LOVISA STAD 1
2 PRINCIPER OCH MÅLUPPSTÄLLNING FÖR BEREDNINGEN AV BUDGETEN 2015 OCH PLANERINGSANVISNINGAR FÖR BEREDNINGEN AV EKONOMIPLANEN 2016 2017 Innehållsförteckning: PRINCIPER OCH MÅLUPPSTÄLLNING FÖR BEREDNINGEN AV BUDGETEN 2015 OCH PLANERINGSANVISNINGAR FÖR BEREDNINGEN AV EKONOMIPLANEN 2016 2017... 2 Bestämmelser om budgeten i kommunallagen... 3 Stadens strategi... 3 Utgångslägen för att upprätta budget 2015 och ekonomiplan 2016 2017... 3 Lovisa stads ekonomiuppföljning och prognosen 1 4.2014... 3 Beräkning av budgetram för 2015... 4 Utveckling av verksamhetsintäkter... 4 Utveckling av skatteinkomsterna... 4 Statsandelar... 4 Kostnadsstruktur... 5 Befolkningsstruktur och sparpotential... 6 Måluppställning för budgeten 2015 2017... 6 Att förädla och fortsätta produktivitetsprogram... 6 Personalplanering och rekrytering 2015 2017... 7 Centralerna upprättar personalplanen 2015 2017 som en del av ekonomiplanen... 7 Investeringar 2015 2020... 8 Ram och finansiering för budgetförslaget 2015... 8 Ram och anpassningsbehov enligt centraler... 8 Tidtabell för beredningen... 9 Budgetens bindande grad... 9 Bindande mål och resultatmål på Lovisa stads nivå... 9 Bindande mål och resultatmål i affärsverk... 10 Bindande mål och resultatmål i dotterbolag... 10 Mer information: Kirsi Kettunen, ekonomidirektör, tfn 0440 555 836 Siv Gustafsson, ekonomichef, tfn 0440 555 336 Tamara Liimatainen, huvudbokförare, tfn 0440 555 922 Jan Rosenström, personalchef, tfn 0440 555 210
3 Bestämmelser om budgeten i kommunallagen Enligt 65 i kommunallagen Fullmäktige ska före utgången av året godkänna en budget för kommunen för det följande kalenderåret. I samband med att budgeten godkänns ska fullmäktige också godkänna en ekonomiplan för tre eller flera år (planperiod). Budgetåret är planperiodens första år. I budgeten och ekonomiplanen godkänns målen för kommunens verksamhet och ekonomi. Budgeten och ekonomiplanen ska göras upp så att förutsättningarna för skötseln av kommunens uppgifter tryggas. Ekonomiplanen ska vara i balans eller visa överskott under en planperiod på högst fyra år, om det inte beräknas uppkomma överskott i balansräkningen för det år budgeten görs upp. Om underskott i balansräkningen inte kan täckas under planperioden, ska i anslutning till ekonomiplanen fattas beslut om specificerade åtgärder (åtgärdsprogram) genom vilka det underskott som saknar täckning ska täckas under en period som fullmäktige särskilt fastställer (skyldighet att täcka underskott). I budgeten tas in de anslag och beräknade inkomster som verksamhetsmålen förutsätter samt visas hur finansieringsbehovet ska täckas. Anslag och beräknade inkomster kan tas in till bruttoeller nettobelopp. Budgeten består av en driftsekonomi- och resultaträkningsdel samt en investerings- och finansieringsdel. Stadens strategi Stadsfullmäktige i Lovisa stad godkände Lovisa stadsstrategi på sitt sammanträde 13.6.2012. Strategin förverkligas med budgetens årsplaner och i eurobelopp uttryckta budgeter. Strategin och budgeten ska ha en klar sammankoppling. Målsättningen och anvisningarna för ekonomiplanperioden 2015 2017 specificeras om strategin uppdateras. Utgångslägen för att upprätta budget 2015 och ekonomiplan 2016 2017 Lovisa stads ekonomiuppföljning och prognosen 1 4.2014 Lovisa stads budget för 2014 godkändes som -1,8 miljoner euro underbalanserad. Lovisa stads resultatprognos uppvisar enligt första kvartalet ett överskott på ca 2,2 miljoner euro för 2014. Överskottet uppstår av hamnbolagiseringen 1.9.2014, för vilken en bokföringsmässig vinst på 5,5 miljoner euro tecknas. Försäljningsvinsten i fråga ökar inte penningmedlen i Lovisa stads kassa. Resultatet uppvisar ett underskott på ca -3 miljoner euro då man från resultatprognosen tar bort den bokföringsmässiga vinsten för bolagiseringen av hamnen. Resultatet är sålunda -1,2 miljoner euro sämre än vad man uppskattade i det skedet då budgeten upprättades. Den största orsaken till den negativa prognosen är en ofördelaktig utveckling i skatteinkomster. Utgående från utsikterna för sysselsättningen och utvecklingen i skatteinkomster under första delen av året uppskattas skatteinkomsterna för pågående år underskrida budgeten med -2,1 miljoner euro.
4 Centralernas kostnader prognostiseras hålla sig nästintill inom budgeten och utfalla budgetenligt. Beräkning av budgetram för 2015 Utveckling av verksamhetsintäkter Verksamhetsintäkterna för pågående år innefattar extra ersättning på 1,3 miljoner euro för förlorade statsandelar på grund av kommunsammanslagningen. Ersättningen betalas för sista gången 2014. I budgetramen för 2015 har det planerats försäljning av egendom för 2 miljoner euro. Egendomsarbetsgruppens utredning om egendom som är lämplig att säljas är under arbete och dessutom måste försäljningen av semesterbostäder tas till ny beredning. Utvecklingen i övriga verksamhetsintäkter har beräknats till +2 % jämfört med budgeten 2014. Centralerna ska se över samtliga poster som inverkar på verksamhetsintäkter, även planerad projektfinansiering, trots att det inte ännu finns beslut om finansieringen. Alla projekt måste planeras och man måste bedöma deras konsekvenser både för verksamhetsintäkterna och för verksamhetskostnaderna. Utveckling av skatteinkomsterna Inkomsterna för samfundsskatt minskar. Fortum betalade 2012 och 2013 mindre i skatt för sina inkomster än föregående år. Detta har även en negativ inverkan på Lovisa stads skatteintäktsinflöde 2014 och 2015. Regeringen sänkte skattesatsen för samfund med 4,5 procentenheter, det vill säga från 24,5 % till 20 % vid ingången av 2014. Samfundsskatteinkomsterna som delas ut kommer sålunda att minska i sin helhet. Staten har förbundit sig att kompensera kommunsektorn för de förlorade skatteintäkterna, men skatteintäkternas utveckling är osäker. Genom att sänka samfundsskattesatsen strävar man efter att ekonomin växer och går mot högkonjunktur. I Lovisa stad har betydande förändringar i företagsverksamheten ägt rum. Dessa inverkar sannolikt negativt på sysselsättningen i området. Arbetslöshetsgraden i Lovisa uppgick i april 2014 till 10,3 % och för närvarande verkar inte prognosen för att sysselsättningen skulle förbättras vara alltför ljus. Statsandelar Statsrådet beslutade i april om innehållet i regeringens förslag till att reformera statsandelssystemet. Avsikten är att den nya lagstiftningen träder i kraft vid ingången av 2015. Reformen ökar Lovisa stads självfinansieringsandel med -120 euro per invånare, det vill säga med ca 1,9 miljoner euro.
5 Redan under tidigare år har statsekonomins utgiftsbesparingar riktats mot kommunernas statsandelar. Kommunernas självfinansieringsandel har ökats år för år. Statsandelarna minskar 2012 2017 för Lovisa stads del med inalles 392 euro per invånare, det vill säga med ca 6,1 miljoner euro. I praktiken innebär ökningen av självfinansieringsandelen att produktiviteten ökas och kostnadsstrukturen minskas. Kostnadsstruktur Kostnadsstrukturen per invånare är hög i Lovisa stad och inkomstflödet kommer inte under budgetoch ekonomiplanperioderna räcka till att täcka kostnaderna. I Lovisa stad påbörjades upprättandet av produktivitetsprogram i samband med beredningen av budgeten 2014. Då Lovisa stads kostnadsstruktur och servicebehov jämfördes med kommuner av motsvarande storlek och med motsvarande ålderstruktur, kunde man beräkna en sparpotential för Lovisa stads kostnadsstruktur. Denna potential uppgår enligt beräkningarna till ca 5 7 miljoner euro. De ekonomiska ramvillkoren för pågående år för ekonomin i Lovisa har ytterligare åtstramats. För att få ekonomin i balans måste produktivitetsprogrammen fortsättas under hela planperioden 2015 2017. Löneuppgörelsen som nåddes våren 2014 var mycket moderat. Lönerna kommer första juli 2014 att stiga med +0,8 % och första juli 2015 med +0,4 %. I budgetramen har både övriga intäkter och köp av tjänster uppskattats att 2015 2017 öka med +1,5 %. Förändringarna i statistikcentralens kostnadsindex för basservicen uppgår 2015 till 1,2 % och 2016 till 1,5 %. När de tillväxtprocenttal för kostnadsnivån som Lovisa stad uppskattat för planåren jämförs med förändringarna i statistikcentralens kostnadsindex för basservicen, kan man konstatera att planåren kommer att bli strama och att man fortsättningsvis måste kunna effektivera verksamheten. Utvecklingen av utgifterna måste balanseras med de inkomstflöden som ackumuleras. Om verksamheten fortsätter som nu, kommer Lovisa stads resultat redan under planperioden att bli underbalanserat. Med det befintliga inkomstflödet kan tjänsterna inte finansieras i framtiden. Det har ackumulerats överskott från tidigare räkenskapsperioder. I bokslutet 2013 uppgick överskottet till 9,5 miljoner euro. Överskottet som ackumulerats i balansen försvinner dock redan under planperioden om kostnadstillväxten inte tyglas. Med riktlinjerna i budgeten 2015 eftersträvas därför bestående strukturella lösningar som förbättrar produktiviteten och tyglar kostnadsökningen. I den bifogade tabellen (tabell 1) framställs scenariot för resultatutvecklingen om verksamheten fortsätter som förut.
6 Befolkningsstruktur och sparpotential Enligt befolkningsprognosen kommer det sätt som åldersstrukturen i Lovisa stad utvecklas på att ställa många utmaningar. Antalet seniorer kommer att öka betydligt både som absoluta siffror och i proportion till den arbetande befolkningen. Penningtillgångarna kommer inte att i fortsättningen räcka till att säkerställa att man med den nuvarande servicestrukturen kan ordna de nödvändiga tjänsterna. Kommunens verksamhetsstruktur och ekonomi måste aktivt anpassa sig till framtiden. I Lovisa stads höga kostnadsstruktur finns sålunda möjligheter till att få ekonomin på en sund grund. I samband med beredningen av budgeten 2014 startades våren 2013 upprättandet av produktivitetsprogrammet genom projektet Nya generationens organisation och ledarskap (USO), som Finlands kommunförbund anordnar. Centralerna har under våren 2014 fortsatt sitt arbete för att förbättra produktiviteten och övervägt produktivitetsökande sätt att ordna funktioner. I tabell 2 beskrivs möjligheten att spara och inverkningarna på överskottet i balansen. Måluppställning för budgeten 2015 2017 Att förädla och fortsätta produktivitetsprogram Det att man även i framtiden kan ordna och säkerställa högklassiga och tillräckliga tjänster för invånarna i Lovisa stad garanteras bäst genom att man håller Lovisa stads ekonomi på en sund grund och genom att man proaktivt söker permanenta och strukturella lösningar som förbättrar produktiviteten och tyglar tillväxten av kostnaderna. Målet under budgetåret 2015 är att vidareförädla och genomföra produktivitetsprogrammen samt att åstadkomma en god produktivitetsutveckling i alla centraler och i Affärsverket Lovisa Vatten. Centralerna förutsätts att i praktiken genomföra och vidareförädla produktivitetsprogrammen som förbättrar produktiviteten och tyglar kostnadsökningen under upprättandet av budgeten 2015 så att nya åtgärder kan delvis verkställas i budgeten 2015 och till fullo senast vid slutet av planeringsperioden. Med produktivitetsprogrammen kommer Lovisa stads kostnader att minska med 5 7 miljoner euro under planperioden 2015 2017 utan att kundbetjäningen ändå desto mer kommer att försvagas. Genom att förbättra produktiviteten strävar man efter att öka produktionen mer än kostnaderna. Tyngdpunkten under budgetåret 2015 ligger vid att minska personalkostnaderna hälften av anpassningsbehovet på 2 miljoner ska uppnås från dessa kostnader. Övriga åtgärder för att sänka kostnaderna bör basera sig på noggranna analyser av bland annat jämförelsetalen i utredningarna om kommunsammanslagningarna och de höga kostnaderna i Lovisa. De centrala målen i att förbättra produktiviteten i Lovisa är att: 1. öka personarbetets produktivitet bland annat med korrekt personaldimensionering, korrekt allokering av personalresursen, flexibla arbetstider samt genom att sörja för kunnande, motivation och tillräkligt sporrande 2. anpassa organisationen enligt stadens kommande finansieringsförmåga 3. effektivera användningen av lokaler, anläggningar och anordningar (användningsgrad)
7 4. avlägsna överlappning och att ändamålsenligt centralisera funktioner med beaktande av skalfördelarna 5. utnyttja nya verksamhetssätt och innovationer. Personalplanering och rekrytering 2015 2017 Målet är att det totala antalet ordinarie anställda och anställda på visstid i Lovisa stad sjunker från nivån 2013. För att uppnå målet använder man sig av den 2015 2017 fortgående stora personalavgången som förorsakas av pensioneringar så att nya anställda inte rekryteras till att fullt motsvara antalet som avgår med pension. Personalomsättningen, den övriga interna rörligheten och arrangemangen som anknyter till uppgifterna är alltid det främsta sättet att fylla uppgifter som blir lediga. Rekryteringsbehovet för personal ska alltid bedömas kritiskt och de övriga alternativen för att lösa arbetskraftsbehovet ska först kartläggas. Man avstår från nya externa rekryteringar om det vid granskning visar sig att inte röra sig om en uppgift som grundar sig på normbaserad dimensionering. Man bedömer alltid uppgiftens nödvändighet och hur ändamålsenliga uppgiftsarrangemangen är för stadens serviceproduktion, och förändringarna i efterfrågan på tjänster beaktas alltid noggrant i personaldimensioneringen. I huvudsak besätter man överhuvudtaget inte chefsuppgifter, administrativa uppgifter eller stöduppgifter som blir lediga. Man förbereder sig på minskning av personalmängden genom att utveckla verksamhetssätten, reallokera resurser och bygga uppgiftshelheter som är mer omfattande och mer flexibla än tidigare. Att tillsätta tjänster och uppgifter baserar sig på tillsättningstillståndspraxis och noggrannare bestämmelser som anknyter till detta ges i anvisningarna om verkställigheten av budgeten. Centralerna upprättar personalplanen 2015 2017 som en del av ekonomiplanen Centralerna ska förutse mängden personalen samt personalens struktur och kunnande i förhållande till behoven av verksamheten och däri förekommande förändringar för hela planperioden. Innan 2018 har ca 154 personer i Lovisa stads personal uppnått pensionsålder. För att svara på personalens pensionering och övrig omsättning ska centralerna ha en färdig plan för hur och/eller med annat kunnande uppgifterna kan omorganiseras utan att alla tjänster eller uppgifter besätts genom att nya personer rekryteras istället. Centralerna ska lämna personalplanen för 2015 2017 till personalchefen senast 20.8.2013. I ramen har 0,4 % reserverats för ökning av personalkostnaderna jämfört med budgeten 2014. Personalbyrån tilldelar centralerna de befintliga löneuppgifterna höjda till nivån för 2015 som grund för personalplaneringen. Tillräckliga anslag ska reserveras för personalmängden. Löne bikostnaderna för 2015 är: - Lönebaserad KomPL-avgift 17,05 % - Lönebaserad StaPL-avgift 20,34 % - Pensionsutgiftsbaserad avgift, summan i budgeten 2014 - Förtidspensionsutgiftsbaserad avgift, budgeten 2014 + 1 % - Sjukförsäkringspremier 2,15 %
8 - Arbetslöshetsförsäkringspremier 2,85 % - Olycksfallsförsäkringspremier 0,5 % (lantbruksavbytare 4,06 %). Investeringar 2015 2020 Investeringsprogrammet upprättas för åren 2015 2020. Upprättandet av investeringsprogrammet styrs av framtidens servicenät och den gällande investeringsanvisningen. Investeringsplanen för 2015 baserar sig på investeringsplanen i budgeten 2014. Investeringsnivåns maximala belopp och tidigare prioriteringar måste justeras igen i samband med beredningen av budgeten. Från investeringsplanen för 2015 måste 1,5 miljoner euro skäras ner för att undvika en alltför snabb skuldsättning. Investeringsplanen på lång sikt justeras och prioriteras igen så att den årliga investeringsnivån är lika stor som de årliga avskrivningarna och lånestocken hålls högst på den nationella medelnivån mätt per invånare. Den årliga nedskrivningsnivån är ca 3 miljoner euro. När investeringsplanen blivit färdig på hösten specificeras ramen för lånestockens, finansieringskostnadernas, avskrivningarnas, skatteintäkternas och statsandelarnas del. Kostnads- BG EP EP Långsiktig tidsplan Projekt kalkyl 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Investeringsutgifter totalt: Allmän förvaltning och koncernförvaltning 3 064 1 955 760 830 850 304 250 200 Grundtrygghetscentralen 13 830 1 073 3 600 4 200 3 100 200 408 350 Bildningscentralen 35 230 7 891 980 3 040 6 815 4 915 5 420 2 890 Tekniska centralen 8 989 2 883 2 187 2 272 2 100 1 500 1 800 4 000 Investeringsutgifter totalt: 61 113 13 802 7 527 10 342 12 865 6 919 7 878 7 440 Investeringarnas inkomstfinansiering totalt Allmän förvaltning och koncernförvaltning -100-1 127-200 0 0 0 0 0 Grundtrygghetscentral 0 0 0 0 0 0 0 0 Bildningscentral -3 700-3 700 0 0-600 0-200 0 Tekniska centralen 0 0 0 0 0 0 0 0 Inkomstfinansiering totalt -3 800-4 827-200 0-600 0-200 0 STADEN TOTALT NETTO: 57 313 8 975 7 327 10 342 12 265 6 919 7 878 7 440-1 500 Ram och finansiering för budgetförslaget 2015 Tabell 3 resultat innefattande anpassningen och finansieringsberäkningar för hela staden, + utveckling av lånestocken per invånare Ram och anpassningsbehov enligt centraler Tabell 4
9 Tidtabell för beredningen Väsentliga datum som anknyter till upprättandet av budgeten: 29.2.2014 Att förbättra verksamhetssätten och att öka produktiviteten, verkstad 1 för den utvidgade ledningsgruppen 30.4.2014 Fullmäktigemotioner som anknyter till budgeten 2.6.2014 Riktlinjerna och ramen för ekonomiplanen i stadsstyrelsen 3.6.2014 Operativa anvisningar till centralerna 20.8.2014 Centralernas förslag till budget och ekonomiplan ska vara sparade i det nya ekonomiplaneringsprogrammet. Investeringsförslag och personalplaner ska också vara returnerade senast ovannämnda datum. 22.8.2014 USO 2, verkstad 2 för den utvidgade ledningsgruppen 1.9.2014 Centralernas personalplaner till stadsstyrelsen 5.9.2014 Textdelarna färdiga 24.9.2014 Samarbetskommittén 26.9.2014 Budgetförslagen behandlade i nämnderna och i direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten senast 26.9.2014 4.10.2014 Personalsektionen 14.10.2014 Fullmäktiges aftonskola, centralernas produktivitetsprogram kl. 17.00 20 21.10.2014 Behandling av budget 2015 och ekonomiplan 2016 2017 i stadsstyrelsen 12.11.2014 Behandling av budget 2015 och ekonomiplan 2016 2017 i stadsfullmäktige Den operativa tidtabellen och övriga mer detaljerade anvisningar för beredningen finns på: x:\yhteiset\talousraportit\talousarvio\ta 2015 Budgetens bindande grad Bindande mål och resultatmål på Lovisa stads nivå Som mål för ekonomiplanperioden 2015 2017 ställs att finna bestående strukturella lösningar som förbättrar produktiviteten och tyglar kostnadsökningen så att Lovisa stads ekonomi även i framtiden är balanserad och sund. Lovisa stads resultat får högst uppvisa ett underskott på -1,5 miljon euro budgetåret 2015 och vid slutet av planperioden ska det vara +/- = 0 eller uppvisa överskott. Under planperioden ska avskrivningsnivån vara realistisk och årsbidraget ska vara minst lika stort som avskrivningarna.
10 Investeringsnivån ska efter finska skolcentrumets byggprojekt vara högst lika stort som avskrivningsnivån. Som mål för självförsörjningsgraden fastsälls minst 60 % för 2015 2017. Lånestocken per invånare är högst 3 100 euro vid utgången av planperioden. Lovisa stads mål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige: Resultaträkningsdelen stadens årsbidrag centralernas verksamhetsbidrag Investeringsdelen investeringarna sammanlagt projekt som till sin kostnadsberäkning överskrider 100 000 euro som projektspecifika investeringar Finansieringsdelen maximala beloppet för långfristiga lån lån per invånare Bindande mål och resultatmål i affärsverk Det förutsätts att Affärsverket Lovisa Vatten vidtar liknande åtgärder för att utveckla verksamheten och öka produktiviteten som även centralerna vidtar. Affärsverket ska under planperioden kunna täcka det ackumulerade underskottet. Kundpriserna får inte höjas utan klart påvisad ökning i produktiviteten. Verksamhetskostnaderna i relation till det producerade kubikantalet mäter utfallet för produktiviteten. Affärsverkets direktion ska med sina beslut stöda att Lovisa stads mål uppnås. Bindande mål för Affärsverket Lovisa Vatten: Resultatberäkningsdelen Minst nollresultat och att ackumulerat underskott täcks under planperioden. Finansieringsdelen Det maximala lånebeloppet som beviljas Affärsverket Lovisa Vatten. I samband med att budgeten upprättas bedömer man behovet av långfristiga lån, för vilka en gräns för maximal lånelyftning fastställs. Bindande mål och resultatmål i dotterbolag Ekonomin för fastighetsaktiebolag i Lovisa stads ägo ska vara sund och i balans under planperioden 2015 2017. Det förutsätts att fastighetsaktiebolagens kundservice är av hög kvalitet och att verksamheten är lönsam, så att fastighetsaktiebolagen självständigt och på en sund grund kan ordna hyresbostadsverksamheten.
11 En koncernpolicy som stöder på Lovisa stads koncerndirektiv följs i alla dottersamfund. Aktiebolagens styrelser ska med sina beslut stöda uppnåendet av målen för Lovisa stadskoncern. Tabell 5 är årsklockan för ledandet.