version 9.63 Fordon, Ägare och Betalare

version 9.63 Fordon, Ägare och Betalare

Innehållsförteckning Fordon... 3 SnabbGuide... 3 Fordon huvudflik... 7 Fordon... 7 Data... 8 Ägare... 8 Betalare... 9 Brukare... 9 Försäkringsbolag... 9 Informationsfönster... 9 Funktionsknappar... 9 Ägare och Betalare... 17 Flikens innehåll... 17 Kund... 17 Adress... 17 Leveransadress... 17 Telefon/E-mail... 17 Referenser... 18 Ekonomi... 18 Rabatter/Påslag... 18 Fakturor... 19 Stilleståndsintyg... 19 Informationsfönster... 19 Funktionsknappar... 20 Kunder/Fordon... 24 Adressetiketter... 24 Urval Kunder... 25 Urval Fordon... 25 Funktionsknappar... 25 Rensa Kundregister... 29 Rensa Fordonsregister... 30 Kreditupplysning... 30 2011 Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt.. 2

Fordon Detta kapitel beskriver hanteringen av Fordon. Fordonsregistret används vid nyuppläggning, ändring och borttagning av fordon. Här pratar vi om fordon och inte bilar, därför att programmet klarar att lagra alla typer av fordon: bilar, sopmaskiner, gräsklippare m.m. Detta är möjligt p.g.a. att det finns två fält för identifikation; Regnr och ObjektID. Varje fordon måste ges en identifikation och Regnr är det som skall användas om fordonet har ett sådant. SnabbGuide Vi inleder kapitlet med en SnabbGuide där vi översiktligt går igenom hur ett fordon registreras och hur du kopplar en ägare till fordonet. 1. Klicka på knappen Nytt Fordon under fliken Fordon. 3

2. Markören ställer sig i fältet Regnr. Skriv in fordonets registreringsnummer eller objekt ID och tryck Enter. 3. Om fordonet finns registrerat sedan tidigare visas dessa uppgifter annars skriver du in de uppgifter om fordonet som är nödvändiga. Om du har koppling till Infotorg använder du dig av den tjänsten för att få fram uppgifter om fordonet från CBR. 4

4. Klicka på Koppla Ägare. 5. Fyll i uppgifter om ägaren. 5

6. När du är klar med registreringen klickar du på Spara och du kommer till fordonsbilden. Nu har vi kopplat ihop Fordon och Ägare. Ägare och Betalare är i det här fallet samma men kan även vara två olika, exempelvis Ägare är ABB men Betalare är GE Capital. 7. Klicka på Spara och du kommer tillbaka till Fordonsfliken. 6

Fordon huvudflik Fordon Regnr Fältet avser fordonets registreringsnummer och är identifikation och sökbegrepp i systemet. Är registreringsnumret fel går det inte att ändra utan måste först tas bort och registreras på nytt. ObjektID Objekt ID kan kopplas till ett regnummer. Företag som har fordon av olika slag som t.ex. sopmaskiner eller baklastare har ofta ett eget internnummer på fordonet, vilket många gånger är ett kostnadskonto. Objekt ID:et kan användas som sökbegrepp och det går även att få ut försäljningsrapporter på enstaka eller en följd av Objekt ID:n. Fabrikat Fordonets fabrikat Årsmodell Fordonets årsmodell Märkeskod Fordonets identifikation. Märkeskoden styr olika funktioner i systemet. T.ex. timdebitering, operationsregistret, paketprisregistret, garantiersättningar samt selektering vid utskrift av uppgifter från fordonsregister. Motsvarande identitet kan kopplas till reservdelar (se kap Reservdelar). Vi rekommenderar att ni följer bifogad märkeskodstabell (se kap Märkeskoder). 7

Data Modellkod Modellkod är fordonets fabriksidentitet. Modellkoden styr selektering av arbetsoperationer samt paketpriser när dessa söks i dess register. Timdebitering I registret Timdebiteringar (under Paket/Tidverk) kan 8 olika timdebiteringar anges beräknat per märkeskod. Värdet kan vara 0-7. Fordonskategori Detta fält visar vilken fordonskategori fordonet tillhör. Det kan exempelvis vara A för Personbil eller B för Lastbil. Anges på menyraden under System Parametrar Arbetssätt Specialanpassning. Chassinr Fordonets chassinummer. Motornr Fordonets motornummer. Växellådsnr Fordonets växellådsnummer. Nyckelnr Två fält för nyckelnummer. Färgkod Fordonets färgkod. Klädselkod Fordonets klädselkod. Larmkod Avser koden till fordon som är utrustade med fjärrstyrda larm eller fjärrstyrda centrallås. Radiokod Radiokod eller stöldkod. Besiktigad Fordonets senaste besiktningsdatum. Lev Datum Fordonets leveransdatum. Antal ägare Antal tidigare ägare. Ägare Uppgifter om ägaren. 8

Betalare Här visas den som vanligtvis ska debiteras. Om fordonet är en leasingbil, kan ägaren vara ett kund id och betalare vara ett annat kund id. Brukare Uppgifter om fordonets brukare. Uppgiften föreslås på faktura/kontantnota under rubriken Er referens/skadenummer. Försäkringsbolag Försäkringsbolag där fordonet är försäkrat. Informationsfönster Här visas Försäljningsstatistik och Information. Informationen skriver du in genom att klicka på Funktionsknappen Info nedan. Funktionsknappar Info Här kan du skriva in fritext, noteringar om fordonet. Visas i infofönstret enligt ovan. 9

Utökad info Används för noteringar du vill spara på fordonet. Finns det något noterat här, tänds en ikon. Genom att klicka på den kan du läsa noteringen i arbetsorderläget. Noteringarna kan gälla teknisk information som är av värde när fordonet ska repareras. Egna Fält Används för utökning eller komplettering av de befintliga rubrikerna. Det finns 16 fält där du själv kan skapa egna anpassade rubriker. För att ändra rubriker går du till Menyraden högst upp och går in på System Parametrar Arbetssätt Specialanpassning. Då får du upp nedanstående bild. Gå till Egna Fält och Rubriker. Markera den rubrik du vill använda och klicka på Redigera. 10

Skriv in din nya rubrik och klicka på OK. Klicka OK igen och du är tillbaka på fliken Fordon. Nytt Fordon Registrera nytt fordon. Här finns också kopplingar till Bilregistret via Infotorg Group eller Postnet Avitel där du via ett abonnemang enkelt kan importera fordonsuppgifter. Redigera Fordon Redigera befintliga uppgifter 11

Loggbok En loggbok där anmärkningar/överenskommelser med kund kan lagras. Informationen kan skrivas direkt eller hämtas från Ao/faktura. Exempel på anmärkningar kan vara bromsbyte vid nästa service. En ikon tänds när man startar arbetsorder på fordons med notering i loggboken. Genom att klicka på ikonen kan man läsa informationen i arbetsorderläget. 12

Sökning i fordonsregistret Här kan du söka i fordonsregistret på ett antal olika sätt. Du kan söka var för sig eller i kombination på RegNr, ObjektID, Fabrikat, Årsmodell, Modellkod, MK och Brukare. Du kan söka på hela begreppet eller delar av det. Du kan sedan välja hur du vill att sökningen ska presenteras genom att välja Sortera efter. Om du klickar i RegNr kommer de i bokstavsordning efter registreringsnummer. Klickar du i Fabrikat sorteras de i bokstavsordning efter fabrikat. Nedan följer några exempel: Alla registreringsnummer som börjar på B Gå till fältet för RegNr och skriv B% eller B* och klicka på Sök. Procenttecknet och stjärnan betyder att det kan vara vilket eller vilka tecken som helst efter B (i fortsättningen använder vi * i exemplen). Alla registreringsnummer som innehåller B För att hitta dessa registreringsnummer skriver du *B* i fältet för RegNr och sedan Sök. Stjärna före B betyder att det kan vara vilket/vilka tecken som helst före och stjärna efter betyder att det kan var vilket/vilka tecken som helst efter B. Alla Citroën som har B i registreringsnumret Skriv *B* i fältet för RegNr och CI* i fältet för MK (eller CI% i fältet Fabrikat) och sedan Sök. Del av namn Om du är osäker på om brukaren heter Andersson eller Karlsson skriver du *son i fältet för Brukare. Då får du fram alla brukare vars efternamn slutar med son. Funktionsknappar Sök 13

Skriv ut Här får en utskrift på den information som visas i fönstret. Rensa Här rensar du all information som finns i sökfälten. Sök Genom att klicka här startar du din sökning. Välj När du gjort en sökning och fått fram ett resultat klickar du på Välj så visas detaljinformation om fordonet. Har du fått fram fler än ett resultat av din sökning markerar du det du är intresserad av (blir blåmarkerat) och klickar sedan på Välj. Stäng Stänger fönstret och du kommer tillbaka till fliken Fordon. Sök fria fält Du kan söka på valfritt fält inklusive egna fält. Sökningen sker som vanligt med skillnaden att du har fler sökmöjligheter. 14

Sök Fakturor/Ao Sökmotor som snabbt letar fram alla Ao/fakturor som finns lagrade i fakturaregistret på detta fordon. Bilden är indelad i två olika områden. Det övre visar alla Ao/fakturor i datumföljd och det nedre en specifikation på aktiv Ao/faktura. Du kan bläddra genom att klicka på bläddringslistens uppåt- eller nedåtpil till höger i registret. För att markera en Ao/faktura så klickar du på den. Ta bort Denna funktion raderar fordonet från fordonsregistret För att du inte av misstag ska ta bort ett fordon visas denna dialogruta när du klickar på Ta bort. Nästa fråga blir om även ägaren ska tas bort. Observera att fordon och ägare är två separata register. Det är ju inte givet att du tar bort ägaren bara för att du raderar ett fordon. 15

Skriv ut Skriver ut fordons- och ägaruppgifter på installerad skrivare. Skriv ut etikett. Skriver ut adressetikett på ägaren Utökad information i fordonsregistret Det har funnits en allmän önskan om att kunna lagra och registrera ytterligare information i fordonsregistret. Därför har vi lagt till ytterligare fält som kan nås med knappen Teknisk information. När du lägger upp ett nytt eller redigerar fordon kan du nu hitta knappen Infotorg teknisk information. Med hjälp av denna kan du få information om bl.a. cylindervolym, tjänstevikt etc. Varje förfrågan till infotorg/vägverket kostar 2,75 kr Denna information sparas och kan lätt tas fram genom knappen Teknisk information under Fordons fliken. 16

Ägare och Betalare Kundregistret används vid nyuppläggning, ändring och borttagning av kunder. Varje kund måste ges en identifikation, ett kund ID, vanligtvis kallat kundnummer. Kund ID:et är valfritt, många använder fordonets Regnr som ID andra använder telefonnummer eller helt enkelt en påhittad nummerserie. Flikens innehåll Under denna flik får du en samlad bild av ägaren. Här finns information om Kund Uppgifter om kundnummer, namn och kundkategori. Adress Postadress. Leveransadress Leveransadress om den inte är samma som postadress. Telefon/E-mail Telefon, fax, mobil och e-mail uppgifter. Tele 1 är det nummer som visas på försäljningsfliken. 17

Referenser Er referens Innehållet i detta fält skrivs ut på fakturor och kontantnota under rubriken Er referens. Organisationsnummer Plats för företagets organisationsnummer. Varna om referens tomt Ekonomi Kreditkund Det för-ifyllda värdet är alltid Nej. Systemet tillåter ej fakturering på detta kundnummer. Är kunden en kreditkund ange ett Ja. Detta gör du när du lägger upp en ny kund eller redigerar kunduppgifter. Är kunden Internkund väljer du det. (Se Kapitel Ekonomi) Kredittid Avser antal kreditdagar vid fakturering. Kreditgräns Avser kreditgräns, max 999999:-. Är kundens aktuella skuld högre än kreditgränsen vägrar systemet att en faktura skapas. 0:- innebär obegränsad kredit. Varning vid Varningsgräns i % om kundens aktuella skuld har uppnått XX% av kreditgränsen. När en ny arbetsorder registreras med det aktuella kundnumret varnar systemet att kunden är nära sin kreditgräns. Faktureringsavgift Faktureringsavgift som påförs automatiskt vid fakturering. Samlingsfakturering Om kunden är föremål för samlingsfaktura, Ja eller Nej. Rader på samfakt. Om orderrader ska visas på samlingsfakturan, Ja eller Nej. Momsbefriad (till annat EU-land). Momsbefriad Ja eller Nej. Rabatter/Påslag Reservdelar radnivå Varje artikelnummer i artikelregistret kan tilldelas 10 olika rabattnivåer, beräknade på vilken rabattkod artikeln har. Är kunden berättigad till rabatt anges här vilken matris (0-9) rabatten ska beräknas från. 18

Reservdelar generellt Kunden kan ges en generell rabatt i % vid varje faktureringstillfälle. Arbete Kunden kan ges en generell rabatt i % vid varje faktureringstillfälle. Främmande arbete och förbrukningsmaterial berörs inte. Timdebitering I registret Timdebiteringar kan 8 olika timdebiteringar anges beräknat per märkeskod. Värdet kan vara 0-7. Påslag Påslag på reservdel till vissa kunder beräknat per produktgrupp. Förbrukningsmaterial Värdet som är automatiskt ifyllt är ett grundvärde som hämtas från funktionen parametrar (grundvärdet visas till höger inom parentes). Varje kund kan ges differentierad förbrukningsmaterial i %. Beräknas enbart på arbetsrader i faktureringsfunktionen. Fakturor Aktuell fordran Här visas kundens aktuella skuld. Fältet uppdateras automatisk vid varje fakturering eller inbetalning. Senaste fakturanr Kundens senaste fakturanummer. Datum Datum när fakturan skrevs ut. Stilleståndsintyg Ja eller Nej. Används på försäkringsbolagen. Ger dig möjlighet att, i en extra dialogruta, ange datum för stillestånd. Informationsfönster Här visas Försäljningsstatistik och Information. Informationen skriver du in genom att klicka på Funktionsknappen Info, se nedan. 19

Funktionsknappar Info Här kan du skriva in fritext, exempelvis noteringar om fordonet eller ägare. Ny Kund Här registreras nya kunduppgifter. 20

Redigera Kund Här ändrar eller uppdaterar du befintliga kunduppgifter. Fordonsinnehav Här visas alla fordon som är knutna till det aktuella kundnumret. 21

Sökning kundregister. Här kan du söka i kundregistret på ett antal olika sätt. Du kan söka var för sig eller i kombination på Kundnummer, Namn, Gata, Postnummer, Ort och Telefon. Du kan söka på hela begreppet eller delar av det. Du kan sedan välja hur du vill att sökningen ska presenteras genom att välja Sortera efter. Om du klickar på Kundnr kommer det i kundnummerordning och klickar du på Namn så kommer det i bokstavsordning efter namn. Nedan följer några exempel: Alla Kundnummer som börjar på 12 Gå till fältet för KundNr och skriv 12% eller 12* och klicka på Sök. Procenttecknet och stjärnan betyder att det kan vara vilket eller vilka tecken som helst efter 12 (i fortsättningen använder vi * i exemplen). Resultatet av sökningen blir att du får fram kundnummer 12, 120, 121... etc. När du söker på kundnummer kan du också söka mellan olika intervall. Detta gör du genom att klicka i rutan vid Kundnr högst uppe i vänstra hörnet vilket aktiverar fälten Från och Till. Det ska bli en bock () i rutan. Fyll i mellan vilka kundnummer du söker och klicka sedan på Sök. Alla kunder i Uppsala Gå till fältet Ort och skriv in Uppsala, klicka på Sök. Då får du fram alla kunder som har Uppsala i ortsnamnet. Vill du vara mer exakt i din sökning så använd fältet för Postnummer. 22

Sök Faktura/Ao Sökmotor som snabbt letar fram alla Ao/fakturor som finns lagrade i fakturaregistret på denna kund. Bilden är indelad i två olika områden. Det övre visar alla Ao/fakturor i datumföljd och det nedre en specifikation på aktiv Ao/faktura. Du kan bläddra genom att klicka på bläddringslistens uppåt- eller nedåtpil till höger i registret. För att markera en Ao/faktura så klickar du på den. Ta bort Denna funktion raderar kunden från kundregistret För att du inte av misstag ska ta bort en kund visas denna dialogruta när du klickar på Ta bort. Skriv ut Skriver ut kunduppgifterna på installerad skrivare. Skriv etikett. Skriver ut adressetikett på etikettskrivare. 23

Kunder/Fordon Adressetiketter Här kan du skapa adressetiketter för olika behov. Om du ska marknadsföra dig mot några speciella kunder eller fordon så har du ett antal olika utsökningskriterier. Som du ser på nedanstående bild så kan du göra urval på Senaste besök, Postnummer, Märkeskod, Årsmodell etc. 24

Urval Kunder Här har vi gjort ett urval på Kunder och Senaste besök. Resultatet presenteras i urvalsfönstret. Du kan sedan välja vad du vill göra med urvalet genom att klicka på relevant Funktionsknapp (se nedan). Urval Fordon Här har vi gjort ett urval på Fordon och Årsmodell. Resultatet presenteras i urvalsfönstret. Du kan sedan välja vad du vill göra med urvalet genom att klicka på relevant Funktionsknapp (se nedan). Funktionsknappar Hämta urval När du bestämt vilket urval du vill göra klickar du på Hämta urval och sökningen startar. Resultatet presenteras i fönstret Urval. 25

Sortering Du kan sortera ditt urval efter dessa kriterier. Etikettformat Här ställer du in det format du har på etiketterna. Ta bort markerade poster Tar bort de poster du markerat i ditt urval (blåmarkerade). För att markera fler poster än en så tryck ner Ctrl-tangenten på tangentbordet, håll den nertryckt, och klicka sedan med musen på de poster du vill markera. Om du vill markera ett antal poster som står efter varandra så klicka med musen på den första du vill ta bort, tryck därefter ner Shift-tangenten och håll den nere. Klicka sedan på den sista posten med musen. Då ska alla poster som du vill ta bort bli blåmarkerade och du kan trycka på Ta bort markerade poster. För att du inte av misstag ska ta bort en post visas denna dialogruta när du klickar på Ta bort markerade poster. 26

Skicka grupp SMS Fyll i uppgifterna som passar din sökning och tryck på Hämta urval. Om du har fått önskat resultat på din sökning kan du klicka på knappen Skicka SMS. Boxen nedan öppnas och innehåller de kunder som är bokade denna dag. De kunder som har inlagt mobilnummer hamnar i den vänstra listan och de som saknar mobilnummer i den högra. Vill du ta bort en kund från listan så gör du det genom att markera kunden och trycka Delete. Skriv in din text i rutan SMS-meddelande och klicka på knappen Skicka SMS. 27

Du kan skapa mallar för de SMS som används ofta. Klicka på den siffra du önskar att mallen skall ha (1-5), skriv din text i rutan SMSmeddelande och klicka på knappen Spara Mall. Du kan skapa upp till fem mallar. Vill du göra ändringar i dessa kan du skriva över dom med ny text och klicka på knappen Spara Mall för att ersätta tidigare mall. Förhandsgranska Innan du gör en utskrift kan du förhandsgranska utskriften. Skriv ut Skriver ut etiketterna på vald skrivare. Stäng Stänger hela fönstret och du kommer till huvudfönstret och den flik du senast var på. 28

Rensa Kundregister Vill du arbeta med utskick till dina kunder bör du se till att ha ett aktuellt kundregister. Dels bör du löpande se till att du inte har dubbletter av kunder upplagda, dels behöver du rensa i kundregistret så att de kunder som finns i registret är aktiva. Via denna funktion kan du göra rensningar. Vi börjar med att kontrollera om vi har kunder utan besöksdatum. Dessa kan ha blivit upplagda men utan att det gjordes någon försäljning. Markera rutan Saknar besöksdatum och klicka på Hämta urval. I detta fall fick vi 4 poster. Markerar du en rad ser du i inforutan uppe till höger vilka fordon som den kunden har. Välj mellan: K = Ta bort kund. F = Ta bort kund + fordon. R = Rensa posten. (Från urvalet.) När du gjort mitt val klickar du på Verkställ och rensning sker. Nästa steg kan vara att sortera ut de kunder som inte besökt verkstaden efter ett visst datum. Välj datum och klicka på Hämta urval. Markera med K, F eller R och klicka på Verkställ. Kundnr, format. Eftersom det kan variera hur du angivit dina kundnr kan du selektera på två sätt. Antingen på Regnr-format eller siffer-format. Du bör prova båda varianterna för att täcka in hela kundregistret. 29

Rensa Fordonsregister Rensningen sker på motsvarande sätt här. Sökningen utgår dock från fordon istället för kunder. Nertill i bild ser du ägaren på varje markerat fordon i urvalet. Markera och rensa på samma sätt som ovan. Kreditupplysning Har du ett abonnemang på Bilpaketet hos Infotorg har du i det paketet en tjänst där du kan ta kreditupplysning på kunder. Detta går nu att göra direkt via Winassist vilket även innebär att det blir billigare. (F.n. 8kr istället för 10kr per fråga.) Det enda du behöver göra är att teckna ett tilläggsavtal hos Infotorg utan kostnad. Är detta gjort kan du välja menypunkt Kreditupplysning, slå in personnummer eller organisationsnummer. Svaret kommer direkt. Du slipper således logga in via Infotorgs hemsida. (OBS: Lägg till siffrorna 19 framför personnummer och 16 framför organisationsnummer.) Så här kan ett svar se ut när det är läge att neka kunden kredit. 30

Sökordsregister Betalare, 8 Brukare, 9 Egna fält, 10 Ekonomi, 17 Fakturor, 18 Fordon Fabrikat, 7 Fordonskategori, 8 Modellkod, 7 Märkeskod, 7 ObjektID, 7 Regnr, 7 Sök, 12 Timdebitering, 8 Årsmodell, 7 Fordonsinnehav, 20 Kreditkund, 17 Loggbok, 12 Ny Kund, 19 Nytt Fordon, 11 Rabatter/Påslag, 17 Redigera Fordon, 11 Redigera Kund, 20 Referenser, 17 Samlingsfakturering, 17 Sök Fakturor/Ao, 14 Fordon, 12 Sök Faktura/Ao, 22 Sök Kunder, 21 31