1. Upphandling avseende

Förfrågningsunderlag 2015-02-11 Upphandlande organisation Skatteverket Upphandling Bemötandeutbildning Maj Välimaa 13144496-15/21 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2015-03-05 23:59 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Upphandling avseende 1.1. Inledning 1.1.1. Inbjudan till anbudsgivning Skatteverkets inköpsenhet inbjuder till anbudsgivning avseende bemötandeutbildning för Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Skatteverket och Kronofogdemyndigheten har för avsikt att teckna avtal med en leverantör avseende samtliga delar som omfattas av denna upphandling. 1.1.2. Avtalets startdatum Avtalet gäller från och med undertecknandet av avtalet. 1.1.3. Avtalets slutdatum Avtalet gäller till och med 2017-03-31 1.1.4. Eventuell förlängning Möjlighet till förlängning upp till två år. 1.1.5. Upphandlande myndighet Skatteverket är förvaltningsmyndighet för beskattning, fastighetstaxering, folkbokföring och registrering av bouppteckningar. Skatteverket utfärdar id-kort för personer som är folkbokförda i Sverige samt bevakar statens fordringar. Verksamheten bedrivs till största delen på kontor, som finns över hela landet. Skatteverket består av ett huvudkontor som leder och styr de sex skatteregionerna. Huvudkontoret, som leds av generaldirektören, består av sex avdelningar, administrativa avdelningen, ekonomiavdelningen, IT-avdelningen, kommunikationsavdelningen, produktionsavdelningen och rättsavdelningen. Till huvudkontoret hör även allmänna ombudet, internrevisionsenheten, personalansvarsnämnden, skatterättsnämndens kansli och SPAR-nämndens kansli. Regionerna består av storföretagsregionen och sex skatteregioner. Skatteregionerna är mittregionen, norra regionen, Stockholmsregionen, södra regionen, västra regionen och östra regionen. Utskrivet: 2015-02-11 15:44 Sida 1 av 5

Antalet anställda vid Skatteverket är cirka 11 000. Av dem finns ca 3 000 placerade i Solna. Skatteverket finns på ett 80-tal orter i landet. Mer information finns på vår hemsida: http://www.skatteverket.se. Kronofogdemyndigheten (Kronofogden) är en statlig rikstäckande myndighet som har uppdrag att fastställa skulder och verkställa skulder som inte betalas frivilligt. Uppdraget är att upprätthålla en god betalningsvilja och motverka överskuldsättning i samhället och se till att kunderna har förtroende för verksamheten. Kronofogdens roll är att vara opartisk och arbeta för att alla parter ska få sina intressen tillgodosedda på ett lagenligt och korrekt sätt. Kronofogden har också ett förebyggande uppdrag som syftar till att förhindra skuldsättning hos privatpersoner och företag. Kronofogden har ca 2 200 medarbetare på 38 kontor över hela landet. Huvudkontoret finns i Sundbyberg. Läs mer om Kronofogden på http://www.kronofogden.se. Kronofogden nyttjar för administrativt stöd Skatteverkets administrativa avdelning. 1.1.6. Upphandlingens omfattning Skatteverket och Kronofogden kan inte göra någon exakt bedömning av uppdragets totala omfattning varav någon lägsta volym inte kan garanteras. Upplysningsvis kan nämnas att Skatteverket och Kronofogden har köpt bemötandeutbildning under 2012 t.o.m. 2014 för ca 600 Tkr. Skatteverket och Kronofogden reserverar sig mot sådana förändringar som till följd av ändrad lagstiftning eller myndighetsbeslut kan komma att påverka uppdragets omfattning. 1.2. Administrativa krav 1.2.1. Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande 1.2.2. Förhandling Skatteverket kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. 1.2.3. Sista anbudsdag Anbud ska vara inkommet till Skatteverket senast 2015-03-05 1.2.4. Anbudets giltighetstid Anbudet ska gälla till och med 2015-06-30 Uppfylls kravet på anbudets giltighetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.2.5. Anbudets form och språk Skatteverket använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem Visma Tendsign. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen skall lämna in elektroniskt anbud via system Visma Tendsign. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: Utskrivet: 2015-02-11 15:44 Sida 2 av 5

- tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet - elektronisk anbudsgivning innebär också att samtliga anbudsbilagor skannas in och i elektronisk form bifogas anbudet För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta Visma Tendsigns support. Anbud ska vara på svenska. 1.2.6. Frågor och svar Frågor om underlaget ska ställas via frågor och svarsfunktionen i Tendsign. Svar lämnas enbart via samma funktion för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Alla som har registrerat sig för att få tillgång till anbudsinbjudan kommer att få en avisering via e-post om att nya svar har kompletterats underlaget. De som inte har registrerat sig i systemet har en skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar om underlaget. Ställda frågor om underlaget av allmänt intresse, som avidentifierats, och svar samt eventuell ytterligare information om underlaget (såsom förtydliganden och eventuella rättelser) kommer att publiceras löpande i Tendsign, och utgör en del av underlaget. Normalt publiceras svar inom tre (3) arbetsdagar från det att frågan kommit in. Sista dag för att ställa frågor är 2015-02-19 1.2.7. Kompletteringar och förtydliganden Finner anbudsgivare att underlaget eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta skriftligen meddelas Skatteverket via Tendsign, så att missförstånd kan undvikas. För att synpunkter, med eventuellt efterföljande behov av ändringar, ska kunna beaktas bör de skickas in omgående efter det att underlaget mottagits. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Skatteverket under anbudstiden är bindande för både Skatteverket och anbudsgivare. Anbudsgivare har inte rätt att självmant göra ändringar i eller kompletteringar till anbudet efter den sista dagen för anbudet. Däremot kan Skatteverket begära att anbud förtydligas eller kompletteras efter fastställd sista dag under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar i inlämnat anbud kan dock rättas och lämnas in av anbudsgivare utan särskild begäran. 1.2.8. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske i Skatteverkets lokaler i Solna 2015-03-06 1.2.9. Tilldelningsbeslut Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga som inkommit med anbud skriftligen. 1.2.10. Offentlighet och sekretess i upphandling Efter det att beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats blir alla anbud offentliga Utskrivet: 2015-02-11 15:44 Sida 3 av 5

handlingar. Detta innebär att alla har rätt att få tillgång till anbuden. Möjligheterna för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) få uppgifter i handlingar sekretessbelagda är allmänt sett mycket begränsade. Prövningen av sekretess först när någon begär att ta del av uppgifterna. Om Skatteverket gör bedömningen att sekretess föreligger kan beslutet överklagas till Kammarrätten. 1.3. Utvärdering 1.3.1. Bedömning av anbud Bedömningen av anbud sker i tre faser. Steg 1 är kvalificeringsfasen. I kvalificeringsfasen prövas att både leverantören och anbudet uppfyller alla kvalificeringskrav. Det är bara leverantörer och anbud som uppfyller kvalificeringskraven som får delta i den fortsatta anbudsutvärderingen. Steg 2 är bedömning om anbuden uppfyller alla obligatoriska krav (ska-krav). Anbud som inte uppfyller samtliga ställda krav kan komma att uteslutas. Steg 3 är bedömning av anbuden utifrån utvärderingskraven som är angivna utvärderingskriterier nedan. Skatteverket kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Orimligt låga anbud kan komma att förkastas om inte anbudsgivaren, efter anmodan, kan lämna en tillfredsställande förklaring. Om inte annat anges i förfrågningsunderlaget ska de krav som ställs vara uppfyllda vid anbudstidens utgång. 1.3.2. Utvärderingsmodell Skatteverket kommer att tillämpa mervärdesmodellen vid utvärdering av anbud. 1.3.3. Utvärdering Följande kriterier utgör utvärderingen: 1. Anbudssumma 2. Mervärde 1. Anbudssumma Anbudssumman är angivet pris för bemötande utbildning för "Medarbetare" en (1) utbildningsdag för högst 15 deltagare. 2. Mervärde Kriterierna förslag till pedagogiskt utbildningsinnehåll för bemötandeutbildning för "Medarbetare" och "Riktad till chefer" enligt punkt 3.8. 100 % uppfyllnad ger ett avdrag från anbudssumman på 6 000 kr Mycket bra - visar på betydande mervärden 67 % uppfyllnad ger ett avdrag från anbudssumman på 4 020 kr Bra - visar på vissa mervärden 33 % uppfyllnad ger ett avdrag från anbudssumman på 1 980 kr Dåligt - visar på ett fåtal eller inga mervärden 0 % uppfyllnad ger 0 kr i avdrag från anbudssumman Utskrivet: 2015-02-11 15:44 Sida 4 av 5

Mycket dåligt - ofullständigt eller uteblivet svar Anbudsgivarens svar/beskrivning av förslag till ett pedagogiskt utbildningsinnehåll kommer att ligga till grund för bedömningen. Utvärdering av kriterierna kommer att ske genom en samlad bedömning utifrån angivna krav under punkten 3.2. Vidare bör de föreslagna utbildningsinnehållen bygga på Skatteverkets interna bemötandeutbildning. Kriterierna kommer att utvärderas utifrån att utbildningsförslagen innehåller följande; "Medarbetare" - hur pass väl utbildningen bygger på Skatteverkets interna bemötandeutbildning - kundkontakter/kunddialoger, hur man bemöter medborgare och bemötande internt - professionella tekniker, metoder och verktyg som bidrar till ett bra bemötande och konflikthantering - övningar/rollspel - illustrerade videoklipp från föreläsningar - jämställt bemötande - som ett avsnitt i utbildningen "Riktad till chefer" bör förutom punkterna ovan anpassas och innehålla följande; - fördjupad kunskap inom kommunikation och samtalets möjligheter - hur ledarskapet kan användas för att ge medarbetare stöd i att utveckla ett professionellt förhållningssätt - teoripass gällande personlighetstyper Innehållet i utbildningsförslagen bör även kunna justeras och anpassas för andra medarbetare på Skatteverket och kronofogden efter behov och kompetens. Vidare sätts värde på textens struktur, begriplighet och tydlighet. Exempel på utvärdering (fiktiva värden): 1. Anbudssumma: 16 000 kr 2. Mervärde: 100 % uppfyllnad enligt 3.8 - Utbildningsinnehåll för "Medarbetare" ger 6 000 kr i avdrag 67 % uppfyllnad enligt punkt 3.8 - Utbildningsinnehåll för "Riktad till chefer" ger 4 020 kr i avdrag Slutsumma: 16 000 kr - 6 000 kr - 4 020 kr = 5 980 kr 5 980 kr blir således den jämförelsesumma som anbudsgivaren erhåller. Det anbudssvar som erhåller lägst jämförelsesumma (anbudssumma efter avdrag för mervärde) vinner avropet. Lottning Om det ej går att särskilja en vinnare, då två eller flera anbudsgivare erhåller lägsta och samma jämförelsesumma kommer upphandlingen avgöras genom lottning. Vid lottningen kommer minst två strategiska inköpare och minst en utomstående anställd vid Skatteverket att närvara. Utskrivet: 2015-02-11 15:44 Sida 5 av 5