1(12) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av leverantör avseende en sökmotor för universitetets webbsidor. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: 2007 02 20 Anbudets giltighet: 3 månader från sista anbudsdag Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren Kravspecifikation Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Prisbilaga 2. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling (pdf) 3. Blankett Sanningsförsäkran (pdf) 4. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren (pdf)
2(12) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har 3 500 anställda, 1400 forskarstuderande och 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även en växande verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. LiU:s webb är Sveriges största universitetswebb. Antal sidor att indexera är fn drygt 300 000 sidor (html, pdf m.m.) och växer stadigt. 1.2 Omfattning Avtal kommer att tecknas för tre (3) år fr o m färdig installation med möjlighet till ett (1) års förlängning. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet 581 83 Linköping 1.4 Plats för leverans Linköpings universitet UNIT, G huset 581 83 Linköping 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU 6 kap). 1.6 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till: patrick.moreau raquin@liu.se. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas fem (5) arbetsdagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden/kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne har fullständigt material. 1.7 Formella krav på anbudet 1.7.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget.
3(12) Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav, bör krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven skall vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Bör kraven är viktiga att uppfylla och kan vara avgörande vid valet av leverantör. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.7.2 Anbudets giltighet Anbudet skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget. vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator senast 2007 02 20. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande i tre månader efter anbudstidens utgång, vilket skall bekräftas i anbudet. 1.7.3 Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU 77/07 27 inges i original och två papperskopior. Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen. 1.7.4 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Linköpings universitet Registrator 581 83 Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid 9.00 15.30. Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte.
4(12) 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. 1.8.1 Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 2). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Även utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 3). Leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivarens soliditet skall vara högre än 10%, (se definition enligt nedan). Då lägre nyckeltal redovisas, t.ex. om företaget är nystartat, skall anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om denne lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att denne innehar motsvarande stabilitet. Anbudsgivaren skall bifoga senast godkända årsredovisning för att styrka ovan nämnda krav. Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen. ((0,72*obeskattade reserver + summa eget kapital) / balansomslutningen) * 100. Källa: SCB, Nyckeltalshandboken. 1.8.2 Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden värderas efter två kriterier med olika viktning enligt nedan. Utvärderingskriterium Vikt Funktionalitet 80 % Pris 20 % De ställda kriterierna kommer att utvärderas enligt följande. Funktionalitet utvärderas enligt de krav som ställts i kravspecifikationen för respektive kriterium och dess poängsättning. Vi fäster vikt vid indexering
5(12) snabbhet support utbildning administrativt gränssnitt Normering av poäng kommer att göras inom kriteriet funktionalitet innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Normeringen går till så att erhållen poängsumma för kriteriet divideras med maximalt möjlig poängsumma varefter kvoten multipliceras med 10 (normeringstalet). Pris utvärderas genom att offererat totalpris jämförs mellan inkomna anbud. Lägst pris erhåller 10 poäng och övriga anbud poängsätts relativt detta på följande sätt: Offererat pris/lägsta pris*10 De alternativa driftssituationerna kommer att utvärderas var för sig. När kriterierna är poängsatta kommer summan för respektive kriterium att multipliceras med de angivna viktsfaktorerna och en slutlig summa räknas fram. Denna summa blir sedan grunden för urvalet. 1.9 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskan om kommersiell sekretess. Sådan önskan skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådan önskan inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.
6(12) 2. KRAVSPECIFIKATION Upphandlingen avser en sökmotor för Linköpings universitet webb sidor. Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav eller bör krav. Vilka krav och hur de uppfylls skall tydligt framgå ur bifogad teknisk beskrivning. 2.1 Krav 2.1.1 Skallkrav Krav SKALLKRAV Ställda krav uppfylls Ja Nej Dokument som skall lämnas - Teknisk beskrivning/förteckning över funktionaliteten, ca 7 10 sidor - Supportavtal med inställelsetid - Beskrivning av driftsituationer - Offert för utbildning av tekniker och administratörer Allmänt - Vara på LiU:s URL - Fungera i olika miljöer (cms, html katalog) - Följa alla följande standarder o WAI 1.0 (A och AA) o XHTML 1.x eller HTML 4.01 o CSS 1 och 2 - Stöd för svenska tecken - Vi ska kunna sätta layouten på sök och träffsidor - Omkonfigurerbar utan märkbar nertid för användarna (anges i den tekniska beskrivningen) - Om servern står på LiU: o Rackmonterad server 19 o El anslutning enligt EU standard, 2 fas - Support på svenska - Måste vara implementerad med gott resultat, vilket verifieras med minst en referens. Indexering - Styra indexering o Indexera olika dokumentformat html xhtml pdf word o Indexera metadata
7(12) Titel Nyckelord Ändringsdatum Kategori DublinCore attribut o Indexera statiska och dynamiska sidor - Språkigenkänning vid indexering: svenska, engelska - Kategoriseringsstöd (möjlighet att skapa egna kategorier eller stödja de som finns i t.ex. ett cms) o Indexering vid valfritt tillfälle o Olika servrar och kataloger ska kunna ha olika indexeringsfrekvens o Kunna vikta olika servrar/kataloger/sidor (så vissa hamnar högre än andra i träfflistan) o Kunna styra vissa sökord till utvalda dok o Möjlighet att exkludera från indexering/sökning o Möjligt att snabbt och enkelt få bort döda sidor från indexeringen. Beskrivs i tekniska beskrivningen. o Möjligt att snabbt och enkelt få bort cachade sidor från indexeringen. Beskrivs i tekniska beskrivningen. o Sidor/kataloger/filarkiv som tidigare har visats men som inte visas längre ska automatiskt plockas bort från indexet vid ny indexering o Möjlighet att kunna styra borttagning av sidor/kataloger/filarkiv från indexet vid ny indexering o Använda robot.txt - Kunna fungera på sidor bakom lösenord (sidor bakom lösenord ska bara synas på träffsida bakom lösenord.) Både o formulärbaserad inloggning som lagrar data i kaka o vanlig http Authentification - Skydd för att inte fastna i loopar som kan finnas (t.ex http://server/a/b/a/b/a/b/ ) Sökningar/träffar - Sök och träffsida på svenska och engelska - Möjlighet att på alla sidor ha ett enkelt sökformulär - Föreslå alternativa stavningar - Sökningar på o ord, o fras, o boolean, o närhet o jokertecken o url o metadata - Avgränsningar på o Server och katalog o Kategorier o Datum
8(12) - Möjlighet att ha en träffsida bakom lösenord där vi kan koppla inloggningen till vår ldap eller använda en server som har stöd för sådan inloggning som apache eller tomcat - Träffarna består av minst: o Sidtitel (länkad) o Korttextbeskrivning o Sidadress - Möjlighet att presentera resultat enligt olika kriterier: o Relevans o Datum Administration - Adm gränssnitt o webbaserat o På svenska eller engelska - Statistik o Sökfrågor, per valfri server/katalog o Sökfrågor som inte ger träffar, per valfri server/katalog Nedanstående kommersiella villkor, punkt 3, skall accepteras i sin helhet. 2.1.2 Börkrav BÖRKRAV Ställda krav uppfylls Ja Nej Poäng Allmänt - Följa alla följande standarder o WAI 1.0 (AAA) 0-1 - Alla dok konverteras till HTML vid indexering 0-1 - Vara implementerad på ett eller flera universitet med gott 0-6 resultat, vilket verifieras med minst en referens. - Demonstrera verktyget vid begäran 0-1 Indexering - Styra indexering o olika dokumentformat txt 0-1 rtf 0-1 ppt 0-1 ps 0-1 - Duplikatkontroll 0-1 - Språkigenkänning vid indexering: tyska, franska, spanska m.fl. språk 0-4 Sökningar/träffar
9(12) - Sökning på böjda ordformer 0-1 - Avgränsningar på o Dokumentformat 0-1 o Språk 0-1 - Träffarna består också av: o Metadata (DublinCore) 0-1 - Möjlighet att presentera resultat enligt olika kriterier: o Kategori 0-1 o Titel 0-1 Administration - Adm gränssnitt o Adm gränssnitt på både svenska och engelska 0-1 - Klickspårning 0-2 - Rapporter o Döda länkar (vilka länkar på vilka sidor) 0-1 - Statistik o På vilka sidor görs sökningarna 0-1 3. Kommersiella villkor 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet et, daterat 2007 01 22 Företagets anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida och tre år framåt. Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år. Eventuell förlängning skall meddelas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Sådan förlängning skall ske skriftligen. 3.3 Avtalets omfattning Avtalet gäller för system, överenskommen utbildning och support under avtalsperioden. 3.4 Fakturering/följesedel & betalning Fakturering skall ske halvårsvis i efterskott. Fakturering skall ske till LiU med angivande av beställare (enhet och kontaktperson), avtalsbeteckning och pris. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen faktura och godkänd leverans.
10(12) Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer LiU successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor och förväntar sig att avtalsleverantörer verkar i en sådan riktning. 3.5 Leveransvillkor Fritt levererat till angiven adress. 3.6 Leveranstid Leverans skall ske inom sju kalenderdagar efter tecknat avtal. 3.7 Leveransförsening Om leverans ej sker på överenskommen tid skall orsak till förseningen och ny leveranstidpunkt snarast meddelas LiU. Om förseningen är väsentlig äger LiU rätt att häva avtalet. 3.8 Garanti Leverantören skall kostnadsfritt och med den skyndsamhet omständigheterna kräver avhjälpa fel i systemet. Med fel avses att verktyget inte uppfyller kravspecifikationen i upphandlingen. 3.9 Support Leverantören åtager sig att ha kompetent service och supportpersonal för att uppfylla de krav som ställs enligt detta avtal. Kostnadsfri telefonsupport ges vardagar kl 08.00 17.00 under avtalstiden. 3.10 Driftstopp Vid driftsstopp längre än tio arbetsdagar äger beställaren rätt att säga upp avtalet eller kostnadsfritt förlänga avtalet med motsvarande tid som stoppet varat. 3.11 Lagring av material Lagring av material från LiU får endast ske efter ett särskild godkännande och en gång årligen skall beställaren kunna få en elektronisk kopia av allt som finns lagrat i verktyget. 3.12 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten.
11(12) 3.13 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.14 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.15 Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. 3.16 Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 3.17 Pris I enlighet med anbud. 3.18 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om leverantörenleverantör: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. 3.19 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam.
12(12) 3.20 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.