Lathund fritids

Lathund fritids 2013-01-25 1

Innehåll Logga in Glömt lösenord Uppdatera lösenordet Kolumner Lägga till och ta bort Ändra ordning Spara egna kolumnval Urval Excelformat Välja antal barn som visas Sök Snabbsök Söka med filter Familjebild Se barnets placeringar Översiktsbild fritids Godkänna Regler kring uppsägning av plats Uppsägning av plats som sagts upp av VH Uppsägning av plats, hantera ett barn i taget Uppsägning av plats, hantera flera barn Köhantering Direktplacera Ta bort barn ur kön Placeringar Översikt Ändra placeringsdatum Ändra avdelning på placerat barn Utskriftsrutin Om pengen Hämta pengabeloppslistor 2

Logga in Gå till www.taby.se/barnochskolval, Nästa Personal eller via www.taby.se e-tjänster Välj förskoleverksamhet eller skola Nästa Personal Du loggar in med de inloggningsuppgifter du fått från e-tjänstförvaltningen. 3

Logga in - forts Byt roll om du har flera enheter så visas bara den. 4

Logga in Glömt lösenord 1. Om du har glömt ditt lösenord klickar du på Glömt lösenord längst upp i högra hörnet på inloggningssvyn. 2. Fyll i din e-postadress, klicka OK. 5

Logga in Glömt lösenord (forts) 3. Fyll i kontrollfrågan. Var noggrann eftersom du ska upprepa det exakt. 4. I e-post meddelandet som skickas till dig finns en länk. Efter att användaren har upprepat exakt samma svar som gavs i fältet Mothers maiden name skapas ett nytt lösenord och användaren kan logga in igen. 6

Logga in Uppdatera lösenordet Lösenordet behöver bytas regelbundet. Efter 90 dagar uppmanas du att byta ut lösenordet på inloggningssidan. Då fyller du både i ditt gamla lösenord samt ditt nya. Ditt användarnamn är oförändrat. Lösenordet som du väljer ska innehålla minst 8 tecken. Minst en bokstav måste vara versalt och två tecken ska vara siffror eller tecken. På grund av säkerhetsrisken uppmanas du att inte använda samma lösenord för fler system. 7

Kolumner Lägga till och ta bort kolumner För att lägga till kolumner alternativt ta bort kolumner klickar du på valfri pil vid någon av de tillgängliga kolumnerna. För pekaren över kolumnen. Nu kan du bocka i/ur de kolumner som du önskar lägga till/ta bort. Du kan även sortera stigande eller fallande (i bokstavs -eller nummerordning). 8

Kolumner, forts Ändra ordning För att ändra ordningen på kolumnerna flyttas kolumnen med datamusen (klicka 1 gång i kolumnen, håll fast, dra och släpp). 9

Kolumner, forts Spara egna kolumnval Du kan spara dina urval genom att klicka på ikon (se bild nedan). Här kan du lägga till nya, radera gamla urval eller återställa kolumnvalen till standard. 10

Urval Excelformat Om du önskar spara ett urval för att arbeta med i annat format rekommenderas Excel för bästa resultat. Du sparar ditt urval genom att klicka på ikon (se nedanstående bild) samt ikon för Excel. Välj sedan att spara filen lokalt på din dator. 11

Urval, forts Välja antal barn som visas För att visa fler eller färre barn väljer du antal genom att klicka på ikonen enligt nedanstående bild. 12

Sök Snabbsök Ett snabbt sätt att söka efter ett specifikt barn är att använda sig av sökfältet. Här kan du välja att söka på förnamn, efternamn, personnummer, mm. 13

Sök Söka med filter Filter är ett urval, dvs du kan bestämma vilka poster som ska finnas på din lista. Genom att klicka på Filter maximeras bilden. Klicka på Filter igen för att minimera bilden. Du kan välja fler urvalskriterier genom att klicka på den gröna ikonen. Genom att klicka på den röda ikonen kan du ta bort kriteriet. Välj sedan Tillämpa för att få fram ditt urval. Om du önskar ta bort alla urvalskriterier väljer du Rensa. 14

Familjebild Klicka på barnets namn i listan för att få fram deras familjebild. På familjebilden hittar du information om VH, syskon samt kontaktuppgifter. För att få information om deras befintliga placering, om placeringen är uppsagd samt om och på vilken enhet barnet står i kö klickar du på flikarna Barnomsorgsansökningar och Barnomsorgsplaceringar. 15

Familjebild Se barnets placeringar På familjebilden hittar du information om VH, syskon samt kontaktuppgifter. För att få information om barnet står i kö klickar du på fliken Barnomsorgsansökningar. Vill du se den befintliga placering och om placeringen är uppsagd klickar du på fliken Barnomsorgsplaceringar. 16

Översiktsbild fritids I vänstermenyn finns en mappstruktur. Klicka på mappen Barnomsorg för att arbeta med fritids. Då fälls ett antal olika menyval ut: Godkänna Köhantering Placeringar Rapporter 17

Godkänna Regler kring uppsägning av plats Det är ingen uppsägningstid när barnet byter fritidshem och skola. Se även mer information vid Köhantering i denna lathund. Uppehåll med bibehållen plats kan göras i högst tre (3) månader. Uppsägning av plats i förskola, pedagogisk omsorg (familjedaghem) och fritidshem är högst 1 månad om barnet deltagit i verksamheten. Nya fritidsbarn som aldrig har deltagit på fritids, men har en placering, ska avslutas. Sätt placerings- och debiteringsstopp på samma dag som placerings- och debiteringsstart. Tänk på att du inte får säga upp barn som har en placering på förskola eller familjedaghem. Denna måste VH säga upp innan du kan placera barnet. Det är av stor vikt att du regelbundet (minst 1 ggr/veckan) går igenom inkomna uppsägningar. Detta för att andra enheter ska kunna placera barnet samt att förälder ser att ni har hanterat ärendet. Se till att uppsägningen är åtgärdad senast den sista varje månad så att peng och avgift blir rätt. Enheten ansvarar för att kontakta VH när barnet ej deltar i verksamheten och ej sagt upp sin placering. 18

Godkänna Uppsägning av plats som sagt upp av VH BO Godkänna, fliken Uppsägning av plats ska gås igenom regelbundet, men framför allt inför månadsskiftet. Rekommendation är att kontrollera denna flik minst en gång i veckan. Här finner du barn som ska hanteras som sagt upp sin fritidsplats. 19

Godkänna Uppsägning av plats som sagts upp av VH (forts) Det finns två alternativa sätt att säga upp barnets plats. Det ena alternativet är att bocka i rutan vid barnet och sedan klicka på knappen Godkänn. Detta sätt är att rekommendera när flera barn ska hanteras. Det andra alternativet är att klicka på den gröna ikonen i kolumnen Godkänn. Detta alternativ är att rekommendera om du önskar säga upp ett barn i taget. 20

Godkänna Uppsägning av plats, hantera ett barn i taget När du klickat på gröna ikonen Godkänn visas nedanstående bild. Korrigera eventuellt placeringsstopp och debiteringsstopp samt fyll i noteringar för beslut. Detta är att rekommendera när du har ändrat datumen eftersom noteringarna är synliga för VH. Klicka på knappen Ändra status. 21

Godkänna Uppsägning av plats, flera barn Bocka i de barn som ska hanteras. Klicka på knappen Godkänn. 22

Godkänna Uppsägning av plats, flera barn, forts Kontrollera Ändringsstopp och debiteringsstopp och ändra om det krävs. Görs en ändring blir det en röd markering vid det nya datumet. Fyll i noteringar för beslut. Om samma notering ska göras på samtliga barn fyller du i översta rutan och sedan Tillämpa. Du kan också gå till det ett barn och korrigera notering på det enstaka barnet. Klicka på Spara. 23

Köhantering Klicka på Barnomsorg Köhantering från den vänstra menypanelen. Alla köansökningar visas utifrån dina rättigheter. Välj fliken Barnkö så visas aktuell kö till er fritidsverksamhet. 24

Köhantering Kontrollera om barnet har en placering genom att titta i kolumnen Antal placeringar. Om barnet har en placering klicka någonstans på barnets rad för att komma till familjebilden. 25

Köhantering Välj sedan fliken Barnomsorgsplaceringar. Du ser barnets befintliga placering under rubriken Nuvarande placeringar. Kontrollera barnets befintliga placering. Om det är ett byte från annan fritidsverksamhet i samband med att barnet ska byta skola kan du placera barnet utan att befintlig placering är uppsagd och utan uppsägningstid. Om befintlig placering är från förskola eller familjedaghem ska VH sagt upp sin befintliga placering och blivit godkänd av denna enhet. När detta är gjort får barnet ett Placeringsstopp. Först då kan du placera barnet på din enhet. 26

Köhantering, forts Direktplacera Bocka i de barn som du önskar placera. Klicka på knappen Direktplacera markerade. 27

Köhantering Direktplacera (forts) Fyll i kolumnerna Kvarstående, Grund för placering, Avdelning, Taxekategori, Placeringsstart, Debiteringsstart, Verksamhet, se pil 1 på bild nedan. Du behöver dra i den underliggande listen (se nr 2 på bild) för att kunna fylla i all information som krävs för placeringen. Det finns en Tillämpa-knapp (se pil 3) för att göra hanteringen lite snabbare när du direktplacerar flera barn. Klickar du på den fylls alla underliggande rader i. Det är fortfarande möjligt att ändra på enstaka barn genom att ändra på den specifika raden. När allt är ifyllt klickar du på knappen Spara. 1 1 1 1 3 3 3 2 28

Köhantering Direktplacera (forts) För de barn som ska byta skola och fritids inom Täby kommun ska du nu välja att alternativet Genomför och sätt stoppdatum på befintlig placering. För de barn som du känner dig osäker på och måste kontrollera kan du välja alternativet Genomför ej. Gå och titta på barnet genom att välja Barnomsorgsplaceringar på familjebilden. När du har valt alternativ för samtliga barn klickar du på knappen Spara. Nu är placeringen för fritids genomförd. 29

Köhantering Ta bort barn från kön Barn som finns på din enhets kö men med en skolplacering i annan skola ska tas bort ur kön. För att göra detta maila kundsupport@taby.se och ange barnets namn och personuppgifter samt anledning till varför barnet ska tas bort ur er köhantering. 30

Placeringar Översikt Fliken BO Placeringar/fliken Hantera aktuella placeringar (pil 1) visar alla aktuella placeringar på fritids per det datum du tittar. För att se enhetens framtida placeringar väljer du fliken Hantera framtida placeringar (pil 2). Här hittar du barn som är placerade framåt i tiden. Fliken Hantera framtida ändringar, pil 3. Hanteras centralt av kommunen. Under flikarna markerade med pil 4,5 och 6 hittar du historiska placeringar, alla placeringar samt även raderade placeringar. 1 2 3 4 5 6 31

Placeringar Ändra placeringsdatum Gå till BO Placeringar/fliken Hantera aktuella placeringar alternativt Hantera framtida placeringar för att hitta det aktuella barnet. Bocka i det barn vars placeringsdatum ska justeras. Klicka på knappen Ändra placering. 32

Placeringar Ändra placeringsdatum, forts Fyll i det nya datumet för Placeringsstart och sedan Tillämpa. Fyll i datumet för Debiteringsstart och sedan Tillämpa. Klicka på knappen Spara. Ruta med texten Placeringen är uppdaterad bekräftar att ändringen gått igenom. 33

Placeringar Ändra avdelning på placerat barn Välj BO Placeringar. Hitta det aktuella barnet som ska uppdateras. Det kan finnas under fliken Hantera aktuella placeringar eller Hantera framtida placeringar. Bocka i barnet i rutan och klicka på knappen Ändra placeringshändelser. 34

Placeringar Ändra avdelning placerat barn, forts Fyll i Ändringsstart från när ändringen ska börja gälla och sedan Tillämpa. Välj rätt avdelning i rullisten i kolumnen Avdelning och sedan Tillämpa. Klicka på knappen Spara. Ruta med bekräftelsetext Ändringen är genomförd visas. 35

Utskriftsrutin Till de VH som inte har angivit e-postadress måste bekräftelser såsom exempelvis uppsägning, placeringsbekräftelser skrivas ut och skickas. Klicka på Utskriftskö, Utskriftskö enheter Markera aktuella utskrifter. Klicka på Skriv ut markerade. Du kan även välja knappen Markera alla och skriv ut. 36

Bekräftelse av uppsägning - VH 37

Klarmarkera utskrift När du har skrivit ut och skickat bekräftelsen klickar du Klarmarkera utskrift De utskrivna dokumenten arkiveras under Utskrivna dokument. 38

Om pengen För att läsa mer om regler kring avgifter och peng går du till www.taby.se Barn och utbildning Barn 6-16 år För dig som utförare inom skola och skolbarnomsorg. Klicka på pdf-filer som finns i höger meny. Här finner du också lathundar. 39

Gå till Rapporter. Klicka på Importerade rapporter. Om pengen Hämta pengbeloppslistor Klicka på pdf:en och skriv ut och signera om ni godkänner. Skicka till e-tjänstförvaltningen, Täby Kommun, 183 80 TÄBY eller faxa till 08-5555 9333 eller maila till kundsupport@taby.se. Om pengbeloppslistan inte stämmer skriver du förändringen och hanterar barnen i systemet. Signera och skicka till Kundsupporten. 40