E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv



Relevanta dokument
E-arkiv Stockholm - anslutningar och tillgänglighet. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

Så inför du ett användarvänligt och tillgängligt e-arkiv

Workshopmallar The e C ap a it i al a l o f S c S a c n a din i av a ia

Avec e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

ATT LEVERERA INFORMATION TILL E-ARKIV STOCKHOLM

Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

Informationsklassificering i e-arkiv Stockholm utifrån Personuppgiftslagen och Offentlighets- och sekretesslagen

Informationsklassificering i e-arkiv Stockholm utifrån dataskyddsförordningen. och Offentlighets- och sekretesslagen

Att hantera digital information i Stockholms stad. stockholm.se

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket

E-arkiv på SLL landstingsarkivet

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

5 Verksamhetsplan för Stadsarkivet 2017 Dnr 1.1/3557/2016

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Åtgärder och aktiviteter

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige

Riktlinje för stadens it-infrastruktur

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

ANSÖKAN OM MEDEL FÖR UTVECKLING AV E- TJÄNSTER

E-arkiv i Ale kommun E-arkiv Ale kommun. Ale - Lätt att leva

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv

Elektroniskt bevarande, etapp 2. Caspar Gielissen, projektledare

Logisk Access I MicroWeb

Bilaga 3a. Ickefunktionella krav. Upphandling av ett helhetsåtagande avseende IT-stöd för pedagogiskt material inom Skolplattform Stockholm

Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?

Datacentertjänster IaaS

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum:

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

- Verkställa gallring.

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

GEMENSAM INFORMATIONSFÖRSÖRJNING

Användarhandledning DORUM

Kumla kommuns e-tjänsteplattform för att skapa användarvänliga e-tjänster för externa och interna mottagare

Välkommen till Eskil"una

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige

Införande av standardiserade arbetssätt med tekniskt systemstöd för ärende- och dokumenthantering i Stockholms stad projekt edok.

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Ett e-arkiv värt att lita på UTKAST för synpunkter

METADATASTANDARDER EN ORIENTERING

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX

SND-forum 14 nov Transfers of research data to National Archives and use of our data for research. Magnus Geber

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Strategi för Stockholm som smart och uppkopplad stad Remiss från kommunstyrelsen

Mattias Lundin Tel

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Äntligen ett earkiv!

Projektplan. Elektroniskt bevarande

5 Verksamhetsplan för stadsarkivet 2018 Dnr /2017

Journal via nätet Thomas Lindén, regional chefläkare. September 2014

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

Öppenhet?!? Offentliga Rummet, Anders Larsson, Lennart Ploom,

molndal.se MÖLNDALS STAD invånare

Nordisk El-Arkivseminar Island maj Svensk SIP och AIP Mats Berggren, Riksarkivet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2018 för

Riktlinjer och mål för digitaliseringsarbete

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL

Slutrapport DP4 & 6. Vägledning och funktionella krav

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning

Digitalisering för framtidens skola Innovationsprojekt 2014 Programkonferens i Luleå 4 5 juni 2015

Bilaga 3a Ickefunktionella

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet

Arkitektur för ansökan/anmälan (utkast)

<RUBRIK> <DATUM> <presentatör>

Vatten och tillväxt. Dreamhack. Hockey

Verksamhetsplan med aktiviteter drifts- och servicenämnd 2014

Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8)

Elektronisk arkivering

Ett e arkiv värt att lita på


HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KULTURFÖRVALTNINGEN

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Revisionsrapport Elektroniska arkiv Björn Johrén November 2014 Sollentuna kommun

R7e-arkiv ett exempel på en fungerande e-arkivlösning

När samverkan mellan affärssystemen är en besvärlig väg med många hinder

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler

Digitala elevakter. Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter. Demonstration. Framtiden

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

GR-Västkom Göteborg

E-arkiv 22 januari. Välkomna

Transkript:

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia

Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO kassasjon) (NO - gradering, taushetsplikt og unntatt offentlighet) Personuppgiftslagen (PuL) (NO arkivnøkkel) (NO journal)

Stockholms stadsarkiv Ansvarar för att den information som skapats i Stockholm är tillgänglig för alla nu och i framtiden Bidrar till att utveckla den moderna offentliga förvaltningen Är ett av Nordens mest besökta arkiv 7, 5 mil arkivhandlingar berättar om miljontals stockholmare och Stockholm från 1300-talet till idag Arkiven efter 5 000 verksamheter i Stockholm 2014-11-05 Sid 3

Tidslinje projekt Navet sep 2007 feb. 2008 Förstudie Våren 2008 Kravställning Plattform e-arkiv Stockholm Hösten 2008 Remiss i staden Val av leverantör Hösten 2008 våren 2010 Implementering och anslutning av piloter Juni 2010 Lansering Sep 2007 feb 2008 Förstudie Våren 2008 Hösten 2008 Kravställning Remiss i staden Gemensam informationsförsörjning Hösten 2009 Jan 2010 Kravspecifikation - stöd för nämndhantering Hösten 2010 Beslut om utvidgning

Samlad e-strategi alla ska agera i samma riktning IT ska underlätta tillgången till stadens information och tjänster Stadens invånare och andra intressenter ska enkelt kunna ta del av kvalitetssäkrad information Anställda ska ha tillgång till väl fungerande och samverkande IT-stöd som underlättar och effektiviserar det dagliga arbetet Målet - att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt

E-arkiv Stockholm I drift 2010 Teknisk plattform Processer/arbetssätt System/processer levererar enligt plan Inläsning av äldre leveranser Ses som ett stadsgemensamt system (drift- och förvaltningskostnader nycklas ut)

Lämna Hämta Externa aktörer Internet/läsesal Arkivarie Handläggare Allmänhet/forskning Arkivklient Verksamhetssystem E-tjänst FTP-tjänst SOA-plattform Behörighetskontroll och filter Mottagningskontroll Access Lagring E-arkiv Stockholm

Processer och rutiner togs fram

Digitala arkivprocessen Ledning och förvaltning Förmöte Mottagningsprocessen Utfåendeprocessen Administration och arkivvård

Leveranser till e-arkivet Anslutningsplan 2014-2017 Omfattar stor del av stadens digitala bevarandeinformation Obligatoriskt att ansluta Interna äldre befintliga leveranser Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnader: 80 000 kr/ anslutning+ kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket)

Anslutningsarbetet (mottagningsprocessen) Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Vad ska levereras? Behövs gallringsutredning? Processkartläggning? Uppdragsbeskrivning

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Fyll i mall för informationsredovisning Metadata och struktur för arkivobjekt Kartlägg återsökningsbehov Välj format på filer, skapa exempel PuL- och sekretessklassning

Kommun Metadata på varje nivå Myndighet Arkivbildare Bestånd Verksamhetsområde Processgrupp Process

Arkivobjekt Redovisningsstruktur Process Arkivobjekt HO Huvudobjekt UO UO Underobjekt

Arkivobjektstruktur Process Arkivobjekt HO Ärende UO UO Handling Fil Handling Fil Fil

Vilken information kan visas via internet? Sekretess 0 1 2 9 PuL 0 Hel Förekomst Ej Ej 1 Hel Förekomst Ej Ej 2 Förekomst Förekomst Ej Ej 9 Förekomst Förekomst Ej Ej Med Hel avses att informationen i sin helhet lämnas ut automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista. Detaljer som är publikt synliga är ID för arkivobjektet samt Beskrivning och ett relevant Datum. Själva innehållet i arkivobjektet utöver dessa tre visas ej direkt via internet. Med Ej avses att sökträff ej visas överhuvudtaget även om information som matchar sökningen existerar. Informationstext upplyser om att sökning i detta material ej ger träff.

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Extrahera Paketera (SIP) Kvitto- och felhantering

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Synkron/Asynkron Brandväggar Användarkonton

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Tre miljöer: Test PreProd Prod

Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännande LÖK/LAV Förteckna Checklista som dokumenterar projektet Utbilda utfående Fortsatta leveranser?

Användandet & användbarheten e-tjänster mellanarkivet webbsök iipax Stadens digitala information Stockholmskällan verksamhetssystem Open Sthlm (PSI)

Utfående - tillhandahållande Målgrupper Allmänheten Handläggare och arkivarier Övriga intressenter (PSI...) Åtkomstsätt Självservice Klient Integration via API (webbtjänst) Stadsarkivets andra publiceringskällor

Webbsök e-arkiv Stockholms e-tjänst Information i e-arkivet kan hämtas, läsas och laddas ner direkt från e-tjänsten (om inga juridiska hinder föreligger) Information med sekretess (klass 1) och PUL (klass 2) begärs ut via förfrågan I läsesalen visas PUL (klass 2) information Sekretess (klass 2) begärs ut via telefon, mejl eller webbformulär

Förvalta och utveckla e-arkiv Stockholm Vidmakthålla Vidareutveckling Nyutveckling Förvaltning Utveckling

Utmaningar! PUL och sekretess, ett öppet eller stängt e-arkiv Prestanda iipax och e-tjänsten Mina sidor Bank-ID inloggning Snygg och användarvänlig e-tjänst Arbeta smartare Pedagogiska och kommunikativa utmaningar internt och externt

Frågor? http://www.ssa.stockholm.se/om-stadsarkivet/e-arkiv-for- Stockholms-stad/ matilda.ekstrom@stockholm.se