Upphandling av IT-stöd Verksamhetsutveckling eller honungsfälla? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman claes-olof.olsson@sambruk.se 0703-14 11 92 www.sambruk.se
Verksamhetsutveckling Omvärlden förändras / utvecklas => Verksamheten & personal => NYA Processer Informationsflöden IT-stöd (internt OCH externt)
Förändringströghet Tradition individ & organisation (?) Tekniska lösningar befintliga & nya (?)
Dagens (och gårdagens) situation Slutna, monolitiska stuprörssystem Systemleverantören levererar allt Juridik & kompetens hindrar flexibilitet och externa lösningar
Upphandlingar idag (1) Mååååånga skall-krav (nästan lika) Många bör-krav
Upphandlingar idag (2) bör-krav otydliga Det skall finnas Familjebild VEM har bevisbördan????????? (JA = det finns en familjebild..) Film
RESULTATET av (flertalet av) upphandlingar
Upphandlingar; teknik vs ekonomi
Honungsfälla? Standardsystem Många kommuners kompetens inbyggt Man vet vad man får Styrka i att många använder samma system MEN affärsmodellen Avtalsbunden till en & samma leverantör
Standardsystem? IT-stöd för verksamhetsutveckling Svag koppling mellan årlig underhållsavgift förbättring av verksamhetsstödet Evolution vs innovation Sluten svart box => inga externa moduler kan anslutas Ett pussel med enbart (fasta) kantbitar.
Konsekvenser efter avtalet Lag (2007:1091) om offentlig upphandling
Förslag; kommande Upphandlingar Skall-krav Minimum grundförutsättningar Juridiska / affärsmässiga Tekniska; IT-miljö & ÖPPENHET JA / (NEJ) bör-krav = FÖRVÄNTNINGAR = HUR IT-stödet FÖRBÄTTRAR verksamhetens processer Handläggning Beslutsfattande
Förväntningar BESKRIVANDE frågor / svar Handlednings- & beslutsprocessen Informationsbehov som stöd i ovanstående (ev) informationsflöden IT-stöd som förverkligar DIGITALISERING Processer Verksamheten
Bedömning / utvärdering IT-stöd = realisering av digialiseringens POTENTIAL till Effektivisering Kvalitetsförbättring Produktivitetshöjning
Utvärdering efter avtalsskrivning Inkluderat i anbudsunderlag och avtal Regelmässig & strukturerad mätning av Samarbetet Måluppfyllelse; Effektivisering Kvalitetsförbättring Produktivitetshöjning
Verksamhetsutveckling i samverkan Samlad erfa + kompetens => bättre kvalitet Kravbeskrivningar Anskaffning Implementering Fortlöpande förbättringar / utveckling Samverkan genom Föreningen SAMBRUK
Därför finns Sambruk Verksamhetsutveckling i samverkan => unika e-tjänster baserade på medlemmarnas/medborgarnas behov => verksamhetskunskap + expertkompetens; IT, processutveckling + FoU
Föreningen Sambruk Fler än 100 medlemmar Totalt VINNOVA-stöd > 23,5 MKr till forskningsstödd utveckling 2005-2016 Projektstöd fr EU EUR 205.000 Aktiv dialog / samverkan med departementet & myndigheter & SKL Framgångsrika projekt => produkter Samlad, paketerad erfarenhet & kunskap
Samverkansmodell Projekt Utredning Anskaffning Utveckling Fortlöpande förvaltning Finansiering
Kommunmedlemmar Samverkansmodell - Projekt Projektdeltagargrupp 8 Problemformulering/ Projektidé 1 Idéfas 2 3 Info & intresseansökan 5 4 Anmälan till Projektdeltagande 6 Intresseinsamling Projektetablering Projektgenomförande Fortlöpande infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7 Expertkompetens 7 8 Projektuppföljning www.sambruk.se Projektorganisation 9 Leverans/ Överlämning av projektresultat Informationsflöden Resurser/produkter
Projektprocess 1 1. En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk 2. Sambruk paketering projektförslag = samverkansprojekt 3. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) 4. Intresserade meddelar Sambruk projektdeltagande 5. Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget 6. Utskick & överenskommelse om projektplan 7. forts.
Projektprocess 2 7. Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare 8. Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering 9. Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat www.sambruk.se 22
Ramverk projekt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SGM3 Utveckling SGM6 Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 Studentmedverkan (om relevant) 8. Sambruks projektmodell & relaterade malldokument 9. SGM5 Användning www.sambruk.se 23
Slutsats Verksamhetsutveckling; Processer; (människor & arbetsrutiner) + e-tjänster & infrastruktur (multikanaler) verkliga förbättringar; effektivitet OCH produktivitet = EKONOMI ++
Slutord / förhoppning Nya (e-)tider => nya (utvecklings-)grepp e-förvaltning; e = EFFEKTIVITET Processutveckling + trovärdiga nyttokalkyler & benchmarking Flytta fokus från bäst / först till mesta nytta & produktivast
www.sambruk.se Ordförande Lena Lundgren, Gävle lena.lundgren@gavle.se Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson claes-olof.olsson@sambruk.se +46 (0)703-14 11 92 Projektkoordinator Lotta Ruderfors lotta.ruderfors@sambruk.se +46 (0)705-71 77 47 www.sambruk.se 26