Förnyad förvaltning Presentation 2012-05-03
Förnyad förvaltning» Presentation av förslaget till förändringar i förvaltningsorganisationen (Extern konsult har avrapporterat utredning på styrelsemöte i februari)» Vad händer här näst
Sammanställning av genomförda intervjuer» 32 intervjuer - 7 roller Styrelsen (St) Konsortiets ledning (LK) Områdesansvariga (OA) Systemägare (SÄ) Ladokansvariga (LA) Leverantören (Lev) här ingår även driftrepresentanten Projektledare från Ladok3 (L3)» 37 frågor» Det samlade omdömet, intervjupersonernas synpunkter, utredarens kommentarer
Sammanfattning av utredningen» Förslag i 20 punkter för att anpassa dagens förvaltningsorganisation till förvaltningen av Ladok3» Ingen inbördes prioriteringsordning av punkterna» De flesta förslag kan hanteras var och en för sig» Genomförande av förslagen drivs i form av ett uppdrag eller ett delprojekt
1. Revidera måldokument och hantera förvaltningsorganisationens styrande dokument» Revidera långsiktigt måldokument utifrån Ladok3 strategiskt styrinstrument för styrelsen möjliggör målstyrning och rätt prioriteringar i organisationen stämmans och styrelsens viktigaste dokument måldokument och verksamhetsmässig och ekonomisk uppföljning av målen, möjliggör en större frihet att verkställa målen» Byta namn på verksamhetsplan till förvaltningsplan» Förankra och uppdatera styrande dokumenten tillsammans med dem som berörs» Gör en enkel sammanställning och struktur på dokumenten så de är lätta att återfinna för respektive målgrupp» Kommunicera kontinuerligt innehållet i de styrande dokumenten
2. Ge förvaltningsorganisationen mandat att ta ett helhetsansvar för produkten Ladok3 och fatta besluten som krävs för att nå målen och uppfylla förvaltningsplanen» Ansvarsfördelning för förvaltningsstyrning Förvaltningsstyrning» Tydligt ansvar för det totala förvaltningsåtagandet Applikationsförvaltning» Förvaltningsarbetet målstyrs mellan verksamhetsförvaltning och teknikförvaltning» Förvaltningsledning verksamhet bör utökas med två roller driftbeställare och produktägare 3.
Förvaltningsstyrning 2. Föreslagen förvaltningsplan Ändringskrav utanför ram Styrelsen Beslutar Beslutad förvaltningsplan Förankrade behov Förankringsgrupper Ladok Förvaltningsorganisation Ladok Prioriterar och beslutar inom ram Uppdrag inom förvaltningsplan Uppdrag utanför förvaltningsplan Kvalitetssäkrad studieadministrativ nytta Resultat Införande 39 högskolor Förvaltningsobjekt Ladok Införande
Applikationsförvaltning 2. Nöjd beställare/nyttjare och effektiv verksamhet Stödja Tillgängliggöra Förvaltningsobjekt Vidmakthålla Vidareutveckla Stabilitet och förändring
Applikationsförvaltning 2. Nöjd beställare/nyttjare och effektiv verksamhet Stödja Tillgängliggöra Förvaltningsobjekt Vidmakthålla Vidareutveckla Stabilitet och förändring
3. Tydliggör och skapa förståelse för ansvarsfördelningen mellan verksamhets- och teknikförvaltningen och VHS roll kopplat till detta» VHS ansvar viktigt att alla känner till» Bra att det finns en samlad styrning och uppföljning» Kan tillkomma underleverantörer utanför ITS som levererar komponenter till Ladok3» Ansvaret inom teknikförvaltningen kan utökas, driften ingår i förvaltningsorganisationen en möjlighet?» I och med Ladok3 ökar behovet av ett nära samarbete med NyA
4. Kom överens om vad som ska förvaltas inom förvaltningsorganisation verksamhet» Verksamhetsmodell Informationsmodell Processbeskrivningar Verksamhetsregler Målmodell Kravdokument Gemensam information, generella kataloguppgifter som orter, landskoder» Upprättade avtal» Strategier och planer» Övergripande rutinbeskrivningar/informationsmaterial/utbildningsmaterial» Resultat från acceptanstest» Leveransgodkännande» Nyttovärdering» Projektdirektiv, slutrapporter, protokoll etc.
5. Anpassa förvaltningsorganisationen till Ladok3 6.» Förslag till ny förvaltningsorganisation övergripande Förslag» Förslag till ny förvaltningsorganisation detalj Förslag
Förslag till ny förvaltningsorganisation Ladok3 5. Beställare/nyttjare Förvaltning Ladok3 Beslutar om behoven Strategiskt styr beslutade behov Verkställer beslutade behov 39 högskolors behov Vad Hur Tillgängliggör
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 6. Förtydliga förvaltningsorganisationens ansvar för produkten Ladok3 genom att utse en produktägare 7. Inför ett processorienterat synsätt på ansvaret för Ladok3 och ersätt områdesansvar med processansvarig och delprocessansvariga kopplade till den studieadministrativa processen 8. Dela upp underhållsansvaret 9. Lyft upp rollen delproduktägare och ge dem reell möjlighet att kravställa och medverka aktivt i utvecklingsprojekt
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 10. Förtydliga och förbättra hur leveransgodkännande ska gå till i detta ingår att förbättra acceptanstestningen som är grunden för ett leveransgodkännande 11. Inordna driften i förvaltningsorganisationen 12. Utöka och förstärk förvaltningsorganisationens koppling till verksamhetsansvaret på högskolorna genom att etablera ett förvaltningsråd 13. Använd temporära förankringsgrupper i högskolorna för olika frågor som rör nyttjande och vidareutveckling av Ladok3, här säkerställs användbarhet, nytänkande och verksamhetsnytta
forts. behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 14. Förstärk användarsupporten för frågor och problemsituationer - en kanal in i förvaltningsorganisationen 15. Ta ansvar för att utforma utbildnings- och informationsmaterial kring Ladok3 och dess användning 16. Utöka och förstärk resurserna i förvaltningsorganisationen 17. Utöka rekryteringsbasen genom att erbjuda anställningar i förvaltningsorganisationen
18. Ta ställning till den geografiska placeringen av resurserna, finns det möjlighet till att använda sig av gemensamma stödresurser» Gemensamma resurser/funktioner som kan vara placerade inom verksamhet, teknik eller drift men utgöra stöd för hela förvaltningsorganisationen För att kunna förvalta Ladok3 behövs en fungerande funktion för Configuration Mangement (CM) som tillgängliggör och håller ordning på förändringar i verksamhetsmodellen Alla högskolor har behov av pedagogisk och lättillgänglig information om förändringar i systemet, nya lagar och regler, utbildningsmaterial Stöd för administration, här ingår personaladministration, personalrekrytering, ekonomiadministration och ekonomisk uppföljning Mottagnings/leveransfunktion som både har till uppgift att ta emot leveranser från Ladok3-projektet och paketera och tillgängliggöra leveranserna för högskolorna Användarsupport för att ta emot och hantera frågor, fel och enklare beställningar blir den gemensamma ingången in i förvaltningsorganisationen. Den bör bestå av kompetens från verksamhet, teknik och drift
19. Förstärk kopplingen till Ladok3-projektet och upprätta ett införande projekt som möjliggör en anpassad förvaltningsorganisation och förberedda högskolor» I Ladok3-projektet läggs grunden för innehållet som ska förvaltas» I projektet finns utrymme att utveckla arbetsformer som sedan kan användas i förvaltningen» Goda erfarenheter från projektet bör tas om hand och införs i förvaltningsorganisationen» Förvaltningsorganisationen ska ha förutsättningar att godkänna att förvaltningsobjekten som tas fram inom Ladok3-projektet har önskad kvalitet i innehåll, struktur och form och att systemet kan förvaltas effektivt» De 38 högskolorna ska också vara förberedda i sina respektive förvaltningsorganisationer att ta emot resultaten» Utifrån de 20 punkter upprätta ett införandeprojekt för Ladok3. Införandeprojektet ska också utforma riktlinjer och stöd för hur respektive högskola ska förbereda sig inför införandet av Ladok3.» Inordningen av driften i förvaltningsorganisationen bör drivas som ett separat projekt
20. Förstärk koppling till NyA:s förvaltningsorganisation» Ladok och Nya ligger ofta inom samma förvaltningsobjekt i lokala förvaltningsorganisationer» Ladok3 medför krav på förändring i NyA» Koordinering nödvändig centralt för att minimera lokala störningar
Slutsatser från utredaren» Ovanstående förslag kommer att innebära effektivitet i förvaltningen av Ladok3.» Det lägger grunden för att Ladok3 ska kunna vidmakthållas, vidareutvecklas och skapa nytta för sina beställare och nyttjare.» Det innebär ökade kostnader för den centrala förvaltningen och möjliggör samtidigt stora kostnadsbesparingar på varje högskola.
Närmast förestående aktiviteter» Fortsatt diskussion och beslut om direktiv i styrelsen denna vecka» Ett öppet direktiv som inte låser in sig till att endast värdera och inför förslag från utredaren» Projektledare på väg att kontrakteras (formalia kvarstår)» Styrgrupp håller på att formeras» Samordning med styrelsens strategiska arbete är nödvändig, flera exempel på överlapp finns.
Aktuella aktiviteter i det inledande skedet av projektet Förnyad förvaltning IV. Införandeprojekt Punkt 19 och 15 i KP's utredning Initieras som delprojekt under Förnyad förvaltning, under 2013 bryts detta ut som fristående projekt inom VP 2013. Syfte Underlätta lärosätenas migreringsprojekt. Säkerställa gemensamma processer Samordning, kunskapsspridning Ta fram utbildningsmaterial, tillhandahålla utbildning. III. Skapa en ändamålsenlig driftbild Pkt 11 i utrdningen Syfte Besluta om driften ska ingå i Ladokkonsortiets ansvar Genomföra nödvändiga förändringar. V. Ta fram verksamhetsstyrande dokument Pkt 1 i utredningen Måldokument I. Definiera vad som förvaltas Punkt 4 i KP's utredning Syfte Definiera Ladokkonsortiets ansvar vad gäller förvaltning. Fastställa och beskriva systemförvaltningsmodell II. Införa väl fungerande förvaltningsorganisation Pkt. 2,5,16,7,10,8,14,3,6,12,13,9,18 Styrningsmodell Roller Förvaltningsprocesser Anpassning av vald systemförvaltningsmodell