E-posthantering med Novell Groupwise WebAccess En liten hjälpreda sammanställd av Thomas Granhäll. Materialet får kopieras fritt! 2003 Följande moment behandlas i denna manual: 1. Logga in 2. Ta emot och läsa e-post 3. Svara på e-post 4. Skriva och skicka e-post 5. Bifoga fil 6. Skapa privat adressbok 7. Lägga till kontakt i privat adressbok 8. Skapa grupp i privat adressbok 9. Ändra lösenord
2 Vilken e-postadress har mina kollegor? All pedagogisk personal i Skurups kommun använder sig av Novell Groupwise e-postsystem, till skillnad mot den administrativa personalen som använder sig av programmet Lotus Notes. Nackdelen med denna uppdelning är att databaserna med de två personalgruppernas samlade e-postadresser skiljer sig åt och inte kan sökas från respektive program. Grundadressen för all pedagogisk personal är förnamn.efternamn@skolan.skurup.se. Den administrativa personalen har istället förnamn.efternamn@skurup.se. Lägg dock märke till att eventuella å, ä, ö i namnen ej används utan ersätts med a och o. Känner du till personens föroch efternamn kan du alltså gissa dig till personens e-postadress. Du bör dock vara uppmärksam på att det kan finnas flera personer med samma namn. Deras e-postadresser skiljer sig då åt på något sätt. Kontakta personen ifråga för korrekt adress. 1. Logga in 1.1 Börja med att starta webbläsaren (t ex Internet Explorer) och surfa till följande adress: https://www.skolan.skurup.se/servlet/webacc 1.2 Lägg särskilt märke till att det ska stå https i adressfältet. Annars funkar det inte. 1.3 Du kommer nu att få upp en dialogruta om säkerhet enligt figuren nedan. Klicka Ja. 1.4 I inloggningsfönstret som dyker upp skriver du in ditt användarnamn och lösenord (se figur nedan). Ditt användarnamn är det samma som ditt namn. Observera att om ditt namn innehåller bokstäverna å, ä eller ö så skriver du a eller o istället. Exempelvis blir användarnamnet för Thomas Granhäll: Thomas Granhall.
3 Skriv in användarnamn och lösenord 1.5 Tryck på Login. 2. Ta emot och läsa e-post 2.1 Det första som kommer upp efter att du loggat in är inkorgen (Mailboxen) enligt figuren nedan. Inkorgen (Mailbox) Skriva brev (Compose) Logga ut Ta bort brev Adressbok Kalender Uppdatera inkorgen 2.2 För att läsa ett meddelande klickar du på dess ämnesrubrik (Subject). 2.3 Notera att ett meddelande är läst när ikonen föreställande ett brev är öppen, och stängd när meddelandet ej är läst.
4 2.4 Vill du radera ett brev markerar du först i kryssrutan och klickar därefter på knappen Delete. 2.5 Ibland händer det att någon skickar brev till dig under tiden du läser ett annat brev. Klicka då på Update för att se nyinkomna brev. 2.6 När du är klar klickar du på ikonen Logga ut. 3. Svara på e-post Du har öppnat ett meddelande som ungefär ser ut som nedanstående meddelandefönster (Mail Message) och du vill nu svara på det. Gör så här: Vidarebefordra Svara avsändaren Symbol för bifogad fil Se bifogad fil 3.1 Klicka på knappen svara avsändare (Reply to Sender). 3.2 I det svarsfönster (Reply) du får upp skriver du in ditt svarsmeddelande vid position Message:. Klicka därefter på knappen skicka (Send). 3.3 Du kan också välja att vidarebefordra brevet till en kollega. Klicka då istället på Forward. I det vidarebefordrafönster (Forward) som dyker upp skriver du in den kontakts e-postadress till vilken du vill vidarebefordra brevet. Skriv dessutom en rad i position Message: så mottagaren förstår att du vidarebefordrat ett brev. 3.4 Avsluta som vanligt med att klicka på knappen skicka (Send).
5 4. Skriva och skicka e-post Man kan skriva och skicka e-post på olika sätt i Novell Groupwise. Nedanstående beskrivning följer det normala tillvägagångssättet: 4.1 Klicka på ikonen skriva brev (Compose) i fönstrets vänstra del och du får upp nedanstående brevformulär (Mail Message): Mottagarens e-postadress Skicka brev Adressbok Brevets rubrik Bifoga fil Här skriver du meddelandet 4.2 Vid position To: skriver du in mottagarens e-postadress manuellt. Ifall du lagt till mottagaren i din adressbok klickar du på knappen adressbok (Address Book) och väljer där aktuell kontakt. 4.3 Vid position Subject: skriver du in en passande rubrik som kort beskriver vad ditt brev behandlar. 4.4 Vid position CC: kan du vid behov lägga in namn till andra mottagare om du vill skicka kopior av ditt brev. 4.5 Vid position BC: kan du vid behov lägga in namn till andra mottagare om du vill skicka blanka kopior av ditt brev. Detta innebär att namnen på mottagarna är gömda och inte kommer att visas i de utskickade breven. 4.6 Vid position Message: skriver du in ditt meddelande. 4.7 När du är klar klickar du på knappen skicka (Send).
6 5. Bifoga fil 5.1 Skapa ett brev genom att klicka på ikonen skriva brev (Compose). I brevformuläret (Mail Message) som dyker upp fyller du som vanligt i alla nödvändiga uppgifter vid de olika positionerna enligt tidigare avsnitt (avsnitt 4). 5.2 För att bifoga en fil klickar du sedan på knappen bifoga (Attach). Se figur förgående avsnitt (avsnitt 4). 5.3 I bifogafönstret (Attachments) som dyker upp klickar du på knappen Bläddra enligt figuren nedan. Leta upp den fil du vill bifoga här Lägg till 5.4 Leta upp din önskade fil i din dator, markera denna och klicka på knappen Öppna. 5.5 Klicka därefter på knappen lägga till (Add). Är det en större fil får du nu vänta några minuter. 5.6 OBS! Tänk på att inte bifoga för stora filer (t ex ett stort Worddokument med många infogade bilder) då det kan flera minuter att ladda ner din fil beroende på om man har modem eller bredbandsuppkoppling. 5.7 Du ser slutligen din bifogade fil under rubriken Attached Files. Här ser du även storleken på din fil i bytes. Vill du bifoga fler filer gör du om proceduren. Vill du ta bort en fil klickar du på knappen ta bort (Remove). 5.8 När du är färdig klickar du OK. 5.9 Du kommer nu tillbaka till brevformuläret. Här kan man nu se att en symbol föreställande ett game har tillkommit. Symbolen visar att det finns en fil bifogad i ditt brev. Klickar slutligen på knappen skicka (Send).
7 6. Skapa privat adressbok I Novell Groupwise finns olika layouter på adressboken. Den ena funkar dock bättre än den andra. Vi kommer därför att koncentrera oss på den bättre. Gör så här: 6.1 Klicka på ikonen Adressbok. Du får nu förhoppningsvis upp nedanstående adressbok. Detta är Java versionen av adressboken. Denna fungerar mindre bra i vissa maskiner varför vi nu direkt klickar på länken till HTML versionen längst nere i vänstra hörnet av fönstret. Klicka här för HTML versionen 6.2 Efter några sekunder får du upp nedanstående HTML version av adressboken, och det är denna vi ska använda i fortsättningen. Förinställd på den gemensamma adressboken Inställningar för adressbok
8 6.3 Adressboken är förinställd på att börja söka i den gemensamma adressboken (Groupwise Address Book), där alla pedagoger och elever i Skurups kommun finns representerade med några få undantag. Du vill nu skapa en egen privat adressbok med endast de personer som du normalt skriver brev till. Klicka på knappen inställningar för adressbok (Address Book Options). Skapa privat adressbok här 6.4 I den dialogruta du får upp enligt figuren ovan klickar du på knappen skapa (Create). 6.5 I efterföljande dialogruta skriver du in lämpligt namn på din privata adressbok. Det kan förslagsvis vara namnet på din arbetsplats, t ex Komvux. Klicka därefter på OK. Skriv in ett namn på din privata adressbok här
9 6.6 Du kommer nu att se din nya adressbok i den tidigare dialogrutan. Stäng fönstret med knappen Close. Välj adressbok här 6.7 I adressboken kan du nu ta fram din privata adressbok med hjälp av piltangenten vid inmatningscellen Address Books. Du har dock ännu inte lagt till några kontakter (se avsnitt 7) så när du trycker på knappen Search konstateras det att den för tillfället är tom. 6.8 Vill du skapa ytterligare en adressbok men med ett annat namn gör du om proceduren enligt detta avsnitt. 7. Lägga till kontakt i privat adressbok 7.1 Klicka på ikonen Adressbok. 7.2 Välj den förinställda adressboken: Groupwise Address Book, enligt figuren nedan. Adressbok Sök efter personens namn här Sök knappen Markera kontakt Kopiera kontakt till privat adressbok
10 7.3 Skriv t ex in första bokstaven i förnamnet på den person du söker (t ex T som i Thomas). 7.4 Klicka därefter på sök (Search). Vänta nu några sekunder. Efter en stund får du upp en lista på pedagoger i Skurups kommun som börjar på T. 7.5 Bocka för den person du vill lägga till och klicka på kopiera (Copy). OBS! Klickar du istället på knappen lägg till (To:) och därefter OK väljer du att skicka ett brev till personen ifråga. 7.6 Programmet frågar nu vart du vill kopiera din valda kontakt enligt figuren nedan. Välj här med hjälp av pilknappen din privata adressbok (t ex Komvux) som du skapade i avsnitt 6 och klicka OK. Välj din privata adressbok 7.7 Om du vill kan du lägga till ytterligare en kontakt enligt samma procedur. 7.8 När du är färdig kan du kolla dina nyligen adderade kontakter i din privata adressbok genom att välja denna adressbok istället för den förinställda Groupwise Address Book och därefter klicka på sök (Search). PS! Glöm inte att ta bort eventuella sökbokstäver som finns kvar i sökrutorna.
11 8. Skapa grupp i privat adressbok Om man ofta skickar e-post till samma grupp av människor kan man spara tid genom att skapa en grupp i sin privata adressbok. Detta gör att man endast behöver ange gruppens namn istället för e-postadresserna på alla de personer som ingår i den. Gör så här: 8.1 Klicka på adressboken 8.2 Välj den förinställda adressboken: Groupwise Address Book (där bl a alla kommunens pedagoger finns samlade). 8.3 För att eliminera eleverna i listan och endast hitta pedagogerna skriver du in sökalternativen enligt nedanstående figur. (First Name does not begin with 8 AND First Name does not begin with 9. Number of names to display: 200). Skriv in följande sökalternativ Spara grupp Lägg till Markera kontakter 8.4 Klicka därefter på sök (Search). Vänta nu några sekunder. Efter en stund får du upp en lista i den vänstra delen av fönstret. på de första 200 pedagogerna i Skurups kommun. 8.5 Gå igenom listan och markera de kontakter du vill lägga till. Klicka därefter på knappen lägg till (To:) som finns längst upp i listan. Namnen lägger sig då i det högra fältet av fönstret. 8.6 Sök vidare på nästa 200 pedagoger med knappen Display next 200 längst ner i listan och lägg därefter till ytterliggare kontakter. 8.7 När du är färdig klickar du på spara grupp (Save Group). OBS! Vill du istället skicka e-post till personerna ifråga klickar du OK.
12 8.8 I den dialogruta som dyker upp (se figur nedan) väljer du vilken privat adressbok gruppen ska ligga i (t ex Komvux), samt ger gruppen ett namn (t ex Gymnasiegruppen). Om du vill kan du även ge en beskrivning av gruppen. Välj privat adressbok Ange gruppnamn 8.9 Klicka på spara (Save) när du är färdig. Gruppen ligger nu i den privata adressbok som du valt och kan snabbt och enkelt nås nästa gång du ska skriva e-post (se avsnitt 4).
13 9. Ändra lösenord Det är en god idé att byta sitt lösenord så fort som möjligt efter det att man fått ett provisoriskt av administratören. Gör så här: 9.1 Klicka på ikonen Options för att ändra lösenord (se figur nedan). Options 9.2 I formuläret som dyker upp fyller du i ditt gamla lösenord och därefter ditt nya. Bekräfta det nya lösenordet ytterligare en gång enligt figuren nedan. 9.3 När du fyllt i fullständiga uppgifter klickar du på spara (Save). 9.4 Novell Groupwise bekräftar då att lösenordet ändrats och du avslutar med att klicka på stäng (Close).