningar Det går inte att göra en objektiv bedömning om systemet är användarvänligt eller ej. Upplevelsen är subjektiv och beror bl a på användarnas datavana och den tid man avsätter för att utveckla sina kunskaper om Respons. Utrymmet av tid kunde vi se var en viktig del i hur man upplevde systemet. De avdelningar som valde att ha en person som återkommande rapporterade in uppgifter i Respons tyckte också att systemet var lätt att använda. Däremot vid de enheter där arbetsledaren utöver ordinarie arbetsuppgifter ensam skötte inrapporteringen upplevdes systemet ofta som svårhanterligt. Det framkom även att de som upplevde systemet som tungrott oftast hade fler anställda på sin avdelning. Vid inrapporteringstillfället måste man gå igenom varje anställd och rapportera in avvikelser. Har man fler anställda tar det därför mera tid. De som hade många anställda hade oftast, men inte alltid, någon annan person som hjälpte till med inrapporteringen. (5)
Kunskapsnivån vad gäller Respons varierar också mellan användarna. Utbildningens kvalité och genomförande upplevdes olika av användarna. Alla deltagare erhöll fullständig dokumentation vid utbildningen och vissa fick även en lathund över de vanligaste rutinerna. Lönekonsulterna uppges överlag vara kunniga, positiva och ett bra stöd som Responsanvändarna har mycket kontakter med. Det finns möjlighet att ta fram annan information i PA-systemet Respons, exempelvis sjukdomsbild på avdelningen och semester, men flera användare saknade kunskaper att göra det. Det som inte framkom i samband med våra intervjuer var att det i Respons finns en hjälpfunktion. Kunskapen om denna funktion är således begränsad bland användarna. 5.2 Uppfylls kraven på god intern kontroll? När ansvarig chef lagt schemat och detta blivit inregistrerat i Respons är närvaron registrerad. Avvikelserna rapporteras in på lite olika sätt beroende på vilken form av tidrapportering man använder sig av. Utifrån vår granskning kan vi konstatera att avvikelserapporteringen inte sköts på ett enhetligt sätt. Granskade avdelningar skiljer sig åt vad gäller användning, förekomst och utseende på de blanketter som används vid inregistrering. Det förekommer standardiserade blanketter, till exempel tjänstgöringsrapport och ledighetsansökan. Vidare förekommer egentillverkade blanketter för sjuk- och ledighetsansökan samt avvikelserapporter. Den traditionella tjänstgöringsrapporten (pappersvarianten) finns inte på alla enheter utan man rapporterar istället in avvikelserna direkt i systemet. Attesteringen av tjänstgörings- /avvikelserapporten görs på lite olika sätt. Exempel på varianter kan vara: - att personalen meddelar avvikelsen (sjukdom eller ledighet) till avdelningschefen som noterar på ett block för vidare rapportering. - att den anställde skriver en avvikelserapport som inte blir attesterad av chef och som rapporteras in i systemet a person som fått behörighet i systemet att tillstyrka och bevilja.att den anställde skriver ledighetsansökan och denna attesteras av chef. Registrering sker i systemet av annan behörig person, men man behåller inte underlaget utan ansökan lämnas tillbaka till den anställde. (6)
- att egna avvikelser rapporteras in av Responsanvändare samt att avdelningschefens avvikelser inrapporteras utan överordnads attest. - att man meddelar, via enkel notering, person som är behörig att tillstyrka och bevilja men som ej är chef. Ingen dokumentation sker. Våra verifieringar visade också att det inte alltid fanns någon dokumentation över det som inrapporterades i Respons. Det fanns heller ingen enhetlighet i vad som skall dokumenteras. Kontroller efter genomförd lönebearbetning sker inte, utan man förlitar sig till stor del på den egna kontrollen som varje medarbetare gör. Vissa enheter kör ut en månadsrapport till varje medarbetare för avstämning. Det görs heller inte någon dokumenterad kontroll av att det är rätt lön och ersättningar som betalats ut. Däremot gjordes en rimlighetskontroll på flertalet enheter innan löneutbetalning. Back-up i form av ersättare fanns i varierande grad. Detta trots att flera medarbetare genomgått utbildningen i Respons. Anledningen var att personalen alternerade, och tiden man satt vid systemet blev otillräcklig för att hålla kunskaperna vid liv. Beroendet av nyckelpersoner blev då stort på vissa enheter. Systemet kontrollerar bl a följande: - Att inrapporterade uppgifter endast registreras en gång. - De som normalt registrerar in löneunderlag i Respons på en avdelning kan inte godkänna och registrera nyanställda. Behörigheten i systemet hindrar detta. - Uttag av fler semesterdagar utöver kvarstående kan ej ske. - Frånvaro under en dag kan ej vara mer än 100% Ytterligare kontroller görs månadsvis och även årsvis av lönekonsulterna. De har granskningsprogram där inrapporterat underlag stäms av. Exempelvis kan olika typer av ej beviljad frånvaro kontrolleras. 5.2.1 Våra bedömningar Granskade avdelningar har olika rutiner vad gäller de inrapporterade underlagen. De felrisker som vi vill lyfta fram är: (7)
- Vem har rätt att attestera underlagen? Respektive förvaltningschef utser attestanter på delegation av nämnd. Det saknades en tydlighet i vem som fick lov att göra vad. Attestförteckning fanns inte tillgänglig på någon enhet. - Vem har rätt att tillstyrka och bevilja i PA-systemet Respons? Här hade både verksamhetschef, avdelningschef och andra som fått behörighet i systemet rätt att tillstyrka och bevilja. - Att egen frånvaro, semester och tjänstledighet läggs in - Vilka kontroller genomförs efter lönebearbetning? Avdelningarna förlitar sig till stor del på att det blivit rätt inrapporterat och att medarbetaren gör en egen kontroll. Det föreligger en risk att eventuella inmatningsfel ej upptäcks För att uppnå en god intern kontroll och minska risken för både avsiktliga och oavsiktliga fel fordras ett enhetligt arbetssätt. 6. Slutsatser Med tanke på personalkostnadernas storlek inom Landstinget Halland är det särskilt viktigt att ha ett tillförlitligt och säkert personaladministrativt system. Med Respons har landstinget ett samlat stöd för de olika rutiner som hör till löneprocessen. Det som vi i vår granskning av den interna kontrollen vill framhålla är: - Vikten av ett användarvänligt system med löpande utbildning av användarna - Att dokumentationen av löneunderlaget är relevant och enhetlig - Att ändamålsenliga kontroller utförs och dokumenteras - Att det finns ett tydligt attestansvar med återkoppling till personal och beslutsfattare. (8)