JUSTERAT 2013-11-05 Styrelseprotokoll Grimslövs folkhögskola Gfhsk 4/13 Tid: 5 november 2013 klockan 13.00 Plats: Samtalsrummet på Grimslövs folkhögskola Närvarande ledamöter: Göran Giselsson (m) ordf RosMarie Jönsson Neckö (s) vice.ordf Michael Sjöö (s) Margareta Artéus Thor (fp) Eva Johnsson (KD) Övriga närvarande: Uffe Tannerfalk, Annethe Holmkvist och Bodil Tallefors Deltagare representanter: Hanna Höglund, Jonas Lilja och Anna Wennerberg-Nilsson 32 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet. 33 Föredragningslistan Föredragningslistan, daterad 5 november, 2013, godkännes. 34 Adjungering 35 Val av protokolljusterare samt justeringsdatum att jämte ordföranden utse RosMarie Jönsson-Neckö till att justera protokollet. Justering av protokollet beslutas ske den 5 november 2013. 36 Senaste protokollet Beslut att protokollet från 2013-09-26 godkännes. Ärendet Senaste styrelseprotokollet från 2013-09-26. Beredande organs förslag Beredningsgruppen hade föreslagit Grimslövs folkhögskolas styrelse att godkänna protokollet. 1
JUSTERAT 2013-11-05 37 Rektors rapport Rektor rapporterar om: Ur vardagen ett axplock från smått till stort Ur vardagen ett axplock i salig blandning Byggmöten och åter byggmöten med praktiska och teoretiska delar som måste lösas Evelin, Christina och Amra på bokmässan i Göteborg Ekhagens golv bytt i foajén Fukt åtgärdas i restaurangens kök Fredagssamlingar med tacksamhetens lov från Robban, tankeväckare från rektor och biblioteksprat från våra bibliotekarier Medarbetarsamtal igångsatta och avslutade Deltagarnas IUP i säkert förvar Föreningslokalen bokad till deltagare Uffe och Sirpa till STHLM och FBR konferens- Stockholm City Conference/Norra Latin i Stockholm Alex Hohenthal vår nya restaurangchef har börjat sin anställning Turism har haft reseledarkurs på Cypern KHD i Glimåkra Fukt/Mögel i restaurangen, utredning och åtgärdsplan KHD liten fin utställning i hörsalsfoajén Vårt första elevkårsrepresentantsmöte Granskning av landstingsstyrelsens uppsikt telefonsamtal med Ernst &Young Ny minibuss på ingång Miljögruppsmöte med planering för vår miljödag Pedagogiskt café, Ekhagen; FlexLär presentation av projektet Deltagarenkät 1 Robban på Mindfulnesskurs, Göteborg Cornelia, vår nya internatföreståndare, på Landstingets introduktionskurs Sirpa och Elisabeth på Nätverkskonferens för SYV-ansvariga på alla folkhögskolor Fysisk träff för vår distanskurs, Funktionsnedsättning i Växjö Handledning och körträning för våra deltagare är i full gång Tillbyggnad carport KHD på studieresa i Danmark Peter och Robban på branschrådet för Hälsa i Stockholm Elevhälsan har haft möte Nytt golv på Ekhagen inlagt receptionsdisk beställd TUR 2 på kursträff/klätterresa till Alicante Höstlov Arne-digitalisering av foto/vhs mm + katalogisering TUR islandshästridning KHD bronsgjutning Arbetsgrupper möten (omvärldsbevakning, kvalitetsgrupp, trivselgrupp m.fl) Denna vecka: H/F hälsodag för hela skolan em + middag (samkväm) Miljödag för hela skolan o Månadsrapport september, enligt bilaga 1 Beslut: att styrelsen lägger informationen till handlingarna. 2
JUSTERAT 2013-11-05 38 Styrelsemöten 2014 Beslut att styrelsen beslutar om mötestider enligt bilaga 2 Ärendet Styrelsemöten 2014 Beredande organs förslag Beredningsgruppen hade föreslagit Grimslövs folkhögskolas styrelse att besluta om mötestider enligt bilaga 2 39 Måldokument 2014-2015 Beslut att styrelsen beslutar om Måldokument 2014-2015 enligt bilaga 3 Ärendet Måldokument 2014-2015 Beredande organs förslag Beredningsgruppen hade föreslagit Grimslövs folkhögskolas styrelse att besluta om Måldokument 2014-2015 enligt bilaga 3 40 Övriga frågor 41 Ordförande avslutar mötet Vid protokollet Uffe Tannerfalk Justeras Göran Giselsson RosMarie Jönsson Neckö datum: 2013-11-05 datum: 2013-11-05 3
Månadsrapport september 2013 Driftenhet: Grimslövs folkhögskola 4
Ekonomi Resultat Resultat RR september Företagsdim 095 Grimslövs Folkhögskola Projektdim All Projektdim Verksamhetsdim Samtliga Bokdat sep-13 (Tkr) Kontoklass Utfall Budget Differens Driftnetto 3. Intäkter 22134,0 17431,2 4702,8 4. Personalkostnader -10736,0-9647,2-1088,8 5. Kostn för varor -3922,4-1552,8-2369,6 6. Kostn. för tjänster -4882,8-4808,1-74,7 7. Övriga kostnader -1327,4-1422,4 95,0 Driftnetto summa 1265,4 0,7 1264,7 Resultat utanför verksamheten -2,1-0,7-1,4 Resultat (RR) summa 1263,3 0,0 1263,3 Totalsumma 1263,3 0,0 1263,3 Analys och kommentarer Utfall jämfört med budget efter september månad avviker positivt klingande med +1263,3 tkr (+1079 för samma period 2012). Den positiva avvikelsen håller i sig, vilket känns stabilt, skönt, tryggt för oss alla! Nulägets budgetöverskott beror till största delen på ett utmärkt uppdragsutbildningsarbete av biträdande rektor samt ett välfyllt internat tack vare all personals gemensamma eminenta och idoga arbete. Utgifterna har också kunnat balanseras med de kraftigt ökade intäkterna. Verksamheten beskrivs med fortsatt hög kvalitet. I nuläget väntar vi med spänning på det första resultatet från vår deltagarenkät numero 1 (av 3 under läsåret). Dock är det ekonomiska resultatet lite missvisande eftersom vissa planerade utgifter under januari-september inte kunnat bokas och att vår pågående helrenovering av huvudbyggnaden medför extrakostnader utanför det budgeterade. Den reella positiva budgetavvikelsen torde ligga närmare +500 tkr än +1263,3 tkr. 5
Kommentarer till utfallet 1263 (1514 tkr) PROTOKOLL Gfhsk 4/13 2013-11-05 (augusti månads resultat inom parantes) INTÄKTER * Resultat efter september är +4702,8 tkr (+4240 tkr). * Intäkter för EU-projekt 0802 Galaxhopen: 3333 tkr (3079 tkr) * Både intäkter för interkommunal ersättning inackordering elever redovisar ett plusresultat efter sep KOSTNADER: Personalkostnader * Resultat efter september är -1089 tkr (-707tkr). EU-projekt Galaxhopen har t.o.m. september haft personalkostnader på 690 tkr (629 tkr). Köp av versamhet, varor och tjänster * Resultat efter september är -2370 tkr (-2096), där EU-projektet står för 2639 tkr i kostnad. Det innebär att verksamheten exkl projekt går +269 tkr (+349 tkr). Övriga verksamhetskostnader * Resultat efter september är - 75 tkr (+11 tkr). * Förbrukningsinventarier (bl.a. inköp av TV, radio) ligger på - 144 tkr (- 41 tkr). * Reparation och underhåll ligger på -6 tkr (-2 tkr). * Resekostnader ligger på -71 tkr (-66 tkr). * Information och PR ligger på +233 tkr (+206 tkr). * Avfallshantering ligger på +35 tkr (+30 tkr). Övriga kostnader * Resultat efter september är +95 tkr (+68 tkr). * Övriga främmande tjänster, gästföreläsningar etc ligger på +82 tkr (+52tkr). Utfall och avvikelse mot budget PER BASENHET, september 2013 Intäkter (ack) Kostnader (ack) Resultat 0806 16 777-15 625 1 152 0807 3 300-3 202 99 0808 2 056-2 044 13 TOTALT 22 134-20 871 1 263,3 Sammanfattning Fortsatt fokus på strategiskt målinriktat arbete ända in kaklet sista december 2013, med god kontroll över både utgifter och inkomster, är viktigt, och något som vi hela tiden försöker prioritera och samtidigt balansera med ett högt kvalitetssikte inställt. De viktigaste ekonomiska grundförutsättningarna är liksom tidigare att antalet deltagare, och då framför allt internatare, förhåller sig på en konstant hög nivå även under hösten 2013, samt att bokningar av Ekhagen Kurs & Konferens och uppdragsutbildningar fortsätter att utvecklas positivt. Önskvärt är att vår huvudman, i än större utsträckning, väljer att boka in sig på sitt eget konferenscentrum det vill säga Ekhagen Kurs & Konferens, då stannar nämligen pengarna i vår egen koncern. 6
Medarbetarnyckeltal september Enhet: Grimslöv 3.1 Bemanning a. Arbetade timmar; Närvarotid och frånvarotid, egen personal arbtim jan-sep 2013 arbtim jan-sep 2012 A Närvarotid 28 434 25 536 01 Arbetad tid (månavl) 27 192 24 144 02 Timlön 656 909 02B Kurs och konf 33 16 03 Övertid 116 118 04 Fyllnadstid 388 341 09 Facklig ledighet 48 8 C Frånvarotid 4 726 3 510 01 Sjukfrånvaro 589 326 03 Tillfällig fp 55 27 04 Tjänstledighet 371 611 05 Semester 2 908 2 162 06 Kompledig 204 122 Föräldraledighet 584 261 10 Övrig frånvaro 16 0 Totalt 33 159 29 045 Analys o kommentar: Inga större avvikelser mot planerad bemanning 7
3.2 Arbetsmiljö Andel av antal anställda som inte haft någon sjukfrånvaro Jan-sept 2013 Jan-sept. 2012 Centrum Tot. K. M. Tot. K. M. Folkhögskolan Grimslöv 66,67 66,67 66,67 78,95 76,92 83,33 Landstinget totalt 48,63 44,43 62,65 49,13 45,33 62,11 Sjukfrånvarodagar (kort lång) per snittanställd Jan-sept 2013 Jan-sept 2012 Centrum Tot. 1-14 dgr >14 dgr Tot. 1-14 dgr >14 dgr Folkhögskolan Grimslöv 5,0 1,2 3,9 2,2 1,1 1,1 Landstinget totalt 11,6 3,6 8,1 10,7 3,4 7,4 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Jan-sept 2013 Jan.sept 2012 Centrum VO Tot. K. M. Tot. K. M. 095 Grimslövs folkhögskola 1,5 1,8 0,6 0,9 1,3 0,2 Landstinget totalt 4,3 4,8 2,7 4,0 4,4 2,8 Grimslöv Sjukfrånvaro i procent, per månad (innevarande månad) 4,5 4,0 3,5 3,0 Procent 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 095 Grimslöv 2011 2,3 3,9 1,2 0,5 1,5 0,0 0,0 0,0 0,2 0,0 3,7 0,6 095 Grimslöv 2012 0,7 0,4 0,7 0,0 1,2 3,8 0,8 0,4 0,9 2,3 2,3 0,9 095 Grimslöv 2013 3,2 1,8 2,0 1,4 2,2 0,8 0,5 0,6 Analys o kommentar: Inga negativa avvikelser. 8
3.3 Personal PROTOKOLL Gfhsk 4/13 2013-11-05 30 sep 2013 30 sep 2012 31 dec 2012 K M Tot K M Tot K M Tot A1 Ledningsarb 2 3 5 2 2 4 2 2 4 A3 Administratörsarb 2 2 2 2 2 2 E1 Soc o kur arb 1 1 F1 Skol- kult- o fritidsarb 13 5 18 12 5 17 12 5 17 G3 Köks- o måltidsarb 5 5 4 1 5 4 4 G4 Lokalv, tvätt o vaktm 3 1 4 3 1 4 3 1 4 Tot 26 9 35 23 9 32 23 8 31 varav Summa av Anstnr 30 sep 2013 30 sep 2012 31 dec 2012 Radetiketter Deltid Heltid Tot Deltid Heltid Tot Deltid Heltid Tot Tillsvidareanst 15 11 26 12 12 24 11 12 23 Visstidsanst 5 4 9 7 1 8 7 1 8 Tot 20 15 35 19 13 32 18 13 31 Antal anst anställda som är 60 år eller äldre 61 62 Totalt F1 Skol- kult- o fritidsarb 1 1 2 Totalt 1 1 2 Analys o kommentar: Inga större avvikelser mot planerad personalbemanning och personalbudget. Grimslöv den 20 oktober 2013 e.u Uffe Tannerfalk Rektor 9
JUSTERAT 2013-11-05 bilaga 2 Förslag till sammanträdestider 2014 med start 13.00 Beredning: 11 feb 6 maj OBS! 11.00 9 sep 4 nov OBS! 11.00 Styrelsemöte: 4 mars 6 maj 26 sep heldag (Obs fredag!) 4 nov 10
JUSTERAT 2013-11-05 bilaga 3 MÅLDOKUMENT 2014/2015 På Grimslövs folkhögskola gör vi skillnad! Vår vision är: Att göra skillnad och därmed bidra till vår huvudman Landstinget Kronobergs vision Ett gott liv i ett livskraftigt län. Vår verksamhetsidé är att skapa förutsättningar för kunskaper genom studier och upplevelser med inriktning på Hälsa, Friskvård och Kultur i ett brett perspektiv. Vidare skall vi erbjuda alla, både deltagare och medarbetare, möjligheten att utvecklas som människor genom de olika verksamheterna vid vår skola. I enlighet med folkbildningens grundtanke och idémässiga grund, statens syfte med statsbidrag till folkbildningen och Landstinget Kronobergs hälsopolicy, ska vi ge deltagarna på Grimslövs folkhögskola möjlighet till personlig utveckling med fokus på hälsa, friskvård och kultur. Deltagarna ges redskap för att kunna påverka samhället och samhällsutvecklingen. Alla som arbetar på Grimslövs folkhögskola ska aktivt bidra till demokrati, folkbildning och att den samlade kunskapen nyttiggörs. Samtidigt ska vi ta tillvara den kunskap och erfarenhet som finns i vår omvärld. En folkbildningsmässig verksamhet utgår från individens behov och tar hjälp av gruppens samlade resurser med den gemensamma insikten att alla kan bidra. Detta citat från sammanfattningen av regeringens proposition 2005/06:192, beskriver vårt övergripande syfte för kärnverksamheten och det bemötande vi har som mål att ge våra deltagare. Studietiden på Grimslövs folkhögskola ska upplevas som en förändring i positiv riktning för deltagaren. Vår verksamhet står på flera ben: Allmän kurs med tre profiler Särskilda kurser med tre inriktningar Flexibelt lärande Korta sommar- och vinterkurser Uppdragsutbildningar Samtliga delar ska på ett fruktbart sätt bidra till vägen mot vår vision. Grimslöv 2013-11-05 Göran Giselsson Ordförande/Grimslövs folkhögskola Uffe Tannerfalk Rektor/Grimslövs folkhögskola