manual interbook SKOLOR

Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1 Huvudanvändare och underanvändare 2. Hitta Interbook 2.1 Hjälp-funktion 3. Logga in 3.1 Glömt lösenord 3.2 Byta lösenord 4. Boka lokal 5.1 Enkel sök 5.2 Avancerad sök 5. Visa bokningar 6.1 Bokningar 6.2 Avbokning 6.3 Bokningsförfrågningar 6. Lägga upp en underanvändare

1. Inledning I Interbook kan skolor som är inloggade i systemet: Direktboka och avboka lokaler i sin egen skola Göra en bokningsförfrågan på Botkyrka kommuns andra idrottsanläggningar och skollokaler Se skolans alla bokningar 1.1 Huvudanvändare och underanvändare Varje skola får inloggningsuppgifter till en huvudanvändare. Den personen kan sedan lägga upp underanvändare. Huvudanvändaren har kontakt med lokalbokningen på kultur- och fritidsförvaltningen.

2. Hitta Interbook Interbook ligger på Internet. Adressen är: http://interbook.botkyrka.se. En länk kommer också att finnas på Botkyrka kommuns hemsida under ingången Idrott, fritid och natur. Tips! Spara länken i mappen Favoriter. 2.1 Hjälp-funktion På varje sida finns Hjälpen (?) längst till höger. Manualen ligger under Information, manualer och blanketter i menyn i Interbook.

3. Logga in Du loggar in och loggar ut längst ned på sidan. Inloggningsuppgifter får du av Lokalbokningen, lokalbokning@botkyrka.se. Användarnamnet är INT följt av en nummerserie, till exempel INT001. 3.1 Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord skriver du in din användare och klickar sedan på skicka nytt lösenord så kommer lösenordet till den e-post som finns registerad på dig. 3.2 Byta lösenord Vill du ändra lösenordet klickar du på Byt lösenord. Skriv det gamla lösenordet och sedan det nya, som du själv väljer, två gånger. Klicka på OK.

4. Boka lokal För att se vilka tider som är lediga i din skola eller på andra anläggningar och skolor i Botkyrka kommun klickar du på Sök lediga tider i menyn. De bokningar du gör på din egen skola blir riktiga bokningar på en gång. De bokningar du gör på andra skolor och anläggningar blir en förfrågan. Denna skickas till lokalbokningen på kultur- och fritidsförvaltningen som godkänner eller avslår den inom två arbetsdagar. Svar fås per mejl. När du söker tider kan du välja mellan en enkel sökfunktion och en avancerad. Den avancerade använder du när det är fråga om flera sammanhängande bokningar under till exempel en säsong eller vecka (se instruktioner i kapitel 4.2). 4.1 Enkel sök 1. I rullgardinsmenyn kan du välja att söka på aktivitet eller anläggning eller både och. 2. Välj sedan önskat datum i kalendern. Klicka på Sök. 3. De anläggningar som har ledig tid och där det passar att utöva den aktivitet du valt kommer upp. 4. Klicka på den anläggning du tycker passar bäst.

5. Schemat för veckan du valt visas. Vit tid är ledig. Klicka på önskad tid i schemat. 6. Ett formulär kommer upp med uppgifter om önskad tid och skolans uppgifter. Kontrollera att tiderna stämmer med dina önskemål. 7. Nedanför bokningsuppgifterna finns uppgifter om skolan. För bokningen krävs att du fyller i referens/bokat av och aktivitet. Vill du att bokningsbeskedet även ska gå till en annan e-post än den som finns registrerad fyller du i fältet Alternativ e-post. 8. Klicka på Lägg till i kundkorg om du vill göra flera bokningar. Om inte tryck på Spara.

9. Om bokningen inte är i den egna skolan kommer en ruta med en länk till boknings- och ordningsregler kommer upp. Klicka på Jag accepterar om du godkänner reglerna. 10. Om det är en bokning i den egna skolan kommer ett bokningskvitto upp. Klicka på Avsluta. Bokningen är nu klar. Om det är en bokning i en annan av Botkyrka kommuns lokaler kommer en bokningsförfrågan upp. Klicka på Avsluta om du är klar eller på Tillbaka till schemat om du vill göra en ändring. Bokningsförfrågan går då vidare till lokalbokningen. Som bekräftelse på att din förfrågan skickats får du ett mejl till din e-post. Inom två dagar (ej helgdag) får du ett mejl från lokalbokningen med besked om din bokning godkänts eller avslagits. Inte förrän du fått bokningsbeskedet är bokningen giltig. 4.2 Avancerad sök 1. Vill du boka en hel säsong eller en hel vecka väljer du Avancerad sök och fyller i uppgifterna. Tryck sedan på Sök.

2. De tider som finns tillgängliga visas i en lista. Om du vill göra en ny sökning klickar du på tillbakaknappen i Explorer/Firefox. Om du är nöjd med tiderna klickar du på knappen Gå vidare. 3. Se vidare under Enkel sök, kapitel 4. 5. Visa bokningar 5.1 Bokningar

Under fliken bokningar visas skolans bokningar. Symboler till vänster: i visar information om bokningen b visar bokningsbeskedet s länkar till Sök tider 5.2 Avbokning Tryck på det röda krysset så avbokas tiden. 5.3 Bokningsförfrågningar Under fliken förfrågningar kan ni se skolans bokningsförfrågningar.

6. Lägga upp en underanvändare Skolans huvudanvändare kan lägga upp underanvändare. En underanvändare kan till exempel vara skolornas idrottslärare. Huvudanvändaren ansvarar för att lägga upp underanvändare. 1. Klicka på Underanvändare längst ned i menyn. 2. Klicka på Ny användare. 3. Ett formulär kommer upp. Börja med att skriva i användarnamn och lösenord. Dessa bestämmer ni själva. Det kan exempelvis vara förnamn eller något annat som är lätt att komma ihåg. Skriv även i användarens fullständiga namn och e-post.

4. Fyll sedan i vilka behörigheter användaren ska ha genom att markera i cirkeln eller rutan. - Under Ärvda föreningar (= er skola) bestämmer ni om användaren ska se eller ändra uppgifter på er skola. Obs! Valet ansök används inte. Ni kan heller inte se eller ändra organisationstillhörighet, nyttjare och medlemsuppgifter eftersom dessa uppgifter inte visas på Internet. - Under Bokning kan du välja om användaren ska kunna se den avancerade sökfunktionen. Du kan även välja att ge användaren möjlighet att se skolans bokningar samt om användaren ska kunna göra bokningsförfrågningar och avbokningar. 5. När allt är i fyllt klickar du på Spara längst ned.

Egna anteckningar